Om arbejdsprocesser for indsamling af signaturer

De arbejdsprocesser, der følger med SharePoint-produkterne, er funktioner, du kan bruge til at automatisere dine forretningsprocesser, hvilket gør dem både mere ensartede og mere effektive. Du kan bruge en SharePoint-arbejdsproces for indsamling af signaturer til at distribuere dokumenter, der er oprettet i Excel, Word eller InfoPath, til en eller flere personer for at få deres signaturer.

Du kan få mere at vide under Oversigt over arbejdsprocesser, der følger med SharePoint.

Hvis du blot skal fuldføre en arbejdsprocesopgave for indsamling af signaturer Du skal bare gå til segmentet COMPLETE og udvide det. Du behøver muligvis ikke nogen af de andre segmenter lige nu.

SharePoint-arbejdsprocesser er:

• Effektiv og ensartet En arbejdsproces til indsamling af signaturer distribuerer automatisk dokumentet, tildeler signaturopgaver og sporer deres fremskridt. Aktiviteten i arbejdsprocessen kan overvåges og justeres fra en central statusside, og historikken over hændelser i arbejdsprocessen vedligeholdes i 60 dage efter fuldførelse.
• Mindre arbejde til dig En arbejdsproces for indsamling af signaturer sparer dig og dine kolleger både tid og besvær, og strømliner og standardiserer samtidig din signaturproces.

Her er et diagram over en meget simpel version af arbejdsprocessen for indsamling af signaturer.

Tip til brug af denne artikel

Oplysningerne i denne artikel præsenteres i segmenter, der kan udvides.

Hvis du blot skal fuldføre en arbejdsprocesopgave for indsamling af signaturer Du skal bare gå til segmentet COMPLETE og udvide det. Du behøver muligvis ikke nogen af de andre segmenter lige nu.

Hvis du vil tilføje, starte, overvåge og vedligeholde arbejdsprocesser Hvis du ikke allerede kender disse opgaver, kan det være nyttigt at arbejde dig igennem denne artikel, segment for segment, første gang du designer og tilføjer en arbejdsproces. Når du er blevet fortrolig med oplysningerne og artikellayoutet, kan du gå direkte til det segment, du skal bruge ved alle genbesøg.

En bemærkning til grafikken Skærmbilleder og konceptdiagrammer i denne serie af arbejdsprocesartikler er generelt baseret på arbejdsprocestypen til godkendelse. Hvor det er nødvendigt af hensyn til begrebsmæssig eller instruktionsmæssig tydelighed, er billeder og diagrammer i denne artikel blevet tilpasset til arbejdsprocesser for indsamling af signaturer.

Et par ord om udskrivning i denne artikel Dette er en lang artikel. Hvis du kun vil udskrive udvalgte segmenter, skal du sørge for, at kun disse segmenter udvides, når du udskriver. Hvis du vil medtage hele grafikken på den udskrevne kopi, skal du udskrive i liggende format og ikke stående.

Og lidt om at søge Før du søger efter tekst eller ord i denne artikel, skal du sørge for, at alle de segmenter, du vil søge i, er udvidet.

Få mere at vide om arbejdsprocesser for indsamling af signaturer

En arbejdsproces til indsamling af signaturer er en funktion i SharePoint-produkter, der sender et dokument eller en formular, der er oprettet i Word, Excel eller InfoPath, til en eller flere personer for at få deres signatur. Arbejdsprocessen automatiserer, strømliner og standardiserer hele processen.

Den grundlæggende arbejdsproces for indsamling af signaturer, der er inkluderet i SharePoint-produkter, fungerer som en skabelon. Med denne skabelon kan du tilføje en eller flere arbejdsprocesser for indsamling af signaturer på dine websteder. Hver arbejdsproces, du tilføjer, er en entydig version af den grundlæggende arbejdsproces for indsamling af signaturer, der hver har sin egen specialiserede arbejdsmetode baseret på de indstillinger, du angiver, når du tilføjer den.

Hvad kan en arbejdsproces for indsamling af signaturer gøre for mig?

• Første gang, du føjer en arbejdsproces til indsamling af signaturer på listen, i biblioteket eller i gruppen af websteder, kan du angive, hvor mange deltagere, der skal medtages, og angive, om deres opgaver tildeles én efter hinanden (serielt) eller alle på én gang (parallelt). Du kan endda beslutte, om du vil inddele deltagernes opgaver i to eller flere separate trin. Og hver gang du starter arbejdsprocessen manuelt i et dokument, kan du ændre en af disse indstillinger.
• Arbejdsprocessen tildeler en opgave til hver af de angivne deltagere. Hver deltager vælger mellem flere mulige svarmuligheder: at signere (eller ikke signere) dokumentet, at tildele signaturopgaven igen eller at slette opgaven.
• Mens arbejdsprocessen kører, kan du overvåge status og foretage justeringer (hvis det er nødvendigt) fra en enkelt, central side med status for arbejdsproces.
• I 60 dage, efter at arbejdsprocessen er fuldført, er listen over alle arbejdsproceshændelser, der er opstået i løbet af denne kørsel (eller forekomst) af arbejdsprocessen, stadig tilgængelig på siden Status for arbejdsproces, som en uformel reference.

Hvad kan en arbejdsproces for indsamling af signaturer ikke gøre?

Arbejdsprocessen for indsamling af signaturer er ikke udviklet til at indsamle godkendelser og afvisninger af et dokument eller til at kontrollere websideudgivelser for et websted. Hvis du vil tilføje en arbejdsproces, hvor deltagerne godkender eller afviser det dokument, de gennemgår, skal du se artiklen Alt om arbejdsprocesser til godkendelse.

Desuden er arbejdsprocesser for indsamling af signaturer ikke designet til at indsamle feedback. Hvis du vil bruge en arbejdsproces til at indsamle feedback om et dokument, kan du se artiklen Alt om arbejdsprocesser for indsamling af feedback.

Du kan også bruge Microsoft SharePoint Designer 2013 til yderligere at tilpasse de arbejdsprocesser, der følger med SharePoint-produkter.

Hvem kan bruge denne type arbejdsproces?

Sådan tilføjes en arbejdsprocesDu skal som standard have tilladelsen Administrer lister for at kunne tilføje en arbejdsproces. Gruppen Ejere har som standard tilladelsen Administrer lister, mens grupperne Medlemmer og Gæster ikke har den.

Sådan startes en arbejdsprocesDu skal desuden som standard have tilladelsen Rediger elementer for at kunne starte en arbejdsproces, som allerede er blevet tilføjet. Grupperne Medlemmer og Ejere har som standard tilladelsen Rediger elementer. Gruppen Gæster har ikke.

Alternativt kan ejere vælge at konfigurere bestemte arbejdsprocesser, så de kun kan startes af medlemmer af gruppen Ejere. (For at gøre dette skal du markere afkrydsningsfeltet Kræv tilladelse til at administrere lister for at starte denne arbejdsproces på den første side i tilknytningsformularen).

Hvad er fordelene ved at bruge digitale signaturer?

Flere og flere forretningstransaktioner gennemføres elektronisk. Digitale signaturer anvendes derfor i stigende grad til juridisk at binde tillidsparterne til deres transaktioner. En digital signatur bruges til at bekræfte identiteten af den person, der har signeret dokumentet, og den bekræfter, at indholdet ikke blev ændret, efter den digitale signatur blev anvendt på dokumentet. Digitale signaturer giver sikkerhed, der er baseret på krypteringsteknologier, og hjælper med at reducere risici forbundet med elektroniske forretningstransaktioner. Med forbedringer af digital signering har Office til formål at opfylde virksomheders og offentlige enheders behov for informationssikkerhed over hele verden.

