Vše o pracovních postupech Schválení

SharePoint pracovní postupy vám mohou pomoci automatizovat vaše firemní procesy a efektivněji a efektivněji. Pracovní postup schválení umožňuje směrovat dokumenty a další položky uložené v SharePoint jednomu nebo více lidem ke schválení.

Poznámka: Pracovní postupy v SharePointu 2010 byly vyřazeny od 1. srpna 2020 pro nové klienty a odebere se ze stávajících tenanta od 1. listopadu 2020. Pokud používáte pracovní postupy SharePointu 2010, doporučujeme, abyste migraci na Power automatizovat nebo na jiná podporovaná řešení. Další informace najdete v článku o vyřazení pracovních postupů v sharepointu 2010.

Další informace najdete v tématu pracovní postupy zahrnuté v SharePointu.

Důležité informace: Ve výchozím nastavení není pracovní postup schválení aktivovaný a není uvedený v seznamu Vybrat šablonu pracovního postupu ve formuláři přidružení. Aby ho správce webu mohl používat, musí ho aktivovat na úrovni kolekce webů. Přejděte na Nastavení webu > funkce kolekce webů > aktivovat funkci pracovní postupy . SharePoint 2013 tyto šablony pracovních postupů vycházejí z režimu SharePoint 2010 kompatibility. Pokud chcete vytvořit pracovní postup založený SharePoint 2013 s podobnou logikou, použijte SharePoint Designer 2013.

Pokud potřebujete udělat úkol pracovního postupu schválení    Stačí se posunout dolů na celý segment a rozbalit ho. Další segmenty možná nepotřebujeme.

Porovnání ručního procesu s automatizovaným pracovním postupem

SharePoint pracovní postupy:

  • Efektivní a konzistentní    Pracovní postup schválení automaticky směruje dokument nebo položku, přiřadí revizi úkolů a sleduje jejich průběh a v případě potřeby odešle připomenutí a oznámení. Aktivitu v pracovním postupu lze monitorovat a upravovat ze stránky centrálního stavu a historie událostí v pracovním postupu je udržována po dokončení 60 dnů.

  • Méně práce    Pracovní postup schválení šetří vám i vašim kolegům čas i potíže a současně zjednodušuje a standardizovat proces schvalování.

Tady je diagram velmi jednoduché verze pracovního postupu schválení.

Diagram jednoduchého pracovního postupu Schválení

Informace v tomto článku jsou prezentovány v deseti rozšiřitelných segmentech.

Kliknutím sem zobrazíte několik tipů, jak získat maximum z tohoto článku.

Pokud potřebujete udělat úkol pracovního postupu schválení    Stačí se posunout dolů na celý segment a rozbalit ho. Další segmenty možná nepotřebujeme.

Pokud chcete přidat, spustit, sledovat a udržovat pracovní postupy    Pokud s těmito úkoly nejste obeznámeni, může být užitečné postupovat podle tohoto článku, segment podle segmentů při prvním návrhu a přidání pracovního postupu. Jakmile se seznámíte s informacemi a rozložením článku, budete moct přejít přímo na segment, který potřebujete u všech vratných návštěv.

Schválení obsahu a publikování    Možná máte seznamy nebo knihovny, ve kterých chcete, aby se nové položky a/nebo nové verze aktuálních položek zkontrolovaly podle přesnosti jejich obsahu, nebo pro vhodnost jejich formy a stylu, než budou viditelné všem, kdo mají přístup k seznamu. Tento způsob řazení se nazývá schválení obsahu a pomocí pracovního postupu schválení můžete řídit schválení obsahu v seznamu nebo knihovně. (V SharePointových webech, které publikují webové stránky na internetu, je také velmi podobný pracovní postup schválení publikování.)

Slovo o tisku tohoto článku    Toto je dlouhý článek. Pokud chcete vytisknout jenom vybrané segmenty, ujistěte se, že se při tisku rozbalí jenom tyto segmenty. (Pokud chcete zahrnout celou grafiku do tištěné kopie, tiskněte v orientaci na šířku, a ne na výšku.)

A slovo o hledání    Před hledáním textu nebo termínů v tomto článku se ujistěte, že jsou všechny segmenty, které chcete hledat, rozbalené.

Pracovní postup schválení je funkce SharePointu, která směruje dokument nebo jinou položku uloženou v seznamu nebo knihovně SharePointu jednomu nebo více lidem ke schválení nebo odmítnutí. Pracovní postup automatizuje a zjednodušuje celý proces.

Diagram jednoduchého pracovního postupu Schválení

Základní pracovní postup schválení, který je součástí SharePoint Products, je šablona. Pomocí této šablony můžete na weby přidat více pracovních postupů schválení. Každý pracovní postup, který přidáte, je jedinečná verze základního pracovního postupu schválení, z nichž každá má samostatný specializovaný způsob práce, a to na základě nastavení, které zadáte, když ho přidáte.

Oddíly v tomto segmentu

  1. K čemu slouží pracovní postup schválení?

  2. Co nemůže pracovní postup schválení dělat?

  3. Kdo může používat tento typ pracovního postupu?

  4. Jak plánujete, přidáte, spustíte a zachováte tento typ pracovního postupu?

1. Jaké jsou možnosti pracovního postupu schválení?

  • Když poprvé přidáte pracovní postup schválení do seznamu, knihovny nebo kolekce webů, můžete určit, kolik účastníků se má zahrnout, a označit, jestli se mají jejich úkoly přiřadit jednou za sebou (sériově) nebo všechny najednou (paralelně). Můžete dokonce rozhodnout, jestli chcete rozdělit úkoly účastníků do dvou nebo více samostatných fází, a taky zadat termín splnění a/nebo dobu, po kterou je každý úkol dokončen. A při každém ručním spuštění pracovního postupu u položky můžete změnit některá z těchto nastavení.

  • Pracovní postup přiřadí každému zadanému účastníkovi úkol. Každý účastník zvolí z několika možných odpovědí: Pokud chcete položku schválit nebo odmítnout, požádat o změnu položky, chcete-li úkol změnit, nebo úkol zrušit nebo odstranit.

  • V průběhu pracovního postupu můžete sledovat průběh a provádět úpravy (v případě potřeby) z jedné centrální stránky stavu pracovního postupu.

  • Po 60 dnů od dokončení pracovního postupu je seznam všech událostí pracovního postupu, ke kterým došlo v průběhu tohoto pracovního postupu (nebo instance), stále k dispozici na stránce Stav pracovního postupu, pro neformální referenci.

Pracovní postup schválení můžete použít také ke správě procesu schvalování obsahu pro seznam nebo knihovnu. Další informace najdete v tomto článku v segmentu řízení .

2. co nemůže pracovní postup schválení dělat?

Účastníci pracovního postupu schválení obvykle nejsou oprávněni provádět změny v položce, která se bude kontrolovat. Účastníci můžou požadovat změny položky v průběhu instance pracovního postupu. Pokud chcete přidat pracovní postup, ve kterém účastníci vkládají komentáře a sledované změny v samotné položce, přečtěte si článek o pracovních postupech shromáždit názory v článku všechny informacev části Viz také .

Také pracovní postupy schválení nejsou navržené pro shromažďování podpisů. Pokud chcete použít pracovní postup ke shromáždění podpisů v dokumentu Microsoft Wordu, sešitu aplikace Microsoft Excel nebo ve formuláři aplikace Microsoft InfoPath, přečtěte si článeko pracovních postupech shromáždit podpisyv části Viz také .

Na začátek segmentu

3. kdo může použít tento typ pracovního postupu?

Přidání pracovního postupu   Ve výchozím nastavení musíte mít pro Přidání pracovního postupu oprávnění spravovat seznamy. (Ve výchozím nastavení má skupina vlastníci oprávnění spravovat seznamy. Skupina Členové a skupina Návštěvníci nepatří.)

Spuštění pracovního postupu   Ve výchozím nastavení musíte mít oprávnění Upravit položky ke spuštění pracovního postupu, který už byl přidaný. (Skupina členové a skupina vlastníci mají ve výchozím nastavení oprávnění upravovat položky; Návštěvníci nepatří.)

Vlastníci můžou nakonfigurovat určité pracovní postupy tak, aby je mohli spouštět jenom členové skupiny Vlastníci. (Tuto akci provedete zaškrtnutím políčka vyžadovat správu seznamů ke spuštění tohoto pracovního postupu na první stránce formuláře přidružení.)

Na začátek segmentu

4. Jak plánujete, přidat, spustit a udržovat tento typ pracovního postupu?

Základní fáze:

  • Před spuštěním pracovního postupu (plán, přidání, spuštění)   
    Než přidáte pracovní postup, plánujete, kam ho chcete přidat (pro jeden seznam nebo knihovnu nebo pro celou kolekci webů), a podrobnosti, jak bude fungovat. Po přidání a konfiguraci pracovního postupu můžou kdokoli s potřebnými oprávněními spustit pracovní postup pro určitou položku. Pracovní postup lze také nastavit tak, aby se spouštěl automaticky. Automatické spuštění lze aktivovat na základě jedné nebo obou událostí spouštěných při spuštění: když se nějaká položka přidá do seznamu nebo knihovny nebo když se změní jakákoli položka v seznamu nebo knihovně.

  • Během spuštění pracovního postupu (dokončení, sledování, úprava)   
    Během spuštění pracovního postupu dokončí jednotlivé účastníky přiřazené úkoly. Automatické připomenutí se odesílají účastníkům, kteří neplní termíny úkolů. Průběžně můžete sledovat průběh pracovního postupu ze stránky centrálního stavu pracovního postupu pro danou konkrétní instanci pracovního postupu. Úpravy pracovního postupu během jeho spuštění je možné provést na stejné stránce. a v případě potřeby může být pracovní postup zrušen nebo ukončen.

  • Po spuštění pracovního postupu (revize, nahlášení, změna)   
    Po dokončení pracovního postupu lze celou historii daného spuštění (nebo instance) zkontrolovat až na 60 dní na stránce Stav pracovního postupu. Na stejné stránce mohou být vytvořeny statistické sestavy výkonu této verze pracovního postupu. V případě, že se někdy vyskytne všechno, co chcete změnit, jak pracovní postup funguje, můžete otevřít a upravit formulář přidružení, který jste dokončili při prvním přidání pracovního postupu.

Následující vývojový diagram ilustruje tyto fáze z pohledu uživatele, který přidává nový pracovní postup.

Pracovní postup

V tomto segmentu určíme rozhodnutí, která potřebujete, a informace, které je potřeba sestavit před přidáním verze pracovního postupu schválení.

Pokud už znáte, jak tento typ pracovního postupu přidat, a potřebujete jenom připomenutí týkající se konkrétních kroků, můžete přejít přímo do příslušného segmentu Přidání (seznamu či knihovny nebo kolekce webů) v tomto článku.

Oddíly v tomto segmentu

  1. Šablony a verze

  2. Představení formuláře asociace

  3. Odpovědi na 12 dotazů

1. šablony a verze

Pracovní postupy zahrnuté v SharePoint Products fungují jako hlavní šablony , na kterých jsou založené konkrétní jednotlivé pracovní postupy, které přidáte do seznamů, knihoven a kolekce webů.

Při každém přidání pracovního postupu schválení je třeba ve skutečnosti přidat verzi šablony pracovního postupu obecné schválení. Každou verzi poskytnete svým vlastním názvem a vlastním nastavením, které zadáte ve formuláři přidružení, když přidáte příslušnou verzi. Pak můžete přidat několik pracovních postupů, všechny verze založené na hlavní šabloně pracovního postupu schválení, ale všechny verze s názvem a přizpůsobené pro konkrétní způsob, jakým ji budete používat. Pojmenované verze mohou být označovány také jako instancepracovních postupů.

Na začátek segmentu

2. představení formuláře asociace

Kdykoli přidáte novou verzi pracovního postupu na základě jedné z šablon zahrnutých pracovních postupů, vyplňte formulář pro přidružení a určete způsob, jakým chcete, aby nová instance fungovala.

V následující části najdete seznam otázek, které vám připraví dokončení formuláře přidružení. Nejdříve si můžete pořídit formulář a jeho pole, a to za chvilku nebo dvě.

První stránka formuláře přidružení

První inicializační formulář

Druhá stránka formuláře přidružení

Formulář pro zadávání informací specifických pro spuštění

Pole v červeném poli na druhé stránce se taky zobrazí v inicializačním formuláři, který se zobrazuje pokaždé, když je pracovní postup spuštěn ručně a dá se upravovat pro tento jediný běh.

Na začátek segmentu

3.12 dotazů na odpověď

Jakmile budete mít odpověď na všechny otázky v této části, můžete svůj pracovní postup přidat.

  1. Je toto správný typ pracovního postupu?

  2. Jeden seznam či knihovna nebo celá kolekce webů? a jeden typ obsahu nebo všechny typy obsahu?

  3. Co je dobrý název?

  4. Seznamy úkolů a seznamy historie: existující nebo nové?

  5. Jak (a kým) může být tento pracovní postup zahájen?

  6. Dostanou taky typy obsahu, které dědí z tohoto pracovního postupu?

  7. Účastníci: kteří lidé, v jakém pořadí?

  8. Jaké další informace účastníci potřebují?

  9. Kdy jsou úkoly splatné?

  10. Kdy je pracovní postup ukončen?

  11. Kdo musí být informován?

  12. Bude toto řízení pracovního postupu schváleno?

01. je to správný typ pracovního postupu?

Existuje několik šablon pracovních postupů, které mají v názvu slovo ' schválení '. Tento článek se týká šablony pracovního postupu, která se zobrazí v nabídce jako schválení – SharePoint 2010. Pokud si nejste jistí, že tento typ pracovního postupu je pro vás nejvhodnější, přečtěte si článek Další informace o tomto článku. Další informace o dalších dostupných šablonách pracovních postupů najdete v článku o pracovních postupech zahrnutých v SharePointuv části Viz také .

Na začátek segmentu

02. jeden seznam nebo knihovna nebo celá kolekce webů? tak Jeden typ obsahu nebo všechny typy obsahu?

Novou verzi pracovního postupu schválení můžete zpřístupnit pouze v jednom seznamu nebo knihovně, nebo ji můžete zpřístupnit v celé kolekci webů.

