Send mail i en arbejdsproces

Åbn SharePoint Designer 2013, og opret forbindelse til et SharePoint-websted

SharePoint Designer 2013 installeres som en Office 2013-app. Hvis du vil åbne SharePoint Designer 2013 og oprette forbindelse til et SharePoint-websted, skal du følge disse trin:

1. Hvis du vil åbne SharePoint Designer 2013, skal du vælge det i menuen Start. Vælg Start-ikon>Alle programmer>Microsoft Office 2013>SharePoint Designer 2013.

2. På SharePoint Designer 2013-startsiden skal du vælge Åbn websted.

3. Angiv det SharePoint-websted, du vil oprette forbindelse til, f.eks. http://www.contoso.com/sites/a-sharepoint-site.

4. Vælg Åbn for at åbne webstedet.

5. Hvis du bliver bedt om det, skal du angive dine legitimationsoplysninger. Hvis sikkerhed ikke er integreret med den computer, du er logget på, bliver du bedt om at angive dine legitimationsoplysninger. Sørg for at bruge legitimationsoplysninger, der har adgang til SharePoint-webstedet.

Opret en listearbejdsproces baseret på SharePoint-arbejdsprocesplatformen

1. Vælg noden Arbejdsprocesser i navigationsruden.

2. I sektionen Ny under fanen Arbejdsprocesser skal du vælge rullelisten Liste over arbejdsproces.

3. Vælg den liste , du vil knytte til den nye arbejdsproces.

4. I dialogboksen Opret listearbejdsproces skal du angive et navn og en beskrivelse af arbejdsprocessen og derefter sørge for at angive Platformstype til SharePoint 2013-arbejdsprocessen.

5. Vælg OK for at oprette arbejdsprocessen.

Nu hvor arbejdsprocessen er oprettet, kan du tilføje Handlinger, Betingelser, Faser, Trin og Løkker for at opbygge din arbejdsproces. Disse arbejdsproceskomponenter er tilgængelige på båndet i SharePoint Designer 2013.

Du kan finde flere oplysninger om den tilgængelige liste over arbejdsproceshandlinger under Se også.

Opret handlingen for at sende en mail

1. Vælg Handlinger, og vælg derefter Send en mail.

2. Vælg disse brugere i handlingen.

3. I dialogboksen Definer mail skal du vælge brugere fra de eksisterende brugere og grupper eller angive din egen mailadresse i feltet Til.

   Bemærkninger!: 

   • For at sende en mail til en ekstern mailadresse. skal du kunne hente oplysninger fra den respektive mailserver.

   • Til-adressen for en mail kan enten være en bestemt statisk adresse (f.eks. NORTHWINDTRADERS\junmin eller junmin@northwindtraders.com) eller et arbejdsprocesopslag til variable oplysninger. Du kan finde flere oplysninger om brug af arbejdsprocesopslag til dynamisk at adressere mails, der sendes fra arbejdsprocessen i stedet for at bruge statiske adresser, under Vælg dynamisk brugere eller grupper, der skal modtage meddelelsen.

   • Afsenderadressen på den gengivne mail vil altid være mailadressen på serveradministratoren, medmindre serveradministratoren ændrer afsenderadressen for enten den aktuelle webapp eller alle webapps. Du kan få mere at vide ved at læse Konfigurer udgående mail for en bestemt webapp.

4. I feltet Emne skal du angive et emne for mailen eller vælge Vis databinding for at definere et arbejdsprocesopslag til den ønskede tekst.

   Bemærk!: Hvis arbejdsprocessen skal kompilere korrekt, skal du angive noget i feltet Emne.

5. I det store felt under feltet Emne skal du skrive eller indsætte brødteksten i mailen.

   

6. Vælg OK.

7. Vælg Handling>Gå til en fase.

8. Vælg Afslutning af arbejdsproces.

9. Vælg Publicer.

Du kan få mere at vide om, hvordan du ændrer indholdet af mailen, i de følgende afsnit.

