Slyšeli jste o skupinách Microsoftu 365 a o tom, jak je můžete používat v Outlook, ale možná si nejste jistí, jak začít. V tomto článku vás provedeme několika základními kroky, jak vy a váš tým můžete začít pracovat se skupinami Microsoftu 365 v Outlook. Poskytneme vám taky odkazy na podrobnější obsah, abyste mohli dělat víc.
Pokud si nejste jistí, jaké skupiny jsou, možná budete chtít nejdřív navštívit Další informace o Microsoft 365 skupinách.
Abyste v aplikaci Outlook získali co nejvíce ze skupin Microsoftu 365, musíte mít plán Microsoftu 365, který podporuje online Exchange Exchange SharePoint online, například Business Premium, E3 nebo E5.
Poznámka: Abyste mohli skupiny Microsoft 365 používat v Outlook v Windows, musíte používat Outlook v režimu cached Exchange. Další informace o tom najdete v článku Zapnutí režimu ukládání Exchange mezipaměti.
Pokud chcete najít další informace o tom, jak s ní začít, vyberte kartu níže.
První věc, kterou musíte udělat, je vytvořit skupinu. Vytvoření skupiny v Outlook je velmi jednoduchý proces. Krátká verze příběhu je:
-
V části Skupiny na pásu karet klikněte na Nová skupina. Pokud používáte místo Outlook na webu desktopovou verzi, můžete tento proces spustit tak, že kliknete na šipku rozevíracího seznamu vedle možnosti Nový a vyberete Seskupit.
-
Pojmete skupinu.
-
Nastavte nastavení ochrany osobních údajů. Skupiny jsou ve výchozím nastavení soukromé. To znamená, že je mohou zobrazit jenom členové skupiny a vyžadovat oprávnění vlastníka skupiny, aby se mohli připojit. Veřejné skupiny si může zobrazit a spojit kdokoli ve vaší organizaci. Žádné nastavení nezpřístupňuje vaše skupiny lidem mimo organizaci, pokud je výslovně nepozvete jako hosty.
Tip: Skupiny jsou ve výchozím nastavení soukromé při vytváření pomocí Outlook na webu. V nadcházejících měsících budou ve výchozím nastavení soukromé při vytváření pomocí některé z Outlook aplikací.
-
Rozhodněte se, jestli mají noví členové sledovat skupinu (Upřesnit možnosti). Členové, kteří skupinu následují, kopírují každou zprávu skupiny ve své osobní složce doručené pošty. Členové, kteří jsou pouze připojeni, budou muset přejít do sdílené složky Doručená pošta skupiny, aby se mohli účastnit skupinových konverzací.
Další možnosti:
-
Další informace o vytvoření skupiny najdete v tématu Vytvoření skupinyv Outlook .
-
Další informace o připojení ke skupině, kterou vytvořil někdo jiný, najdete v tématu Připojení ke skupině v Outlook.
-
Další informace o tom, jak zastavit přijímání zpráv skupiny ve složce Doručená pošta nebo úplně ukončit skupinu, najdete v článku Opuštění skupiny v Outlook.
Po vytvoření skupiny můžete do skupiny přidat členy. Přidání nových členů:
-
Přejděte do skupiny v Outlook tím, že ji na levé straně najdete v navigačním podokně. Měla by být pod vaší poštovní schránkou v části Skupiny.
-
Až budete ve skupině, klikněte na pásu karet na Přidat členy. Pokud používáte tlačítko Outlook na webu, kde je napsáno, kolik členů má vaše skupina, v pravém horním rohu okna klikněte na Přidat členy.
-
Do pole zadejte jméno nebo e-mailovou adresu všech osob, které chcete přidat. Až to budete mít, klikněte na OK a přidá se. Každý z nich dostane e-mailovou zprávu, která je uvítá ve skupině a dá jim pohodlné odkazy pro přístup k obsahu skupiny.
Tip: Pokud chcete přidat všechny členy existujícího distribučního seznamu, stačí zadat název distribučního seznamu a všechny se přidávají v jednom kroku.
Další možnosti:
-
Další informace o pozvání hostů z mimo vaši firmu do skupiny najdete v tématu Přístup hostů Microsoft 365 skupinách.
-
Další informace o přidávání nebo odebírání členů ze skupiny najdete v článku Přidání a odebrání členů skupiny v Outlook.
Konverzace ve skupinách Microsoft 365 Outlook ve sdílené složce Doručená pošta skupiny. Uživatelé mohou číst zprávy a odpovídat na zprávy a členové mohou snadno vyhledávat nebo se posouvat zpět do historie zpráv a zjistit, o čem se už dříve diskutovalo. Sdílená doručená pošta vypadá hodně podobně jako osobní doručená pošta, Outlook uživatelé dobře znají. Každá konverzace se zobrazí samostatně v seznamu zpráv vlevo a kliknutím na jednu konverzaci ji otevřete v podokně čtení. Pokud uživatel označí zprávu nebo konverzaci jako přečtené, nemá vliv na to, jak se zprávy zobrazují ostatním členům skupiny, takže se nemusíte obávat, že ostatní členové ujít důležitou zprávu.
Tip: Poslední změna způsobu zobrazení a počítání zpráv v aplikaciOutlook pravděpodobně resetuje číslo, které vidíte vedle názvu skupiny v navigačním podokně Outlook skupiny. Pokud chcete toto číslo resetovat na nulu, můžete na skupinu kliknout pravým tlačítkem myši a vybrat Označit vše jako přečtené.
