Správa kolekcí webů a globálních nastavení v Centru pro správu SharePointu

Plánování správy kolekcí webů

Zásady správného řízení jsou sada zásad, rolí, odpovědností a procesů, které řídí spolupráci vaší organizace při dosahování obchodních cílů. Tyto cíle jsou centrem služeb, které poskytujete, a řízení duševního vlastnictví, které vaši zaměstnanci vytvářejí. Při plánování kolekcí webů byste taky měli vytvořit plán, jak je řídit.

Když se zamyslíte nad strukturou a řízením kolekcí webů, zvažte odpovědi na tyto otázky.

Odstranění a obnovení kolekcí webů

Jako správce SharePoint můžete také obnovit odstraněné kolekce webů. Koš umožňuje obnovit odstraněné kolekce webů, pokud nejsou v koši déle než 90 dní. Po 90 dnech v koši se kolekce webů automaticky trvale odstraní. Koš vám poskytne čas, abyste měli jistotu, že kolekce webů neobsahuje data, která vaše organizace potřebuje. Další informace najdete v tématu Obnovení odstraněné kolekce webů.

Správa správců kolekce webů

Ve správě služeb SharePoint správce existují tři role správy:

• Globální správce    Správce pro Microsoft 365 Portal; můžete spravovat licence služeb, uživatele a skupiny, domény a předplacené služby. V Microsoft 365 je globální správce také SharePoint správce.

• Správce SharePointu:    Globální správce, jehož primární úlohou je spravovat SharePoint prostředí pomocí Centra SharePoint pro správu; můžete vytvářet a spravovat kolekce webů, určovat správce kolekce webů, určovat nastavení tenanta a konfigurovat služby podnikového připojení a zabezpečené úložiště, správu záznamů, vyhledávání a profily uživatelů.

• Správce kolekce webů    Uživatel s oprávněními správce pro správu kolekce webů. Kolekce webů může mít několik správců, ale jenom jednoho primárního správce. Správce SharePoint měl při vytváření kolekce webů přiřazovat oprávnění primárnímu správci kolekce webů a potom může přidat další správce kolekce webů.

Při vytváření kolekce webů v SharePoint správce nebo správce SharePoint určí primárního správce kolekce webů. Je vhodné zajistit, aby jeden nebo více správců kolekce webů určili jako zálohy, stejně jako je vhodné mít sekundárního globálního správce dostupného uvnitř Microsoft 365.

Další informace najdete v tématu Správa správců kolekce webů.

Povolení přístupu externích uživatelů k interním webům

SharePoint umožňuje uživatelům webu pozvat externí uživatele (to znamená uživatele, kteří nemají licenci k vašemu předplatnému Microsoft 365 ) k zobrazení nebo úpravám obsahu na webech. Pokud vás zajímá, jaké typy uživatelů jsou kvalifikované pro externí uživatele a jaká práva má externí uživatel, podívejte se na co je externí uživatel?

Externí sdílení je výkonná funkce spolupráce, která může podporovat potřeby vaší organizace spolupracovat s externími dodavateli, zákazníky nebo klienty. Externí sdílení je ale důležité pečlivě spravovat, aby byl jakýkoli obsah, který nechcete sdílet, dostatečně chráněný.

Existují tři způsoby, jak mohou uživatelé sdílet obsah na webech s lidmi mimo vaši organizaci:

• Mohou sdílet celý web tak, že pozvou externí uživatele, aby se k vašemu webu přihlašili pomocí účtu Microsoft* nebo Microsoft Office 365 ID uživatele.

• Mohou sdílet jednotlivé dokumenty tak, že pozvou externí uživatele, aby se k vašemu webu přihlašili pomocí účtu Microsoft* nebo Microsoft Office 365 ID uživatele.

• Mohou uživatelům poslat odkaz hosta, který mohou použít k anonymnímu zobrazení jednotlivých dokumentů na vašem webu.

* Účty Microsoft, jako jsou Outlook.com a Hotmail.com, jsou poskytovány společností Microsoft Corporation a podléhají podmínkám a prohlášením společnosti Microsoft o zásadách ochrany osobních údajů. Používání těchto aplikací a účtů může vést k přenosu, uložení a zpracování zákaznických dat ve Spojených státech amerických nebo v jakékoli jiné zemi, kde společnost Microsoft, její afilace nebo poskytovatelé služeb mají svá zařízení.

Externí sdílení není ve výchozím nastavení povolené pro prostředí SharePoint (tenanta) a kolekce webů, ale můžete ho zapnout, až budete přesně vědět, jak chcete tuto funkci používat. Můžete se rozhodnout, že chcete povolit externí sdílení pro určité kolekce webů a nechat ho vypnuté v kolekcích webů, které budou ukládat obsah, který je pro vaši firmu citlivý.

