Formlen for vellykkede websteder og glade brugere er velplanlagt og bæredygtig tilgang til websteds- og brugeradministration. Her er nogle vigtige opgaver og koncepter, du kan bruge til at planlægge websteder og administrere brugere for organisationen.
Om grupper af websteder
Uanset om du er ny bruger af SharePoint eller har brugt mange versioner, giver den moderne SharePoint-oplevelse større fleksibilitet, nemmere navigation, og alle websteder er mobilvenlige. Vi anbefaler, at du opretter grupper af websteder for hver arbejdsbelastning i organisationen. Den moderne SharePoint-oplevelse gør det nemmere at navigere og vedligeholde, fordi hvert websted nu er en gruppe af websteder. Få mere at vide om den moderne oplevelse i SharePoint og fordelene ved at bruge hubwebsteder. Vi anbefaler, at du opretter grupper af websteder for hver arbejdsbelastning og derefter knytter dem alle til et hubwebsted. Dette giver større fleksibilitet og tilpasser sig nemt skiftende behov i din organisation. Du kan få mere at vide under Hvad er et SharePoint-hubwebsted?
SharePoint-administratoren uddelegerer administrationen af grupper af websteder til forskellige personer i organisationen. SharePoint-tilladelsesmodellen giver dig mulighed for at tildele tilladelser til forskellige roller som administrator af en gruppe af websteder, webstedsejer og andre roller. Se Administrere administratorer af grupper af websteder for at få mere at vide om, hvordan du tilføjer og fjerner administratorer af grupper af websteder.
Administratoren for gruppen af websteder har tilladelsesniveauet Fuld kontrol for gruppen af websteder. Det betyder, at du kan tilføje eller slette websteder eller ændre indstillingerne for et hvilket som helst websted i en gruppe af websteder. Desuden kan du få vist, tilføje, slette eller ændre alt indhold på disse websteder. Den sekundære administrator af gruppen af websteder kan udpeges af administratoren af gruppen af websteder. Som administrator for en gruppe af websteder kan du tilføje endnu en administrator af en gruppe websteder eller ændre administratoren for gruppen af websteder via siden Indstillinger. Du kan få mere at vide om denne opgave under Administrere administratorer af grupper af websteder.
En traditionel gruppe af websteder er en gruppe SharePoint-websteder, som har samme ejer og deler administratorindstillinger, f.eks. tilladelser. De underordnede websteder nedarver navigation, tilladelser og webstedsdesign fra gruppen af websteder. Så hver gang medlemmerne og projekterne på dit websted ændres, skal dine websteder også ændres,
Valg af websteder for hver arbejdsbelastning
Det er vigtigt, at du planlægger, hvilken type gruppe af SharePoint-websteder du skal bruge til dine arbejdsbelastninger. Så vil du gøre det nemt for dine brugere at navigere og finde det, de skal bruge. Dette afsnit indeholder detaljer om nogle af de moderne SharePoint-websteder, der er tilgængelige, og taler også om navigation på disse websteder. En god artikel om planlægning af navigation er Planlægning af navigation til den moderne SharePoint-oplevelse.
Tænk på et SharePoint-hubwebsted som en ramme eller et fundament, der hjælper dig med at organisere forskellige team- og kommunikationswebsteder. Når du opretter grupper af websteder for hver arbejdsbelastning i organisationen, forbinder et hubwebsted disse grupper af websteder på logiske måder, som gør dem nemmere at finde og administrere. Du kan derefter flytte og administrere grupper af websteder mellem hubwebsteder, når din arbejdsbelastning ændres. Du kan få mere at vide under Planlægning af dine SharePoint-hubwebsteder.
Et SharePoint-teamwebsted og de sider, du opretter under det, er kun tilgængelige for brugere, du inviterer ved at give dem tilladelse til webstedet. Du kan også forbinde teamwebstedet til en Microsoft 365-gruppe. Med et teamwebsted kan din organisation, dit team eller din gruppe oprette forbindelse med hinanden og samarbejde om dokumenter og andre filer, poste notifikationer, planlægge møder, vedligeholde opgaver, spore problemer eller handlingspunkter og gemme oplysninger på lister. Du kan få mere at vide under Hvad er et SharePoint-teamwebsted?
Et SharePoint-kommunikationswebsted gør det muligt at dele oplysninger som f.eks. nyheder, rapporter og status med andre. Et kommunikationswebsted har som regel nogle få bidragydere, men mange medlemmer.
Styring
Styring er det sæt politikker, roller, ansvarsområder og processer, der kan bruges til at vejlede, styre og kontrollere, hvordan en organisations forretningsdivisioner og tekniske teams samarbejder om at opnå forretningsmæssige mål. Når det gælder gruppen af SharePoint-websteder, kan en styringsplan fungere som en vejledning i, hvordan du planlægger de roller, ansvarsområder og politikker, som kræves for at understøtte gruppen af websteder. Dette kan omfatte, men er ikke begrænset til, følgende overvejelser:
- Oplysningsarkitektur, herunder websider, dokumenter, lister og data
- Vedligeholdelsesaktiviteter, herunder administration af brugerkonti
- Brug af brand og tilpasning af politikker
- Kurser
Det er vigtigt at udarbejde en styringsplan for organisationen. Ved at deltage i udviklingen af en styringsplan kan du hjælpe med at identificere ejerskab for både virksomhedsteams og tekniske teams og definere, hvem der er ansvarlig for hvilke områder af systemet. Du kan få mere at vide om udvikling af en styringsplan under Oversigt: Bedste fremgangsmåder til at administrere, hvordan folk bruger dit teamwebsted.