Hvis du vil oprette en digital signatur, skal du have et digitalt certifikat, som beviser din identitet over for tillidsforhold, og som skal indhentes fra et anerkendt nøglecenter. Hvis du ikke har et digitalt certifikat, har Microsoft også partnere, der leverer digitale certifikater samt andre avancerede signaturer.

Hvordan kan du planlægge, tilføje, køre og vedligeholde denne type arbejdsproces?

Disse er de grundlæggende faser:

• FØR arbejdsprocessen kører (planlæg, tilføj, start)
  Før du tilføjer en arbejdsproces, skal du planlægge, hvor du vil tilføje den (for en enkelt liste eller et enkelt bibliotek eller for hele gruppen af websteder), og hvordan det skal fungere. Når du har tilføjet og konfigureret arbejdsprocessen, kan alle med de nødvendige tilladelser starte arbejdsprocessen på et bestemt dokument. Arbejdsprocessen kan også konfigureres til at køre automatisk. Automatiske kørsler kan aktiveres på baggrund af en eller begge af to udløsende hændelser: når et dokument føjes til eller oprettes på en liste eller i et bibliotek, eller når et dokument på en liste eller i et bibliotek ændres.
• MENS arbejdsprocessen kører (fuldfør, overvåg, juster)
  Mens arbejdsprocessen kører, fuldfører de enkelte deltagere deres tildelte opgaver. I mellemtiden kan status for arbejdsprocessen overvåges fra en central Status for arbejdsproces for den pågældende forekomst af arbejdsprocessen. Justeringer af arbejdsprocessen, mens den kører, kan foretages fra den samme side. Og om nødvendigt kan arbejdsprocessen annulleres eller afsluttes derfra.
• EFTER arbejdsprocessen kører (gennemse, rapportere, ændre)
  Når arbejdsprocessen er fuldført, kan du gennemse hele kørslen (eller forekomsten) i op til 60 dage på siden Status for arbejdsproces. Hvis der er noget, du ønsker at ændre ved den måde, arbejdsprocessen fungerer på, kan du åbne og redigere tilknytningsformularen, som du udfyldte, da du først tilføjede arbejdsprocessen.

Følgende rutediagram illustrerer disse faser fra perspektivet for den person, der tilføjer en ny arbejdsproces.

Planlæg en ny arbejdsproces for indsamling af signaturer

I dette afsnit identificerer vi de beslutninger, du skal træffe, og de oplysninger, du skal indsamle, før du tilføjer en version af arbejdsprocessen for indsamling af signaturer.

Hvis du allerede er bekendt med, hvordan du tilføjer denne type arbejdsproces, og du kun behøver en påmindelse om de specifikke trin, kan du gå direkte til det relevante TILFØJ-segment (Liste/bibliotek eller Gruppe af websteder) i denne artikel.

Skabeloner og versioner

Arbejdsprocesserne i SharePoint-produkterne fungerer som masterskabeloner , som de specifikke, individuelle arbejdsprocesser, du føjer til dine lister, biblioteker og gruppe af websteder, er baseret på.

Hver gang du tilføjer en arbejdsproces for indsamling af signaturer, tilføjer du i virkeligheden en version af den generelle arbejdsprocesskabelon for indsamling af signaturer. Du skal give hver version sit eget navn og sine egne indstillinger, som du angiver i tilknytningsformularen, når du tilføjer den pågældende version. På den måde kan du tilføje flere arbejdsprocesser, hver af dem en version, der er baseret på hovedskabelonen for arbejdsprocessen for indsamling af signaturer, men hver version navngivet og skræddersyet til den specifikke måde, du vil bruge den på.

I denne illustration er der tilføjet tre arbejdsprocesser, der er baseret på skabelonen Arbejdsproces til godkendelse – én til alle indholdstyper i et enkelt bibliotek, én til en enkelt indholdstype i et enkelt bibliotek og én til en enkelt indholdstype i en hel gruppe af websteder.

Introduktion af tilknytningsformularen

Når du tilføjer en ny version af arbejdsprocessen, der er baseret på en af de inkluderede arbejdsprocesskabeloner, skal du udfylde en tilknytningsformular for at angive, hvordan den nye version skal fungere.

I den følgende sektion finder du en liste over spørgsmål, som forbereder dig på at udfylde tilknytningsformularen. Først skal du dog bruge et øjeblik på at gennemse formularen og dens felter.

Tilknytningsformularens første side

Tilknytningsformularens anden side

Felterne på denne anden side vises også i igangsætningsformularen, som vises, hver gang arbejdsprocessen startes manuelt, og som kun kan redigeres på det tidspunkt i den enkelte kørsel.

Ni spørgsmål at besvare

Så snart du har svarene på alle spørgsmålene i dette afsnit, er du klar til at tilføje din arbejdsproces.

Er dette den rigtige arbejdsprocestype?

Denne artikel omhandler den arbejdsprocesskabelon, der vises i menuen som Indsaml signaturer – SharePoint 2010. Hvis du ikke er sikker på, om denne arbejdsprocestype er det bedste valg for dig, kan du gå tilbage til segmentet LÆR i denne artikel. Du kan finde flere oplysninger om de andre tilgængelige arbejdsprocesskabeloner i artiklen Om arbejdsprocesserne i SharePoint.

Det er vigtigt at vide, at signaturlinjer af den type, vi diskuterer her, kun kan indsættes i dokumenter, der er oprettet i Word, Excel eller InfoPath.

En liste eller et bibliotek eller hele gruppen af websteder? (og) Én indholdstype eller alle indholdstyper?

Hvad er en indholdstype?

Alle dokumenter eller andre elementer, der er gemt på en SharePoint-liste eller i et SharePoint-bibliotek, tilhører den ene eller den anden indholdstype. En indholdstype kan være noget så grundlæggende og generisk som et dokument eller Excel-regneark eller et så højt specialiseret indhold som en juridisk kontrakt eller produktdesignspecifikation. Nogle indholdstyper er som standard tilgængelige i SharePoint-produkter, men du kan både tilpasse dem og tilføje andre, som du selv opretter.

Du kan gøre den nye version af arbejdsprocessen Indsaml signaturer tilgængelig på en enkelt liste eller i et enkelt bibliotek, eller du kan gøre den tilgængelig i hele gruppen af websteder.

• Hvis du tilføjer arbejdsprocessen for en enkelt liste eller et enkelt bibliotek, kan du konfigurere det til at køre enten på alle indholdstyper eller kun på en enkelt indholdstype.
• Hvis du tilføjer arbejdsprocessen for hele gruppen af websteder, skal du dog konfigurere den til kun at køre på en enkelt webstedsindholdstype.
• I alle tilfælde skal hvert dokument, som en arbejdsproces for indsamling af signaturer køres på, være en fil, der er oprettet i Word, Excel eller InfoPath.

Hvad er et godt navn?

Giv din arbejdsprocesversion et navn, som:

• Angiver tydeligt, hvad det bruges til.
• Adskiller den tydeligt fra andre arbejdsprocesser.