Øverst på siden

Brug en brugerdefineret liste til at gemme modtageradresser

Hvis modtagerne ændres med jævne mellemrum, men ikke ofte nok til, at de skal angives i en initieringsformular, hver gang arbejdsprocessen startes, kan du oprette en brugerdefineret liste over modtagere, der indeholder ét listeelement for hver arbejdsproces, der refererer til den, og derefter oprette kolonner, hvor du kan gemme de adresser, som hver mail fra hver arbejdsproces skal sendes til. Når modtagerne af en arbejdsprocesmeddelelse ændres, skal du blot ændre adresserne i det relevante felt i listeelementet Modtagere for den pågældende arbejdsproces.

Sådan bruges et arbejdsprocesopslag til den brugerdefinerede liste Modtagere:

1. Opret en brugerdefineret liste med navnet Modtagere med følgende tre kolonner i browseren:

   • Ret navnet på standardkolonnen Titel til Navn på arbejdsproces. Lad alle de andre indstillinger være, som de er. Du kan finde flere oplysninger om ændring af kolonne på en liste eller i et bibliotek, skal du se Se også.

   • Tilføj en kolonne af typen Person eller Gruppe med navnet Til. I denne kolonne skal du tillade markering af både Personer og Grupper, men ikke tillade flere markeringer. Lad alle de andre indstillinger være, som de er. Du kan finde flere oplysninger om at oprette en kolonne på en liste eller i et bibliotek under Se også.

   • Tilføj en kolonne af typen Enkelt tekstlinje med navnet Cc. Lad alle de andre indstillinger være, som de er.

2. Opret et nyt element på listen Modtagere, og gør derefter følgende:

   • I feltet Navn på arbejdsproces skal du angive Dokumentgennemsyn, som er navnet på den eksempelarbejdsproces, der bruges her.

   • I feltet Til skal du vælge Adressekartotek og derefter vælge en enkelt person eller gruppe, som mails skal adressere til, i dialogboksen Vælg Mennesker og grupper.

   • I feltet Cc skal du angive mailadresserne på modtagerne, som kopier skal adressere til, og adskille flere adresser med semikolon.

3. Opret en ny arbejdsproces.

4. Vælg Handlinger, og vælg derefter Send en mail.

5. Vælg disse brugere i handlingen.

6. I dialogboksen Definer mail i slutningen af feltet Til skal du klikke på Adressekartotek .

7. I dialogboksen Vælg brugere på listen Eller vælg fra eksisterende brugere og grupper skal du vælge Arbejdsprocesopslag for en bruger og derefter vælge Tilføj.

8. Vælg følgende indstillinger i dialogboksen Opslag for person eller gruppe :

   • Datakilde: Modtagere eller navnet på den brugerdefinerede liste.

   • Felt fra kilde: Til eller det felt, der indeholder den ønskede adresse på linjen Til.

   • Returner felt som: Logonnavn. Dette bestemmer feltformatet "Til" i mailen.

   • Felt: Modtagere: Navn på arbejdsproces

   • Værdi: Angiv Dokumentgennemsyn eller navnet på den aktuelle arbejdsproces.

     

     Dette opslag angiver, at "Vælg værdien i feltet Til på listen Modtagere, hvor navnet på arbejdsprocessen er lig med Dokumentgennemsyn".

     Den øverste halvdel af dialogboksen angiver listen og kolonnen. den nederste halvdel af dialogboksen angiver rækken.

9. Vælg OK i dialogboksen Opslag for person eller gruppe.

10. Vælg OK i mailen om at sikre entydige opslag.

11. Hvis du vil lukke dialogboksen Vælg brugere , skal du vælge OK igen.

12. I dialogboksen Definer mail i slutningen af cc-feltet skal du vælge Adressekartotek .

13. I dialogboksen Vælg brugere på listen Eller vælg fra eksisterende brugere og grupper skal du vælge Arbejdsprocesopslag for en bruger og derefter vælge Tilføj.

14. Vælg følgende indstillinger i dialogboksen Definer arbejdsprocesopslag :

    • Datakilde: Modtagere eller navnet på den brugerdefinerede liste.

