Forkert stavede ord, efterstillede mellemrum, uønskede præfikser, forkert brug af små og store bogstaver og tegn, som ikke udskrives, giver et dårligt førstehåndsindtryk. Og det er ikke engang en fyldestgørende liste over måder, dine data kan beskadiges på. Rul ærmerne op. Det er tid til en forårsrengøring i dine regneark med Microsoft Excel.
Grundlæggende om rensning af dine data
Du har ikke altid kontrol over formatet og typen af data, du importerer fra en ekstern datakilde, f.eks. en database, en tekstfil eller en webside. Før du kan analysere dataene, skal du ofte rydde op i dem. Heldigvis har Excel mange funktioner til at hjælpe dig med at få data i præcis det format, du ønsker. Nogle gange er opgaven ligetil, og der er en bestemt funktion, der gør jobbet for dig. Du kan f.eks. nemt bruge stavekontrollen til at fjerne stavefejl i kolonner, der indeholder kommentarer eller beskrivelser. Hvis du vil fjerne dublerede rækker, kan du nemt gøre dette ved hjælp af dialogboksen Fjern dubletter .
Andre gange kan der være behov for at manipulere en eller flere kolonner ved hjælp af en formel, som konverterer de importerede værdier til nye værdier. Hvis du f.eks. vil fjerne efterstillede mellemrum, kan du oprette en ny kolonne for at rydde dataene ved hjælp af en formel, hvor du udfylder den nye kolonne, konverterer den nye kolonnes formler til værdier og derefter fjerner den oprindelige kolonne.
De grundlæggende trin til at rense data er som følger:
Importér dataene fra en ekstern datakilde.
Opret en sikkerhedskopi af de oprindelige data i en separat projektmappe.
Sørg for, at dataene er i tabelform bestående af rækker og kolonner med: ensartede data i hver kolonne, alle kolonner og rækker synlige og ingen tomme rækker i området. Du får de bedste resultater, hvis du bruger en Excel-tabel.
Udfør opgaver, der ikke kræver kolonnemanipulation først, f.eks. stavekontrol eller brug af dialogboksen Søg og erstat.
Dernæst skal udføre opgaver, der kræver kolonnemanipulation. De generelle trin til at manipulere en kolonne er følgende:
- Indsæt en ny kolonne (B) ved siden af den oprindelige kolonne (A), der skal renses.
- Tilføj en formel, der transformerer dataene, øverst i den nye kolonne (B).
- Udfyld med formlen nedad i den nye kolonne (B). Der oprettes automatisk en beregnet kolonne med værdier udfyldt nedad i en Excel-tabel.
- Markér den nye kolonne (B), kopiér den, og sæt den derefter ind som værdier i den nye kolonne (B).
- Fjern den oprindelige kolonne (A), hvilket konverterer den nye kolonne fra B til A.
Hvis du jævnligt vil rense den samme datakilde, skal du overveje at indspille en makro eller skrive kode for at automatisere hele processen. Der er også en række eksterne tilføjelsesprogrammer skrevet af tredjepartsudbydere af leverandører, der er angivet i sektionen Tredjepartsudbydere, som du kan overveje at bruge, hvis du ikke selv har tiden eller ressourcerne til at automatisere processen.
| Flere oplysninger | Beskrivelse |
|---|---|
| Udfyld regnearksceller automatisk med data | Viser, hvordan du bruger kommandoen Udfyld. |
|
Opret og formatér tabeller Rediger størrelsen på en tabel ved at tilføje eller fjerne rækker og kolonner Brug af beregnede kolonner i en Excel-tabel |
Vis, hvordan du opretter en Excel-tabel og tilføjer eller sletter kolonner eller beregnede kolonner. |
| Opret en makro | Viser flere måder til at automatisere gentagne opgaver ved hjælp af en makro. |
Stavekontrol
Du kan ikke kun bruge stavekontrol til at finde forkert stavede ord, men også til at finde værdier, der ikke anvendes på en ensartet måde, f.eks. produkt- eller firmanavne, ved at føje disse værdier til en brugerordbog.
