Oparbejdet værdi er en effektiv registrerings- og budgetteringsfunktion i Project. På trods af de mange skræmmende akronymer, der definerer det (som AC, BCWP, TPI, EV og lignende), er det ikke specielt kompliceret. Oparbejdet værdi hjælper med at besvare spørgsmål som "Når man kigger på den foreløbige arbejdsmængde i dette projekt, hvor mange penge skulle vi så have brugt?" Hvilket så fører til andre spørgsmål som: "Bliver vi færdige til tiden?"
Et simpelt eksempel Du arbejder på et haveprojekt for 10 boliger i en blindgyde, og du forventer at få hele projektet på 10 boliger færdigt på 10 måneder. Yderligere skal du færdiggøre et hjems have hver måned. Lad os gennemgå nogle af detaljerne i dette projekt.
- 10.000 USD er dit samlede budget for alle 10 hjem.
- Der er budgetteret med 1.000 kr. for hvert hjem, hvilket betyder, at du planlægger at bruge 1.000 kr. pr. måned på hele projektet. Dette inkluderer penge brugt på planter, redskaber og en gartner.
- Du beder din konto om en rapport, når der er gået to måneder. Revisoren fortæller dig, at der indtil videre er brugt 1.500 kr. på projektet. Du tænker: "Fint, jeg sparer penge."
- Så indser du, at du har fejlet. Efter to måneders tid skulle 20 % af projektet være gennemført, fordi 2 måneder er 20 % af de 10 måneder, du oprindeligt havde planlagt at bruge på projektet. Men kun halvanden have er faktisk færdig, ikke 2.
- Så efter to måneder skulle du have brugt 20 procent X 10.000 dollars (eller 2.000 dollars) på projektet for at få det færdigt til tiden, og to haver skulle være færdige - ikke 1.500 dollars for halvanden have. Nu går det op for dig, at du faktisk er bagud i forhold til tidsplanen. Øv! Tid til at tage en snak med gartneren.
Her er det svære (og det gode) ved oparbejdet værdi. Den forener tid med penge, fordi den multiplicerer valuta med planlagt tid (eller % færdigt, i professionelle projektlederes fagudtryk).
Hvad kan du tage ved lære af det? "Tid er penge," som det gamle ordsprog siger. Nu kan du ikke prale af din dygtighed med oparbejdet værdi endnu. Du skal læse videre . . .
Mere om oparbejdet værdi
Vise oparbejdet værdi
Project viser oplysninger om oparbejdet værdi på to måder: med visninger og med rapporter. Men først skal du gøre et par ting for at konfigurere oparbejdet værdi for rapportering.
- Angiv en oprindelig plan
- Angive en statusdato
- Angive metoden for oparbejdet værdi for % færdigt (valgfrit)
Brug af rapporter
- Vælg Project>rapporterer>Flere rapporter.
- Vælg Omkostninger, og vælg derefter Oparbejdet værdi.
Brug af visninger
- Vælg Vis>tabel, og vælg derefter Flere tabeller.
- På listen skal du vælge indikatorer for oparbejdet værdi, Omkostningsindikatorer for oparbejdet værdi eller Planlægning af oparbejdet værdi.
Hvis du ikke er sikker på hvilken tabel, skal du blot vælge Oparbejdet værdi. - Vælg Anvend.
Fortolk oparbejdet værdi
Der er tre nøgleværdier til roden for analyse af oparbejdet værdi, og du skal som minimum kende disse tre værdier for at bruge oparbejdet værdi.
Et vigtigt tema, der gennemgår disse gængse udtryk for oparbejdet værdi, er statusdatoen. Analyse af oparbejdet værdi forudsætter, at du vil se status på dit projekt forud for et bestemt tidspunkt, som du vælger.
Da et billede siger mere end tusind ord, så lad os se på det grafisk. Her er et diagram, der viser en konstant akkumulering af omkostninger i løbet af et projekts levetid. Den stiplede linje viser en stabil udgift i projektets levetid.
Når arbejdet på projektet er begyndt, kan et diagram over nøgleværdierne for analyse af oparbejdet værdi se sådan ud.
Statusdatoen bestemmer de værdier, der beregnes i Project. De faktiske omkostninger for dette projekt har oversteget de budgetterede omkostninger. Den oparbejdede værdi (EV) afspejler den faktiske værdi af det udførte arbejde. I dette tilfælde er værdien af det udførte arbejde mindre end det beløb, der er brugt på at udføre arbejdet.
Nogle råd om brug af oparbejdet værdi
| Skal du | Sådan gør du |
|---|---|
| Reager snart | Jo tidligere i et projekts livscyklus du opdager sådanne uoverensstemmelser mellem faktiske omkostninger, budgetterede omkostninger og oparbejdet værdi, jo hurtigere kan du gøre noget for at afhjælpe problemet. |
| Arbejd hårdere | Lettere sagt end gjort. Jo mere arbejde du får lavet før den næste statusdato til bestemmelse af oparbejdet værdi, jo bedre. Det hjælper måske ikke blot at ansætte flere medarbejdere, men det kan måske hjælpe at ansætte billigere arbejdere. Eller du skal måske "gå gulvet" for at finde ud af, hvorfor medarbejderne ikke er mere produktive. Eller måske ligger problemet hos lederne, der leverer maskiner, der har brug for mere vedligeholdelse end forventet. Der kan være mange årsager, men pointen er, at brug af en "taltilgang" med oparbejdet værdi vil hjælpe dig med at spotte negative tendenser. |
| Arbejd smartere | Gå ikke efter produktivitetsproblemer på de opgaver, der er mindre vigtige end andre. Kontrollér opgaver på den kritiske vej først for at se den største påvirkning på positive tal for oparbejdet værdi. |
| Kør dine rapporter igen | En analyse af oparbejdet værdi ved slutningen af et projekt har i virkeligheden ikke megen værdi. Kilden til problemerne i dit projekt er sandsynligvis tidligt i det, og det vil sandsynligvis have haft for stor indvirkning at rette op på, uden at det har medført store omkostninger og frustration fra dit team, din leder og andre interessenter. Væn dig til at køre rapporter over oparbejdet værdi månedligt, hvis du overhovedet vil lave dem. |
| Du behøver ikke at bekymre dig om de tidlige ting | Hvis du ser problemer meget tidligt i projektet, kan det bare være opstartsomkostninger eller omkostninger til uddannelse, at få alle ombord, rigeligt, men nødvendigt tidligt samarbejde med dit team og andre rengøringsopgaver. Ignorer ikke disse tidlige tegn på problemer, men de kan være mere forståelige tidligt i projektet end senere. |