    • Felt fra kilde: Cc eller det felt, der indeholder den ønskede adresse i linjen Cc.

    • Returner felt som: Logonnavn. Dette bestemmer feltformatet "Til" i mailen.

    • Felt: Modtagere: Navn på arbejdsproces

    • Værdi: Angiv Dokumentgennemsyn eller navnet på den aktuelle arbejdsproces.

      

      I dette opslag står der "Vælg værdien af feltet Cc på listen Modtagere, hvor navnet på arbejdsprocessen er lig med Dokumentgennemsyn".

15. Vælg OK, og vælg OK igen i advarselsmeddelelsen.

16. Hvis du vil lukke dialogboksen Vælg brugere , skal du vælge OK.

Når arbejdsprocessen nu sender denne mail, sendes den til de adresser, der er angivet i felterne Til og Cc i elementet Dokumentgennemsyn på den brugerdefinerede liste Modtagere. Hvis du vil ændre modtagere, skal du blot foretage de ønskede ændringer i listeelementet.

En enkelt arbejdsproces kan sende flere mails, og mails sendes muligvis ikke alle til de samme modtagere. Hvis du vil gemme andre adresser for yderligere mails, der er sendt af denne arbejdsproces, kan du føje kolonner til listen for at gemme de andre adresser. I dette tilfælde kan det være en god ide at navngive kolonnerne "Første meddelelse til", "Anden meddelelse til" osv.

Du kan også designe listen, så du opretter ét element for hver mail, som arbejdsprocessen sender, i stedet for ét element for hver arbejdsproces. I dette tilfælde skal du sørge for, at det navn, der bruges til at identificere hver mail, er entydigt, så de opslag, der henter adresserne, returnerer den entydige værdi, du ønsker.

Brug arbejdsprocessens igangsætningsformular til at angive modtagere

Hvis du ønsker, at modtagere skal angives, hver gang en arbejdsproces startes manuelt, kan du tilpasse arbejdsprocessens igangsætningsformular til at indsamle adresser fra den person, der starter arbejdsprocessen. Arbejdsprocessen kan så ganske enkelt bruge de indtastede adresser direkte eller kopiere dem til felter i det aktuelle element, hvor de stadig vil være tilgængelige som reference, når arbejdsprocessen har fuldført den aktuelle forekomst. Hvis arbejdsprocessen er konfigureret, så den også starter automatisk, kan du angive standardadresser i igangsætningsformularen, for hver gang der sker en automatisk start.

Øverst på siden

Hvis det aktuelle element er et dokument i et dokumentbibliotek

I eksemplet med meddelelsen om start af en arbejdsproces kan du evt. angive et link til selve det nye dokument:

1. Angiv eller indsæt den statiske tekst, som linket skal vises i.

2. Markér teksten, og vælg Rediger link.

3. I dialogboksen Rediger link skal du vælge funktion (fx).

   Tip!: Når du har indsat et opslag, kan du ikke trække det til en ny placering. (Det er dog muligt at "flytte" et opslag ved at trække anden tekst omkring det). På samme måde er det heller ikke muligt at klippe, kopiere eller indsætte hverken et opslag eller tekst, der indeholder et opslag.

4. Vælg Aktuelt element i feltet Datakilde i dialogboksen Opslag til streng.

5. I feltet Felt fra kilde skal du vælge Kodet absolut URL-adresse og derefter vælge OK.

   

Når modtageren af mailen vælger linket, åbnes dokumentet til visning eller redigering.

Hvis det aktuelle element er et listeelement

Når du opretter et link til et listeelement – f.eks. en meddelelse eller en kalenderbegivenhed – kan du vælge, at linket skal åbne enten visningsformularen (DispForm.aspx) eller redigeringsformularen (EditForm.aspx) for listeelementet.

Sådan opretter du et link, der åbner listeelementet:

1. I browseren skal du gå til den liste, hvor du vil oprette denne arbejdsproces.

2. Åbn listeelementet for et eksisterende dokument i biblioteket ved hjælp af Vis element , hvis du vil have dit link til at åbne visningsformularen, eller Rediger element , hvis du vil have dit link til at åbne redigeringsformularen.