Et eksempel

Forestil dig, at du er medlem af en gruppe af redaktører. Din gruppe ønsker at bruge to forskellige arbejdsprocesser for indsamling af feedback:

• Du skal køre den første arbejdsproces på hvert dokument, der er sendt af et medlem af din egen gruppe. Denne arbejdsproces indsamler kun feedback fra lederen af din gruppe.
• Du skal køre den anden arbejdsproces på hvert dokument, der sendes af personer uden for din egen gruppe. Denne arbejdsproces indsamler feedback fra hvert medlem af din gruppe.

Du kan navngive den første arbejdsproces Intern indsendelsesfeedback og den anden Ekstern indsendelsesfeedback.

Opgavelister og oversigtslister: Eksisterende eller nye?

Du kan få arbejdsprocessen til at bruge webstedets standardopgaveliste og oversigtsliste, bruge andre eksisterende lister eller anmode om nye lister udelukkende til denne arbejdsproces.

• Hvis dit websted har adskillige arbejdsprocesser, eller hvis nogle arbejdsprocesser omfatter adskillige opgaver, kan du overveje at anmode om nye lister til hver arbejdsproces. (Administration af alt for lange lister er en af de ting, der kan sænke ydeevnen. Det er hurtigere og nemmere for systemet at vedligeholde flere kortere lister end én meget lang.)
• Hvis opgaverne og oversigten for denne arbejdsproces indeholder følsomme eller fortrolige data, som du skal holde adskilt fra de generelle lister, skal du helt sikkert angive, at du vil have nye, separate lister til arbejdsprocessen. Når du har tilføjet arbejdsprocessen, skal du sørge for, at de relevante tilladelser er indstillet for de nye lister.

Hvem tilføjer signaturlinjerne og hvornår?

Signaturlinjer kan indsættes i dokumentet på et af to tidspunkter:

• Inden arbejdsprocessen i dokumentet startes.
• Når arbejdsprocessen er startet, men før den første deltager føjer sin signatur til en signaturlinje.

Tilføjelse af en digital signatur til et dokument er en proces i to trin:

1. Først indsætter nogen en signaturlinje i dokumentets brødtekst.
   
2. Derefter føjer en person sin signatur til den indsatte linje.
   

Husk dette Fra det øjeblik den første deltager føjer sin signatur til dokumentet, er dokumentet låst mod redigering. Eventuelle yderligere ændringer af dokumentet efter dette tidspunkt – med undtagelse af andre underskrivere, der tilføjer deres signaturer – vil gøre alle tilføjede signaturer ugyldige eller slettes . Og fordi indsættelsen af en signaturlinje tæller som en ændring i dokumentet, skal alle signaturlinjer allerede være til stede i dokumentet, før den første deltager føjer sin faktiske signatur til en af linjerne.

Så der er tre enkle måder at besvare dette spørgsmål på:

• For begge former for start Dokumentet er baseret på en skabelon eller formular, der allerede indeholder signaturlinjer, så ingen behøver at tilføje dem for hver enkelt kørsel af arbejdsprocessen.
• For en manuel start Den person, der starter arbejdsprocessen, indsætter alle nødvendige signaturlinjer , før arbejdsprocessen startes.
• Sådan starter du automatisk Den første deltager, der åbner dokumentet, indsætter alle nødvendige signaturlinjer , før de tilføjer sin egen signatur.

Her er en hurtig grafisk oversigt over hovedpunkten.

Hvordan (og af hvem) kan denne arbejdsproces startes?

En arbejdsproces kan konfigureres til kun at blive startet manuelt, kun automatisk eller på anden måde:

• Når du manuelt starter en arbejdsproces for indsamling af signaturer i et bestemt dokument, vises en anden formular, igangsætningsformularen. Initieringsformularen indeholder indstillingerne fra kun anden side i tilknytningsformularen . Hvis den person, der starter arbejdsprocessen, ønsker at ændre nogen af disse indstillinger (kun for den aktuelle forekomst), kan vedkommende på denne måde gøre det, før vedkommende klikker på Start.
• Med en automatisk start er der naturligvis ingen mulighed for at vise en igangsætningsformular, så de standardindstillinger, der er angivet i tilknytningsformularen, bruges uden ændringer.

Følgende illustration viser forskellen mellem manuel start og automatisk start.

De ændringer, du foretager i igangsætningsformularen, anvendes kun i den aktuelle forekomst af arbejdsprocessen. Hvis du vil ændre de permanente standardindstillinger for arbejdsprocessen, skal du redigere den oprindelige tilknytningsformular som beskrevet i segmentet SKIFT i denne artikel.

Manuel start

Hvis du tillader manuel start, kan alle, der har de nødvendige tilladelser, starte arbejdsprocessen på et hvilket som helst berettiget dokument når som helst.

Fordelene ved en manuel start er, at du og dine kolleger kun kan køre arbejdsprocessen, når og hvis I vælger det, og at du, hver gang du kører den, har mulighed for at ændre nogle indstillinger ved hjælp af igangsætningsformularen.

Med en manuel start skal man selvfølgelig huske at køre arbejdsprocessen, når det er hensigtsmæssigt at gøre det.

Automatisk start

Du kan konfigurere arbejdsprocessen til at blive startet automatisk af en eller flere af følgende hændelser:

• Et nyt dokument oprettes i eller uploades til listen eller biblioteket.
• Et dokument, der allerede er gemt på listen eller i biblioteket, ændres.

Fordelen ved en automatisk start er, at ingen behøver at huske at starte arbejdsprocessen. Den kører, hver gang der opstår en udløsende hændelse.

Særlige overvejelser i forbindelse med automatisk start af arbejdsprocesser for indsamling af signaturer

I modsætning til i nogle af de andre inkluderede arbejdsprocesser er det ikke muligt at tilføje flere opgaver, når en arbejdsproces for indsamling af signaturer er startet. Når arbejdsprocessen starter automatisk, tildeles kun de signaturopgaver, der allerede er angivet i standardindstillingerne. Hver af disse opgaver kan faktisk tildeles igen under kørslen af arbejdsprocessen, men der kan ikke oprettes og tildeles yderligere opgaver. Med andre ord bør en arbejdsproces til indsamling af signaturer kun køre automatisk, når identiteten eller i det mindste antallet af deltagere er kendt på forhånd.

Det, der er muligt efter en automatisk start, er at slette eller annullere opgaver, der allerede er tildelt – men bemærk, at annullering af en opgave ikke fjerner den tilknyttede signaturlinje fra dokumentet.

I det følgende vises tre scenarier, hvor automatisk start bruges. Bemærk, at i hvert scenarie:

• Arbejdsprocessen kører på et bibliotek, hvortil brugerne overfører dokumenter, der skal signeres.
• Gruppen af personer, der får tildelt signaturopgaver, er stabil over tid og behøver ikke at blive gennemgået eller redigeret, hver gang arbejdsprocessen starter.

I hvert af disse scenarier er det naturligvis ikke nødvendigt for arbejdsprocesdeltagerne at indsætte signaturlinjer under kørslen af arbejdsprocessen, hvis det element, der overføres, er et dokument eller en formular, der allerede indeholder de relevante signaturlinjer.

Scenarie 1: Enkelt opgave, enkelt underskriver

Nye udgiftsafregninger skal signeres af Anna, så Anna opretter et bibliotek med navnet Nye udgiftsafregninger. Alle i organisationen kan oprette eller uploade et krav.