Administrere brugere
Bemærk
Det kan være nødvendigt at samarbejde med din SharePoint-administrator om at administrere brugere. SharePoint-administratoren administrerer f.eks. brugerprofiler.
Brugerkonti i Microsoft 365
Den globale administrator føjer nye brugere til Microsoft 365 ved hjælp af Microsoft 365 Administration, som er en portal til administration af brugere og konfiguration af tjenester. Du kan få mere at vide under Brugere og roller. Når der skal tilføjes en ny bruger, foretager den globale administrator følgende:
- Angiver, om den pågældende bruger også kan få adgang til Administrationscenter
- Indstiller brugerens geografiske placering
- Vælger typen af brugerlicens
- Opretter et brugernavn og en adgangskode til brugeren
Brugere af teamwebsted
Du kan føje brugere til dit teamwebsted og justere tilladelserne for brugerne. Tilladelsesniveauer og SharePoint-gruppemedlemskab kan findes under Indstillinger. Men nu opretter Microsoft 365 en sikkerhedsgruppe med navnet Alle undtagen eksterne brugere , der indeholder alle i Microsoft 365-kataloget (undtagen personer, der er eksterne i forhold til organisationen, og som inviteres via funktionen til ekstern deling). Denne sikkerhedsgruppe tildeles automatisk adgang som medlem i SharePoint. Det betyder, at de brugere, du føjer til Microsoft 365-kataloget, kan redigere websteder, lister og biblioteker som standard.
Tilladelsesniveauer og gruppemedlemskab
Tilladelsesniveauer er grupper af SharePoint-rettigheder, der giver brugerne mulighed for at udføre en række relaterede opgaver. Tilladelsesniveauet Læs omfatter f.eks. tilladelserne Vis elementer, Åbn emner, Vis sider og Vis versioner (blandt andre), der alle er nødvendige for at få vist sider, dokumenter og elementer på et SharePoint-websted. Tilladelser kan indgå i mere end ét tilladelsesniveau. Du kan finde flere oplysninger i Planlægge din strategi for tilladelser.
Vi anbefaler ikke, at du tildeler tilladelsesniveauer direkte til individuelle brugere, fordi det kan gøre det meget vanskeligt at spore og administrere, hvem der har adgang til webstederne. Det er nogle gange nødvendigt, men bør holdes på et minimum for at undgå kompleksitet. Tildel i stedet tilladelserne til grupper, og tildel derefter de enkelte brugere til de relevante grupper. En gruppe er et sæt brugere, som er defineret på niveauet for gruppen af websteder, så det er nemt at styre tilladelserne. Du kan få mere at vide under SharePoint-standardgrupper og Tilpas webstedstilladelser. Hver gruppe er tildelt et standardtilladelsesniveau. Nogle af de grundlæggende SharePoint-standardgrupper omfatter f.eks. følgende tilladelsesniveauer:
| Gruppér | Tilladelsesniveau |
|---|---|
| Ejere | Fuld kontrol |
| Besøgende | Læs |
| Medlemmer | Bidrage |
Alle med tilladelsen Fuld kontrol kan oprette brugerdefinerede grupper.
Når du tildeler tilladelsesniveauer til SharePoint-grupper på niveauet for grupper af websteder, nedarver alle websteder og alt webstedsindhold som standard disse tilladelsesniveauer. Denne standardfunktionsmåde kaldes nedarvning af tilladelser. Du kan angive, om du vil angive separate tilladelser, når du opretter et underordnet websted, eller om nedarvningen af tilladelser skal brydes for et websted, en liste, et bibliotek eller et element. Du kan finde flere oplysninger i Hvad er nedarvning af tilladelser?
Da en brugers tilladelsesniveau bestemmer, hvad der vises og er adgang til på et websted, skal du omhyggeligt overveje, hvilken type gruppemedlemskab brugeren skal have. En bruger, der er ansvarlig for at oprette og tilpasse websteder, skal f.eks. som minimum være medlem af gruppen Designer. På den anden side en bruger, der kun har behov for at læse og downloade indhold og måske kun behøver at være medlem af gruppen Besøgende. Du kan finde flere oplysninger i Forstå tilladelsesniveauer i SharePoint.
Planlægge at bruge funktioner for websteder og grupper af websteder
Som administrator for en gruppe af websteder kan du have brug for at administrere funktioner på niveauet for gruppen af websteder og på webstedsniveau. Disse opgaver kan være at aktivere eller deaktivere funktioner ifølge styringsplanen. Se Aktivere eller deaktivere funktioner for grupper af websteder. Se også Administrere papirkurven for en gruppe af SharePoint-websteder.