Import plánu z Excelu do Směn

Tento článek se týká manažerů prvního kontaktu.

K přenesení plánů do aplikace Směny můžete použít excelový sešit. Import plánu z Excelu do Směn vám může pomoct rychleji nastavit tým, zvlášť pokud řídíte velký tým.  

V tomto článku

Přehled

Krok 1: Stažení excelové šablony

Krok 2: Vyplnění plánu v Excelu

Krok 3: Nahrání excelového souboru

Zobrazení a oprava chyb importu

Šablona Excelu

Přehled

Při importu z Excelu můžete provádět následující akce, které byste jinak v aplikaci Směny prováděli ručně:

• Přiřaďte každému členovi týmu směny a volno.
• Přidejte otevřené směny. 
• Uspořádejte směny podle skupin.
• Přidejte členy týmu do skupin. 
• Přidejte poznámky pro daný den.

Pokud dáváte přednost ručnímu vyplňování plánu, přečtěte si článek Vytvoření týmového plánu ve Směnách a Přidání směn do plánu v aplikaci Směny.

Nejdřív zadáte informace o plánu do excelového sešitu a pak sešit nahrajete a naimportujete ho do Směn. Aplikace Směny obsahuje excelovou šablonu, kterou si můžete stáhnout a použít k zadání informací o plánu.

Můžete buď vytvořit nový soubor založený na šabloně, nebo přímo do šablony přidat informace o plánu. Pokud používáte šablonu, nezapomeňte před nahráním souboru odstranit ukázková data, která obsahuje.  
 

Krok 1: Stažení excelové šablony

1. V desktopové nebo webové aplikaci Směny přejděte v pravém horním rohu plánu na Další možnosti, > Další možnostiImportovat plán.

2. Na stránce Plán importu vyberte odkaz pro stažení šablony a stáhněte si excelovou šablonu.

   Ve výchozím nastavení se soubor uloží do složky Stažené soubory v počítači pod následujícím názvem: ImportScheduleTemplate_<ID týmu>.xlsx.

Krok 2: Vyplnění plánu v Excelu

1. Přečtěte si pokyny k šabloně a podívejte se do části zaměřené na šablony Excelu v tomto článku, kde najdete podrobné informace o přidání informací o plánu. 
2. Vyplňte si rozvrh v Excelu.

Krok 3: Nahrání excelového souboru

1. Po přidání informací o plánu je můžete importovat do aplikace Směny. Na stránce plánu importu vyberte Nahrát.

2. V dialogovém okně Nahrát excelový soubor zvolte Nahrát soubor. Přejděte na místo, kam jste excelový sešit uložili, a vyberte Otevřít.

3. Po odeslání souboru můžete zkontrolovat stav odesílání a podrobnosti v tabulce Historie importu . Ve sloupci Stav uvidíte jeden z následujících stavů:

   • Import označuje, že váš plán byl úspěšně importován, a nyní se zobrazí v kalendáři Směn.
   • Chyba označuje, že váš plán obsahuje chyby a nebyl importován nebo byl importován částečně. Pokud se plán částečně importoval, uvidíte ve sloupci Stav odkaz Stáhnout sestavu. Přečtěte si, jak zobrazit a opravit chyby importu.  

   Důležité

   Tabulka zobrazuje stav posledních 10 odeslání od vašeho týmu za posledních 30 dní. Můžete vidět nahrané soubory od vás a dalších manažerů prvního kontaktu ve vašem týmu. Pokud několik manažerů prvního kontaktu ve vašem týmu importuje plány do Směn, nezapomeňte zkontrolovat stav nahrávání, než se odebere z tabulky.

Zobrazení a oprava chyb importu

Pokud se při importu excelového souboru z tabulky Historie importu zobrazuje stav Chyba , zobrazte a opravte chyby importu následujícím postupem.    

1. Ve sloupci Stav vyberte Stáhnout sestavu a stáhněte soubor chyby Excelu.

   Ve výchozím nastavení se soubor uloží do složky Stažené soubory v počítači pod následujícím názvem: ImportScheduleErrors_<ID> týmu.xls.

2. Otevřete soubor a přejděte na list Chyby . Každý řádek označuje místo chyby a to, co je potřeba opravit.

   

3. Přejděte na list Směny, Otevřít směny nebo Volno a opravte chyby. Umístění chyb jsou zvýrazněná červeně.

   

   V tomto příkladu je směna delší než 24 hodin. Pokud chcete chybu opravit, změňte počáteční nebo koncové datum směny.