Externí sdílení můžete nakonfigurovat na dvou úrovních v Centru SharePoint pro správu:

1. Externí sdílení můžete zapnout nebo vypnout globálně pro celé SharePoint (nebo tenanta).    Pokud navíc zapnete externí sdílení, můžete určit, jestli chcete sdílení povolit jenom s ověřeným uživatelům nebo jestli chcete uživatelům povolit sdílení obsahu s ověřeným i anonymním uživatelům prostřednictvím odkazů pro hosty.

2. Externí sdílení můžete pro jednotlivé kolekce webů zapnout nebo vypnout.    Díky tomu můžete zabezpečit obsah v konkrétních kolekcích webů, které nechcete sdílet. Můžete taky určit, jakou úroveň sdílení chcete povolit v kolekci webů (sdílení s ověřenými uživateli nebo sdílení s ověřeným i anonymním uživatelům prostřednictvím odkazů pro hosty).

Další informace o povolení a správě externího sdílení najdete v tématu Správa externího sdílení pro SharePoint sdílení.

Správa profilů uživatelů a plánování všech vlastních vlastností nebo zásad profilu

Když se uživatelský účet vytvoří pomocí Microsoft 365, může správce ručně zadat podrobnosti o uživateli, včetně funkce, oddělení, telefonních čísel a dalších vlastností, které se zobrazí v globálním Microsoft 365 adresáři. Nebo může správce pomocí nástroje Synchronizace adresářů služby Microsoft Services replikovat uživatelské účty služby Active Directory vaší organizace (a další objekty Služby Active Directory) do Microsoft 365. Tyto informace se informačního kanálu do profilu SharePoint uživatele.

Bez ohledu na to, jestli jste ručně zadali informace o profilu uživatele do adresářové služby Microsoft 365 nebo jste se synchronizovali se službou Active Directory, pokud existují informace, které chcete přidat do profilů uživatelů, ale není pro něj žádné pole, můžete zvážit vytvoření vlastnosti profilu uživatele SharePointuživatele. Můžete také definovat zásady chování těchto vlastností.

Další vlastnosti profilu uživatele mohou zlepšit možnosti vaší organizace SharePoint, jako jsou vyhledávání lidí a doporučení. Můžete třeba vytvořit vlastnost profilu uživatele pro aktuální projekty, na kterých zaměstnanec pracuje, což ostatním umožní najít odborníky na předmět.

Mějte na paměti, že tyto vlastnosti jsou specifické pro SharePoint a tyto informace se nebudou replikovat do pracovní nebo školní účet souborů. To znamená, Microsoft 365 služby, jako je Exchange nebo Lync Online, tyto informace neuvidí, protože se nepřidá do globálního seznamu adres.

Při plánování profilů uživatelů můžete začít vyhodnocením potřeb spolupráce vaší organizace zvážením odpovědí na následující otázky. Pokud chcete omezit rozsah plánování, zaměřit se na přidání vlastností, které umožňují klíčové obchodní potřeby nebo scénáře pro každou kolekci webů. Pokud příslušná vlastnost konkrétní scénáře nevyšetřuje, počkejte, dokud se při běžných operacích nevyzná potřeba, místo abyste vlastnost přidávají jenom proto, že si myslíte, že ji budete v budoucnu potřebovat. Je možné, že nemusí být potřeba přidávat nové vlastnosti vůbec.

Další informace o správě profilů uživatelů najdete v tématu Správa profilů uživatelů v SharePoint.

Zobrazení přizpůsobeného obsahu uživatelům s cílením na cílovou skupinu

SharePoint cílové skupiny umožňují zobrazovat uživatelům obsah na základě jejich práce nebo úkolu. Cílové skupiny lze definovat jednou nebo kombinací položek: členství v distribučním seznamu, Windows skupiny zabezpečení, SharePoint skupiny; role organizace; nebo veřejné vlastnosti v profilech uživatelů: Obsah můžete cílit na cílové skupiny pro navigační odkazy, položky seznamu, položky knihovny a Webové části.

Před vytvořením cílových skupin pro cílový obsah byste měli spolupracovat se správci kolekce webů a vlastníky webů, abyste zjistili, jaké prvky webu se budou na jejich webech používat. Pomůže vám to se zamyslet nad tím, jak budou lidé pracovat s různými weby, a určit, jak chcete používat cílení na obsah.

Když jsou cílové skupiny definované, je možné je použít mnoha způsoby k zacílení obsahu. Například u aplikací Microsoft Office 2013 můžete definovat odkazy, které se zobrazí v okně Uložit jako > SharePoint Poslední složky, anastavit cílové skupiny, pro které je každý odkaz viditelný. Na osobních webech (dřív označované jako Osobní weby) můžete nastavit cílové skupiny pro navigační odkazy webu, které se zobrazují na horním panelu odkazů. V prostředí, ve kterém jsou cílové skupiny nakonfigurované, můžou správci webu Webové části k cílení obsahu podle cílové skupiny.

