Forbered din Excel-datakilde til en brevfletning i Word

Du har oprettet en liste over kontakter og andre data, du vil bruge til en Word-brevfletning. Hvis din datakilde er et eksisterende Excel-regneark, skal du blot forberede dataene til en brevfletning. Hvis datakilden imidlertid er en tabulatorsepareret (.txt) eller en kommasepareret (.csv) fil, skal du først importere dataene til Excel og derefter forberede dem til en brevfletning.

Trin 1: Konfigurer din datakilde i Excel

Hvis du bruger et Excel-regneark som datakilde til en brevfletning i Word, kan du springe dette trin over. Hvis datakilden er en. txt- eller .csv-fil, kan du importere den i Excel.

Efter du har importeret en .txt- eller .csv-fil uden problemer, skal du gå til trin 2.

Åbn Excel.
Gå til data > fra tekst/CSV.
Markér den .csv eller .txt fil.
I importeksemplet skal du angive kolonnen postnummer til Tekst.
For at fuldføre importen skal du vælge Indlæs (eller Importér) i importeksemplet. Excel indsætter derefter dataene i et regneark.
Brug dette ark som datakilde til din brevfletning.

Åbn Excel.
Excel 2016 Gå til Data > Hent eksterne data >Fra tekst.
Vælg den ønskede .txt- eller .csv-fil, og vælg derefter Importér.
I Guiden Tekstimport i ruden Oprindelig datatype skal du vælge Afgrænset.
Markér Mine data har overskrifter over indholdsruden, hvis filen har overskrifter, og vælg derefter Næste.
I ruden Afgrænsere skal du markere det afkrydsningsfelt, der svarer til den afgrænser (f.eks. en tabulator eller et komma), som dataene anvender. Vælg derefter Næste.
Under Datavisning skal du vælge den kolonne, der indeholder postnumre, og under Kolonnedataformat skal du vælge Tekst.

Bemærk!: Hver gang du anvender et dataformat – generel, tekst eller dato – på en kolonne, vises navnet på formatet i tabeloverskriften for den pågældende kolonne.
Gentag trin 7 efter behov, vælg den kolonne, du vil ændre, og det dataformat, du vil anvende.
Vælg Finish.
I dialogboksen Importér data skal du acceptere standardindstillingen Eksisterende regneark og celleadressen. Vælg derefter OK.

Advarsel!: Celleadressen i dialogboksen Importér data viser den aktuelt markerede celle. Der importeres data, og der startes med den navngivne celleadresse.
Gem dit regneark med et nyt filnavn.

Trin 2: Forbered din datakilde

I din Excel-datakilde, som du skal bruge til en adresseliste i en Word-brevfletning, skal du sørge for at formatere kolonner med taldata korrekt. Formatér en kolonne med tal, f.eks. for at matche en bestemt kategori som f.eks. valuta.

Hvis du vælger procentsats som en kategori, skal du være opmærksom på, at procentformatet vil multiplicere værdien i cellen med 100. Formater en kolonne med procenter som tekst, hvis du vil undgå multiplikationsfaktoren.

Du skal også være opmærksom på, at en kolonne, der indeholder postnumre, desuden skal være formateret som tekst for at bevare data i løbet af en brevfletning. Hvis det ikke er gjort, når du har importeret, skal du formatere den nu. Foranstillede nuller – f.eks. 00399 – i koder udelades under en brevfletning, hvis de ikke er formateret som tekst.

Vælg den kolonne, der indeholder postnumre eller andre data, der skal formateres.
Gå til Hjem, vælg pilen ud for feltet Talformat i gruppen Tal, og vælg derefter en indstilling på listen (f.eks. tekst).

Husk at skrive det relevante symbol før eller efter et fletfelt. Her er f.eks. hvordan valuta- og procentværdier ser ud, hvis du udelader symboler.

Brevfletningsdokument hvori der står "dit bidrag på $50,00" og "giver dig 20 % rabat."

Hvis du medtager symbolerne, giver tallene mere mening.

Brevfletning giver et dokument hvori der står "dit bidrag på $50,00" og "giver dig 20 % rabat."

I dit dokument til brevfletning kan du tilføje symbolerne før eller efter fletfelterne således:

Brevfletningsdokumenteksempel hvor et felt med navnet Donation er indledet med et dollartegn, og et felt med navnet Procent efterfølges af et procenttegn.