Anna opretter en arbejdsproces og giver den det samme navn: Nye udgiftsafregninger. Arbejdsprocessen kører automatisk på hvert nyt dokument, og der tildeles kun én signaturopgave – naturligvis til Anna.

Scenarie 2: Flere opgaver, flere underskrivere

Denne gang skal kontrakter underskrives af Anna og Sean og Frank – af dem alle tre.

Søren opretter et bibliotek med navnet Kontrakter til signatur. Hun opretter en arbejdsproces til indsamling af signaturer med navnet Signaturer (annaANDseanANDfrank). Arbejdsprocessen kører automatisk på hvert nyt dokument, og der tildeles en signaturopgave til hver af de tre personer.

Den første underskriver, der åbner dokumentet, indsætter signaturlinjerne for alle tre underskrivere, før de tilføjer deres egen signatur.

Scenarie 3: Flere opgaver, enkelt underskriver

I denne version skal kontrakter underskrives af Anna eller Søren eller Frank – kun af én af de tre.

Søren opretter et bibliotek med navnet Kontrakter til signering og en arbejdsproces med navnet Signatur (annaELLERseanELLERfrank). Hun opretter også en adresseliste eller distributionsgruppe, også kaldet annaELLERseanELLERfrank, som omfatter dem alle tre.

Igen kører arbejdsprocessen automatisk på hvert nyt dokument i biblioteket, men denne gang tildeles der kun én signaturopgave, nemlig til gruppen annaELLERseanELLERfrank .

Denne type opgave kaldes en gruppeopgave og fungerer på følgende måde: Arbejdsprocessen sender en mail med besked om opgaven til hvert medlem af gruppen, men der oprettes kun en enkelt opgave, som et individuelt medlem af gruppen kan gøre krav på og fuldføre på vegne af hele gruppen.

Du kan finde en vejledning til at gøre krav på og fuldføre en gruppeopgave i segmentet FULDFØRT i denne artikel.

Får indholdstyper, der arver fra denne, også denne arbejdsproces?

Når du føjer en arbejdsproces til en indholdstype for hele gruppen af websteder, får du mulighed for også at føje arbejdsprocessen til alle andre indholdstyper i gruppen af websteder, som arver fra den indholdstype, du føjer arbejdsprocessen til. Bemærk, at hvis du tilføjer en arbejdsproces for en enkelt liste eller et enkelt bibliotek, vises denne indstilling ikke.

Deltagere: Hvilke personer, i hvilken rækkefølge?

Du skal angive navn eller mailadresse for hver person, som vil blive tildelt en signaturopgave.

Gruppeopgaver eller individuelle? Hvis du tildeler en opgave til en gruppe eller distributionsliste, tildeles en gruppeopgave : Hvert medlem af gruppen modtager en meddelelse om en opgave, men kun ét medlem skal gøre krav på og fuldføre opgaven. Du kan finde en vejledning til at gøre krav på og fuldføre en gruppeopgave i segmentet FULDFØRT i denne artikel.

Et trin eller flere trin?Du kan vælge kun at have ét trin af signaturopgaver eller at have flere faser. Hvis du har mere end én fase, udføres trinene én efter én.

Parallelle gennemgange eller serielle gennemgange?For deltagerne i en hvilken som helst fase kan du vælge enten at få tildelt deres signaturopgaver på samme tid (parallelt) eller at få deres opgaver tildelt én efter hinanden (serielt) i den rækkefølge, du angiver. Den serielle indstilling kan være nyttig, hvis f.eks. en af underskriverne er den egentlige beslutningstager vedrørende dokumentet, og det ikke giver mening for nogen af de andre underskrivere at fuldføre deres signaturopgaver, hvis beslutningstageren beslutter ikke at underskrive.

Et eksempel

Dette enkle scenarie illustrerer nogle af fordelene ved både flere trin og serielle opgavetildelinger:

Forestil dig, at Frank tilføjer en ny arbejdsproces for indsamling af signaturer for et kontraktbibliotek. Fordi Frank er den virkelige beslutningstager, ønsker han at være den første person til at underskrive hver kontrakt. Hvis han beslutter sig for ikke at underskrive, vil hverken Anna eller Søren blive tildelt en signaturopgave. Frank kan konfigurere dette på to måder:

• Ved hjælp af en seriel gennemgangFrank opretter en enkelt seriel scene, hvor han er den første deltager, og Anna og Søren er den anden og den tredje.
  Sådan opsætter Frank sin enkelttrins seriegennemgang.
  
• Ved hjælp af to faserHvis Frank vil have, at Anna og Søren skal have tildelt deres opgaver samtidigt, så Søren ikke skal vente på, at Anna tilføjer sin signatur, før hun kan tilføje sin egen, kan han konfigurere to faser i arbejdsprocessen. Den første fase omfatter kun hans egen signaturopgave, og den anden er en parallel fase, der indeholder Anna og Sørens opgaver. Hvis den første fase ikke er fuldført, starter den anden fase ikke.
  Sådan opsætter Frank sin to-trins parallelle gennemgang.
  

Her er diagrammer over begge løsninger. Hvis Frank ikke fuldfører sin signaturopgave i begge versioner, bliver opgaverne aldrig tildelt hverken Anna eller Søren.

Hvem skal have besked?

I feltet CC på tilknytningsformularens anden side kan du angive navne eller adresser på alle, der skal have besked, hver gang denne arbejdsproces startes eller slutter.

• Hvis du angiver et navn her, tildeles der ikke en arbejdsprocesopgave til den pågældende person.
• Når arbejdsprocessen startes manuelt, modtager den person, der starter den , start- og stopmeddelelserne, uden at det er nødvendigt at angive det i dette felt.
• Når arbejdsprocessen startes automatisk, modtager den person, der oprindeligt tilføjede den , start- og stopmeddelelserne, uden at det er nødvendigt at angive det i dette felt.

Tilføje en arbejdsproces for indsamling af signaturer (kun for én liste eller ét bibliotek)

Hvis du endnu ikke er fortrolig med at tilføje arbejdsprocesser, kan det være nyttigt at gennemgå de foregående LÆR- og PLAN-segmenter i denne artikel, inden du fortsætter med trinnene i dette segment.

Inden du går i gang

Der skal være to ting, der skal være i orden, før du kan tilføje en arbejdsproces:

E-mail Hvis arbejdsprocessen skal kunne sende beskeder via mail, skal mail være aktiveret for SharePoint-webstedet. Hvis du ikke er sikker på, at dette allerede er gjort, kan du kontakte din SharePoint-administrator.

Tilladelser Standardindstillingerne i SharePoint-produkter kræver, at du har tilladelse til at administrere lister for at kunne tilføje arbejdsprocesser for lister, biblioteker eller grupper af websteder. Gruppen Ejere har som standard tilladelsen Administrer lister, mens grupperne Medlemmer og Gæster ikke har. Du kan finde flere oplysninger om tilladelser i segmentet LÆR i denne artikel).

Tilføj arbejdsprocessen

Skal du:

1. Åbn listen eller biblioteket, som du vil føje arbejdsprocessen til.

2. Klik på fanen Liste eller Bibliotek på båndet.
   Navnet på fanen kan variere, afhængigt af liste- eller bibliotekstypen. For eksempel kaldes denne fane Calendar på en kalenderliste.