| Flere oplysninger | Beskrivelse |
|---|---|
| Kontrollér stavning og grammatik | Viser, hvordan du kan rette forkert stavede ord i et regneark. |
| Brug brugerordbøger til at føje ord til stavekontrollen | Forklarer, hvordan du bruger brugerordbøger. |
Fjern dublerede rækker
Dublerede rækker er et almindeligt problem, når du importerer data. Det er en god ide starte med at filtrere for entydige værdier for at bekræfte, at resultaterne er, som du ønsker, før du fjerner dublerede værdier.
| Flere oplysninger | Beskrivelse |
|---|---|
| Filtrér entydige værdier eller fjern dublerede værdier | Viser to tæt beslægtede procedurer: hvordan du filtrerer for entydige rækker og fjerner dublerede rækker. |
Søg efter og erstat tekst
Du ønsker måske at fjerne en almindeligt forekommende foranstillet streng, f.eks. et navn efterfulgt af et kolon og mellemrum eller et suffiks, f.eks. et parentetisk udtryk i slutningen af strengen, som er forældet eller overflødigt. Det kan du gøre ved at søge efter forekomster af teksten og derefter erstatte dem med ingen tekst eller anden tekst.
| Flere oplysninger | Beskrivelse |
|---|---|
|
Kontrollér, om en celle indeholder tekst (der skelnes ikke mellem store og små bogstaver) Kontrollér, om en celle indeholder tekst (der skelnes mellem store og små bogstaver) |
Viser, hvordan du kan bruge kommandoen Søg og flere funktioner til at søge efter tekst. |
| Fjern tegn fra tekst | Viser, hvordan du kan bruge kommandoen Erstat og flere funktioner til at fjerne tekst. |
| Søg efter og erstat tekst og tal i et regneark | Vis hvordan man bruger dialogboksene Søg og Erstat. |
|
FIND, FINDB SØG, SØGB ERSTAT, ERSTATB UDSKIFT VENSTRE, VENSTREB HØJRE, HØJREB LÆNGDE, LÆNGDEB MIDT, MIDTB |
Disse er de funktioner, du kan bruge til at udføre forskellige strengmanipulationsopgaver såsom at søge efter og erstatte en understreng i en streng, udtrække dele af en streng eller fastlægge længden af en streng. |
Sådan udskifter du store bogstaver med små eller omvendt i teksten
Nogle gange kommer tekst i en blandet pose, især når det drejer sig om tekst. Ved hjælp af en eller flere af de tre funktioner til store og små bogstaver kan du konvertere tekst til små bogstaver, f.eks. mailadresser, store bogstaver, f.eks. produktkoder, eller store bogstaver, f.eks. navne eller bogtitler.
| Flere oplysninger | Beskrivelse |
|---|---|
| Udskift store bogstaver med små eller omvendt i teksten | Viser, hvordan du bruger de tre funktioner til store/små bogstaver. |
| SMÅ.BOGSTAVER | Konverterer alle store bogstaver i en tekststreng til små bogstaver. |
| STORT.FORBOGSTAV | Konverterer det første bogstav i en tekststreng og bogstaver i tekst efter tegn, der ikke er bogstaver, til stort bogstav. Konverterer alle andre bogstaver til små bogstaver. |
| STORE.BOGSTAVER | Konverterer tekst til store bogstaver. |
Fjerner mellemrum og tegn, der ikke udskrives, fra teksten
Nogle gange indeholder tekstværdier foranstillede, efterstillede eller flere integrerede mellemrumstegn (Unicode-tegnsætværdierne 32 og 160) eller tegn, som ikke udskrives (Unicode-tegnsætværdierne 0 til 31, 127, 129, 141, 143, 144 og 157). Disse tegn kan medføre uventede resultater, når du sorterer, filtrerer eller søger. For eksempel kan brugerne i den eksterne datakilde lave typografiske fejl ved uforvarende at tilføje ekstra mellemrumstegn, eller importerede tekstdata fra eksterne kilder kan indeholde tegn, som ikke udskrives, og som er integreret i teksten. Da disse tegn ikke er nemme at bemærke, kan de uventede resultater være svære at forstå. Hvis du vil fjerne disse uønskede tegn, kan du bruge en kombination af funktionerne FJERN.OVERFLØDIGE.BLANKE, RENS og ERSTAT.