3. Kopiér adressen på adresselinjen fra begyndelsen http: eller https: til og med det første lighedstegn (=).

   

4. Teksten ?ID = er en forespørgselsstrengparameter, der instruerer siden om at vise formularen til det element på den aktuelle liste eller i det aktuelle bibliotek, der har liste-id'et, der følger efter lighedstegnet (=) – som i dette eksempel vil være liste-id'et for det aktuelle element som identificeret ved hjælp af arbejdsprocesopslaget.

   Bemærk!: Hvis det aktuelle element er en opgave, der er oprettet af en af de tre handlinger for arbejdsprocesopgaver, og hvis du vil have linket til at åbne den brugerdefinerede opgaveformular (og ikke standardformularen til visning eller redigering for opgavelisten), skal du se Hvis det aktuelle element er en brugerdefineret opgaveformular. For opgaver, der ikke er oprettet af en handling til en arbejdsprocesopgave, og for formularer til visning af selv de opgaver, der er oprettet af en af handlingerne til arbejdsprocesopgaver, er den aktuelle procedure alt, hvad du har brug for.

5. I dialogboksen Definer mail skal du angive eller indsætte den statiske tekst, som linket skal vises i, f.eks. – Klik her for at få vist listeelementet.

6. Markér teksten, og vælg Rediger link.

7. Vælg Strenggenerator for adressefeltet i feltet Rediger link.

8. Indsæt adressen i dialogboksen Strenggenerator .

9. Placer indsætningspunktet direkte efter lighedstegnet (=), og vælg derefter Tilføj eller Skift opslag.

10. Vælg Aktuelt element i feltet Kilde i dialogboksen Opslag til streng, og vælg Id i feltet Feltfra kilde.

    

11. Vælg OK.

    Den sidste streng i Strenggenerator skal starte med http:// eller https:// og slutte med [%Current Item:ID%].

    Vigtigt!: Selvom opslaget for det aktuelle element-id er nyttigt til at oprette links til det aktuelle listeelement, kan følgende opslag vise fejl i den gengivne sti, og vi anbefaler ikke, at de medtages i maillinks: Sti, Serverens relative URL-adresse, kilde-URL-adresse og URL-sti.

12. Vælg OK to gange.

Dine links vises med blå tekst med understregning i mailen.

Hvis du planlægger at bruge linket mere end én gang, skal du fortsætte til næste afsnit.

Gem en adresse til et listeelement som en arbejdsprocesvariabel

Du kan gemme URL-adressen til formularen til visning eller redigering til et listeelement i en arbejdsprocesvariabel, så du kan bruge den på flere placeringer i samme arbejdsproces.

1. I vinduet Arbejdsprocesdesigner skal du vælge Handlinger og derefter vælge Udtræk understreng fra strengindeks.

   

2. Vælg streng i fasen, og vælg ellipseknappen [...].

3. I dialogboksen Strenggenerator skal du indsætte den statiske tekstdel af URL-adressen (men ikke opslaget for det aktuelle element-id).

   

4. Placer indsætningspunktet efter lighedstegnet (=), og vælg derefter Tilføj eller Skift opslag.

5. Vælg Aktuelt element i feltet Datakilde i dialogboksen Opslag til streng, og vælg Id i feltet Felt fra kilde.

   

6. Vælg OK.

   Opslaget føjes til teksten i dialogboksen.

   

7. Vælg OK for at lukke dialogboksen Strenggenerator.

8. Vælg 0 i Starter ved 0 , og erstat den med 1.

   Bemærk!: Når Start med har en værdi, der er større end 1, er tegn fjernet i den sidste streng.

9. Vælg Variabel: understreng eller Variabel: understreng1 i Output til variabel: understreng.

10. Vælg Opret en ny variabel på listen, og skriv derefter et navn til den nye variabel i dialogboksen Rediger variabel .