3. Klik på Indstillinger for arbejdsproces i gruppen Indstillinger.

4. Angiv enten en enkelt indholdstype, som arbejdsprocessen skal køre på, eller Alle (for alle indholdstyper), på siden Indstillinger for arbejdsproces, og klik derefter på Tilføj en arbejdsproces.

   Bemærk

   Indsaml signaturer arbejdsprocesser kan kun køres på dokumenter, der er oprettet i Word, Excel eller InfoPath.

   

   1. Udfyld den første side i tilknytningsformularen.
      (Vejledningen følger illustrationen).

	Indholdstype Behold standardindstillingen som Alle, eller vælg en bestemt indholdstype.
	Arbejdsproces Vælg skabelonen Indsaml signaturer – SharePoint 2010 . Bemærk: Hvis skabelonen Indsaml signaturer – SharePoint 2010 ikke vises på listen, skal du kontakte din SharePoint-administrator for at finde ud af, hvordan du aktiverer den for gruppen af websteder eller arbejdsområdet. Hvis du har tilladelser til en gruppe af websteder, skal du se Aktivér SharePoint-arbejdsprocesskabeloner.
	Name Skriv et navn til arbejdsprocessen. Navnet identificerer denne arbejdsproces for brugere af listen eller biblioteket. Hvis du vil have forslag til navngivning af arbejdsprocessen, skal du se segmentet PLAN i denne artikel.
	Opgaveliste Vælg en opgaveliste, der skal bruges til denne arbejdsproces. Du kan vælge en eksisterende opgaveliste eller klikke på Opgaver (ny) for at få oprettet en ny liste. Du kan finde oplysninger om årsager til at oprette en ny opgaveliste (i modsætning til at vælge en eksisterende) i segmentet PLAN i denne artikel.
	Oversigtsliste Vælg en oversigtsliste, der skal bruges til arbejdsprocessen. Du kan vælge en eksisterende oversigtsliste eller klikke på Ny oversigtsliste for at få oprettet en ny liste. Du kan finde oplysninger om årsager til at oprette en ny oversigtsliste (i modsætning til at vælge en eksisterende) i segmentet PLAN i denne artikel.
	Startindstillinger Angiv, hvordan arbejdsprocessen kan startes. Du kan finde oplysninger om de forskellige indstillinger i segmentet PLAN i denne artikel.

1. Klik på Næste, når alle indstillingerne i denne formular er, som du vil have dem.
2. Udfyld anden side i tilknytningsformularen.
   (Vejledningen følger illustrationen).
   SharePoint-produkter viser dig alle indstillingerne på denne anden side i tilknytningsformularen, hver gang du starter arbejdsprocessen manuelt, så du kan foretage ændringer i disse indstillinger for kun dette ene tilfælde.

	Tildel til Angiv navne eller adresser på de personer, som arbejdsprocessen skal tildele opgaver til. Hvis opgaverne tildeles én ad gangen (serielt) Skriv navnene eller adresserne i den rækkefølge, opgaverne skal tildeles i. Hvis alle opgaverne tildeles på samme tid (parallelt) Rækkefølgen af navnene eller adresserne betyder ikke noget. Hvis du inkluderer en gruppe eller distributionsliste En gruppeopgave vil blive tildelt: Hvert medlem af gruppen modtager en opgavemeddelelse, men kun ét medlem skal gøre krav på og fuldføre opgaven. Du kan finde en vejledning til at gøre krav på og fuldføre en gruppeopgave i segmentet FULDFØRT i denne artikel.
	Rækkefølge Angiv, om opgaverne skal tildeles én ad gangen (serielt) eller alle på én gang (parallelt). Du kan finde flere oplysninger om brug af serielle og parallelle faser i segmentet PLAN i denne artikel.
	Tilføj en ny fase Tilføj eventuelle trin ud over den første, du lige har konfigureret. Hvis du vil slette en hel fase, skal du klikke i feltet Tildel til for den pågældende fase og derefter trykke på Ctrl+Delete. Du kan finde flere oplysninger om brug af flere trin i segmentet PLAN i denne artikel.
	Undertekster Angiv navne eller mailadresser på alle, der skal have besked, hver gang arbejdsprocessen startes eller slutter. Hvis du angiver et navn her, tildeles der ikke en arbejdsprocesopgave. Når arbejdsprocessen startes manuelt, modtager den person, der starter den , start- og stopmeddelelserne, uden at det er nødvendigt at angive det i dette felt. Når arbejdsprocessen startes automatisk, modtager den person, der oprindeligt tilføjede den , start- og stopmeddelelserne, uden at det er nødvendigt at angive det i dette felt.

1. Når du har alle indstillingerne på denne side, som du vil have dem, skal du klikke på Gem for at oprette arbejdsprocessen.

SharePoint-produkter opretter din nye version af arbejdsprocessen.

Hvad skal der ske nu?

Hvis du er klar til at starte og teste din nye arbejdsproces, skal du gå til segmentet START i denne artikel.

Du finder en vejledning til at indsætte signaturlinjer i et dokument i segmentet INDSÆT i denne artikel.

Tilføje en arbejdsproces til indsamling af signaturer (for en hel gruppe af websteder)

Hvis du endnu ikke er fortrolig med at tilføje arbejdsprocesser, kan det være nyttigt at gennemgå segmenterne LÆR og PLANLÆGGE i denne artikel, inden du fortsætter med trinnene i dette segment.

Inden du går i gang

Der skal være to ting, der skal være i orden, før du kan tilføje en arbejdsproces:

E-mailHvis arbejdsprocessen skal kunne sende mailbeskeder, skal mail være aktiveret for dit websted. Hvis du ikke er sikker på, at dette allerede er gjort, kan du kontakte din SharePoint-administrator.

Tilladelser Standardindstillingerne i SharePoint-produkter kræver, at du har tilladelse til at administrere lister for at kunne tilføje arbejdsprocesser for lister, biblioteker eller grupper af websteder. Gruppen Ejere har som standard tilladelsen Administrer lister, mens grupperne Medlemmer og Gæster ikke har. Du kan finde flere oplysninger om tilladelser i segmentet LÆR i denne artikel).

Tilføj arbejdsprocessen

Skal du:

1. Gå til startsiden for gruppen af websteder (ikke startsiden for et websted eller underordnet websted i samlingen).

2. Klik på , og klik derefter på Indstillinger for websted.
   I SharePoint i Microsoft 365 skal du klikke , og klik derefter på Webstedsindhold. Klik på Indstillinger for websted under Webstedsindhold.

3. Klik på Webstedsindholdstyper under Webdesigngallerier på siden Indstillinger for websted.
   

4. Klik på navnet på den webstedsindholdstype, som du vil føje en arbejdsproces til, på siden Webstedsindholdstyper.

   Bemærk

   Indsaml signaturer arbejdsprocesser kan kun køres på dokumenter, der er oprettet i Word, Excel eller InfoPath.