| Flere oplysninger | Beskrivelse |
|---|---|
| KODE | Returnerer en numerisk kode for det første tegn i en tekststreng |
| RENS | Fjerner de første 32 tegn, der ikke kan udskrives, i 7-bit ASCII-koden (værdierne 0 til 31) fra teksten. |
| TRIM | Fjerner 7-bit ASCII-mellemrumstegnet (værdi 32) fra teksten. |
| UDSKIFT | Du kan bruge funktionen UDSKIFT til at erstatte de højeste Unicode-tegnværdier (værdierne 127, 129, 141, 143, 144, 157 og 160) med 7-bit ASCII-tegn, som funktionerne TRIM og RENS blev udviklet til. |
Løs problemer med tal og nummertegn
Der er to primære problemer med tal, som muligvis kræver, at du renser dataene: hvis tallet utilsigtet er blevet importeret som tekst, og det negative tegn skal ændres til standarden for organisationen.
| Flere oplysninger | Beskrivelse |
|---|---|
| Konvertere tal, der er gemt som tekst, til tal | Viser, hvordan du konverterer tal, der er formateret og gemt i celler som tekst, hvilket kan medføre problemer med beregninger eller forårsage forvirrende sorteringsrækkefølger, til talformat. |
| KR | Konverterer et tal til tekstformat og anvender et valutasymbol. |
| TEKST | Konverterer en værdi til tekst i et bestemt talformat. |
| FAST | Afrunder et tal til et angivet antal decimaler, formaterer tallet i decimalformat med komma og punktummer og returnerer resultatet som tekst. |
| VÆRDI | Konverterer en tekststreng, der repræsenterer et tal, til et tal. |
Sådan retter du datoer og klokkeslæt
Fordi der er så mange forskellige datoformater, og fordi disse formater kan forveksles med delkoder for tal/bogstaver eller andre strenge, der indeholder skråstreger eller bindestreger, skal datoer og klokkeslæt ofte konverteres og omformateres.
| Flere oplysninger | Beskrivelse |
|---|---|
| Skift datosystem, format eller fortolkning af tocifret årstal | Beskriver, hvordan datosystemet fungerer i Office Excel. |
| Konvertér klokkeslæt | Viser, hvordan du konverterer mellem forskellige klokkeslætsenheder. |
| Konverter datoer, der er gemt som tekst, til datoer | Viser, hvordan du konverterer datoer, der er formateret og gemt i celler som tekst, hvilket kan medføre problemer med beregninger eller forårsage forvirrende sorteringsrækkefølger, til datoformat. |
| DATO | Returnerer det sekventielle serienummer, der repræsenterer en bestemt dato. Hvis celleformatet var Generelt, før funktionen blev anvendt, formateres resultatet som en dato. |
| DATOVÆRDI | Konverterer en dato i form af tekst til et serienummer |
| KLOKKESLÆT | Returnerer decimaltallet for et bestemt klokkeslæt. Hvis celleformatet var Generelt, før funktionen blev anvendt, formateres resultatet som en dato. |
| TIDSVÆRDI | Returnerer decimaltallet for det klokkeslæt, der repræsenteres af en tekststreng. Decimaltallet er en værdi mellem 0 (nul) og 0,99999999, der repræsenterer klokkeslæt mellem 00:00:00 og 23:59:59. |
Fletning og opdeling af kolonner
En almindelig opgave efter import af data fra en ekstern datakilde er enten at flette to eller flere kolonner til én eller opdele en kolonne i to eller flere kolonner. Det kan f.eks. være, at du vil opdele en kolonne, der indeholder et fuldt navn, i et for- og efternavn. Eller du ønsker måske at opdele en kolonne, der indeholder et adressefelt, i separate kolonner for gade, by, område og postnummer. Det kan også være tilfældet omvendt. Du vil måske flette en kolonne med fornavn og efternavn til en kolonne med fuldt navn eller kombinere separate adressekolonner til én kolonne. Andre fælles værdier, der kan kræve fletning til én kolonne eller opdeling i flere kolonner, omfatter produktkoder, filstier og IP-adresser (Internet Protocol).