  • Pokud pracovní postup přidáte pro jeden seznam nebo knihovnu, můžete ho nastavit tak, aby běžel buď u všech typů obsahu , nebo u jednoho typu obsahu.

  • Pokud přidáte pracovní postup pro celou kolekci webů, musíte ho nastavit tak, aby běžel jenom pro jeden typ obsahu webu.

Mapa kolekce webů se třemi vysvětlovanými způsoby přidání

Co je typ obsahu?

Každý dokument nebo jiná položka uložená v seznamu nebo knihovně SharePointu patří jednomu nebo jinému typu obsahu. Typ obsahu může být základní a obecný jako tabulka dokumentů nebo Excelunebo jako vysoce specializovaný jako právní smlouva nebo specifikace návrhu výrobku. Některé typy obsahu jsou ve výchozím nastavení dostupné v SharePointových produktech, ale můžete je přizpůsobovat i ostatním, které sami vytvoříte. Další informace najdete v tématu Vytvoření nebo přizpůsobení typu obsahu webu a Přidání typu obsahu do seznamu nebo knihovny.

Na začátek segmentu

03. Jaký je dobrý název?

Zadejte název verze pracovního postupu, která:

  • Zřetelně označuje, k čemu se používá.

  • Zřetelně odlišuje ho od ostatních pracovních postupů.

Příklad

Představte si, že jste členem skupiny editorů. Vaše skupina chce použít dva různé pracovní postupy schvalování pro správu odeslání dokumentů od vnějších přispěvatelů:

  • Spuštěním prvního pracovního postupu u každého odeslaného dokumentu se rozhodnete, jestli ho chcete přijmout za proces úpravy.

  • Po přijetí a úpravě odeslaného dokumentu spustíte druhý pracovní postup v upravené verzi a rozhodnete se, jestli ho přijmete jako konečný.

Můžete pojmenovat první pracovní postup přijmout schválení odesílání a druhý jeden finální návrh schválení.

Tip: Obvykle je vhodné vytvořit konzistentní konvence pro vytváření názvů a zajistit, aby všichni účastnící se pracovních postupů obeznámeni s těmito konvencemi.

Na začátek segmentu

04 seznamy úkolů a seznamy historie: existující nebo nové?

Pracovní postup může používat výchozí seznam úkolů a seznam historie webu, používat jiné existující úkoly a seznamy historie nebo požadovat nové seznamy pro tento pracovní postup.

  • Pokud váš web bude mít spoustu pracovních postupů nebo některé pracovní postupy budou obsahovat mnoho úkolů, zvažte možnost vyžádání nových seznamů pro každý pracovní postup. (Správa v dlouhých seznamech může zpomalovat výkon. V systému je rychlejší a jednodušší udržovat několik kratších seznamů, než je to příliš dlouhé.)

  • Pokud úkoly a historie pro tento pracovní postup obsahují citlivé nebo důvěrné údaje, které chcete mít oddělené od seznamu obecné úkoly, měli byste konečně určit, že chcete pro tento pracovní postup použít nové oddělené seznamy. (Po přidání pracovního postupu se ujistěte, že jsou pro nové seznamy nastavená příslušná oprávnění.)

Na začátek segmentu

05. jak (a kým) může být tento pracovní postup zahájen?

Pracovní postup se dá nastavit tak, aby se spustil jenom ručně nebo jenom v obou těchto způsobů:

  • Když ručně spustíte pracovní postup schválení pro konkrétní dokument nebo položku, zobrazí se další formulář, formulář pro spuštění. Inicializační formulář obsahuje většinu nastavení na druhé stránce formuláře přidružení . V případě, že se uživatel, který pracovní postup začne, chce změnit některá z těchto nastavení (jenom pro aktuální instanci), může to provést před kliknutím na Spustit. Přejděte na místní nabídku > položky seznamu > pracovní postupy > vyberte pracovní postup a spusťte ho ručně.

  • S automatickým startem samozřejmě není žádná příležitost prezentovat inicializační formulář, takže se použije výchozí nastavení zadané ve formuláři přidružení bez jakýchkoli změn.

Na následujícím obrázku vidíte rozdíl mezi ručním spuštěním a automatickým spuštěním.

Porovnání formulářů pro ruční a automatické spuštění

Všechny změny provedené v inicializačním formuláři se použijí jenom během aktuální instance pracovního postupu. Chcete-li změnit stálé výchozí nastavení pracovního postupu, upravte původní formulář přidružení , jak je vysvětleno v segmentu Change tohoto článku.

Ruční spuštění

Pokud povolíte ruční spuštění, kdokoli, kdo má potřebná oprávnění, může zahájit pracovní postup u jakékoli oprávněné položky kdykoliv.

Výhodou ručního spuštění je to, že vy i vaši kolegové můžou pracovní postup spustit jenom v případě , že se rozhodnete, a jestli ho spustíte při každém spuštění, budete mít možnost změnit některá nastavení pomocí inicializačního formuláře.

Rychlý příklad    Pokud chcete pracovní postup spustit jenom u položek, které autoři vytvořili mimo svůj tým, zahájí ho ruční spuštění jenom u položek, které jste vytvořili vy a váš ostatními členy týmu. (Alternativní řešení: Udržujte jeden seznam nebo knihovnu pro položky od autorů ve vašem týmu a samostatný seznam nebo knihovnu pro položky od ostatních autorů. Tento postup můžete použít automaticky, ale jenom v seznamu vnějších autorů. Jiné řešení: přidejte podmínku IF a nastavte ji na určitou osobu. Další informace najdete v tématu Přehled podmínek pracovních postupů .)

Primární nevýhodou ručního spuštění je to, že uživatel musí pamatovat na spuštění pracovního postupu, kdykoli to bude vhodné.

Automatické spuštění

Pracovní postup můžete nastavit tak, aby se spustil automaticky některým z následujících způsobů:

  • Někdo se pokusí publikovat hlavní verzi položky.

  • V seznamu nebo knihovně se vytvoří nová položka nebo se nahraje.

  • Změní se položka, která je v seznamu nebo knihovně již uložená.

Výhodou automatického spuštění je, že nikdo nesmí zapomenout na zahájení pracovního postupu. Spustí se při každém výskytu spouštěcí události.

Rychlý příklad    Pokud zodpovídáte za přesnost a vhodnost položek v seznamu, můžete do tohoto seznamu přidat pracovní postup schválení a určit sebe jako jediného účastníka. Pracovní postup můžete nastavit tak, aby se spouštěl automaticky při každém změně položky v seznamu a při každém přidání nové položky. Tak budete mít vždycky přehled.

Dvě nevýhody automatického spuštění:

  • Pracovní postup nelze zastavit, pokud dojde k události aktivace.

  • Nemůžete měnit žádné nastavení na začátku jednotlivé instance.

Další informace o automatickém provádění pracovního postupu schválení při každém pokusu o publikování hlavní verze položky najdete v tomto článku v segmentu řízení .

Na začátek segmentu

06. Tento pracovní postup získá taky typy obsahu, které z tohoto typu dědí?

Jenom v případě, že pracovní postup přidáte k typu obsahu pro celou kolekci webů, můžete taky přidat pracovní postup ke všem ostatním typům obsahu v kolekci webů, které dědí z typu obsahu, ke kterému tento pracovní postup přidáváte.

Poznámky

  • Operace, která provede veškeré dodatečné přidání, může trvat dlouhou dobu.

  • Pokud je dědičnost dědění pro všechny weby nebo podřízené weby, kde chcete tento pracovní postup přidaný k dědění typů obsahu, před spuštěním této operace zkontrolujte, že jste členem skupiny Vlastníci na jednotlivých webech nebo podřízených webech.

Na začátek segmentu

07. Účastníci: kteří lidé, v jakém pořadí?

Musíte zadat jméno nebo e-mailovou adresu všech osob, kterým se budou přiřazovat úkoly kontroly.

Jeden nebo více fází?    Můžete si vybrat, že budete mít jenom jednu fázi kontroly nebo chcete mít víc fází. Pokud máte víc fází, budou se fáze postupně provádět za sebou.

Paralelní kontroly nebo sériové kontroly?    U účastníků v jedné fázi můžete zvolit, jestli mají být všechny úkoly kontroly přiřazeny ve stejnou dobu (paralelně) nebo mají být úkoly jejich kontroly přiřazeny postupně za sebou (v sérii) v určeném pořadí. Možnost sériový může být užitečná například v případě, že pracovní postup nastavíte do ukončení po prvním odmítnutí – nebo pokud chcete, aby účastníci mohli zobrazit komentáře od dřívějších účastníků jako součást kontextu svých recenzí.

Příklad

Tento jednoduchý scénář ilustruje několik výhod použití více fází i sériových kontrol:

Představte si, že Frank přidá nový pracovní postup schválení. Chce svým spolupracovníkům Anna a svobodně zkontrolovat každou položku, než ji sám zkontroluje. Chce taky pracovní postup ukončit před vlastní kontrolou, pokud ho Anna nebo pracovník Svoboda odmítne. Josef to může nastavit jedním ze dvou způsobů:

  • Pomocí sériového hodnocení   Jan vytvoří sériově přepracované hodnocení, ve kterém Anna a svoboda mají první dva účastníky a že je jejím třetí. a vybere možnost ukončit při prvním odmítnutí .
    V tomto ujednání musí Anna schválit položku před tím, než je úkol svobody přiřazený, a potom musí pracovník Svoboda schválit položku před přiřazením úkolu. Pokud Anna položku odmítne, nebude mu přiřazen pracovník Svoboda ani Josef. a pokud Anna schválí, ale pracovník Svoboda odmítne, pracovní postup se stále ukončí před tím, než je úkol kontroly uživatele přiřazen.
    Tady je postup, jak má Jan nastavit sériově provedenou kontrolu.
    Formulář se zvýrazněným nastavením sériové fáze
    Vybraná možnost Ukončit při prvním odmítnutí

  • Pomocí dvou fází   Pokud je třeba, aby se Anna a pracovník Svoboda přiřadili svým přezkumům ve stejnou dobu, aby mohl pracovník Svoboda počkat, než začne čekat na Anna, může v pracovním postupu nastavit dvě etapy: první souběžná fáze pro Anna a pracovníky svobody a druhá samostatná fáze pouze pro vlastní kontrolu. Znovu vybere možnost ukončit při prvním odmítnutí . Druhá fáze začne až do dokončení první fáze. Pokud jste to ještě neučinili nebo pokud ji Anna nebo pracovník Svoboda odmítne, nebude vám úkol na revizi! přiřazen.
    Tady je postup, jak má Jan nastavit souběžnou paralelní kontrolu.
    Formulář se zvýrazněným nastavením paralelní fáze
    Vybraná možnost Ukončit při prvním odmítnutí

Tady jsou schémata obou řešení.

Sériový pracovní postup a dvoufázový pracovní postup vedle sebe

Externí účastníci    Existuje zvláštní postup pro zahrnutí účastníků, kteří nejsou členy vaší organizace v SharePointu. V tomto procesu člen webu funguje jako proxy pro externího účastníka.

Tady je diagram tohoto procesu:

Vývojový diagram procesu zahrnutí externího účastníka

Přiřadit jeden úkol každé celé skupině nebo jednomu členovi skupiny?    Pokud zahrnete do svého pracovního postupu skupinovou adresu nebo distribuční seznam, můžete použít pracovní postup přiřadit jeden úkol každému členovi skupinynebo přiřadit jenom jeden úkol celé skupině (ale přesto poslat oznámení o tomto jednomu úkolu každému členovi). Pokud je k celé skupině přiřazený jenom jeden úkol, může každý člen skupiny nárokovat a tento jediný úkol dokončit. (Pokyny pro vynucení skupinových úkolů najdete v tomto článku v tomto článku.)

Na začátek segmentu

8. Jaké další informace účastníci potřebují?

Ve formuláři spojení je textové pole, kde můžete zadat pokyny, podrobnosti o požadavcích, zdrojích atd.

Můžete například:

  • Kontaktní informace v případě, že mají účastníci problémy nebo otázky

  • Pokud pracovní postup přiřadí každé skupině nebo distribučnímu seznamu jenom jeden úkol, uveďte, že jediný člen každé takové skupiny by měl úkol napřed dokončit. Tímto způsobem ostatní členové skupiny nezpůsobí, že začínají stejný úkol. Podrobnosti o vynucení skupinového úkolu najdete v kompletním segmentu tohoto článku.

Na začátek segmentu

09. kdy jsou úkoly splatné?

Termín splnění úkolů pracovního postupu můžete označit dvěma způsoby:

Podle data kalendáře    Můžete zadat datum v jednom kalendáři, podle kterého mají být splněny všechny úkoly.

  • Pokud nastavíte automatické spouštění pracovního postupu, obvykle tuto možnost nepoužívejte. Je to proto, že zadaná hodnota data se při každém spuštění pracovního postupu automaticky nepřizpůsobí aktuálnímu datu.

Podle doby trvání úkolu    Můžete zadat počet dnů, týdnů nebo měsíců, které jsou povoleny pro dokončení každého úkolu, od kterého je úkol přiřazen.

  • Termín splnění kalendáře přepíše určitou dobu trvání úkolu. To je: Pokud je dnes 10 a úkol je přiřazen dnes, který má dobu trvání 3 den, ale který má také termín splnění kalendáře Červen 11, bude úkol splatný na Červen 11 (datum splatnosti kalendáře) a ne na Červen 13 (konec tříměsíční doby trvání).

Na začátek segmentu

10. kdy tento pracovní postup skončí?

Chcete-li se vyhnout nevyužitému času při zbytečným kontrolám, můžete zvolit, jestli chcete, aby byl konec pracovního postupu hned (před zadaným nebo vypočítaným termínem splnění), když nastane jedna ze dvou událostí:

  • Každý účastník položku odmítne.

  • Položka se jakýmkoli způsobem změní.

Poznámka: Pracovní postup nelze spustit u položky, která je aktuálně rezervována. Po spuštění pracovního postupu je však možné rezervovat položku pro kontrolu pro ochranu před změnami. (Až to bude tato položka zase vrátit se změnami, nemůže na ní pracovat žádný jiný pracovní postup.)