   

   1. Klik på Indstillinger for arbejdsproces under Indstillinger på siden for den valgte indholdstype.
      
   2. Klik på linket Tilføj en arbejdsproces på siden Indstillinger for arbejdsproces.
      
   3. Udfyld den første side i tilknytningsformularen.
      (Vejledningen følger illustrationen).

	Arbejdsproces Vælg skabelonen Indsaml signaturer – SharePoint 2010 . Bemærk: Hvis skabelonen Indsaml signaturer – SharePoint 2010 ikke vises på listen, skal du kontakte din SharePoint-administrator for at finde ud af, hvordan du aktiverer den for gruppen af websteder eller arbejdsområdet. Hvis du har tilladelser til en gruppe af websteder, skal du se Aktivér SharePoint-arbejdsprocesskabeloner.
	Name Skriv et navn til arbejdsprocessen. Navnet identificerer denne arbejdsproces for brugere af denne gruppe af websteder. Hvis du vil have forslag til navngivning af arbejdsprocessen, skal du se segmentet PLAN i denne artikel.
	Opgaveliste Vælg en opgaveliste, der skal bruges til denne arbejdsproces. Du kan vælge en eksisterende opgaveliste eller klikke på Opgaver (ny) for at få oprettet en ny liste. Du kan finde oplysninger om årsager til at oprette en ny opgaveliste (i modsætning til at vælge en eksisterende) i segmentet PLAN i denne artikel.
	Oversigtsliste Vælg en oversigtsliste, der skal bruges til arbejdsprocessen. Du kan vælge en eksisterende oversigtsliste eller klikke på Ny oversigtsliste for at få oprettet en ny liste. Du kan finde oplysninger om årsager til at oprette en ny oversigtsliste (i modsætning til at vælge en eksisterende) i segmentet PLAN i denne artikel.
	Startindstillinger Angiv, hvordan arbejdsprocessen kan startes. Du kan finde oplysninger om de forskellige indstillinger i segmentet PLAN i denne artikel.
	Vil du opdatere liste- og webstedsindholdstyper? Angiv, om denne arbejdsproces skal føjes til (tilknyttes til) alle andre websteds- og listeindholdstyper, der arver fra denne indholdstype. Den handling, der udfører alle de ekstra tilføjelser, kan tage lang tid at fuldføre. Hvis nedarvningen er brudt for nogen websteder eller underordnede websteder, hvor du vil tilføje denne arbejdsproces til nedarvning af indholdstyper, skal du kontrollere, at du er medlem af gruppen Ejere på hvert af disse websteder eller underordnede websteder, før du kører denne handling.

1. Når du vil have alle indstillingerne på denne side, skal du klikke på Næste.
2. Udfyld anden side i tilknytningsformularen.
   (Vejledningen følger illustrationen).
   SharePoint-produkter viser dig alle indstillingerne på denne anden side i tilknytningsformularen, hver gang du starter arbejdsprocessen manuelt, så du kun kan foretage ændringer i disse indstillinger for dette ene tilfælde.

	Tildel til Angiv navne eller adresser på de personer, som arbejdsprocessen skal tildele opgaver til. Hvis opgaverne tildeles én ad gangen (serielt) Skriv navnene eller adresserne i den rækkefølge, opgaverne skal tildeles i. Hvis alle opgaverne tildeles på samme tid (parallelt) Rækkefølgen af navnene eller adresserne betyder ikke noget. Hvis du inkluderer en gruppe eller distributionsliste En gruppeopgave vil blive tildelt: Hvert medlem af gruppen modtager en opgavemeddelelse, men kun ét medlem skal gøre krav på og fuldføre opgaven. Du kan finde en vejledning til at gøre krav på og fuldføre en gruppeopgave i segmentet FULDFØRT i denne artikel.
	Rækkefølge Angiv, om opgaverne i denne fase skal tildeles én ad gangen (serielt) eller alle på én gang (parallelt). Du kan finde flere oplysninger om brug af serielle og parallelle faser i segmentet PLAN i denne artikel.
	Tilføj en ny fase Tilføj eventuelle trin ud over den første, du lige har konfigureret. Hvis du vil slette en hel fase, skal du klikke i feltet Tildel til for den pågældende fase og derefter trykke på Ctrl+Delete. Du kan finde flere oplysninger om brug af flere trin i segmentet PLAN i denne artikel.
	Undertekster Angiv navne eller mailadresser på alle, der skal have besked, hver gang arbejdsprocessen startes eller slutter. Hvis du angiver et navn her, tildeles der ikke en arbejdsprocesopgave. Når arbejdsprocessen startes manuelt, modtager den person, der starter den, start- og stopmeddelelserne, uden at det er nødvendigt at angive det i dette felt. Når arbejdsprocessen startes automatisk, modtager den person, der oprindeligt tilføjede den, start- og stopmeddelelserne, uden at det er nødvendigt at angive det i dette felt.

1. Når du har alle indstillingerne på denne side, som du vil have dem, skal du klikke på Gem for at oprette arbejdsprocessen.

SharePoint-produkter opretter din nye version af arbejdsprocessen.

Hvad skal der ske nu?

Hvis du er klar til at starte og teste din nye arbejdsproces, skal du gå til segmentet START i denne artikel.

Du finder en vejledning til at indsætte signaturlinjer i et dokument i segmentet INDSÆT i denne artikel.

Indsætte signaturlinjer

Før en arbejdsprocesdeltager kan tilføje sin signatur, skal der indsættes en signaturlinje i dokumentet. Indsættelsen af linjen og tilføjelsen af selve signaturen er to separate handlinger.

Det er vigtigt at huske, at:

• Når en signatur er føjet til en signaturlinje, låses dokumentet for alle yderligere ændringer med undtagelse af tilføjelse af yderligere signaturer til allerede eksisterende signaturlinjer.
• Hvis der foretages ændringer, efter den første signatur er blevet tilføjet, vil alle de signaturer, der allerede er tilføjet, blive ugyldige eller fjernet fra dokumentet.
• Indsættelser og sletninger af signaturlinjer behandles som ændringer i dokumentet.
• Derfor skal alle tilføjelser og sletninger af signaturlinjer allerede være fuldført, inden den første deltager tilføjer sin signatur.

Her er en hurtig grafisk oversigt over alt dette.

Indsætte eller slette en signaturlinje (Word eller Excel)

Sådan indsættes en signaturlinje i Word eller Excel:

1. Klik i dokumentet eller regnearket for at finde markøren der, hvor du vil indsætte en signaturlinje.

2. Klik på Signaturlinje i gruppen Tekst under fanen Indsæt.

3. I dialogboksen Signaturindstilling skal du udfylde et af felterne, alle eller ingen af disse fire felter:

   • Foreslået underskriver.
     Underskriverens fulde navn.
     (Vises i den udfyldte signatur).
   • Den foreslåede underskrivers titel
     (Vises i den udfyldte signatur).
   • Den foreslåede underskrivers e-mailadresse
     (Vises ikke i den fulde signatur).
   • Vejledning til underskriveren
     Alle nyttige eller nødvendige oplysninger til underskriveren.
     (Vises ikke i den fulde signatur).
     

4. Mens du stadig er i den samme dialogboks, skal du markere eller fjerne markeringen i følgende afkrydsningsfelter:

   • Tillad underskriveren at tilføje kommentarer i dialogboksen Signeret af
     Tillad underskriveren at angive formålet med signeringen.
     (Hvad underskriveren skriver, vises ikke i den færdige signatur).
   • Vis dato for signering på signaturlinjen
     Den dato, hvor signaturen tilføjes.
     (Vises i den udfyldte signatur).

5. Klik på OK.

Gentag den samme fremgangsmåde for at tilføje flere signaturlinjer.