| Flere oplysninger | Beskrivelse |
|---|---|
|
Kombinér for- og efternavn Formatér tekst og tal. Kombiner tekst med en dato eller et klokkeslæt Kombiner to eller flere kolonner ved hjælp af en funktion |
Vis typiske eksempler på at kombinere værdier fra to eller flere kolonner. |
| Opdel tekst i forskellige kolonner med guiden Konverter tekst til kolonner | Viser, hvordan du bruger denne guide til at opdele kolonner baseret på forskellige almindelige afgrænsere. |
| Opdel tekst i forskellige kolonner med funktioner | Viser, hvordan du bruger funktionerne VENSTRE, MIDT, HØJRE, SØG OG LÆNGDE til at opdele en navnekolonne i to eller flere kolonner. |
| Kombiner eller opdel indholdet af celler | Viser, hvordan du kan bruge funktionen SAMMENKÆDNING, operatoren & (og-tegn) og guiden Konverter tekst til kolonner. |
| Flet celler eller del flettede celler | Viser, hvordan du bruger kommandoerne Flet celler, Flet på tværs og Flet og centrer. |
| SAMMENKÆDNING | Sammenkæder to eller flere tekststrenge i én tekststreng. |
Transformér og omarranger kolonner og rækker
De fleste analyse- og formateringsfunktioner i Office Excel antager, at dataene findes i en enkelt, flad todimensionel tabel. Nogle gange vil du måske gøre rækkerne til kolonner og kolonnerne til rækker. Andre gange er dataene ikke engang struktureret i tabelformat, og du har brug for en metode til at transformere dataene fra ikke-tabelformat til tabelformat.
| Flere oplysninger | Beskrivelse |
|---|---|
| TRANSPONER | Returnerer et lodret celleområde som et vandret område eller omvendt. |
Afstem tabeldata ved at sammenkæde eller matche
Nogle gange bruger databaseadministratorer Office Excel til at finde og rette matchfejl, når to eller flere tabeller bliver sammenføjet. Dette kan omfatte at afstemme to tabeller fra forskellige regneark, f.eks. for at se alle poster i begge tabeller eller for at sammenligne tabellerne og finde rækker, der ikke matcher.
| Flere oplysninger | Beskrivelse |
|---|---|
| Slå værdier op på en dataliste | Viser almindelige metoder til at slå data op ved hjælp af opslagsfunktionerne. |
| SLÅ.OP | Returnerer en værdi fra et område med én række eller én kolonne eller fra en matrix. Funktionen SLÅ.OP har to syntaksformer: vektorformen og matrixformen. |
| VOPSLAG | Søger efter en værdi i den øverste række i en tabel eller en matrix med værdier, og returnerer derefter en værdi i den samme kolonne fra en række, du angiver i tabellen eller matricen. |
| LOPSLAG | Søger efter en værdi i den første kolonne i en tabelmatrix og returnerer en værdi i den samme række fra en anden kolonne i tabelmatricen. |
| INDEKS | Returnerer en værdi eller referencen til en værdi fra en tabel eller et område. Funktionen INDEKS har to syntaksformer: matrixform og referenceform. |
| SAMMENLIGN | Returnerer den relative placering af et element i en matrix, der svarer til en bestemt værdi i en bestemt rækkefølge. Brug SAMMENLIGN i stedet for en af opslagsfunktionerne, når du skal bruge placeringen af et element i et område i stedet for selve elementet. |
| FORSKYDNING | Returnerer en reference til et område, som er et angivet antal rækker og kolonner, fra en celle eller et celleområde. Den reference, der returneres, kan være en enkelt celle eller et celleområde. Du kan angive det antal rækker og kolonner, der skal returneres. |
Tredjepartsudbydere
Følgende er en ufuldstændig liste over tredjepartsudbydere, der har produkter, som bruges til at rense data på en række forskellige måder.
Bemærk
Microsoft yder ikke support på tredjepartsprodukter.