Na začátek segmentu

11. kdo musí být informován?

V poli kopie zadejte na druhé stránce formuláře přidružení jména nebo adresy pro kohokoli, kdo by měl být upozorněn při každém spuštění nebo ukončení tohoto pracovního postupu.

  • Zadání názvu sem nemá za následek přiřazení úkolu pracovního postupu dané osobě.

  • Pokud je pracovní postup spuštěn ručně, obdrží uživatel, který ji spustil, oznámení o zahájení a ukončení, aniž by musel být zadán v tomto poli.

  • Pokud je pracovní postup spuštěn automaticky, obdrží uživatel, který ho původně přidal , oznámení o spuštění a ukončení, aniž by musel být zadán v tomto poli.

Na začátek segmentu

12. bude toto schválení obsahu ovládacího prvku pracovního postupu?

Možná máte seznamy nebo knihovny, ve kterých chcete, aby se nové položky a/nebo nové verze aktuálních položek zkontrolovaly podle přesnosti jejich obsahu, nebo pro vhodnost jejich formy a stylu, než budou viditelné všem, kdo mají přístup k seznamu. Tento způsob řazení se nazývá schvalování obsahu.

V SharePointových produktech můžete použít pracovní postup schválení a ještě jednodušší a efektivnější proces schvalování obsahu. Další informace najdete v části řízení schválení obsahu v tomto článku.

Co dál?

Pokud jste připraveni přidat nový pracovní postup schválení do seznamu, knihovny nebo kolekce webů, přejděte na příslušný segment přidání (seznam či knihovna nebo kolekce webů) v tomto článku.

Možná máte seznamy a knihovny, ve kterých chcete, aby nové položky a/nebo nové verze aktuálních položek byly přezkoumány za účelem správnosti jejich obsahu nebo vhodnosti jejich formy a stylu, než budou viditelné všem, kdo mají přístup k seznamu. Tento způsob řazení se nazývá schvalování obsahu.

V SharePointových produktech můžete řídit schválení obsahu ručně bez pracovního postupu. pracovní postup schválení SharePointu ale může proces ještě zjednodušit a efektivněji.

Pokud už nejste obeznámeni s funkcemi správy verzí a schválení obsahu v SharePointových produktech, doporučujeme, abyste měli přehled o těchto článcích:

Existují dva způsoby, jak pracovní postup schválení může ovládat proces schvalování obsahu, a to každý, jak je spojen s jedním ovládacím prvkem ve formulářích přidružení, které vyplňujete při prvním přidání pracovního postupu. Pracovní postup můžete použít pro jednu nebo obě.

Kontrola zveřejňování hlavních verzí

V oblasti Možnosti spuštění na první stránce formuláře přidružení se zobrazí možnost pro spuštění tohoto pracovního postupu pro schválení publikování hlavní verze položky. Tady je několik tipů:

  • Tato možnost je dostupná jenom pro pracovní postup schválení, který běží u všech typů obsahu v jednom seznamu nebo knihovně, a ne u všech pracovních postupů, které běží jenom na položkách jednoho typu obsahu.

  • Aby byla tato možnost dostupná, musí být pro seznam nebo knihovnu na stránce nastavení správy verzí povolené schválení obsahu a na stejné stránce musí být vybraná možnost vytvořit hlavní a dílčí (koncept) .

  • Pokud vyberete tuto možnost, nebudou k dispozici dvě následující možnosti: Spustit tento pracovní postup při vytvoření nové položky a Spustit tento pracovní postup při změně položky.

  • Pokud vyberete tuto možnost, pracovní postup se automaticky spustí u položky jenom v případě, že se někdo pokusí publikovat hlavní verzi dané položky.

  • V jednom seznamu nebo knihovně může existovat pouze jeden pracovní postup schválení, který slouží k schvalování publikování hlavních verzí. Pokud se pokusíte určit druhý pracovní postup ve stejném seznamu nebo knihovně pro tuto funkci, zobrazí se výzva, abyste zvolili jednu z nich.

Řízení nezávisí na správě verzí

V oblasti Povolit schválení obsahu druhé stránky formuláře přidružení se zobrazí možnost aktualizovat stav schválení po dokončení pracovního postupu (pomocí tohoto pracovního postupu můžete řídit schválení obsahu).

Tato možnost je dostupná ve formuláři bez ohledu na to, zda je v seznamu nebo knihovně vyžadováno schválení obsahu. V obou těchto způsobů se hodnota pole schválení položky aktualizuje na základě výsledků pracovního postupu.

Pomocí této možnosti můžete:

  • Vždy spustit pracovní postup ručně nebo

  • Na první stránce formuláře přidružení vyberte jednu nebo více možností automatického spuštění, nebo

  • Povolit ruční i automatické spouštění

Ovládací prvek obsahu pro weby publikování webu

Ovládací prvek obsahu je specializovaný proces na webech, které publikují stránky na webu. Proto existuje specializovaný pracovní postup schvalování publikování pro použití na webech publikování a také šablona webu (s názvem Web publikování s pracovním postupem), který obsahuje verzi pracovního postupu již přizpůsobenou pro použití v publikování na webu.

Co dál?

Pokud jste připraveni přidat nový pracovní postup schválení do seznamu, knihovny nebo kolekce webů, přejděte na příslušný segment přidání (seznam či knihovna nebo kolekce webů) v tomto článku.

Pokud ještě nejste obeznámeni s přidáváním pracovních postupů, můžete se před pokračováním v postupu v tomto segmentu seznámit s tím, že v tomto článku zkontrolujete segment a segmenty plánu .

Oddíly v tomto segmentu

  1. Než začnete

  2. Přidání pracovního postupu

1. než začnete

Před přidáním pracovního postupu je třeba mít v pořádku dvě věci:

E-mail    Aby mohl pracovní postup odesílat e-mailová oznámení a připomenutí, musí být pro váš SharePointový web povolený e-mail. Pokud si nejste jistí, že tato akce již byla dokončena, obraťte se na správce SharePointu. Další informace najdete v článku SharePoint 2013 – nastavení odchozího e-mailu.

Oprávnění    Výchozí nastavení SharePointu vyžaduje, abyste měli k přidání pracovních postupů pro seznamy, knihovny nebo kolekce webů oprávnění spravovat seznamy. (Ve výchozím nastavení má skupina vlastníci oprávnění spravovat seznamy. Skupina Členové a skupiny Návštěvníci nikoli. Další informace o oprávněních najdete v tomto článku v segmentu.

Na začátek segmentu

2. přidání pracovního postupu

Postupujte takto:

  1. Otevřete seznam nebo knihovnu, pro které chcete přidat pracovní postup.

  2. Na pásu karet klikněte na kartu seznam nebo Knihovna .

    Poznámka: Název karty se může lišit podle typu seznamu nebo knihovny. Například v seznamu kalendářů se karta jmenuje Kalendář.

  3. Ve skupině Nastavení klikněte na Nastavení pracovního postupu.

  4. Na stránce nastavení pracovního postupu v části zobrazit přidružení pracovního postupu tohoto typu určete, jestli chcete pracovní postup spustit v dokumentu, seznamu nebo složce, a klikněte na Přidat pracovní postup.

  5. Dokončení první stránky formuláře přidružení
    (Pokyny následují po ilustraci.)

    Přidání základních informací pracovního postupu s vyznačenými oddíly

    Popisek číslo jedna

    Typ obsahu

    Nechejte výchozí výběr jako všenebo vyberte určitý typ obsahu.

    Popisek číslo dvě

    Šablona

    Vyberte šablonu schválení – SharePoint 2010 .

    Poznámka: Pokud se vám v seznamu neobjeví Šablona schválení – sharepoint 2010 , obraťte se na svého správce SharePointu a zjistěte, co je pro vaši kolekci webů nebo pracovní prostor aktivovaný. Pokud jste správce, přejděte na stránky nastavení webu >>aktivovat pracovní postupy .

    Popisek číslo tři

    Name (Název)

    Zadejte název pro tento pracovní postup. Název identifikuje tento pracovní postup uživatelům tohoto seznamu nebo knihovny.

    Návrhy na pojmenování pracovního postupu najdete v tomto článku v segmentu plánování .

    Popisek číslo čtyři

    Seznam úkolů

    Vyberte seznam úkolů, který chcete použít pro tento pracovní postup. Můžete vybrat existující seznam úkolů nebo kliknutím na Nový seznam úkolů vytvořit nový seznam.

    Informace o důvodech pro vytvoření nového seznamu úkolů (jako protiklad k volbě stávajícího) najdete v tomto článku v segmentu plánu .

    Popisek číslo pět

    History List

    Vyberte seznam historie, který chcete použít pro tento pracovní postup. Pokud chcete vytvořit nový seznam, můžete vybrat existující seznam historie nebo kliknout na Historie pracovních postupů (nové) .

    Informace o důvodech pro vytvoření nového seznamu historie (jako protiklad k volbě stávajícího) najdete v tomto článku v segmentu plánu .

    Popisek číslo šest

    Možnosti spuštění

    Určete způsob nebo způsoby, jakými lze tento pracovní postup spustit.

    Informace o výběru možností spuštění najdete v tomto článku v segmentu plánování .

    Informace o řízení schválení obsahu pomocí pracovního postupu včetně publikování hlavních verzí najdete v tomto článku v segmentu řízení .

    • Uvědomte si, že možnost Spustit tento pracovní postup ke schválení publikování hlavní verze položky se nezobrazí , pokud přidáte pracovní postup pouze pro jeden typ obsahu.

    • Všimněte si také, že když vyberete Spustit tento pracovní postup ke schválení publikování hlavní verze položky, nebudou k dispozici dvě následující zaškrtávací políčka.

  6. Až budou všechna nastavení v tomto formuláři podle vašich představ, klikněte na Další.

  7. Vyplňte druhou stránku formuláře přidružení.
    (Pokyny následují po ilustraci.)

    Poznámka: SharePoint Products vám nabídne první několik možností na druhé stránce formuláře asociace – čísla jedna až sedm na následujícím obrázku, od schvalovatelů přes CC – vždy, když pracovní postup ručně spustíte, abyste mohli provádět změny v těchto možnostech jenom pro tuto jednu instanci.

    Výchozí hodnoty pro přidání pracovního postupu s vyznačenými poli

    Popisek číslo jedna

    Přiřadit k

    Zadejte jména nebo adresu pro lidi, kterým má pracovní postup přiřadit úkoly.

    • Pokud budou úkoly přiřazeny po jednom (sériově)   
      Zadejte jména nebo adresy v pořadí, ve kterém mají být úkoly přiřazeny.

    • Pokud budou všechny úkoly přiřazeny současně (paralelně)   
      Pořadí jmen nebo adres nezáleží.

    • Pokud přiřazujete úkol uživateli mimo vaši organizaci   
      SharePointu Další informace o zahrnutí účastníků mimo jiné najdete v tomto článku v tomto článku.

    Popisek číslo dvě

    Pořadí:

    Určete, zda mají být úkoly přiřazeny postupně (sériově) nebo všechny najednou (paralelně).

    Další informace o používání sériové objednávky a paralelní objednávky najdete v tomto článku v segmentu plánování .

    Popisek číslo tři

    Přidání nové fáze

    Přidejte všechny požadované fáze mimo první, kterou jste právě nakonfigurovali.

    • Pokud chcete Odstranit celou fázi, klikněte na ni v poli přiřadit do a stiskněte kombinaci kláves CTRL + Delete.

    Další informace o používání více fází najdete v tomto článku v segmentu plánování .

    Popisek číslo čtyři

    Rozbalení skupin

    • Pokud chcete, aby každý člen skupiny , který zadáte do pole přiřadit do , měl přiřazen jeden úkol , zaškrtněte toto políčko. (Každý člen skupiny obdrží oznámení o úkolu a každý člen bude mít svůj úkol.)

    • Pokud chcete mít přiřazený jenom jeden úkol každé celé skupině zadané v poli přiřadit do , zrušte zaškrtnutí tohoto políčka. (Každý člen skupiny obdrží oznámení o úkolu, ale každý z nich může žádat o provedení jednoho úkolu v zastoupení celé skupiny. Pokyny pro vynucení skupinového úkolu najdete v kompletním segmentu tohoto článku.

    Popisek číslo pět

    Žadatel

    Veškerý text, který sem zahrnete, bude zahrnutý v každém oznámení o úkolu, které pracovní postup odešle. Nezapomeňte zahrnout další pokyny a zdroje, které by účastníci mohli potřebovat:

    • Kontaktní informace.

    • V případě potřeby poznámku o jednotlivých úkolech přiřazených k celým skupinám nebo distribučním seznamům. (Pokyny pro vynucení skupinových úkolů najdete v tomto článku v tomto článku.)

    Popisek číslo šest

    Termíny splnění a doba trvání úkolů

    Zadejte termín splnění pro celý pracovní postup a/nebo zadejte počet dnů, týdnů nebo měsíců, které mají být pro dokončení každého úkolu od času přiřazení povoleny.

    • Pokud se tento pracovní postup začne automaticky spouštět, obvykle je vhodné ponechat termín splnění pro všechna pole úkolů prázdné a pomocí dvou polí doby trvání nastavit termín splnění. V inicializačním formuláři můžete vždy zadat přesné datum splnění, když a při ručním spuštění pracovního postupu.

    Další informace o tom, kdy používat termíny splnění a kdy používat doby trvání úkolů, najdete v tomto článku v segmentu plánování .

    Popisek číslo sedm

    ŘÍZENÉ

    Zadejte jména nebo e-mailové adresy osob, které mají být upozorňovány při každém spuštění nebo ukončení pracovního postupu.

    • Zadání názvu sem nemá za následek přiřazení úkolu pracovního postupu.

    • Pokud je pracovní postup spuštěn ručně, obdrží uživatel, který ji spustil , oznámení o spuštění a ukončení, aniž by musel být zadán v tomto poli.

    • Pokud je pracovní postup spuštěn automaticky, obdrží uživatel, který ho původně přidal , oznámení o spuštění a ukončení, aniž by musel být zadán v tomto poli.