Sådan sletter du en signaturlinje i Word eller Excel:

1. Klik på signaturlinjen for at markere den.
2. Tryk på Delete.

Indsætte eller slette en signaturlinje (InfoPath)

Sådan indsættes en signaturlinje i InfoPath:

1. Klik i formularen for at finde markøren, hvor du vil indsætte en signaturlinje.

2. Klik på Signaturlinje i gruppen Kontrolelementer under fanen Hjem på båndet.

3. Klik på signaturlinjen for at markere den, højreklik derefter på den, og klik på Egenskaber for signaturlinje i genvejsmenuen.

4. I dialogboksen Egenskaber for signaturlinje under fanen Generelt skal du udfylde et af felterne, alle eller ingen af disse fire felter:

   • Meddelelse, som underskrivere får vist, før de signerer
     Alle nyttige eller nødvendige oplysninger til underskriveren.
     (Vises ikke i den fulde signatur).
   • Underskrivers navn
     (Vises i den udfyldte signatur).
   • Underskrivers titel
     (Vises i den udfyldte signatur).
   • Underskrivers e-mailadresse
     (Vises ikke i den fulde signatur).
     

5. Foretag de ønskede justeringer under fanen Størrelse og fanen Avanceret .

6. Klik på OK.

Sådan sletter du en signaturlinje i InfoPath:

• Klik på kontrolelementet for at markere det, og tryk derefter på Delete.

Hvad skal der ske nu?

Hvis du er klar til at teste din nye arbejdsproces, skal du gå til segmentet START i denne artikel.

Hvis du er ved at fuldføre en arbejdsprocesopgave, skal du gå (eller vende tilbage) til segmentet FULDFØRT i denne artikel.

Starte en arbejdsproces for indsamling af signaturer

En påmindelse om signaturprocessen: Alle ændringer skal foretages i dokumentet – herunder alle indsættelser og sletninger af signaturlinjer – inden den første deltager føjer sin signatur til en signaturlinje. (Du kan finde flere oplysninger i segmentet PLANLÆGGE i denne artikel).

Sørg også for, at de personer, som arbejdsprocessen skal tildele opgaver, ved, hvordan de tilføjer deres signaturer og udfylder deres opgaveformularer. De finder måske segmentet COMPLETE i denne artikel nyttigt.

To måder at starte en arbejdsproces på En arbejdsproces kan konfigureres til kun at blive startet manuelt, kun automatisk eller på anden måde:

• Manuelt når som helst af alle, der har de nødvendige tilladelser.
• Automatisk , når en bestemt udløsende hændelse indtræffer – dvs. når et dokument føjes til listen eller biblioteket og/eller når et dokument, der allerede findes på listen, ændres på nogen måde.
  (Den eller de udløsende hændelser er angivet på den første side i tilknytningsformularen under den oprindelige tilføjelse og konfiguration af arbejdsprocessen. Du kan finde flere oplysninger i segmentet PLAN i denne artikel).

En arbejdsproces kan ikke starte på et dokument, der aktuelt er tjekket ud. (Et dokument kan tjekkes ud, efter en arbejdsproces er blevet startet på det, men når det er tjekket ud, kan der ikke startes yderligere arbejdsprocesser på dokumentet, før det er tjekket ind igen).

Start arbejdsprocessen automatisk

Hvis arbejdsprocessen er konfigureret til at starte automatisk, kører arbejdsprocessen på det dokument, der udløste den, hver gang der opstår en udløsende hændelse.

Når arbejdsprocessen starter, tildeler den eller de første opgaver og sender en opgavemeddelelse til hver modtager. I mellemtiden sender den også startmeddelelser (til forskel fra opgavebeskeder) til den person, der oprindeligt tilføjede arbejdsprocessen, og til alle, der er angivet i feltet CC på anden side i tilknytningsformularen.

Hvis de nødvendige signaturlinjer ikke allerede findes i dokumentet, før den udløsende handling starter arbejdsprocessen, skal de indsættes, før den første signatur føjes til dokumentet.

Start arbejdsprocessen manuelt

En bemærkning om tilladelser Du skal normalt have tilladelsen Rediger elementer for at kunne starte en arbejdsproces. Som standard har både grupperne Medlemmer og Ejere denne tilladelse, men gruppen Gæster har ikke. En ejer kan dog også vælge at kræve tilladelsen Administrer lister for personer, der starter arbejdsprocessen. Ved at vælge denne indstilling kan ejere angive, at det kun er dem selv og andre ejere, der kan starte en bestemt arbejdsproces. Du kan finde flere oplysninger i Learn-segmentet i denne artikel).

To steder at starte fra

Du kan starte en arbejdsproces manuelt fra et af to steder:

• Fra den liste eller det bibliotek, hvor dokumentet er gemt.
• Inde fra selve dokumentet, åbnet i det Microsoft Office-program, hvor det blev oprettet. Bemærk, at dette skal være det fulde, installerede program og ikke en webprogramversion.

De resterende to sektioner i dette segment indeholder instruktioner til begge metoder.

Start manuelt fra listen eller biblioteket

1. Du kan enten føje alle nødvendige signaturlinjer til dokumentet, eller du kan aftale med deltagerne i arbejdsprocessen at sikre, at alle signaturlinjer findes i dokumentet, inden en deltager føjer sin signatur til en af linjerne.

2. Gå til den liste eller det bibliotek, hvor det dokument, du vil køre arbejdsprocessen på, er gemt.

3. Klik på ikonet foran elementnavnet for at markere elementet, og klik derefter på Arbejdsprocesser i gruppen Arbejdsprocesser under fanen Files på båndet.
    

4. Klik på den arbejdsproces, du vil køre, under Start en ny arbejdsproces på siden Arbejdsprocesser: Dokumentnavn.
   

5. Foretag de ændringer, du vil anvende på netop denne forekomst af arbejdsprocessen, i igangsætningsformularen.

   Bemærk

   De ændringer, der er foretaget her i igangsætningsformularen, bruges kun i den aktuelle forekomst af arbejdsprocessen. Hvis du vil foretage ændringer, der skal anvendes, hver gang arbejdsprocessen køres, eller hvis du vil ændre indstillinger for arbejdsprocessen, der ikke vises i denne formular, skal du se segmentet SKIFT i denne artikel.

	Tildel til Foretag eventuelle ændringer på listen over personer, som arbejdsprocessen skal tildele opgaver til. Hvis opgaverne tildeles én ad gangen Angiv navnene eller adresserne i den rækkefølge, som opgaverne skal tildeles i. Hvis alle opgaverne tildeles på samme tid Rækkefølgen af navnene eller adresserne betyder ikke noget. Hvis du inkluderer en gruppe eller distributionsliste En gruppeopgave vil blive tildelt: Hvert medlem af gruppen modtager en opgavemeddelelse, men kun ét medlem skal gøre krav på og fuldføre opgaven. Du kan finde en vejledning til at gøre krav på og fuldføre en gruppeopgave i segmentet FULDFØRT i denne artikel.
	Rækkefølge Sørg for, at specifikationerne for tildeling af opgaver i hvert segment én ad gangen (serielt) eller alle på én gang (parallelt) er, som du vil have dem. Du kan finde flere oplysninger om brug af serielle og parallelle faser i segmentet PLAN i denne artikel.
	Tilføj en ny fase Tilføj eventuelle trin ud over dem, der aktuelt er konfigureret. Hvis du vil slette en hel fase, skal du klikke i feltet Tildel til for den pågældende fase og derefter trykke på Ctrl+Delete. Du kan finde flere oplysninger om brug af flere trin i segmentet PLAN i denne artikel.
	Undertekster Foretag de ønskede tilføjelser eller fjernelser. Husk på følgende: Hvis du angiver et navn her, tildeles der ikke en arbejdsprocesopgave. Når arbejdsprocessen startes manuelt, modtager den person, der starter den, start- og stopmeddelelserne, uden at det er nødvendigt at angive det i dette felt. Når arbejdsprocessen startes automatisk, modtager den person, der oprindeligt tilføjede den, start- og stopmeddelelserne, uden at det er nødvendigt at angive det i dette felt.

