Du kan bruge denne artikel som et overblik og bedste praksis for dit websteds styringsmodel. Hvis du er ejer af et websted, er det en god idé at oprette en styringsmodel, der adresserer dit websteds politikker, processer, roller og ansvarsområder. En sådan model hjælper dig med at styre, hvordan folk bruger dit websted. Det kan f.eks. være, at du vil tjekke filer ud, så flere personer ikke forsøger at redigere den samme fil på samme tid.
Bemærk
Mange regler for deling og tilladelse bestemmes af din SharePoint-administrator. Du kan bruge denne artikel som en grundlæggende vejledning til at forstå, hvad du kan styre som ejer af et websted. Samarbejd med din SharePoint-administrator, for at foretage ændringer i din organisations styringsstrategi.
Roller og ansvarsområder for hjælp til webstedet
Hvis du definerer roller og ansvarsområder, mens du planlægger og opbygger dit websted, kan det reducere behovet for at rydde op i eller omorganisere et websted, når medarbejdere roterer i eller ud af et team. Styring af webstedet bør overveje at medtage en plan for brugertræning, overvåge anvendelsen af webstedet, overvåge indholdet og kommunikere forventninger til teammedlemmer, som administrerer webstedet.
Overvej at prioritere og definere følgende:
- Webstedstræning for webstedsejere: Du kan tilbyde træning i grundlæggende navigation, søgninger og dokumentstyring til nye webstedsejere.
- Webstedssupport: Du kan have en ekspert i teamet, der kan foretage fejlfinding, og som kan samarbejde med en SharePoint-administrator.
- Retningslinjer for oprettelse og brug af websteder: Ofte vil en organisation have skitseret virksomhedens politik for oprettelse af websteder. Angiv et opdateret link til den relevante vejledning, og angiv kontaktoplysninger til webstedsejere og indholdsforfattere, for det tilfælde, at de får brug for hjælp.
- Publicering og overvågning af indhold: Planlæg at overvåge websteds-og sideindhold så ofte, som det er nødvendigt for at opretholde webstedets relevans. Opret en overvågningsplan og tildel indholdsejere til store lister og biblioteker.
SharePoint-standardgrupper
| Titel | Standardtilladelsesniveau | Bruges til |
|---|---|---|
| Ejer | Fuld kontrol | Personer, som skal kunne administrere tilladelser, indstillinger og udseende for webstedet. |
| Medlem | Redigere og bidrage | Personer, som skal kunne redigere webstedsindhold. Tilladelsesniveauet afhænger af den webstedsskabelon, der blev brugt til at oprette webstedet. |
| Gæst | Skrivebeskyttet | Personer, som skal kunne se webstedsindhold, men ikke redigere det. |
Styring af moderne websteder
I moderne SharePoint er webstedsstyring vigtigere end i tidligere versioner, fordi der er mere kontrol og flere indstillinger ved oprettelse af websteder. Din organisations styring afhænger af, hvor meget kontrol organisationen har brug for over indholdet, hvilket vil afgøre detaljerne for styringen af webstedsoprettelse og webstedsejere. Din SharePoint-administrator kan hjælpe dig med at forstå politikker for sikkerhedskrav, bestemmer fra offentlige myndigheder, virksomhedens branding, tilgængelighed og træningsvejledninger. Arbejd sammen med din SharePoint-administrator, for at få mere at vide om organisationens politikker for oprettelse og brug af websteder, før du opretter din plan for websteds styring.
Moderne navigationsstruktur for SharePoint-websted
De mest effektive SharePoint-websteder hjælper brugerne med hurtigt at finde, hvad de behøver, så de med denne information kan træffe beslutninger, få mere at vide om hvad der foregår, få adgang til de værktøjer, de skal bruge, eller interagere med kolleger, for at hjælpe med at løse et problem. Få mere at vide om planlægning af webstedsnavigation i SharePoint.
Informationsarkitekturen kan også omfatte klassificering af oplysninger. Hvis de oplysninger, du udgiver, har stor værdi for virksomheden, kræver særlige sikkerhedsforhold eller er underlagt lovkrav, kan du opstille et klassificeringsskema, der identificerer forskellige typer indhold, der skal administreres omhyggeligt. Når du har organiseret oplysningerne i specifikke lister og biblioteker, kan du bruge styrefunktioner til at administrere, hvordan indholdet vises.
Den moderne SharePoint-arkitektur er designet til at være fleksibel, så den kan tilpasses organisationens skiftende behov. Moderne websteder kan tilknyttes til hubwebsteder. De tilknyttede websteder deler navigation og branding med hubben. Hvis det er aktiveret af hubwebstedsejeren, og webstedsejerne godkender, kan de tilknyttede websteder også dele hubtilladelser.
Overvej følgende, når du fastlægger webstedets navigationsstruktur:
- Hvilken type indhold vil du have på webstedet? Kan det oprettes som sider, lister og biblioteker?
- Hvordan kan oplysningerne præsenteres på webstedet?
- Hvordan skal webstedsbrugerne navigere på webstedet?
