Projekty se mohou rychle rozběhnout. Než se nadějete, z jednoduchého stavebního projektu se stane koláž menších projektů, jako je návrh, výkopové práce, práce na základech a marketing. Větší kontrolu nad projektem můžete mít tak, že v Projectu vytvoříte menší projekty a pak je propojíte do jednoho souboru Projectu, abyste viděli, jak zapadají do hlavního projektu.
V tomto článku
- Přehled hlavních projektů
- Práce s dílčími projekty v hlavním projektu
- Jaký vliv má slučování souborů na zdroje
- Další způsoby slučování souborů
Přehled hlavních projektů
Hlavní projekt si můžete představit jako kolekci sloučených projektů, ve kterých je hierarchie mezi několika souvisejícími projekty. Projekty vložené do hlavního projektu se označují jako dílčí projekty.
Po vložení dílčího projektu ho malá ikona Projectu odliší od souhrnných úkolů, které jsou součástí hlavního projektu.
V hlavním projektu se dílčí projekty zobrazují jako souhrnné úkoly, které můžete snadno uspořádat do osnovy.
Kliknutím na symbol plus vedle dílčího projektu rozbalíte úkoly dílčího projektu, které si můžete zobrazit.
Každý dílčí projekt představuje jinou fázi nebo jinou funkční skupinu hlavního projektu.
Když do hlavního projektu vložíte dílčí projekt, jsou tyto dva projekty propojené a můžete zobrazit všechny informace z hlavního projektu v dílčím projektu.
Při aktualizaci dílčího projektu z hlavního projektu se tento dílčí projekt aktualizuje i ve zdrojovém souboru. Pokud potřebujete pouze sloučit soubory a vytvořit sestavu nebo vytisknout zobrazení sloučených informací o projektech, můžete je také dočasně sloučit v zobrazení.
Vytvoření hlavního projektu a dílčích projektů vám umožní rozčlenit velký projekt a delegovat jeho části potřebným lidem. Z hlediska řízení projektů se takovým způsobem přiřazování dílčích projektů dává zodpovědnost těm, kdo práci odvedou, a spojuje autoritu s odpovědností. Z hlediska Projectu pomáhá vytvoření dílčích projektů v hlavním projektu vedoucím projektů získat přístup k částem plánu a mít nad nimi kontrolu.
Při rozhodování, jestli byste měli velký projekt rozdělit na hlavní projekt a dílčí projekty, zvažte následující:
- Projekt je velmi rozsáhlý a podrobný. Pokud váš projekt obsahuje víc než několik stovek úkolů, jeho rozdělení na dílčí projekty může usnadnit jeho správu. Pokud některé části projektu obsahují práci, která je rozčleněná podrobněji než ostatní, bude možná vhodné udělat z těchto částí dílčí projekty, aby většina uživatelů viděla jenom souhrnný popis dílčího projektu, ale zainteresované strany si ho mohly zobrazit podrobněji. Jeden soubor je téměř vždy rychlejší alternativou, ale schopnost soustředit se jenom na část projektu se může vyplatit.
- Vaše organizace není centralizovaná. V decentralizované nebo distribuované organizaci poskytuje hlavní projekt a dílčí projekty pracovníkům větší kontrolu nad vlastní prací než jeden centralizovaný soubor projektu.
- Chcete zvýšit efektivitu metod plánování ve vaší organizaci. Pokud jsou za projekt zodpovědní manažeři na nižší úrovni, kteří vědí, které úkoly jsou potřeba, bude mít větší smysl umožnit jim naplánovat práci týmů a potom sloučit projektové soubory do hlavního projektu. Pokud je plánování metodou shora dolů běžné, můžete chtít při implementaci přeorganizovat původní plán na dílčí projekty, aby jednotliví vedoucí projektů nebo týmy měli přístup ke svým vlastním plánům a měli nad nimi kontrolu.
- Pracujete na několika projektech. Vedoucí projektů můžou mít určitou sadu projektů, na kterých pracují neustále, bez ohledu na to, jestli jsou tyto projekty vzájemně propojené nebo ne. Místo toho, abyste je otevírali jeden po druhém, můžete hlavní projekt otevřít všechny najednou. Tento přístup také usnadňuje generování sestav pro více projektů. Pokud jsou projekty vzájemně propojené, projektový manažer může vytvořit závislosti mezi úkoly v různých projektech. Díky vytváření závislostí mezi projekty můžou různí vedoucí projektů snadněji zjistit, jak práce jiných projektových manažerů ovlivňuje jejich plány.
- Některé projekty jsou podřízené jiným. Hierarchii několika projektů můžete přesně znázornit vložením různých projektů do jiných souborů. Výsledná struktura dílčích projektů by měla odrážet priority a odpovědnosti členů vašeho týmu, stejně jako vzájemné vztahy mezi úkoly v různých oblastech a celkový konečný termín.
- Projekt může upravovat víc lidí. V ideálním případě je soubor projektu vlastněn, spravován a upravován jedním projektovým manažerem. Často je ale projekt součástí většího programu, který můžou potřebovat řídit manažeři na vyšší úrovni. Členové projektového týmu se můžou soustředit na svou práci tak, že ji zobrazí jako samostatný soubor, a projektový manažer, který řídí hlavní projekt, může koordinovat harmonogramy jednotlivých dílčích projektů.