    Popisek číslo osm

    Ukončení pracovního postupu

    Vyberte ani jednu z těchto možností ani obě.

    Další informace o těchto možnostech najdete v tomto článku v segmentu plánování .

    Popisek číslo devět

    Povolení schválení obsahu

    Pokud budete ke správě schválení obsahu používat tento pracovní postup, zaškrtněte toto políčko.

    Další informace o řízení schválení obsahu pomocí pracovního postupu, včetně publikování hlavních verzí, najdete v tomto článku v segmentu řízení .

  8. Až budete mít všechna nastavení na této stránce požadovaným způsobem, kliknutím na Uložit vytvořte pracovní postup.

Pokud ještě nejste obeznámeni s přidáváním pracovních postupů, můžete se před pokračováním v postupu v tomto segmentu seznámit s tím, že v tomto článku zkontrolujete segment a segmenty plánu .

Oddíly v tomto segmentu

  1. Než začnete

  2. Přidání pracovního postupu

1. než začnete

Před přidáním pracovního postupu je třeba mít v pořádku dvě věci:

E-mail    Aby mohl pracovní postup odesílat e-mailová oznámení a připomenutí, musí být pro váš web povolený e-mail. Pokud si nejste jistí, že tato akce již byla dokončena, obraťte se na správce SharePointu. Další informace najdete v článku SharePoint 2013 – nastavení odchozího e-mailu.

Oprávnění    Výchozí nastavení SharePointu vyžaduje, abyste měli k přidání pracovních postupů pro seznamy, knihovny nebo kolekce webů oprávnění spravovat seznamy. (Ve výchozím nastavení má skupina vlastníci oprávnění spravovat seznamy. Skupina Členové a skupiny Návštěvníci nikoli. Další informace o oprávněních najdete v tomto článku v segmentu.

Na začátek segmentu

2. přidání pracovního postupu

Postupujte takto:

  1. Přejděte na domovskou stránku kolekce webů (nikoli na domovské stránce webu nebo podřízeného webu v kolekci).

  2. Klikněte na ikonu nastavení Tlačítko Nastavení pro veřejný web SharePointu Online a potom na Nastavení webu.

  3. Na stránce nastavení webu klikněte v části Galerie návrhůna typy obsahu webu.

  4. Na stránce typy obsahu webu klikněte na název typu obsahu webu, pro který chcete přidat pracovní postup.

    Poznámka: Pracovní postup přidaný do kolekce webů musí být přidán pouze pro položky s jedním typem obsahu.

    Typy obsahu dokumentu s vyznačeným typem

    1. Na stránce vybraného typu obsahu klikněte v části Nastavenína Nastavení pracovního postupu.
      Odkaz Nastavení pracovního postupu v oddílu Nastavení

    2. Na stránce nastavení pracovního postupu klikněte na odkaz Přidat pracovní postup .
      Odkaz Přidat pracovní postup

    3. Dokončení první stránky formuláře přidružení
      (Pokyny následují po ilustraci.)

    Stránka nastavení pracovního postupu

    Popisek číslo jedna

    Šablona

    Vyberte šablonu schválení – SharePoint 2010 .

    Poznámka: Pokud se vám v seznamu neobjeví Šablona schválení – sharepoint 2010 , obraťte se na svého správce SharePointu a zjistěte, co je pro vaši kolekci webů nebo pracovní prostor aktivovaný. Pokud jste správce, přejděte na stránky nastavení webu > > aktivovat pracovní postupy.

    Popisek číslo dvě

    Name (Název)

    Zadejte název pro tento pracovní postup. Název identifikuje tento pracovní postup uživatelům této kolekce webů.

    Návrhy na pojmenování pracovního postupu najdete v tomto článku v segmentu plánování .

    Popisek číslo tři

    Seznam úkolů

    Vyberte seznam úkolů, který chcete použít pro tento pracovní postup. Můžete vybrat existující seznam úkolů nebo kliknutím na Nový seznam úkolů vytvořit nový seznam.

    Informace o důvodech pro vytvoření nového seznamu úkolů (jako protiklad k volbě stávajícího) najdete v tomto článku v segmentu plánu .

    Popisek číslo čtyři

    History List

    Vyberte seznam historie, který chcete použít pro tento pracovní postup. Pokud chcete vytvořit nový seznam, můžete vybrat existující seznam historie nebo kliknout na Historie pracovních postupů (nové) .

    Informace o důvodech pro vytvoření nového seznamu historie (jako protiklad k volbě stávajícího) najdete v tomto článku v segmentu plánu .

    Popisek číslo pět

    Možnosti spuštění

    Určete způsob nebo způsoby, jakými lze tento pracovní postup spustit.

    Informace o výběru možností spuštění najdete v tomto článku v segmentu plánování .

    Popisek číslo šest

    Chcete přidat tento pracovní postup k podřízeným typům obsahu?

    Určete, jestli se má tento pracovní postup přidat ke všem ostatním typům obsahu webů a seznamů, které dědí z tohoto typu obsahu.

    • Operace, která provede veškeré dodatečné přidání, může trvat dlouhou dobu.

    • Pokud je dědičnost dědění pro všechny weby nebo podřízené weby, kde chcete tento pracovní postup přidaný k dědění typů obsahu, před spuštěním této operace zkontrolujte, že jste členem skupiny Vlastníci na jednotlivých webech nebo podřízených webech.

  5. Až budou všechna nastavení na této stránce podle vašich představ, klikněte na Další.

  6. Vyplňte druhou stránku formuláře přidružení.
    (Pokyny následují po ilustraci.)

    Poznámka: SharePoint Products vám představí první několik možností na druhé stránce formuláře asociace – čísla jedna až sedm na následujícím obrázku, od schvalovatelů přes CC – vždy, když pracovní postup ručně spustíte, abyste mohli provádět změny v těchto možnostech jenom pro tuto jednu instanci.

    Výchozí hodnoty pro přidání pracovního postupu s vyznačenými poli

    Popisek číslo jedna

    Přiřadit k

    Zadejte jména nebo adresy pro lidi, kterým má pracovní postup přiřadit úkoly.

    • Pokud budou úkoly přiřazeny po jednom (sériově)   
      Zadejte jména nebo adresy v pořadí, ve kterém chcete úkoly přiřadit.

    • Pokud budou všechny úkoly přiřazeny současně (paralelně)   
      Pořadí jmen nebo adres nezáleží.

    • Pokud přiřazujete úkol uživateli mimo vaši organizaci   
      SharePointu Další informace o zahrnutí účastníků mimo jiné najdete v tomto článku v tomto článku.

    Popisek číslo dvě

    Pořadí:

    Určete, zda mají být úkoly přiřazeny postupně (sériově) nebo všechny najednou (paralelně).

    Další informace o používání sériové objednávky a paralelní objednávky najdete v tomto článku v segmentu plánování .

    Popisek číslo tři

    Přidání nové fáze

    Přidejte všechny požadované fáze mimo první, kterou jste právě nakonfigurovali.

    • Pokud chcete Odstranit celou fázi, klikněte na ni v poli přiřadit do a stiskněte kombinaci kláves CTRL + Delete.

    Další informace o používání více fází najdete v tomto článku v segmentu plánování .

    Popisek číslo čtyři

    Rozbalení skupin

    • Pokud chcete, aby každý člen skupiny , který zadáte do pole přiřadit do , měl přiřazen jeden úkol , zaškrtněte toto políčko. (Každý člen skupiny obdrží oznámení o úkolu a každý člen bude mít svůj úkol.)

    • Pokud chcete mít přiřazený jenom jeden úkol celé skupině zadané v poli přiřadit do , zrušte zaškrtnutí tohoto políčka. (Každý člen skupiny obdrží oznámení o úkolu, ale každý z nich může žádat o provedení jednoho úkolu v zastoupení celé skupiny. Pokyny pro vynucení skupinového úkolu najdete v kompletním segmentu tohoto článku.

    Popisek číslo pět

    Žadatel

    Veškerý text, který sem zahrnete, bude zahrnutý v každém oznámení o úkolu, které pracovní postup odešle. Nezapomeňte zahrnout další pokyny a zdroje, které by účastníci mohli potřebovat:

    • Kontaktní informace.

    • V případě potřeby poznámku o jednotlivých úkolech přiřazených k celým skupinám nebo distribučním seznamům. (Pokyny pro vynucení skupinových úkolů najdete v tomto článku v tomto článku.)

    Popisek číslo šest

    Termíny splnění a doba trvání úkolů

    Zadejte termín splnění pro celý pracovní postup a/nebo zadejte počet dnů, týdnů nebo měsíců, které mají být pro dokončení každého úkolu od času přiřazení povoleny.

    • Pokud se tento pracovní postup začne automaticky spouštět, obvykle je vhodné ponechat termín splnění pro všechna pole úkolů prázdné a pomocí dvou polí doby trvání nastavit termín splnění. V inicializačním formuláři můžete vždy zadat přesné datum splnění, když a při ručním spuštění pracovního postupu.

    Další informace o tom, kdy používat termíny splnění a kdy používat doby trvání úkolů, najdete v tomto článku v segmentu plánování .

    Popisek číslo sedm

    ŘÍZENÉ

    Zadejte jména nebo e-mailové adresy osob, které mají být upozorňovány při každém spuštění nebo ukončení pracovního postupu.

    • Zadání názvu sem nemá za následek přiřazení úkolu pracovního postupu.

    • Pokud je pracovní postup spuštěn ručně, obdrží uživatel, který ji spustil , oznámení o spuštění a ukončení, aniž by musel být zadán v tomto poli.

    • Pokud je pracovní postup spuštěn automaticky, obdrží uživatel, který ho původně přidal , oznámení o spuštění a ukončení, aniž by musel být zadán v tomto poli.

    Popisek číslo osm

    Ukončení pracovního postupu

    Vyberte ani jednu z těchto možností ani obě.

    Další informace o těchto možnostech najdete v tomto článku v segmentu plánování .

    Popisek číslo devět

    Povolení schválení obsahu

    Pokud budete ke správě schválení obsahu používat tento pracovní postup, zaškrtněte toto políčko.

    Další informace o řízení schválení obsahu pomocí pracovního postupu, včetně publikování hlavních verzí, najdete v tomto článku v segmentu řízení .

  7. Až budete mít všechna nastavení na této stránce požadovaným způsobem, kliknutím na Uložit vytvořte pracovní postup.

Co dál?

Pokud jste připravení, přejděte na segment zahájení tohoto článku a spusťte první instanci pro otestování nového pracovního postupu.

Pracovní postup se dá nastavit tak, aby se spustil jenom ručně, jenom automaticky nebo oběma způsoby:

  • Ručně kdykoli, kdokoli, kdo má potřebná oprávnění.

  • Automaticky při každém výskytu zadané aktivační události. To znamená, že když se položka přidá do seznamu nebo knihovny, nebo když se položka v seznamu jakýmkoli způsobem změní, a/nebo když se někdo pokusí publikovat hlavní verzi položky).
    (Aktivační událost nebo události jsou uvedené na první stránce formuláře přidružení při původním přidružení a konfiguraci pracovního postupu. Další informace najdete v tomto článku v segmentu plán .)

Poznámka: Pracovní postup nelze spustit u položky, která je aktuálně rezervována. Po spuštění pracovního postupu je však možné rezervovat položku pro kontrolu pro ochranu před změnami. (Až to bude tato položka zase vrátit se změnami, nemůže na ní pracovat žádný jiný pracovní postup.)

Oddíly v tomto segmentu

  1. Automatické spuštění pracovního postupu

  2. Ruční spuštění pracovního postupu

  3. Ruční spuštění ze seznamu nebo knihovny

  4. Ruční spuštění z aplikace systému Microsoft Office

1. automatické spuštění pracovního postupu

Pokud je pracovní postup nakonfigurovaný tak, aby se spouštěl automaticky, pak se v případě, že dojde k události aktivace, spustí v položce, která ho aktivovala.

Po spuštění pracovního postupu přiřadí první úkol nebo úkoly a odešle každému nabyvateli oznámení. Současně pošle oznámení o zahájení (odlišný od oznámení o úkolu) osobě, která původně přidala pracovní postup, a všem uživatelům uvedeným v poli kopie na druhé stránce formuláře přidružení.

Poznámka: Když se přidá nový pracovní postup, který se automaticky spustí, mělo by být Datum splatnosti pro všechna pole úkolů na druhé stránce formuláře přidružení obvykle ponecháno prázdné, protože jakékoli explicitní datum, které jste zadali , se automatickyneupraví. Další informace najdete v tomto článku v segmentu plánování .

Na začátek segmentu

2. ruční spuštění pracovního postupu

Poznámka k oprávněním    K zahájení pracovního postupu musíte mít oprávnění k úpravám položek obvykle. (Ve výchozím nastavení mají toto oprávnění skupiny Členové a vlastníci, ale Návštěvníci nikoli. Vlastník může také nastavit oprávnění spravovat seznamy pro uživatele, kteří tento pracovní postup spustí, a to na základě jednotlivých podmínek pracovního postupu. Po zvolení této možnosti můžou vlastníci v podstatě určit, že konkrétní pracovní postup můžou spustit jenom tito vlastníci. Další podrobnosti najdete v tomto článku v segmentu.

Umístění pro začátek

Pracovní postup můžete zahájit ručně ze dvou míst:

  • V seznamu nebo knihovně , kde je položka uložená

  • V samotné položce, ve které byla vytvořena (v aplikaci Microsoft Office). (Musí to být nainstalovaný program, ne Webová verze.)

Zbývající dvě části tohoto segmentu obsahují pokyny pro obě metody.

Na začátek segmentu

3. Začněte ručně ze seznamu nebo knihovny

  1. Přejděte do seznamu nebo knihovny, kde je uložena položka, pro kterou chcete spustit pracovní postup.

  2. Klikněte na tři tečky vedle názvu položky a v dialogovém okně klikněte na tři tečky pro otevření nabídky položky a potom v rozevírací nabídce klikněte na pracovní postupy .

  3. Na stránce pracovní postupy: název položky v části Spustit nový pracovní postupklikněte na pracovní postup, který chcete spustit.
    Odkaz na spuštění pracovního postupu

  4. Na stránce změnit pracovní postup proveďte v inicializačním formuláři všechny změny, které chcete použít pro tuto konkrétní instanci pracovního postupu.