4. Až chyby opravíte, uložte soubor a pak ho znovu naimportujte do aplikace Směny.

Šablona Excelu

Šablona Excelu vám pomůže vytvořit plán v Excelu. Šablona obsahuje následující listy:

• Pokyny: Pokyny k zadání informací o plánu
• Směny, volno a otevřené směny: Pro přidání směn, volna a otevřených směn.
• Poznámky ke dni: Pro zadávání poznámek, které se vztahují ke konkrétnímu dni. 
• Členové: Seznam lidí z vašeho týmu, kterým můžete přiřadit směny, jen pro čtení. 

Můžete také vytvořit svůj vlastní excelový sešit se strukturou popsanou na listech Směny, Volno, Otevřené směny a Denní poznámky .

List Směny

Na listu Shifts se každá směna zobrazuje jako řádek s 12 sloupci. Tady jsou podrobnosti o sloupcích a o tom, jak je používat. 

Sloupec	Vlastnost	Type (Typ)	Popis	Vstup	Příklad
A	Člen	Nepovinné	Jméno člena týmu přiřazeného ke směně.	Zadejte jméno člena týmu.	Martin Fitzgerald
B	Pracovní Email	Povinné	Email adresa člena týmu.	Zadejte e-mailovou adresu člena týmu.	mfitzgerald@contoso.com
C	Skupina	Povinné	Plánovací skupina, do které patří člen týmu.	Zadejte text, čísla nebo speciální znaky. Můžete přidat novou nebo existující skupinu.	Kožená galanterie
D	Datum zahájení	Povinné	Datum, kdy směna začíná.	Formát: dd. mm. rrrr dd/mm/rrrr	08/13/2024 13/08/2024
E	Čas zahájení	Povinné	Čas zahájení směny.	Formát: 12h 24h	8:30 8:30 hod. 8:30
Pá	Datum ukončení	Povinné	Datum, kdy směna končí.	Formát: dd. mm. rrrr dd/mm/rrrr	08/13/2024 13/08/2024
G	Čas ukončení	Povinné	Čas ukončení směny.	Formát: 12h 24h	15:45 15:45 15:45
H	Barva motivu	Nepovinné	Barva pro kategorizaci směny.	Zadejte jednu z následujících možností: 1. Bílá 2. Modrá 3. Zelená 4. Fialová 5. Růžová 6. Žlutá 7. Šedá 8. Modrá 9. Tmavě zelená 10. Tmavě fialová 11. Tmavě růžová 12. Tmavě žlutá	2. Modrá
K	Vlastní popisek	Nepovinné	Popisek pro přizpůsobení směny.	Zadejte text, čísla nebo speciální znaky. Maximálně 23 znaků	Drobná kožená galanterie
J	Neplacená přestávka (minuty)	Nepovinné	Délka přestávky na směnu v minutách.	Zadejte číslo (v minutách), které je kratší než doba trvání směny.	45
tis.	Poznámky	Nepovinné	Poznámky pro členy týmu k tomuto konkrétnímu posunu.	Zadejte text, čísla nebo speciální znaky. Maximálně 500 znaků.	Použijte náš nový systém k vyžádání doručení položek do našeho obchodu.
L	Sdílené	Povinné	Možnost sdílet směnu s týmem ihned po importu informací.	Vyberte Sdílené nebo Nesdílené. Pokud se rozhodnete směnu po importu nesdílet, můžete ji po importu sdílet pomocí možnosti Sdílet s týmem v aplikaci Směny.	Nesdílené

List s volným časem

Na listu Volna se každá položka pracovního volna zobrazuje jako řádek s 11 sloupci. Tady jsou podrobnosti o sloupcích a o tom, jak je používat.  