Teď, když máte vytvořenou skupinu, začněme novou konverzaci. Novou zprávu můžete odeslat tak, že otevřete sdílenou doručenou poštu skupiny a kliknete na Nová konverzace na pásu karet. Nebo můžete jednoduše poslat e-mail aliasu skupiny. Všichni členové skupiny si budou moct přečíst novou zprávu, kterou jste zveřejnili, a všichni členové, kteří skupinu následují, budou mít kopii vaší zprávy v jejich osobní složce doručené pošty.
Další možnosti:
-
Pokud chcete použít tuto Outlook na webu, podívejte se na stránku Outlook.
Každá skupina Microsoft 365 získá sdílenou knihovnu souborů, ve které můžete ukládat, sdílet a spolupracovat na dokumentech, sešitech, prezentacích nebo jen o jakémkoli typu souboru.
Ke knihovně souborů se můžete dostat tak, že ve skupině Outlook (v levém navigačním podokně) a kliknete na Soubory na pásu karet. Knihovna souborů se otevře v prohlížeči a odtud můžete vytvářet nové soubory, nahrávat soubory z počítače a dělat všechno ostatní, co SharePoint může knihovna dokumentů dělat. Zamyslete se nad tím, jaký druh souborů by bylo užitečné sdílet se skupinou, a nemusíte se cítit omezeni na Microsoft Office soubory. Můžete taky sdílet soubory PDF, fotky nebo jakýkoli jiný druh souboru, který by vaší skupině mohl být užitečný.
Pokud chcete soubor stáhnout nebo odstranit, stačí ho vybrat a tyto možnosti se zobrazí na panelu nástrojů nahoře.
Další možnosti:
-
Další informace o práci se soubory ve skupině najdete v tématu Sdílení souborů skupiny.
Každá skupina Microsoft 365 získá vlastní sdílený poznámkový OneNote, kde může shromažďovat nápady, spolupracovat a ukládat výzkum.
Přejděte do skupiny v Outlook tím, že ji v levém navigačním podokněOutlook na webu na dlaždici Lidé. Až tam budete, klikněte na Poznámkový blok na pásu karet a otevřete sdílený poznámkový blok skupiny.
Při prvním otevření sdíleného poznámkového bloku skupiny se otevře v prohlížeči v OneNote pro web. Můžete tam provádět úpravy nebo pokud máte OneNote 2016 a chcete ho použít, stačí kliknout na Upravit v OneNote na pásu karet. Po otevření v aplikaci OneNote se poznámkový blok synchronizuje se seznamem otevřených poznámkových bloků a vy k ní budete mít přístup přímo z OneNote, aniž byste museli nejdřív přejít do skupiny.
Zkuste se dostat do poznámkového bloku OneNote a zamyslete se nad tím, co by mohlo být užitečné pro skupinu, když bude shromažďovat nápady a spolupracovat na ní. Můžete mít třeba oddíl, který používáte ke shromažďování a přidávání komentářů k webovému obsahu, který je relevantní pro váš tým.
Poznámka: Poznámkový blok skupiny je k dispozici také na smartphonu nebo tabletu pomocí OneNote pro iOS nebo Android.
Další možnosti:
-
Pokud chcete začít s OneNote, podívejte se na základní úkoly v OneNote 2016 pro Windows.
Je pravděpodobné, že vaše skupina má události, schůzky, milníky nebo jiné položky, které by ze sdíleného kalendáře profitly. Každá skupina Microsoftu 365 má sdílený kalendář, do který vidíte a přispívají všichni členové.
Práce s kalendářem skupiny se neliší od práce s osobním kalendářem. Pokud v navigačním podokně vyberete tlačítko kalendáře, zobrazí se váš osobní kalendář a taky sdílené kalendáře všech skupin, které jste členem. Můžete zaškrtnutá políčka vedle každého kalendáře, který chcete zobrazit, a zobrazit je vedle sebe nebo překrývající se.
Přidání položky do sdíleného kalendáře funguje stejně jako v osobním kalendáři. Každá schůzka, kterou přidáte do sdíleného kalendáře, k této události pozve i ostatní členy skupiny, aby ji mohli mít ve vlastních kalendářích. Události přidané do sdíleného kalendáře skupiny se nezobrazují v osobních kalendářích ostatních členů.
Teď, když máte sdílený kalendář, zkuste přidat všechny nadcházející schůzky nebo události, na které se vaše skupina může účastnit.
Další možnosti:
-
Další informace o používání sdíleného kalendáře skupiny najdete v tématu Naplánování schůzky v kalendáři skupiny v Outlook.
Takže teď, když máte skupinu spuštěnou, kam se odtud chcete vrátit?
-
Microsoft Planner umožňuje přiřazovat a spravovat úkoly pro lidi ve vaší skupině. Další informace najdete v nápovědě k Planneru.
-
Můžete pozvat hosty z mimo vaši organizaci, aby se připojili ke skupině a spolupracovali ve skupině. Viz Přístup hostů ve Microsoft 365 skupinách.
-
Migrujte stávající distribuční seznamy do skupin Microsoftu 365. Podívejte se na článek Proč byste měli upgradovat distribuční seznamy na skupiny v Outlook.
-
Přidejte tým Microsoftu do skupiny pro trvalý chat. Viz Microsoft Teams Úvodní obrazovky.
Viz také
Máte dotazy?
Na webu Microsoft Tech Community, ve které můžete psát otázky a účastnit se konverzací Microsoft 365 skupin.
Pozorně vám nasloucháme
Ben tento článek naposledy aktualizoval 25. června 2021 na základě vaší zpětné vazby. Pokud vám to pomohlo, a hlavně pokud ne, klikněte na níže uvedené ovládací prvky zpětné vazby a nechte nám nějaké konstruktivní komentáře, abychom je mohli dál vylepšovat. Díky!