Při plánování cílových skupin by mělo být cílem najít nejmenší možnou sadu klíčových cílových skupin na základě potřeb vaší organizace.

SharePoint cílové skupiny se liší od SharePoint oprávnění. Pokud chcete zakázat přístup určité osoby k určitému webu, knihovně dokumentů nebo dokumentu, můžete to udělat tak, že nakonfigurujete oprávnění. Další informace o plánování tohoto tématu najdete v tématu Plánování strategie oprávnění.

Další informace o správě cílových skupin najdete v tématu Správa cílovýchskupin profilů uživatelů v SharePoint .

Nastavení osobních webů pro uživatele

Moje weby jsou osobní weby, které poskytují každému členu vaší organizace bohatou sadu funkcí pro sociální sítě a spolupráci. Osobní weby navíc poskytují Microsoft 365 centrální umístění, kde mohou ukládat, sdílet a sledovat informace, na kterých jim záleží. Uživatelé mají přístup ke svým osobním webům kliknutím na Weby v horní části webu SharePoint Kliknutím na Newsfeed nebo OneDrive se uživatel po vytvoření kolekce webů Osobní web převeze do různých umístění osobního webu. Pokud taky kliknete na uživatelské jméno v pravém horním rohu libovolné stránky a kliknete na O mně ,přesměruje vás to na stránku Můj web, která popisuje aktivity vlastníka vlasti vlastnosti vlasti.

Jako správce SharePoint můžete přizpůsobit obsah osobního webu pro každého uživatele v libovolné organizaci a povolit zásady ochrany osobních údajů.

Moje weby mají ve výchozím nastavení následující primární součásti:

• Můj newsfeed je výchozí úvodní stránka. Na této stránce se zobrazí informační kanál o nedávných aktivitách souvisejících se zadanými spolupracovníky a zájmy uživatele. Uživatelé si mohou přizpůsobit své newsfeedy sledováním spolupracovníků, určením zájmů a konfigurací druhu aktivit, které chtějí sledovat.

• Moje Používání OneDrivu v práci nebo ve škole obsah je stránka webových částí zobrazující obsah, který uživatel uložil na tento web.

• Moje weby jsou stránka odkazů na weby, které se uživatelé rozhodli sledovat, a odkazy na navrhované weby.

• O mně zobrazí stránku profilu uživatele jiným lidem v organizaci, kde mohou uživatelé sdílet své odborné znalosti, profilové obrázky a tak dále. I když jsou stránky Můj newsfeed a Můj obsah Používání OneDrivu v práci nebo ve škole dostupné jenom uživateli, stránka Můj profil je to, co vidí tento uživatel a další lidé v organizaci, když mají přístup k mému webu uživatele.

Pokud chcete efektivně plánovat pro moje weby, SharePoint správce určit, jakou kvótu moje weby vyžadují. Správce SharePoint taky může zadat důležité informace o konfiguraci, jako jsou důvěryhodná umístění hostitelů, upřednostňované Centrum vyhledávání, jaké účty nebo skupiny budou mít oprávnění ke čtení na osobních webech, a další nastavení ochrany osobních údajů a zabezpečení, která najdete v Centru pro správu SharePoint v části Profily uživatelů. Správce SharePoint také řídí vlastnosti profilu uživatele, které se zobrazují na stránkách profilu uživatelů vlastního webu.

Správci kolekce webů nebo vlastníci webů můžou určit, jestli bude pro web zapnutá funkce informačního kanálu webu dostupná na týmových webech. Zapnutím této funkce vytvoříte web pro konkrétní newsfeed a microfeed, který bude možné číst na webu nebo sledovat z kanálu Můj web.

Následující tabulka obsahuje pokyny pro oprávnění pro sociální funkce:

Další informace o správě funkcí sociální sítě najdete v tématu Správa osobnícha sociálních funkcí .

Zvláštní pozornost

Mezi funkce můj web, které vyžadují zvláštní pozornost, patří:

• Informační kanál    Ve výchozím nastavení je povolená funkce Newsfeed, která umožňuje uživatelům webu sledovat aktivity spolupracovníků na stránce Kanálu na svých mých webech. Uživatelé mohou zobrazit aktivity jenom v kanálu, ke kterému mají oprávnění. Při plánování osobního webu byste měli zvážit důsledky této funkce na ochranu osobních údajů a poskytnout zmírnění rizik na základě vašich požadavků.

• Nástroj značky a poznámky    Nástroj značky a poznámky můžete v Centru pro správu SharePoint zapnout nebo vypnout nastavením oprávnění Používat značky a poznámky. Toto nastavení platí pro všechny uživatele, kteří mají oprávnění Používat značky a poznámky.

Další informace o správě osobních webů najdete v tématu Správa nastavení osobního webu pro SharePoint a Správa osobnícha sociálních funkcí .