Sloupec	Vlastnost	Type (Typ)	Popis	Vstup	Příklad
A	Člen	Nepovinné	Jméno člena týmu, který má volno.	Zadejte jméno člena týmu.	Martin Fitzgerald
B	Pracovní Email	Povinné	Email adresa člena týmu.	Zadejte e-mailovou adresu člena týmu.	mfitzgerald@contoso.com
C	Datum zahájení	Povinné	Datum, kdy začíná pracovní volno.	Formát: mm/dd/rrrr dd/mm/rrrr	08/13/2024 13/08/2024
D	Čas zahájení	Povinné	Doba, od které začíná volno.	Formát: 12h 24h	12:00 12:00 hod. 00:00
E	Datum ukončení	Povinné	Datum, kdy končí pracovní volno.	Formát: mm/dd/rrrr dd/mm/rrrr	08/20/2024 20/08/2024
Pá	Čas ukončení	Povinné	Doba, kdy končí volno.	Formát: 12h 24h	12:00 12:00 hod. 00:00
G	Důvod volna	Povinné	Důvod, který ospravedlňuje volno.	Zadejte důvod volna ze seznamu důvodů volna, které jsou k dispozici v nastavení aplikace Směny pro váš tým.	Dovolené
H	Barva motivu	Nepovinné	Barva pro kategorizaci volna.	Zadejte jednu z následujících možností: 1. Bílá 2. Modrá 3. Zelená 4. Fialová 5. Růžová 6. Žlutá 7. Šedá 8. Modrá 9. Tmavě zelená 10. Tmavě fialová 11. Tmavě růžová 12. Tmavě žlutá	7. Šedá
K	Poznámky	Nepovinné	Poznámky pro člena týmu týkající se jeho volna.	Zadejte text, čísla nebo speciální znaky. Maximálně 500 znaků.	Užijte si svátky.
J	Sdílené	Povinné	Možnost sdílet volno se členem týmu ihned po importu informací.	Vyberte Sdílené nebo Nesdílené. Pokud se rozhodnete směnu po importu nesdílet, můžete ji po importu sdílet pomocí možnosti Sdílet s týmem v aplikaci Směny.	Sdílený

Otevření listu Směny

Na otevřeném listu Směny se každá otevřená směna zobrazuje jako řádek s 11 sloupci. Tady jsou podrobnosti o sloupcích a o tom, jak je používat.  

Sloupec	Vlastnost	Type (Typ)	Popis	Vstup	Příklad
A	Skupina	Povinné	Skupina plánování, ze které lze požádat o otevřenou směnu.	Zadejte text, čísla nebo speciální znaky. Můžete přidat novou nebo existující skupinu.	Kožená galanterie
B	Datum zahájení	Povinné	Datum, kdy začíná otevřená směna.	Formát: mm/dd/rrrr dd/mm/rrrr	08/13/2024 13/08/2024
C	Čas zahájení	Povinné	Čas zahájení otevřené směny.	Formát: 12h 24h	8:30 8:30 hod. 8:30
D	Datum ukončení	Povinné	Datum, kdy končí otevřená směna.	Formát: mm/dd/rrrr dd/mm/rrrr	08/13/2024 13/08/2024
E	Čas ukončení	Povinné	Čas ukončení otevřené směny.	Formát: 12h 24h	15:45 15:45 15:45
Pá	Otevřené sloty	Povinné	Počet otevřených směn, které si členové skupiny můžou vyžádat.	Zadejte číslo od 1 do 255.	2
G	Barva motivu	Nepovinné	Barva pro kategorizaci otevřené směny.	Zadejte jednu z následujících možností: 1. Bílá 2. Modrá 3. Zelená 4. Fialová 5. Růžová 6. Žlutá 7. Šedá 8. Modrá 9. Tmavě zelená 10. Tmavě fialová 11. Tmavě růžová 12. Tmavě žlutá	6. Žlutá
H	Vlastní popisek	Nepovinné	Popisek pro přizpůsobení otevřeného směny.	Zadejte text, čísla nebo speciální znaky. Maximálně 23 znaků	Drobná kožená galanterie
K	Neplacená přestávka (minuty)	Nepovinné	Délka přestávky na směnu v minutách.	Zadejte číslo (v minutách), které je kratší než doba trvání směny.	45
J	Poznámky	Nepovinné	Poznámky pro členy týmu k této konkrétní otevřené směně	Zadejte text, čísla nebo speciální znaky. Maximálně 500 znaků.	Použijte náš nový systém k vyžádání doručení položek do našeho obchodu.
tis.	Sdílené	Povinné	Možnost sdílet směnu se členem týmu, jakmile se informace naimportují.	Vyberte Sdílené nebo Nesdílené. Pokud se rozhodnete směnu po importu nesdílet, můžete ji po importu sdílet pomocí možnosti Sdílet s týmem v aplikaci Směny.	Nesdílené

List s denními poznámkami

Ke každému dni můžete přidat poznámku. 

Sloupec	Vlastnost	Type (Typ)	Popis	Vstup	Příklad
A	Datum	Povinné	Datum, ke kterému se má poznámka zobrazit v rozvrhu.	Formát: mm/dd/rrrr dd/mm/rrrr	08/13/2024 13/08/2024
B	Poznámka:	Povinné	Pošlete zprávu svému týmu.	Zadejte text, čísla nebo speciální znaky. Maximálně 500 znaků.	Školení na místě

V aplikaci Směny se poznámky zobrazí v horní části plánu pod datem.

Pro správce IT

Směny pro vaši organizaci prvního kontaktu