    Poznámka: Změny, které tady uděláte, se v inicializačním formuláři používají jenom během aktuální instance pracovního postupu. Pokud chcete provést všechny změny, které se použijí při každém spuštění pracovního postupu, nebo pokud chcete změnit nastavení pracovního postupu, které se neobjeví v tomto formuláři, podívejte se na segment změny v tomto článku.

    Inicializační formulář

    Popisek číslo jedna

    Přiřadit k

    Proveďte změny v seznamu osob, ke kterým má pracovní postup přiřadit úkoly.

    • Pokud budou úkoly přiřazeny po jednom   
      Zadejte jména nebo adresy v pořadí, ve kterém mají být úkoly přiřazeny.

    • Pokud budou všechny úkoly přiřazeny současně   
      Pořadí jmen nebo adres nezáleží.

    • Pokud přiřazujete úkol uživateli mimo vaši organizaci   
      SharePointu Další informace o zahrnutí účastníků mimo jiné najdete v tomto článku.

    Popisek číslo dvě

    Pořadí:

    Ujistěte se, že specifikace pro to, zda mají být úkoly přiřazeny po jednom (sériově) nebo všechny najednou (paralelně), jsou požadovaným způsobem.

    Další informace o používání sériové objednávky a paralelní objednávky najdete v tomto článku v segmentu plánování .

    Popisek číslo tři

    Přidání nové fáze

    Přidejte nebo nakonfigurujte požadované fáze, než je právě nakonfigurované.

    • Pokud chcete Odstranit celou fázi, klikněte na ni v poli přiřadit do a stiskněte kombinaci kláves CTRL + Delete.

    Další informace o používání více fází najdete v tomto článku v segmentu plánování .

    Popisek číslo čtyři

    Rozbalení skupin

    • Pokud chcete, aby každý člen skupiny , který zadáte do pole přiřadit do , měl přiřazen jeden úkol , zaškrtněte toto políčko. (Každý člen skupiny obdrží oznámení o úkolu a každý člen bude mít svůj úkol.)

    • Pokud chcete mít přiřazený jenom jeden úkol každé celé skupině zadané v poli přiřadit do , zrušte zaškrtnutí tohoto políčka. (Každý člen skupiny obdrží oznámení o úkolu, ale každý z nich může žádat o provedení jednoho úkolu v zastoupení celé skupiny. Pokyny pro vynucení skupinového úkolu najdete v kompletním segmentu tohoto článku.

    Popisek číslo pět

    Žadatel

    Veškerý text, který sem zahrnete, bude zahrnutý v každém oznámení o úkolu, které pracovní postup odešle. Nezapomeňte zahrnout další pokyny a zdroje, které by účastníci mohli potřebovat:

    • Kontaktní informace pro otázky a problémy

    • V případě potřeby poznámku o jednotlivých úkolech přiřazených k celým skupinám nebo distribučním seznamům (pokyny pro vynucení skupiny naleznete v celém segmentu tohoto článku).

    Popisek číslo šest

    Termíny splnění a doba trvání úkolů

    Zadejte termín splnění pro celý pracovní postup a/nebo zadejte počet dnů, týdnů nebo měsíců, které mají být pro dokončení každého úkolu od času přiřazení povoleny.

    Další informace o tom, kdy používat termíny splnění a kdy používat doby trvání úkolů, najdete v tomto článku v segmentu plánování .

    Popisek číslo sedm

    ŘÍZENÉ

    Proveďte požadované dodatky nebo odinstalaci. Uvědomte si, že:

    • Zadání názvu sem nemá za následek přiřazení úkolu pracovního postupu.

    • Protože spouštíte pracovní postup ručně, dostanete oznámení o zahájení a ukončení, ať už jste v tomto poli nebo ne.

  5. Až budete mít všechna nastavení inicializačního formuláře v požadovaném formátu, kliknutím na Spustit spusťte pracovní postup.

Pracovní postup přiřadí první úkol nebo úkoly a mezitím posílá oznámení o zahájení a všechny uživatele uvedené v poli kopie inicializačního formuláře.

Na začátek segmentu

  1. Otevřete položku v nainstalované aplikaci Office na počítači.

  2. V otevřené položce klikněte na kartu soubor , klikněte na Uložit & odeslata potom klikněte na pracovní postup, který chcete pro položku Spustit.

  3. Pokud se zobrazí tato zpráva, že pracovní postup vyžaduje vrácení souboru se změnami, klikněte na tlačítko vrátit se změnami.

  4. Klikněte na velké tlačítko Zahájit pracovní postup .

  5. Na stránce změnit pracovní postup proveďte v inicializačním formuláři všechny změny, které chcete použít pro tuto konkrétní instanci pracovního postupu.

    Poznámka: Změny, které tady uděláte, se v inicializačním formuláři používají jenom během aktuální instance pracovního postupu. Pokud chcete provést všechny změny, které se použijí při každém spuštění pracovního postupu, nebo pokud chcete změnit nastavení pracovního postupu, které se neobjeví v tomto formuláři, podívejte se na segment změny v tomto článku.

    Inicializační formulář

Popisek číslo jedna

Přiřadit k

Proveďte změny v seznamu osob, ke kterým má pracovní postup přiřadit úkoly.

  • Pokud budou úkoly přiřazeny po jednom (sériově)   
    Zadejte jména nebo adresy v pořadí, ve kterém mají být úkoly přiřazeny.

  • Pokud budou všechny úkoly přiřazeny současně (paralelně)   
    Pořadí jmen nebo adres nezáleží.

  • Pokud přiřazujete úkol uživateli mimo vaši organizaci   
    SharePointu Další informace o zahrnutí účastníků mimo jiné najdete v tomto článku v tomto článku.

Popisek číslo dvě

Pořadí:

Ujistěte se, že specifikace pro to, zda mají být úkoly přiřazeny po jednom (sériově) nebo všechny najednou (paralelně), jsou požadovaným způsobem.

Další informace o používání sériové objednávky a paralelní objednávky najdete v tomto článku v segmentu plánování .

Popisek číslo tři

Přidání nové fáze

Přidejte nebo nakonfigurujte požadované fáze, než je právě nakonfigurované.

  • Pokud chcete Odstranit celou fázi, klikněte na ni v poli přiřadit do a stiskněte kombinaci kláves CTRL + Delete.

Další informace o používání více fází najdete v tomto článku v segmentu plánování .

Popisek číslo čtyři

Rozbalení skupin

  • Pokud chcete, abykaždý člen skupiny , který zadáte do pole přiřadit do , měl přiřazen jeden úkol, zaškrtněte toto políčko. (Každý člen skupiny obdrží oznámení o úkolu a každý člen bude mít svůj úkol.)

  • Pokud chcete mít přiřazený jenom jeden úkol každé celé skupině zadané v poli přiřadit do , zrušte zaškrtnutí tohoto políčka. (Každý člen skupiny obdrží oznámení o úkolu, ale každý z nich může žádat o provedení jednoho úkolu v zastoupení celé skupiny. Pokyny pro vynucení skupinového úkolu najdete v kompletním segmentu tohoto článku.

Popisek číslo pět

Žadatel

Veškerý text, který sem zahrnete, bude zahrnutý v každém oznámení o úkolu, které pracovní postup odešle. Nezapomeňte zahrnout další pokyny a zdroje, které by účastníci mohli potřebovat:

  • Kontaktní informace pro otázky a problémy

  • V případě potřeby poznámku o jednotlivých úkolech přiřazených k celým skupinám nebo distribučním seznamům. (V úplném segmentu tohoto článku najdete pokyny pro vynucení skupiny.)

Popisek číslo šest

Termíny splnění a doba trvání úkolů

Zadejte termín splnění pro celý pracovní postup a/nebo zadejte počet dnů, týdnů nebo měsíců, které mají být pro dokončení každého úkolu od času přiřazení povoleny.

Další informace o tom, kdy používat termíny splnění a kdy používat doby trvání úkolů, najdete v tomto článku v segmentu plánování .

Popisek číslo sedm

ŘÍZENÉ

Proveďte požadované dodatky nebo odinstalaci. Uvědomte si, že:

  • Zadání názvu sem nemá za následek přiřazení úkolu pracovního postupu.

  • Vzhledem k tomu, že spouštíte pracovní postup ručně, dostanete oznámení o zahájení a ukončení, ať už jste v tomto poli nebo ne.

  1. Po nastavení požadovaného způsobu spuštění pracovního postupu klikněte na tlačítko Spustit .

Pracovní postup přiřadí první úkol nebo úkoly a mezitím posílá oznámení o zahájení a všechny uživatele uvedené v poli kopie inicializačního formuláře.

Co dál?

  • Pokud je to poprvé, kdy byl tento pracovní postup spuštěný, můžou ostatní účastníci informace a pomoc potřebovat k dokončení přiřazených úkolů. (Může se zobrazit celý segment tohoto článku.)

  • Je také vhodné zkontrolovat, zda účastníci nepoužívají e-mailová oznámení, a zejména že nechybně zpracovaly filtry nevyžádané pošty.

  • A samozřejmě můžete mít k dispozici jeden nebo více úkolů pracovního postupu. Podrobné informace o tom, jak je udělat, najdete v tomto článku v části celý článek.

  • V současném případě informace o tom, jak sledovat průběh aktuální instance pracovního postupu, najdete v tomto článku v segmentu monitoru .

Pokud jste v pracovním postupu schválení poprvé přiřadili úkol, může být užitečné projít tento segment v plném rozsahu před dokončením úkolu. Budete si tedy vědomi všech možností, které mohou být pro vás otevřené.

Poznámka: Pokud víte, že vám byl přiřazen úkol pracovního postupu, ale ve složce Doručená pošta se neobjevila zpráva s oznámením, zkontrolujte, že váš filtr nevyžádané pošty neuložil oznámení. Pokud má, upravte nastavení filtru odpovídajícím způsobem.

Nejdřív se ujistěte, že máte správný článek

Různé typy pracovních postupů vyžadují různé akce úkolů.

Než začnete, ujistěte se, že úkol, který vám byl přiřazen, je skutečně úkol pracovního postupu schválení a nikoli úkol jiného typu pracovního postupu.

Vyhledejte text, schvalte ho v některém z následujících umístění:

  • Na řádku předmět Oznámení o úkolu s vyznačeným textem Schvalte dokument oznámení úkolu

  • Na panelu zpráv v položce, která se má zkontrolovat
    Kontrolovaná položka s vyznačeným textem Schvalte dokument

  • V názvu úkolu na stránce Stav pracovního postupu
    Úkol v seznamu stránky Stav pracovního postupu s vyznačeným textem Schvalte dokument

Pokud v těchto umístěních nevidíte text schvalovat, obraťte se na uživatele, který zahájil nebo původně přidal pracovní postup, abyste zjistili, na které šabloně pracovního postupu je založen – nebo jestli jde o vlastní pracovní postup. Odkazy na články o používání jiných typů pracovních postupů zahrnutých v produktech SharePoint najdete v části Viz také v tomto článku.

Pokud je váš úkol úkol schválení, zachovejte si ho ale i po ruce.

Oddíly v tomto segmentu

  1. Přehled procesu

  2. Přístup k položce a formuláři úkolu z oznámení o úkolu

  3. Přístup k položce a formuláři úkolu ze seznamu nebo knihovny

  4. Kontrola položky

  5. Dokončení a odeslání formuláře úkolu

  6. Opožděná oznámení

  7. Vynucení a dokončení skupinového úkolu (volitelné)

  8. Žádost o změnu položky (volitelné)

  9. Přiřazení úkolu schválení někomu jinému (volitelné)

  10. Dokončení úkolu za externího účastníka (volitelné)

1. Přehled procesu

Pokud jste přiřadili úkol v pracovním postupu, obvykle se o úkolu dozvíte jedním ze tří způsobů:

  • Obdržíte oznámení e-mailem.

  • Otevřete dokument Microsoft Office a zobrazí se panel zpráv, který vám informuje, že vám byl přiřazen související úkol.

  • Zkontrolujete SharePointový web a zjistíte, že je vám přiřazený jeden nebo víc úkolů.

Pokud zjistíte, že vám byl přiřazen úkol pracovního postupu schválení, obvykle se jedná o dvě věci:

  • Kontrola položky    Zjistěte, jestli můžete položku v jejím aktuálním stavu schválit.

  • Dokončení úkolu    Pomocí formuláře úkolu odešlete výsledky své recenze.

Za dokončení úkolu často patří následující tři položky:

  • Oznámení (které dostanete jako e-mail)

  • Položka odeslaná ke schválení (kterou otevřete a zkontrolujete)

  • Formulář úkolu (který otevřete, dokončíte a odešlete)

Tyto tři položky vypadají takto.

Oznámení, kontrolovaná položka a formulář úkolu

Poznámka: Tlačítko otevřít tento úkol na pásu karet v oznamovací zprávě se zobrazí jenom v případě, že se zpráva otevře v plné, nainstalované verzi Outlooku a ne po otevření ve webové aplikaci Outlook Web Access.

Na začátek segmentu

2. přístup k položce a formuláři úkolu z oznámení o úkolu

Postupujte takto:

  1. Ve zprávě s oznámením o úkolu klikněte v části dokončení tohoto postupu úkolu na odkaz na položku.

  2. V otevřené položce klikněte na tlačítko otevřít tento úkol na panelu zpráv.

Otevření položky a formuláře úkolu z e-mailového oznámení

Poznámka: Tlačítko otevřít tento úkol na pásu karet v oznamovací zprávě se zobrazí jenom v případě, že se zpráva otevře v plné, nainstalované verzi Outlooku a ne po otevření ve webové aplikaci Outlook Web Access.

Na začátek segmentu

3. přístup k položce a formuláři úkolu ze seznamu nebo knihovny

Postupujte takto:

  1. V seznamu nebo knihovně, kde je uložena položka, která se má zkontrolovat, klikněte na odkaz probíhá spojené se zbožím a pracovním postupem.

