Brugerdefinerede skabeloner i Microsoft Planner giver dig mulighed for at omdanne en eksisterende plan til en skabelon, der kan genbruges, til din gruppe. Skabeloner hjælper med at standardisere arbejdet, fremskynde oprettelsen af planer og gøre det nemmere at dele bedste praksis-arbejdsprocesser.
Med brugerdefinerede skabeloner kan du:
- Opret en skabelon, der kan genbruges, ud fra en eksisterende Planner-plan.
- Vælg, hvilke felter der kopieres til nye planer.
- Del skabeloner med en Microsoft 365-gruppe, så andre kan genbruge dem. Brugerdefinerede skabeloner er bedst egnet til gentaget arbejde, f.eks. projekt-kickoffs, onboarding-arbejdsprocesser, kampagneplanlægning eller operationelle tjeklister.
Inden du går i gang
Før du bruger brugerdefinerede skabeloner, skal du kontrollere følgende:
- Du har adgang til Microsoft Planner.
- Den plan, du vil lave om til en skabelon, er grupperet understøttet.
- Du er medlem af en Microsoft 365-gruppe, som du vil dele planen med. Skabeloner gemmes sammen med den gruppe, du deler dem med, og adgang er bundet til gruppemedlemskab.
Opret en brugerdefineret skabelon ud fra en eksisterende plan
Start med en plan, du allerede har konfigureret, eller opret en ny grundlæggende plan for at omdanne den til en brugerdefineret skabelon.
Sådan opretter du en skabelon:
- Åbn den plan, du vil genbruge, i Planner.
- Vælg Del i øverste højre hjørne.
- Vælg Udgiv som skabelon.
- Angiv et skabelonnavn og en beskrivelse.
- Vælg den Microsoft 365-gruppe, du vil dele skabelonen med.
- Vælg, hvilke felter i planen du vil medtage. Som standard er alle opgaver inkluderet.
- Vælg Publicer. Når skabelonen er publiceret, er den tilgængelig for medlemmer af den valgte gruppe.
Vælg, hvad der kopieres
Når du publicerer en skabelon, kan du bestemme, hvilke elementer der kopieres til nye planer, der oprettes ud fra den pågældende skabelon. Tilgængelige indstillinger kan omfatte:
- Mål
- Buckets
- Opgaver
- Opgaveetiketter
- Opgavebemærkninger
- Opgavetjeklister
- Vedhæftede filer til opgaver
Kun de elementer, du vælger, kopieres, når et medlem opretter en ny plan ud fra skabelonen. Opgavestatus og fremdrift nulstilles i den nye plan.
Bemærk! Vedhæftede filer til opgaver kopieres som links.
Opret en ny plan ud fra en brugerdefineret skabelon
Når en skabelon er publiceret, kan alle i den delte gruppe bruge den til at oprette en ny plan.
Opret en plan ved hjælp af en brugerdefineret skabelon:
- Åbn Planner.
- Begynd at oprette en ny plan.
- Under kategorien "Vælg en skabelon" skal du gå til Delt eller Oprettet af mig, som viser skabeloner, der enten deles med dig, eller som er blevet oprettet af dig.
- Vælg den skabelon, du vil bruge.
- Bekræft, og konfigurer plandetaljerne. Planner opretter en ny plan med den struktur, der er defineret i skabelonen.
Del og administrer skabeloner
Brugerdefinerede skabeloner deles på gruppeniveau:
- Alle medlemmer af gruppen kan se og bruge skabelonen.
- Skabeloner forbliver tilgængelige, så længe gruppen eksisterer. Hvis en skabelon skal ændres, skal du opdatere den underliggende plan og publicere en ny skabelonversion. Eksisterende planer, der er oprettet ud fra en skabelon, påvirkes ikke af fremtidige ændringer af skabelonen.
Slette en brugerdefineret skabelon
Når en skabelon er publiceret, kan alle i den delte gruppe slette skabelonen.
Sådan sletter du en skabelon:
- Åbn Planner.
- Gå til Opret en plan.
- Under kategorien "Vælg en skabelon" skal du gå til Delt eller **Oprettet af mig **og identificere, hvilken skabelon du vil slette.
- Klik på ... for at åbne indstillingen **Slet skabelon.
- Klik på Slet for at bekræfte sletning af skabelonen. Den opdaterede skabelon er tilgængelig for medlemmer af gruppen. Planer, der allerede er oprettet ud fra skabelonen, ændres ikke.
Almindelige scenarier
Brugerdefinerede skabeloner er nyttige, når du vil:
- Sørg for ensartet konfiguration ved tilbagevendende arbejde.
- Reducer den tid, der bruges på at oprette planer fra bunden.
- Del dokumenterede arbejdsprocesser med dit team. Eksempler inkluderer marketinglanceringer, sprintplanlægning, onboardingplaner og operationelle strategiplaner.