Může být vhodné, aby milníky hlavního projektu řídily milníky každého týmu dílčího projektu, aby byly dodrženy koordinované plány s ohledem na konečný termín. Milníky můžete koordinovat vytvořením závislosti mezi milníky nebo zkopírováním a vložením úkolů milníků z hlavního projektu do jednotlivých dílčích projektů. - Projekt zahrnuje několik účastníků, kteří se starají o různé části projektu. Když se lidé chtějí podívat na různé podrobnosti, můžou vedoucí projektů umístit všechny soubory projektu na server a přizpůsobit různá zobrazení pro různé účastníky. Stejný soubor projektu se dá použít jako dílčí projekt v různých hlavních projektech, aby se přizpůsobily zobrazované informace.
- Chcete, aby dílčí projekty byly jen pro čtení. Přesunutím úkolů do dílčího projektu a omezením přístupu na klíčové osoby si můžete ponechat další kontrolu nad částmi projektu.
- Chcete analyzovat kritickou cestu pro každou fázi kromě celého projektu. Každý jednotlivý projekt obsahuje kritickou cestu. Sloučení více projektů do jednoho hlavního projektu usnadňuje celkový obraz několika kritických cest v hlavním projektu při zachování samostatných kritických cest pro každý dílčí projekt.
Další informace
- Vytvoření hlavního projektu propojením projektů
- Faktory určující datum dokončení projektu (kritická cesta)
Práce s dílčími projekty v hlavním projektu
Po vložení dílčího projektu do hlavního projektu se dílčí projekt v seznamu úkolů zobrazí jako souhrnný úkol a v poli Indikátory se zobrazí indikátor ikony projektu. Dílčí projekt je odsazený na úrovni osnovy řádku, do kterého ho vkládáte, můžete ho ale odsadit nebo zmenšit stejně jako u kteréhokoli jiného úkolu. Protože je dílčí projekt reprezentován jako souhrnný úkol, nemůžete upravit jeho souhrnné informace, ale můžete rozbalit osnovu a zobrazit úkoly dílčího projektu a upravit informace o projektu v souboru hlavního projektu.
Poznámka
Formátování, které jste použili u souhrnných úkolů nebo pruhů Ganttova diagramu v dílčím projektu, se v hlavním projektu nezobrazí. Informace o formátování jsou uloženy v každém souboru a musí být použity samostatně pro hlavní projekt.
Když uložíte hlavní projekt, změny provedené v dílčím projektu se uloží taky do jeho zdrojového souboru. Pokud chcete pracovat přímo se zdrojovým souborem a neotvírat soubor hlavního projektu, změny ve zdrojovém souboru dílčího projektu se automaticky aktualizují v souboru hlavního projektu.
Poznámka
Pokud už nepotřebujete hlavní projekt a dílčí projekt synchronizovat, můžete jejich propojení zrušit. Pokud provedete změny v dílčím nebo hlavním projektu, druhý soubor zůstane beze změn.
Další informace
Jaký vliv má slučování souborů na zdroje
Po sloučení souborů do hlavního souboru projektu zůstanou zdroje obou souborů oddělené, stejně jako úkoly dílčího projektu zůstávají v dílčím projektu. Můžete změnit informace o zdrojích v hlavním projektu a změny se replikují do zdrojového souboru dílčího projektu. Můžete zobrazit všechny zdroje v hlavním projektu a dílčích projektech společně v zobrazení Seznam zdrojů , nemůžete ale zdroj přiřadit k jinému projektu, než je dílčí projekt, ze kterého vzešel.
Poznámka
Pokud jsou stejné zdroje použity ve více dílčích projektech, zobrazí se duplicitní názvy zdrojů, protože zdroje nejsou sloučeny. Pokud ale chcete přiřadit zdroje v různých dílčích projektech a vyřešit duplicitní názvy zdrojů, můžete je sloučit do fondu zdrojů a zpřístupnit je pro ostatní soubory.
Další způsoby slučování souborů
Hlavní projekty a dílčí projekty umožňují vytvářet hierarchie projektů, které odrážejí vztahy mezi nimi a v některých případech i strukturu organizace. Pro sloučení souborů projektu ale můžete mít jiné důvody. Můžete je třeba chtít dočasně sloučit pro rychlou revizi nebo tisk.
Sloučení nesouvisejících souborů
Sloučené soubory použijte, pokud chcete sloučit víc souborů v jednom okně, ať už spolu souvisejí nebo ne. Sloučení nesouvisejících souborů do sloučeného projektu usnadňuje zobrazení informací z více projektů v různých zobrazeních a jejich tisk. Soubory projektu můžete sloučit, pokud potřebujete sledovat mnoho probíhajících projektů, například vývoj různých produktů ve stejnou dobu. Lze je řadit a seskupovat podle názvů produktů, konečných termínů projektů a vedoucích a vyhledat a vyhodnotit tak konkrétní informace, které potřebujete. Můžete si například vytisknout zobrazení Ganttův diagram, které obsahuje všechny vaše projekty.
Vytvoření pracovního prostoru
Alternativou ke slučování projektů je vytvoření pracovního prostoru obsahujícího jednotlivé soubory projektu, z nichž každý se otevře ve vlastním okně. Pracovní prostor použijte, pokud často pracujete se stejnými projektovými soubory a nechcete je sloučit do jednoho velkého projektu.
Když soubory otevřete a uložíte jako pracovní prostor, Project uloží soubory spolu s jejich aktuálním nastavením do jednoho souboru pracovního prostoru. Když pak otevřete soubor pracovního prostoru, otevřete najednou všechny zahrnuté soubory. Každý projekt má na hlavním panelu své vlastní tlačítko, které usnadňuje přepínání z jednoho projektu na jiný.
Chcete-li vytvořit pracovní prostor, vyberte nebo otevřete soubory projektu a poté zvolte Soubor>pro uložení pracovního prostoru.