11. Sørg for, at Type er indstillet til Streng, og vælg derefter OK.

12. Vælg under den handling, du lige har oprettet, og Tilføj handlingen Send en mail til Handlinger, og vælg derefter disse brugere i handlingen.

13. Hvis du vil bruge den nye variabel i dialogboksen Definer mail, skal du angive eller indsætte teksten, som linket skal vises i, i mailens brødtekst. Markér teksten, og vælg Rediger link i formateringsmenuen. Vælg knappen [fx], eller vælg ellipseknappen [...], og vælg derefter Tilføj eller Skift opslag.

14. Vælg Arbejdsprocesvariabler og Parametre på listen Datakilde i dialogboksen Opslag til streng.

15. Vælg Variabel: navn på variabel på listen Feltfra kilde, vælg derefter OK, og vælg OK idet næste felt.

    

Nu kan du indsætte denne variabel et vilkårligt sted i den aktuelle arbejdsproces, hvor du vil have den.

Øverst på siden

Tip til grundlæggende fejlfinding 

Følgende liste over spørgsmål kan hjælpe med at bestemme årsagen til et problem med at oprette en arbejdsproces:

1. Kan du oprette en anden type arbejdsproces på den samme liste? Prøv f.eks. at oprette en arbejdsproces til godkendelse.

2. Kan du oprette den samme arbejdsproces:

   • på en anden liste på det samme websted?

   • på et andet websted under samme gruppe af websteder?

   • på en anden gruppe af websteder under samme webprogram?

   • på en anden webapplikation?

   • logget på med en anden konto?

   • bruge en anden computer?

 Avancerede tip til fejlfinding

Hvis ingen af de grundlæggende tip til fejlfinding kan hjælpe med at finde årsagen til et problem med arbejdsprocessen, skal du følge disse trin:

1. Sørg for, at du har de nødvendige tilladelser på websteds- og arbejdsprocesniveau. Gå til Indstillinger for websted>Webstedstilladelser>Kontrollér tilladelser/listeindstillinger>Tilladelser for denne liste, og kontrollér, at resultaterne af Kontrollér tilladelser svarer til følgende:

   1. Minimumtilladelser til at designe en arbejdsproces (gemme og publicere):

      1. på webstedet SharePoint : Design

      2. på listen SharePoint : Rediger

   2. Minimumtilladelser til at starte en arbejdsproces:

      1. på webstedet SharePoint : Skrivebeskyttet/læst

      2. på listen SharePoint : Bidrage

2. Sørg for, at indstillingerne for udgående mail er indstillet til den korrekte Exchange server.

   1. Åbn kommandoprompt som administrator

   2. Kør nslookup <Exchange serveradresse>. For eksempel: nslookup exch.contoso.com

   3. Du bør kunne se ip-adressen på den Exchange server i outputtet. Hvis ikke, skal du kontakte din Exchange administrator og bede om det korrekte Exchange fulde domænenavn.

3. Send en mail til den samme person ved hjælp af funktionen SendEmail for klassen SPUtility med SharePoint Management Shell ved hjælp af følgende trin.

   1. Åbn SharePoint Management Shell som administrator. (Højreklik på SharePoint Management Shell>Kør som administrator)

   2. Kør følgende script. Hvis scriptet reagerer med Sand, og brugeren modtager en mail fra SharePoint, er SMTP konfigureret korrekt i SharePoint.

   $Site = "Your Site Name"
   $Email = "User to whom you are sending an email through the workflow"
   $Subject = "Subject Line with the email"
   $Body = "Test Email Body"
   $web = Get-SPWeb $Site
   [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
   
   # Below is the same script with sample data              
   $Site = "http://sp/"
   $Email = "User1@contoso.com"
   $Subject = "Test Email from SharePoint"
   $Body = "This is a Test Email"
   $web = Get-SPWeb $Site
   [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)

4. Ved hjælp af SMTP-funktionalitet kan du sende en mail til den samme bruger fra SharePoint -serveren. Følg trinnene i Brug Telnet til at teste SMTP-kommunikation.