  2. Na stránce Stav pracovního postupu klikněte na název úkolu.

  3. Ve formuláři úkolu klikněte v tomto úkolu pracovního postupu na panel zpráv na odkaz na položku.

Otevření položky a formuláře úkolu ze seznamu či knihovny

Na začátek segmentu

4. Zkontrolujte položku

V tomto příkladu je položkou dokument aplikace Microsoft Word.

Tip: Pokud se jedná o úkol skupiny – to znamená, že jeden úkol je přiřazený k celé skupině nebo distribučnímu seznamu, aby mohl celý člen skupiny dokončit úkol pro celou skupinu, je vhodné jej před kontrolou položky převzít . Tímto způsobem snížíte pravděpodobnost, že bude článek také přezkoumávat jiný člen vaší skupiny. Pokyny najdete v článku 7 v tomto segmentu, vynucení a dokončení skupinové úlohy.

Položka otevřená pro kontrolu se zobrazenými žlutými panely

Všimněte si dvou žlutých panelů zpráv v horní části dokumentu:

  • Server jen pro čtení   Tento dokument je otevřený v režimu jen pro čtení, to znamená, že dokument můžete číst, ale nemůžete v něm provádět žádné změny.
    (Všimněte si, že při dokončování úkolu pracovního postupu schválení nemusíte obvykle provádět žádné změny přímo v položce samotné. Místo toho použijte formulář úkol k registraci všech odpovědí.)

  • Úkol pracovního postupu   Až budete připraveni zaregistrovat odpověď ve formuláři úkolu, klikněte na tlačítko otevřít tento úkol .

Na začátek segmentu

5. dokončení a odeslání formuláře úkolu

Formulář úkolu pracovního postupu schválení vypadá nějak takto.

Formulář úkolu pracovního postupu Schválení

Všimněte si, že první dvě položky (Odstranit položku a Tento úkol pracovního postupu platí pro název položky) se ve formuláři úkolu nezobrazí, když je otevřete z položky k recenzi.

Popisek číslo jedna

Odstranit položku

Pokud chcete odstranit tento úkol z aktuální instance pracovního postupu, klikněte na toto tlačítko.

  • Odstraněním úkolu neodstraníte položku, která se má zkontrolovat.

  • Pokud úkol odstraníte, bude tato akce fungovat jako (a zaznamená se do historie jako) odmítnutí dokumentu. Takže když je pracovní postup nakonfigurovaný tak, aby končil při prvním odmítnutí, pak úkol odstraní.

  • Úkol, který byl odstraněn, se už nezobrazuje v oblasti úkoly na stránce Stav pracovního postupu. (Odstranění a následné automatické odmítnutí se ale pořád zaznamenávají v oblasti Historie na stránce.)

    Poznámka: Pokud jste tuto instanci pracovního postupu nezahájili, můžete se před odstraněním úkolu podívat na to, kdo ho spustil.

Popisek číslo dvě

Tento úkol pracovního postupu platí pro název položky

Kliknutím na odkaz otevřete položku pro revizi.

Popisek číslo tři

Stav, požadovaný, konsolidované komentáře, termín splnění

Položky v těchto čtyřech polích nemůžete upravovat ani měnit, ale můžete je najít v užitečných případech.

Povšimněte si, že pole konsolidované komentáře neobsahuje pouze žádné další pokyny k dokončení úkolu, ale také všechny komentáře odeslané účastníky, kteří již úkoly splnili v této stejné instanci pracovního postupu.

Stejným způsobem, po odeslání vlastního formuláře, se všechny komentáře, které zahrnete do pole Komentáře (4), zobrazí také v poli konsolidované komentáře pro další účastníky.

Popisek číslo čtyři

Komentáře

Veškerý text, který sem zadáte, se zaznamená do historie pracovního postupu a zobrazí se taky v poli konsolidované komentáře (3) pro následné účastníky.

Popisek číslo pět

Schválení

Chcete-li položku schválit, napište nejdříve komentáře, které chcete přispívat, do pole Komentáře (4) a potom klikněte na toto tlačítko.

Popisek číslo šest

Zamítaných

Chcete-li položku odmítnout, napište nejdříve komentáře, které chcete přispívat, do poleKomentáře (4) a potom klikněte na toto tlačítko.

Popisek číslo sedm

Zrušit

Pokud chcete zavřít formulář úkolu bez uložení změn nebo odpovědí, klikněte na toto tlačítko. Úkol zůstane neúplný a přiřazený vám je.

Popisek číslo osm

Žádost o změnu

Pokud chcete požádat o změnu položky, kterou hledáte, klikněte na toto tlačítko.

Pokud chcete zadat podrobnosti o žádosti a další pokyny, přejděte na část 8 v tomto segmentu, požádejte o změnu položky.

Poznámka: Tato možnost může být u některých úkolů pracovního postupu vypnutá.

Popisek číslo devět

Přiřadit úkol znovu

Pokud chcete úkol schválení přiřadit někomu jinému, klikněte na toto tlačítko.

Pokud chcete zadat podrobnosti o změně přiřazení a další pokyny, přejděte na část 7 v tomto segmentu, přiřaďte úkol schválení někomu jinému.

Poznámka: Tato možnost může být u některých úkolů pracovního postupu vypnutá.

Na začátek segmentu

6. prošlá oznámení

Pokud je u úkolu nebo celé instance pracovního postupu zpoždění opožděné dokončení, jsou oznámení automaticky odeslána na:

  • Osoba, se kterou je úkol přiřazen

  • Osoba, která spustila pracovní postup (nebo (pokud byl Start automaticky) osobě, která původně přidala pracovní postup)

Na začátek segmentu

7. nárok a dokončení skupinové úlohy (nepovinné)

Pokud je k celé skupině, do které patříte, přiřazená jenom jedna úloha, může každý člen skupiny uplatnit a provést tento jediný úkol za celou skupinu.

Před kontrolou položky deklarujte úkol. Jakmile úkol naplníte, bude vám přiřazen, a proto ho nemůže dokončit žádný jiný člen skupiny. (Tímto způsobem je potřeba jenom jedna osoba.)

  1. Na stránce Stav pracovního postupu nastavte ukazatel myši na název úkolu přiřazeného ke skupině, dokud se nezobrazí šipka.

  2. Klikněte na šipku, klikněte na Upravit položku a potom ve formuláři úkolu klikněte na tlačítko úkol .
    Postup převzetí úkolu skupiny

Když se stránka stav pracovního postupu aktualizuje, uvidíte, že úkol už není přiřazený skupině, ale konkrétně vám.

Pokud budete chtít později úkol znovu uvolnit do skupiny, aniž byste ho museli dokončit, vraťte se do formuláře úkolu stejným způsobem, ale nyní klikněte na tlačítko uvolnit úkol .

Tlačítko Uvolnit úkol na formuláři úkolu

Na začátek segmentu

8. požadavek na změnu položky (volitelné)

Než zahájíte tento proces, je možné, že pracovní postup je nastaven tak, aby okamžitě končil , pokud je u položky nějaká změna. Může být vhodné zkontrolovat u člověka, který zahájil nebo původně přidal pracovní postup, abyste měli jistotu, že je to úplně tak, aby se změna projevila a aby pracovní postup mohl končit.

Možnost změnit požadavek vykážeme tím, že ji umístíte do scénáře:

Nejdřív si představte, že vaše jméno je Josef.

Potom si představte, že spolupracovník s názvem Anna zahájil pracovní postup schválení na dokumentu, který vytvořil.

Když si prozkoumáte nový dokument Anna, máte pocit, že je Úvod příliš dlouhý.

V dolní části formuláře úkolu pracovního postupu klikněte na tlačítko změnit požadavek na změnu a vyplňte tento formulář.

Formulář žádosti o změnu položky

Popisek číslo jedna

Žádost o změnu od

Zadejte jméno nebo e-mailovou adresu osoby, od které žádáte změnu.

(Pokud chcete odeslat žádost osobě, která spustila tento pracovní postup, nebo (Pokud se pracovní postup spustil automaticky) osobě, která původně přidala tento pracovní postup schválení, můžete toto pole nechat prázdné.)

Popisek číslo dvě

Nová žádost

Popište změnu, kterou chcete provést, a zadejte informace, které bude potřeba provádět při provádění změny. (Veškerý text, který sem zadáte, bude přidán do oblasti konsolidované komentáře .)

Popisek číslo tři

Nová doba trvání

Proveďte jednu z těchto tří věcí:

  • Chcete-li zachovat stávající termín splnění    Nechte toto pole prázdné.

  • Úplné odebrání termínu splnění    Zadejte číslo 0.

  • Zadání nového termínu splnění    Do tohoto pole zadejte číslo a pak určete jednotky doby trvání v následujícím poli. Obě dvě položky popřípadě určují období, před jakým je úkol změny splněn.

Popisek číslo čtyři

Nové jednotky doby trvání

Pokud zadáte dobu trvání úkolu, použijte toto pole ve spojení s polem Nová doba trvání k určení období před termínem splnění úkolu. (Například: 3 dny nebo 1 měsíc nebo 2 týdny)

Pokud máte všechny položky formuláře nastavené tak, jak potřebujete, klikněte na Odeslata váš aktuální úkol je označený jakodokončený. (Ale zatím to nejste. Jakmile Anna dokončí změnu, bude vám znovu přidělen úkol schválení.

Anna obdrží následující e-mailové upozornění:

Oznámení odeslané při požadavku na změnu položky

Anna může zjistit, že na řádku předmětu (číslo 1 na obrázku) to není běžné oznámení o schválení, ale místo toho, abyste mohli něco změnit. Najde informace o určité změně, která byla vyžadována v požadované změně , (číslo 2).

Anna položku rezervuje, provede požadované změny, uloží změny a vrátí položku zpět do.

Potom přejde na stránku stav pracovního postupu a otevře jeho úkol požadavek na změnu v oblasti úkoly.


Formulář odeslaný po provedení požadované změny

Anna přidá všechny informace, které chce v poli Komentáře , a potom klikne na Odeslat odpověď. Pracovní postup provádí dvě akce:

  • Označí úkol žádosti o změnu Anna jako dokončený.

  • Přiřadí vám nový úkol schválení (s komentáři Anna do pole konsolidované komentáře ) a pošle vám oznámení o tomto úkolu.

Teď můžete začít s revizí změněné položky.

Všechny tyto akce jsou průběžně sledovány a zobrazeny v části historie pracovního postupu na stránce Stav pracovního postupu, jak je znázorněno na následujícím obrázku.

Stránka Historie pracovního postupu zobrazující akce požadavku na změnu

Tady je diagram celého procesu.

Vývojový diagram požadavku na změnu

Na začátek segmentu

9. přiřaďte svůj úkol schválení někomu jinému (volitelné).

Pokud chcete, aby někdo jiný dokončil úkol pracovního postupu, který vám byl přiřazen, klikněte na tlačítko přiřadit úkol ve formuláři úkol pracovního postupu.

Zobrazí se tento formulář.

Formulář nového přiřazení úkolu

Popisek číslo jedna

Přiřadit úkol znovu

Zadejte jméno nebo adresu osoby, které chcete tento úkol přiřadit.

Pokud chcete tento úkol přiřadit osobě, která spustila pracovní postup – nebo jestli se pracovní postup spustil automaticky, nechte toto pole prázdné.

Popisek číslo dvě

Nová žádost

Dejte informaci, že úkol bude muset dokončit osoba, které úkol přiřazujete. (Veškerý text, který sem zadáte, bude přidán do oblasti konsolidované komentáře .)

Popisek číslo tři

Nová doba trvání

Proveďte jednu z těchto tří věcí:

  • Chcete-li zachovat stávající termín splnění    Nechte toto pole prázdné.

  • Úplné odebrání termínu splnění    Zadejte číslo 0.

  • Zadání nového termínu splnění    Do tohoto pole zadejte číslo a pak určete jednotky doby trvání v následujícím poli. Obě dvě položky popřípadě určují období, před jakým je úkol změny splněn.

Popisek číslo čtyři

Nové jednotky doby trvání

Pokud zadáte dobu trvání úkolu, použijte toto pole ve spojení s polem Nová doba trvání k určení období před termínem splnění úkolu. (Například: 3 dny nebo 1 měsíc nebo 2 týdny)

Po dokončení formuláře klikněte na Odeslat. Váš úkol je označený jako dokončený, k osobě, která je nyní odpovědná za úkol, je přiřazen nový úkol a je odesláno oznámení úkolu.

Všechny nové informace, které jste si uvedli, budou součástí delegovaného textu v oznámení nového úkolu (číslo 1 na následujícím obrázku).

Oznámení znovu přiřazeného úkolu

Všechny tyto změny jsou průběžně sledovány a jsou viditelné v sekcích úkoly a Historie na stránce Stav pracovního postupu, jak vidíte tady.

Oblasti Úkoly a Historie na stránce Stav pracovního postupu u znovu přiřazeného úkolu

Na začátek segmentu

10. dokončení úkolu za externího účastníka (volitelné)

Existuje zvláštní postup pro zahrnutí účastníků, kteří nejsou členy vaší organizace v SharePointu. V tomto procesu člen webu funguje jako proxy pro externího účastníka:

  1. V druhé stránce formuláře přidružení uveďte e-mailovou adresu externího účastníka ve skupině příslušná přizpůsobovat.

  2. Pracovní postup ve skutečnosti přiřadí členovi webu, který tento pracovní postup původně přidal, úkol externího účastníka, nebo pokud se pracovní postup spustí automaticky. Tato osoba, které je úkol vlastně přiřazená, funguje jako proxy pro externího účastníka.

  3. Tento člen webu obdrží oznámení o úkolu s pokyny, jak odeslat kopii položky k revizi externímu účastníkovi. (Mezitím externí účastník obdrží kopii oznámení o úkolu, která může fungovat jako užitečné upozornění nebo hlavní kopie.)

  4. Člen webu, kterému je úkol skutečně přiřazen, odešle kopii položky externímu účastníkovi.

  5. Externí účastník položku zkontroluje a pošle zpátky odpověď členovi webu.

  6. Až přijde odpověď externího účastníka, člen webu dokončí úkol jménem externího účastníka.

Tady je diagram procesu.