- Hvordan skal oplysningerne rettes mod specifikke målgrupper?
- Hvordan skal søgefunktionen konfigureres og optimeres?
Administration af tilladelser på moderne websteder
Integriteten, fortroligheden og beskyttelsen af organisationens missionskritiske oplysninger står og falder med, hvor sikkert dit websted er. Især i forhold til, hvem du giver adgang til webstedet. Administration af tilladelser på moderne websteder omfatter både brugere og grupper af brugere. Tilladelser i moderne kommunikation og teamwebsteder kommer fra de webstedsskabeloner, der giver dig forskellige muligheder. for hvert websted.
Kommunikationswebsteder er ikke knyttet til Microsoft 365-grupper og har tre standardroller – Webstedsejere, Webstedsmedlemmer og Besøgende på webstedet.
Her får du nogle tip til, hvad du bør overveje, når du udvikler en strategi for tilladelser:
- Følg princippet for mindste tilladelser: Giv brugerne det laveste niveau af tilladelser, som de skal bruge for at kunne udføre deres opgaver.
- Brug standardgrupper: Giv personer adgang ved at føje dem til standardgrupper, (f.eks Medlemmer, Gæster og Ejere).
- Overvej at segmentere dit indhold efter sikkerhedsniveau: Opret et særligt websted eller bibliotek til følsomme oplysninger i stedet for at sprede følsomme oplysninger i et stort bibliotek, hvor de skal beskyttes af entydige tilladelser.
Moderne webstedstilladelser efter titel
| Titel | Tilladelsesniveau | Har tilladelse til at: |
|---|---|---|
| Webstedsejer | Fuld kontrol |
Foruden alt det, et Webstedsmedlem kan gøre, kan ejere desuden: Redigere webstedets tema Ændre navigationslayout Ændre webstedets logo Tilføje eller fjerne webstedsejere Rediger indstillinger for webstedsmedlemmer Tilføje eller fjerne webstedsbesøgende Redigere indstillinger for webstedet Slet det underordnede websted Tilføje en Microsoft 365-gruppe Knytte webstedet til en hub |
| Webstedsmedlem | Redigere og bidrage | Tilføje, redigere og slette lister Tilføje, redigere og slette dokumentbiblioteker Tilføje eller fjerne webstedsmedlemmer Tilføje, redigere og fjerne dokumenter Tilføje, redigere og slette en side Tilføje, redigere og slette et nyhedsindlæg Tilføje, redigere og slette sideafsnit Tilføje, redigere og slette webdele Tilføje, redigere og slette webstedets navigation Oprette eller slette sideskabeloner Få vist mål for webstedsanvendelse |
| Besøgende på webstedet | Skrivebeskyttet | Få vist indhold |
Flere ressourcer for webstedsejere:
- Tilpas dit SharePoint-websted
- Tilpas navigationen på dit SharePoint-websted
- Søg i moderne SharePoint
- Konfigurer et SharePoint-hubwebsted
- Administrer dit SharePoint-kommunikationswebsted
- Administrer indstillinger for dit SharePoint-websted
- Del dit websted
- Rediger tilladelser for en liste, et bibliotek eller et enkelt element
Lagergrænser
En administrator kan have angivet en grænse for, hvor meget lagerplads din gruppe kan anvende. Du skal finde ud af, om der er en grænse, og hvis der er, skal du beslutte, hvordan pladsen skal fordeles mellem dine websteder, sider og biblioteker.
Som standard sættes der i SharePoint Server en grænse for, at der ikke kan overføres dokumenter på mere end 50 MB til et dokumentbibliotek. Som standard vil ejere af et teamwebsted modtage en advarsel, når der er anvendt 90 % af den tildelte lagerplads.
Når du kender dine begrænsninger, kan du bruge funktioner som sporing af versioner eller overvågning for at sikre, at webstedet forbliver inden for begrænsningerne.
Søgning
Indholdet lagres mange forskellige steder, herunder på websteder, i lister, biblioteker, webdele og listekolonner. Når en person søger på dit websted, vises alt indhold fra webstedet som udgangspunkt i søgeresultaterne.
Som ejer af et websted kan du vælge, om indholdet på webstedet skal vises i søgeresultater. Når du forhindrer, at indholdet på et websted vises i søgeresultaterne, bliver indholdet på alle underordnede websteder også blokeret fra at blive vist i søgeresultaterne.
Som standard vises det indhold, der er begrænsede tilladelser til, ikke i søgeresultaterne for de brugere, der ikke har tilladelse til at læse indholdet. Det kan du ændre, så det begrænsede indhold også vises i søgeresultater, men brugerne kan stadig ikke åbne det indhold, de ikke har tilladelser til.
Beskytte data
Funktioner til sikkerhedskopiering og gendannelse beskytter dine data mod utilsigtet datatab. Hyppigheden af sikkerhedskopiering samt hastigheden og niveauet for gendannelse konfigureres af en administrator. Hvis du vil gendanne indhold på dit websted, kan du få mere at vide om gendannelse af elementer i papirkurven.