Vývojový diagram procesu zahrnutí externího účastníka

Centrální umístění, ze kterého můžete sledovat, upravit nebo zastavit běžící pracovní postup, je stránka stav pracovního postupu pro danou instanci pracovního postupu.

Nejdřív vám ukážeme, jak se dostanete k této stránce, a pak vám ukážeme, jak se vám budou s těmito možnostmi a informacemi pracovat. Nakonec vám ukážeme dvě další stránky, kde můžete získat další informace o sledování.

Oddíly v tomto segmentu

  1. Přejít na stránku stav pracovního postupu

  2. Sledování průběhu pracovního postupu pomocí stránky stav pracovního postupu

  3. Změna aktivních úkolů (již přiřazených úkolů)

  4. Změna budoucích úkolů (dosud nepřiřazené úkoly)

  5. Zrušení nebo ukončení spuštěného pracovního postupu

  6. Zjištění, které pracovní postupy jsou na položce spuštěny

  7. Sledování pracovních postupů pro celou kolekci webů

1. Přejít na stránku stav pracovního postupu

V seznamu nebo knihovně, kde je položka umístěna, klikněte na odkaz probíhá u požadované položky a pracovního postupu.

V tomto příkladu je položkou dokument s názvem hlavní koncept a pracovní postup je schválení 3.

Kliknutí na odkaz stavu pracovního postupu

Otevře se stránka stav pracovního postupu.

Poznámky: 

  • Pokud seznam nebo knihovna obsahují velký počet položek, můžete pomocí řazení a/nebo filtrování najít hledanou položku rychleji. Pokud zjistíte, že budete opakovaně řadit nebo filtrovat stejným způsobem, může být užitečné vytvořit vlastní zobrazení, které automatizuje toto konkrétní uspořádání.

  • Pokud se chcete dostat na stránku stav pracovního postupu, můžete taky kliknout buď na Zobrazit stav odkazu na pracovní postup v e-mailovém oznámení "byl zahájen" nebo na odkaz Zobrazit historii pracovního postupu v e-mailovém oznámení o konkrétní instanci, kterou vás zajímá.

Na začátek segmentu

2. sledování průběhu pracovního postupu pomocí stránky stav pracovního postupu

V této části stránky stav pracovního postupu najdete otázky monitorování, které oddíl odpoví.

Oddíl informace o pracovním postupu

Oddíl Informace o pracovním postupu stránky Stav pracovního postupu

Zodpovězené otázky:

  • Kdo zahájil tuto instanci pracovního postupu?

  • Kdy byla tato instance spuštěna?

  • Kdy došlo k poslední akci v této instanci?

  • Na které položce je tato instance spouštěná?

  • Jaký je aktuální stav této instance?

Oddíl úkoly

Oddíl Úkoly stránky Stav pracovního postupu

Zodpovězené otázky:

  • Které úkoly již byly vytvořeny a přiřazeny a jaký je jejich aktuální stav?

  • Které úkoly již byly dokončeny a jaký byl výsledek pro každou z těchto úkolů?

  • Jaké je termín splnění každého úkolu, který byl již vytvořen a přiřazen?

V této části se neobjeví úkoly, které byly odstraněny a úkoly, které se zatím nepřiřadily .

Oddíl historie pracovního postupu

Oddíl Historie pracovního postupu na stránce Stav pracovního postupu

Zodpovězené otázky:

  • K jakým událostem už došlo v této instanci pracovního postupu?

  • Všimněte si, že v této oblasti se neobjevují zpožděné úkoly a oznámení o zpožděných úkolech.

Na začátek segmentu

3. Změna aktivních úkolů (již přiřazených úkolů)

Existují dva způsoby, jak změnit úkoly, které už jsou přiřazené, ale ještě nejsou dokončené:

  • Změna jednoho aktivního úkolu

  • Změna všech aktivních úkolů

Změna jednoho aktivního úkolu

Oprávnění   Pokud chcete provést nějakou změnu jednoho úkolu, který je jinému uživateli než sami, musíte mít oprávnění spravovat seznamy. (Ve výchozím nastavení má skupina vlastníci oprávnění spravovat seznamy. Skupina Členové a skupiny Návštěvníci nikoli. Je třeba mít například oprávnění, které umožňuje spustit pracovní postup, ale ne provádět změny v úkolu jiného účastníka.)

Pokud máte potřebná oprávnění:

  1. Klikněte na název úkolu v seznamu úkolů .
    Kliknutí na název úkolu v seznamu

  2. Úkol dokončíte, odstraníte nebo znovu přiřadíte pomocí formuláře úkolu.

Podrobnější pokyny, jak používat formulář úkolu, najdete v tomto článku.

Změna všech aktivních úkolů

Oprávnění    Všechny čtyři odkazy příkazů na následující ilustraci se zobrazí na stránce Stav pracovního postupu každého, kdo má oprávnění spravovat seznamy. První tři odkazy se zobrazí na stránce osoby, která spustila instanci pracovního postupu, ale odkaz ukončit tento pracovní postup se nezobrazí, pokud tato osoba nemá oprávnění spravovat seznamy. (Ve výchozím nastavení má skupina vlastníci oprávnění spravovat seznamy. Skupina Členové a skupiny Návštěvníci nikoli.)

  1. V oblasti přímo pod vizualizací pracovního postupu klikněte na odkaz aktualizovat aktivní úkoly pro schválení .

  2. V otevřeném formuláři proveďte požadované změny a klikněte na tlačítko OK.

    • Zprávy odrážející vaše změny jsou posílány lidem, kteří jsou v tomto spuštění aktuálně přiřazeni úkoly.

    • Úkoly, které jste už dokončili nebo odstranili, a úkoly, které ještě nejsou přiřazené, nejsou ovlivněné změnami provedenými v tomto formuláři.

    • Pokud chcete změnit úkoly, které ještě nejsou přiřazené, přečtěte si následující část Změna budoucích úkolů.

Formulář pro změny aktivních úkolů

Popisek číslo jedna

Doba trvání jednoho úkolu, jednotky doby trvání

  • Chcete-li zachovat stávající termín splnění   Doba trvání každého úkolu je prázdná a neměňte jednotky doby trvání.

  • Pokud chcete termín splnění odebrat, aby nedocházelo k žádnému    Zadejte do pole Doba trvání každého úkolučíslo 0 .

  • Přesunutí termínu splnění prodloužením doby trvání úkolu    Obě pole doby trvání používejte k určení počtu a typu jednotek, o které chcete prodloužit dobu trvání.

Popisek číslo dvě

Žadatel

  • Změna textu žádosti    V textovém poli proveďte požadované změny.

  1. Až budete mít všechna pole ve formuláři, klikněte na OK.

Všechny aktivní úkoly v aktuální instanci jsou aktualizovány.

Na začátek segmentu

4. Změna budoucích úkolů (dosud nepřiřazené úkoly)

Oprávnění    Všechny čtyři odkazy příkazů na následující ilustraci se zobrazí na stránce Stav pracovního postupu každého, kdo má oprávnění spravovat seznamy. První tři odkazy se zobrazí na stránce osoby, která spustila instanci pracovního postupu, ale odkaz ukončit tento pracovní postupse nezobrazí , pokud tato osoba nemá oprávnění spravovat seznamy. (Ve výchozím nastavení má skupina vlastníci oprávnění spravovat seznamy. Skupina Členové a skupiny Návštěvníci nikoli.)

  1. Na stránce Stav pracovního postupu v oblasti přímo pod úrovní vizualizace pracovního postupu klikněte na odkaz Přidat nebo aktualizovat schvalovatele schválení .

  2. Ve formuláři, který se otevře, proveďte požadované změny a klikněte na tlačítko aktualizovat.

    Poznámka: Úkoly, které už byly vytvořeny a přiřazeny, nejsou změnami provedenými v tomto formuláři ovlivněny.

Formulář pro změny budoucích úkolů

Popisek číslo jedna

Účastníci, objednávka, rozbalení skupin

  • Přidání nebo odebrání účastníků nebo změna pořadí úkolů    Přidejte, odstraňte nebo změňte pořadí jmen nebo adres účastníků v poliÚčastníci .

  • Chcete-li odebrat celou fázi    , klikněte na ni v poli přiřadit a pak stiskněte CTRL+DELETE.

Poznámka: Pomocí zaškrtávacího políčka Rozbalit skupiny můžete určit, jestli mají být uvedené distribuční skupiny přiřazené jenom jednomu úkolu pro celou skupinu nebo jeden úkol na člena.

Další informace o použití těchto polí naleznete v tomto článku v segmentu plánu a příslušném segmentu Přidání (seznamu či knihovny nebo kolekce webů).

Popisek číslo dvě

Žadatel

  • Změna textu žádosti    V poli proveďte požadované změny textu.

Popisek číslo tři

Termín splnění všech úkolů, doba trvání jednoho úkolu, jednotky doby trvání

  • Změna nebo odebrání termínu splnění kalendáře    Odstranění existujícího data: zadejte nové datum, nebo pokud chcete konkrétní termín splnění úplně odebrat, nechte toto pole prázdné. (V tomto poli nezadáte nulu. Toto pole musí buď obsahovat hodnotu kalendářního data, nebo být prázdné.)

  • Zachování existující doby trvání   Doba trvání každého úkolu je prázdná a neměňte jednotky doby trvání.

  • Odebrání doby trvání tak, aby nebyla žádná    Zadejte do pole Doba trvání každého úkolučíslo 0 .

  • Prodloužení doby trvání úkolu    Obě pole doby trvání používejte k určení počtu a typu jednotek, o které chcete prodloužit dobu trvání. (Další informace o nastavení termínů splnění a trvání najdete v tomto článku v segmentu plánování .)

  1. Až budete mít všechna pole ve formuláři, klikněte na OK.

Všechny budoucí úkoly v aktuální instanci budou projevit.

Na začátek segmentu

5. zrušte nebo ukončete spuštění tohoto pracovního postupu.

Existují dva způsoby, jak před dokončením zastavit instanci pracovního postupu:

  • Zrušení pracovního postupu    Všechny úkoly jsou zrušeny, jsou však zachovány na stránce Stav pracovního postupu v oblasti úkoly .

  • Ukončení pracovního postupu    Všechny úkoly jsou zrušené a odstraněné z oblasti úkoly na stránce Stav pracovního postupu. (Ale pořád se projeví v oblasti historie pracovního postupu.)

Postupujte podle pokynů pro obě metody.

Zrušit (všechny úkoly jsou zrušené, ale v seznamu úkolů a v historii)

Oprávnění    Všechny čtyři odkazy příkazů na následující ilustraci se zobrazí na stránce Stav pracovního postupu každého, kdo má oprávnění spravovat seznamy. První tři odkazy se zobrazí na stránce osoby, která spustila instanci pracovního postupu, ale odkaz ukončitse nezobrazí , pokud tato osoba nemá oprávnění spravovat seznamy. (Ve výchozím nastavení má skupina vlastníci oprávnění spravovat seznamy. Skupina Členové a skupiny Návštěvníci nikoli.)

Pokud už není aktuální instance pracovního postupu potřeba, můžete ji zastavit.

  • Na stránce Stav pracovního postupu v oblasti přímo pod úrovní vizualizace pracovního postupu klikněte na odkaz Zrušit všechny úkoly schválení .

  • Kliknutím na tlačítko Ano potvrďte změny.

Odkaz Zrušit všechny úkoly

Všechny aktuální úkoly budou zrušeny a pracovní postup skončí se stavem zrušeno. Zrušené úkoly jsou stále uvedené v oblasti úkoly a v oblasti historie pracovního postupu .

Ukončit (všechny úkoly odstraněné ze seznamu úkolů, ale zůstává v historii)

Oprávnění    Všechny čtyři odkazy příkazů na následující ilustraci se zobrazí na stránce Stav pracovního postupu každého, kdo má oprávnění spravovat seznamy. První tři odkazy se zobrazí na stránce osoby, která spustila instanci pracovního postupu, ale odkaz ukončit tento pracovní postup se nezobrazí, pokud tato osoba nemá oprávnění spravovat seznamy. (Ve výchozím nastavení má skupina vlastníci oprávnění spravovat seznamy. Skupina Členové a skupiny Návštěvníci nikoli.)

Pokud dojde k chybě nebo pokud se pracovní postup zastaví a neodpoví, může být ukončen.

Na stránce Stav pracovního postupu v oblasti přímo pod úrovní vizualizace pracovního postupu klikněte na ukončit tento pracovní postup a potvrďte kliknutím na Ano.

Všechny úkoly vytvořené pracovním postupem jsou zrušeny a jsou odstraněny z oblasti úkoly na stránce Stav pracovního postupu, i když se pořád projeví v oblasti historie pracovního postupu . Pracovní postup skončí se stavem pracovního postupu zrušení.

Na začátek segmentu

6. zjištění, které pracovní postupy jsou na položce spuštěny

Na stránce pracovní postupy pro libovolnou položku najdete seznam pracovních postupů aktuálně spuštěných pro danou položku.

  1. Přejděte do seznamu nebo knihovny, kde je položka uložená.

  2. Přejděte na název položky, klikněte na zobrazenou šipku a potom v rozevírací nabídce klikněte na pracovní postupy .

  3. Na stránce pracovní postupy: název položky v části spuštěné pracovní postupynajdete seznam instancí aktuálně spuštěných na této položce.

Poznámka: Uvědomte si, že více instancí jedné verze pracovního postupu nemůžeběžet současně na stejnou položku. Například: byly přidány dva pracovní postupy založené na šabloně schvalování. Jeden má název schválení plánu a druhé jmenuje schválení rozpočtu. U každé položky v jednom okamžiku může být spuštěn jeden výskyt schválení plánu a schválení rozpočtu, ale ne dvěinstance pracovního postupu .

Na začátek segmentu

7. sledování pracovních postupů pro celou kolekci webů

Správci kolekce webů můžou zobrazit přehledně:

  • Kolik pracovních postupů založených na jednotlivých šablonách pracovního postupu v kolekci webů aktuálně existuje.

  • Jestli je Každá šablona pracovního postupu v kolekci webů aktuálně aktivní nebo neaktivní.

  • Kolik instancí verzí pracovního postupu založených na jednotlivých šablonách pracovního postupu je v kolekci webů aktuálně spuštěných.

Uděláte to takto:

  1. Otevřete domovskou stránku kolekce webů (nikoli domovské stránky webu nebo podřízeného webu v kolekci).

  2. Klikněte na ikonu nastavení Tlačítko Nastavení pro veřejný web SharePointu Online a potom na Nastavení webu.

  3. Na stránce nastavení webu klikněte v části Správa webuna pracovní postupy.

Otevře se stránka pracovní postupy s informacemi.

Co dál?

Pokud je to poprvé, kdy byla verze tohoto pracovního postupu spuštěna, můžete použít pokyny v tomto článku k zobrazení událostí v instanci a zjištění, jestli pracovní postup funguje podle vašich úkolů.

Po dokončení instance pracovního postupu můžete zkontrolovat události zaznamenané v historii. (K záznamu můžete získat přístup po dobu až 60 dnů po dokončení instance.)

Důležité informace: Historie pracovního postupu se poskytuje jenom pro neformální reference. Nedá se použít pro úřední audity ani pro žádné jiné právní a evidentiary účely.

Můžete taky spouštět sestavy o celkovém výkonu pracovního postupu napříč instancemi.

Oddíly v tomto segmentu

  1. Kontrola událostí v poslední instanci

  2. Historie instancí Accessu po dobu až 60 dní

  3. Vytváření sestav výkonu pracovního postupu

1. Kontrola událostí v poslední instanci

Dokud zůstane položka ve stejném seznamu nebo knihovně a dokud se stejný pracovní postup nespustí u stejné položky, může se z knihovny zobrazit historie poslední instance.

Zobrazení stránky stav pracovního postupu pro poslední instanci pracovního postupu u libovolné položky:

  • V seznamu nebo knihovně, kde je položka umístěna, klikněte na odkaz na stav požadované položky a pracovního postupu.

V tomto příkladu je položkou dokument s názvem hlavní koncept a je pracovním postupem schválení dokumentu.

Kliknutí na odkaz stavu pracovního postupu

Na stránce Stav pracovního postupu je oddíl historie pracovního postupu v dolní části.

Oddíl Historie pracovního postupu na stránce Stav pracovního postupu

Na začátek segmentu

2. Historie instancí Accessu až 60 dní

Co když budete chtít zkontrolovat historii instance po opětovném spuštění stejného pracovního postupu u stejné položky?

Ve skutečnosti to můžete provést až 60 dní, od jedné ze dvou vstupních bodů: seznamu nebo knihovny nebo od oznámení o dokončení pracovního postupu.

Ze seznamu nebo knihovny

  1. Přejděte do seznamu nebo knihovny, kde je položka uložená.

  2. Přejděte na název položky, klikněte na zobrazenou šipku a potom v rozevírací nabídce klikněte na pracovní postupy .

  3. Na stránce pracovní postupy: název položky v části dokončené pracovní postupyklikněte na název nebo stav instance pracovního postupu, který chcete zkontrolovat.
    Seznam Dokončené pracovní postupy na stránce Pracovní postupy položky
    Otevře se stránka stav pracovního postupu pro danou instanci.

Z oznámení o dokončení pracovního postupu

  • Otevřete oznámení o dokončení pracovního postupu pro instanci, kterou chcete zkontrolovat, a klikněte na odkaz Zobrazit historii pracovního postupu .

Oznámení o dokončení pracovního postupu se zvýrazněným odkazem na historii
Otevře se stránka stav pracovního postupu pro danou instanci.

Chcete-li zachovat všechna oznámení o dokončení, můžete vytvořit pravidlo Outlooku. Nastavte pravidlo, které bude Kopírovat všechny příchozí zprávy, jejichž text byl dokončen na řádku Předmět , do samostatné složky. (Ujistěte se, že vaše pravidlo Outlooku kopíruje příchozí zprávy a nepřesouvá je ani se neobjeví ve složce Doručená pošta.)

Na začátek segmentu

3. vytvoření sestav výkonu pracovního postupu

Informace o tom, jak jedna z vašich pracovních postupů obvykle probíhá (v průběhu několika instancí) – můžete vytvořit jednu nebo obě předdefinované sestavy:

  • Sestava doby trvání aktivity    Pomocí této sestavy můžete zjistit, jak dlouho trvá dokončení jednotlivých aktivit pracovního postupu, a jak dlouho trvá dokončení všech dokončených nebo instancí tohoto pracovního postupu.

  • Zpráva o zrušení a chybách    Pomocí této sestavy zjistíte, jestli se pracovní postup často ruší nebo narazí na chyby před dokončením.

Vytvoření dostupných sestav pro pracovní postup

  1. V seznamu nebo knihovně klikněte ve sloupci stav daného pracovního postupu na libovolný odkaz na informace o stavu.
    Kliknutí na stav pracovního postupu

  2. Na stránce Stav pracovního postupu klikněte v části historie pracovního postupuna Zobrazit sestavy pracovních postupů.
    Kliknutí na odkaz Zobrazit sestavy pracovních postupů v části Historie pracovního postupu

  3. Vyhledejte pracovní postup, pro který chcete sestavu zobrazit, a klikněte na název sestavy, kterou chcete zobrazit.
    Kliknutí na odkaz Sestava dob trvání činnosti

  4. Na stránce přizpůsobit buď zachovejte nebo změňte umístění souboru sestavy, a pak klikněte na OK.
    Kliknutí na tlačítko OK k umístění uložení souboru
    Sestava se vytvoří a uloží do zadaného umístění.

  5. Po dokončení sestavy můžete zobrazit kliknutím na odkaz na následující ilustraci. Jinak kliknutím na OK dokončíte a zavřete dialogové okno. (Později, až budete připraveni sestavu zobrazit, najdete ji v místě uvedeném v předchozím kroku.)
    Zobrazení sestavy kliknutím na odkaz

Co dál?

Pokud váš pracovní postup funguje přesně tak, jak chcete, můžete ho začít používat.

Pokud chcete změnit, jak to funguje, podívejte se na segment změny v tomto článku.

Jakmile spustíte první instanci pracovního postupu schválení a provedete kontrolu výsledků, budete pravděpodobně chtít provést jednu nebo více změn, jak je pracovní postup nakonfigurovaný.

V budoucnu můžete také chtít provést další změny konfigurace.

Nakonec můžete v nějakém bodě chtít pracovní postup zakázat na kratší nebo delší období, ale nemůžete ho odebrat – případně ho můžete opravdu odebrat úplně.

Oddíly v tomto segmentu

  1. Změna trvalých nastavení pracovního postupu

  2. Zakázání nebo odebrání pracovního postupu

1. Změna trvalých nastavení pracovního postupu

Chcete-li provést trvalé změny nastavení existujícího pracovního postupu, otevřete a upravte formulář přidružení, který jste původně použili k jeho přidání.

Pokud je pracovní postup spuštěn pouze v jednom seznamu nebo knihovně

  1. Otevřete seznam nebo knihovnu, ve kterých je pracovní postup spuštěn.

  2. Na pásu karet klikněte na kartu seznam nebo Knihovna .

    Poznámka: Název karty se může lišit podle typu seznamu nebo knihovny. Například v seznamu kalendářů se karta jmenuje Kalendář.

  3. Ve skupině Nastavení klikněte na Nastavení pracovního postupu.

  4. Na stránce nastavení pracovního postupu klikněte v části název pracovního postupuna název pracovního postupu, jehož nastavení chcete změnit.

    Poznámka: Pokud se požadovaný pracovní postup schválení nezobrazuje v seznamu, může být přidružen k pouze jednomu typu obsahu. Jaké pracovní postupy se v tomto seznamu zobrazují, jsou tyto pracovní postupy konfigurovány tak, aby běžely v položkách tohoto ovládacího prvku, který se nachází přímo pod seznamem. (Viz obrázek.) Klikněte v rozevírací nabídce na možnosti typu obsahu a zjistěte, který z nich zobrazuje požadovaný pracovní postup. Po zobrazení pracovního postupu v seznamu klikněte na jeho název.

  5. Na stejných dvou stránkách formuláře přidružení, které byly původně použity pro přidání pracovního postupu, proveďte a uložte požadované změny.

    Další informace o polích a ovládacích prvcích ve formuláři přidružení najdete v tomto článku v segmentu plánu a příslušném segmentu přidání (seznamu či knihovny nebo kolekce webů).

Pokud je pracovní postup spuštěn ve všech seznamech a knihovnách v kolekci webů

  1. Otevřete domovskou stránku kolekce webů (nikoli domovské stránky webu nebo podřízeného webu v kolekci).

  2. Klikněte na ikonu nastavení Tlačítko Nastavení pro veřejný web SharePointu Online a potom na Nastavení webu.

  3. Na stránce nastavení webu klikněte v části Galerie návrhůna typy obsahu webu.

  4. Na stránce typy obsahu webu klikněte na název typu obsahu webu, na kterém je pracovní postup spuštěn.
    Typy obsahu dokumentu s vyznačeným typem

  5. Na stránce vybraného typuobsahu klikněte v části Nastavenína Nastavení pracovního postupu.
    Odkaz Nastavení pracovního postupu v oddílu Nastavení

  6. Na stránce nastavení pracovního postupu klikněte v části název pracovního postupuna název pracovního postupu, jehož nastavení chcete změnit.
    Odkaz na změnu nastavení pracovního postupu

  7. Na stejných dvou stránkách formuláře přidružení, které byly původně použity pro přidání pracovního postupu, proveďte a uložte požadované změny.

    Další informace o polích a ovládacích prvcích ve formuláři přidružení najdete v tomto článku v segmentu plánu a příslušném segmentu přidání (seznamu či knihovny nebo kolekce webů).

Na začátek segmentu

2. zakázání nebo odebrání pracovního postupu

Pokud je pracovní postup spuštěn pouze v jednom seznamu nebo knihovně

  1. Otevřete seznam nebo knihovnu, ve kterých je pracovní postup spuštěn.

  2. Na pásu karet klikněte na kartu seznam nebo Knihovna .

    Poznámka: Název karty se může lišit podle typu seznamu nebo knihovny. Například v seznamu kalendářů se karta jmenuje Kalendář.

  3. Ve skupině Nastavení klikněte na Nastavení pracovního postupu.

  4. Na stránce nastavení pracovního postupu klikněte na odkaz odebrat, blokovat nebo obnovit pracovní postup .

  5. Pomocí formuláře na stránce odebrat pracovní postupy můžete zakázat, znovu povolit nebo odebrat pracovní postupy.
    Formulář na stránce Odebrat pracovní postupy

Formulář obsahuje pět sloupců:

  • Pracovní postup    Název pracovního postupu

  • Instance    Počet instancí pracovního postupu aktuálně spuštěných na položkách

  • Mít    Možnost, která umožňuje pracovnímu postupu pokračovat v běžném provozu.

  • Žádné nové instance    Možnost, která umožňuje dokončit všechny aktuálně spuštěné instance pracovního postupu, ale zakáže pracovní postup tím, že neumožní spustit nové instance. (Tato akce je vratná. Pokud chcete pracovní postup znovu povolit později, vraťte se na tuto stránku a vyberte Povolit.)

  • Odebrat    Možnost, která úplně odebere pracovní postup ze seznamu nebo knihovny. Všechny spuštěné instance jsou okamžitě ukončeny a sloupec pro tento pracovní postup se na stránce seznamu nebo knihovny nezobrazuje. (Akce není vratná.)

Pokud je pracovní postup spuštěn ve všech seznamech a knihovnách v kolekci webů

  1. Otevřete domovskou stránku kolekce webů (nikoli domovské stránky webu nebo podřízeného webu v kolekci).

  2. Klikněte na ikonu nastavení Tlačítko Nastavení pro veřejný web SharePointu Online a potom na Nastavení webu.

  3. Na stránce nastavení webu klikněte v části Galeriena typy obsahu webu.

  4. Na stránce typy obsahu webu klikněte na název typu obsahu webu, na kterém je pracovní postup spuštěn.
    Typy obsahu dokumentu s vyznačeným typem

  5. Na stránce vybraného typu obsahu klikněte v částiNastavenína Nastavení pracovního postupu.
    Odkaz Nastavení pracovního postupu v oddílu Nastavení

  6. Na stránce nastavení pracovního postupu klikněte na odkaz odebrat, blokovat nebo obnovit pracovní postup .

  7. Pomocí formuláře na stránce odebrat pracovní postupy můžete zakázat, znovu povolit nebo odebrat pracovní postupy.
    Formulář na stránce Odebrat pracovní postupy

Formulář obsahuje pět sloupců:

  • Pracovní postup    Název pracovního postupu

  • Instance    Počet instancí pracovního postupu aktuálně spuštěných na položkách

  • Mít    Možnost, která umožňuje pracovnímu postupu pokračovat v běžném provozu.

  • Žádné nové instance    Možnost, která umožňuje dokončit všechny aktuálně spuštěné instance pracovního postupu, ale zakáže pracovní postup tím, že neumožní spustit nové instance. (Tato akce je vratná. Pokud chcete pracovní postup znovu povolit později, vraťte se na tuto stránku a vyberte Povolit.)

  • Odebrat    Možnost, která úplně odebere pracovní postup z kolekce webů. Všechny spuštěné instance jsou okamžitě ukončeny a sloupec pro tento pracovní postup se na stránce seznamu nebo knihovny nezobrazuje. (Akce není vratná.)

Co dál?

Pokud jste udělali nějaké změny, spusťte testovací instanci pracovního postupu a poklikejte na následky těchto změn.

Další úpravy

Pracovní postupy zahrnuté v produktech SharePoint Products můžete dále přizpůsobit mnoha různými způsoby.

Můžete dokonce vytvářet vlastní pracovní postupy.

Můžete použít některé nebo všechny následující programy:

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    Přizpůsobení formulářů, akcí a chování pracovního postupu

  • Microsoft Visual Studio    Vytvořte si vlastní akce pracovního postupu.

Další informace najdete v systému nápovědy k Microsoft Software Developer Network (MSDN).

Potřebujete další pomoc?

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor! Pravděpodobně bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů podpory Office.

×