1. Når du har alle indstillingerne i initieringsformularen, som du vil have dem, skal du klikke på Start for at starte arbejdsprocessen.

Arbejdsprocessen tildeler den eller de første opgaver og sender i mellemtiden startmeddelelser til dig og til alle, der er angivet i feltet Cc i igangsætningsformularen.

Starte manuelt fra et Microsoft Office-program

1. Du kan enten føje alle nødvendige signaturlinjer til dokumentet, eller du kan aftale med deltagerne i arbejdsprocessen at sikre, at alle signaturlinjer findes i dokumentet, inden en deltager føjer sin signatur til en af linjerne.

2. Åbn dokumentet i det installerede Office-program på computeren.

   Bemærk

   Denne metode kan ikke bruges, når dokumentet er åbent i en webprogramversion af Microsoft Office-programmet. Det skal være åbent i den fulde, installerede version af programmet på computeren.

3. Klik på fanen Filer i det åbne dokument, klik på Gem & send, og klik derefter på den arbejdsproces, du vil køre på dokumentet.

4. Hvis du får vist følgende meddelelse, der fortæller dig, at filen skal tjekkes ind i arbejdsprocessen, skal du klikke på knappen Check In.
   (Hvis du ikke får vist denne meddelelse, skal du gå til trin 5.)

5. Klik på den store knap Start arbejdsproces .

6. Foretag de ændringer, du vil anvende på denne specifikke forekomst af arbejdsprocessen, i igangsætningsformularen på siden Rediger en arbejdsproces.

   Bemærk

   De ændringer, der er foretaget her i igangsætningsformularen, bruges kun i den aktuelle forekomst af arbejdsprocessen. Hvis du vil foretage ændringer, der skal anvendes, hver gang arbejdsprocessen køres, eller hvis du vil ændre indstillinger for arbejdsprocessen, der ikke vises i denne formular, skal du se segmentet SKIFT i denne artikel.

	Tildel til Foretag eventuelle ændringer på listen over personer, som arbejdsprocessen skal tildele opgaver til. Hvis opgaverne tildeles én ad gangen Angiv navnene eller adresserne i den rækkefølge, som opgaverne skal tildeles i. Hvis alle opgaverne tildeles på samme tid Rækkefølgen af navnene eller adresserne betyder ikke noget. Hvis du inkluderer en gruppe eller distributionsliste En gruppeopgave vil blive tildelt: Hvert medlem af gruppen modtager en opgavemeddelelse, men kun ét medlem skal gøre krav på og fuldføre opgaven. Du kan finde en vejledning til at gøre krav på og fuldføre en gruppeopgave i segmentet FULDFØRT i denne artikel.
	Rækkefølge Sørg for, at specifikationerne for tildeling af opgaver i hvert segment én ad gangen (serielt) eller alle på én gang (parallelt) er, som du vil have dem. Du kan finde flere oplysninger om brug af serielle og parallelle faser i segmentet PLAN i denne artikel.
	Tilføj en ny fase Tilføj eventuelle trin ud over dem, der aktuelt er konfigureret. Hvis du vil slette en hel fase, skal du klikke i feltet Tildel til for den pågældende fase og derefter trykke på Ctrl+Delete. Du kan finde flere oplysninger om brug af flere trin i segmentet PLAN i denne artikel.
	Undertekster Foretag de ønskede tilføjelser eller fjernelser. Husk på følgende: Hvis du angiver et navn her, tildeles der ikke en arbejdsprocesopgave. Når arbejdsprocessen startes manuelt, modtager den person, der starter den, start- og stopmeddelelserne, uden at det er nødvendigt at angive det i dette felt. Når arbejdsprocessen startes automatisk, modtager den person, der oprindeligt tilføjede den, start- og stopmeddelelserne, uden at det er nødvendigt at angive det i dette felt.

1. Når du har indstillingerne i initieringsformularen, som du vil have dem, skal du klikke på Start for at starte arbejdsprocessen.

Arbejdsprocessen tildeler den eller de første opgaver og sender i mellemtiden startmeddelelser til dig og til alle, der er angivet i feltet Cc i igangsætningsformularen.

Hvad skal der ske nu?

• Hvis dette er første gang, at denne arbejdsproces køres, har de andre deltagere så brug for oplysninger og hjælp til at udføre deres opgaver? (De kan finde segmentet KOMPLETTE i denne artikel nyttigt).
• Det er også en god ide at kontrollere, om deltagerne modtager deres mailbeskeder, og især at meddelelserne ikke bliver håndteret forkert af deres filtre til uønsket mail.
• Og selvfølgelig har du måske en eller flere arbejdsprocesopgaver, du selv skal udføre. Gå til segmentet COMPLETE i denne artikel for at få flere oplysninger.
• I mellemtiden kan du finde ud af, hvordan du kan holde styr på status for den aktuelle forekomst af arbejdsprocessen, ved at gå til segmentet MONITOR i denne artikel.

Fuldføre en arbejdsprocesopgave af typen Indsaml signaturer

Hvis dette er første gang, du har fået tildelt en opgave i en arbejdsproces for indsamling af signaturer, kan det være nyttigt at gennemgå dette afsnit af artiklen fuldt ud, før du fuldfører opgaven. På den måde får du kendskab til alle de indstillinger, der kan stå til rådighed for dig.

Først skal du sørge for, at du har den rigtige artikel

Forskellige typer arbejdsprocesser kræver forskellige opgavehandlinger.

Så før du begynder, skal du sikre dig, at den opgave, du har fået tildelt, rent faktisk er en arbejdsprocesopgave for indsamling af signaturer og ikke en opgave for en anden type arbejdsproces.

Søg efter teksten Dette dokument kræver din signatur på en af følgende steder:

• I emnelinjen i meddelelsen om opgaven
  
• På meddelelseslinjen i det dokument, der skal gennemses
  
• I opgavetitlen på siden Status for arbejdsproces
  

Hvis du ikke kan se knappen Dette dokument kræver din signaturtekst på disse placeringer, skal du kontakte den person, der startede eller oprindeligt tilføjede arbejdsprocessen, for at finde ud af, hvilken arbejdsprocesskabelon den er baseret på – eller om det er en brugerdefineret arbejdsproces.

Hvis din opgave er en opgave for indsamling af signaturer, skal du dog fortsætte med at læse!

Et overblik over processen

Når du får tildelt en opgave i en arbejdsproces, får du normalt mere at vide om opgaven på én af tre måder:

• Du modtager en besked om opgaven via mail.
• Du åbner et Microsoft Office-dokument og ser en meddelelseslinje, der informerer dig om, at du har fået tildelt en relateret opgave.
• Du tjekker SharePoint-webstedet og opdager, at en eller flere opgaver er tildelt til dig.

Når du finder ud af, at du har fået tildelt en arbejdsprocesopgave for indsamling af signaturer, gør du normalt to ting:

• Gennemse dokumentet Du åbner og gennemgår dokumentet, og derefter signerer du det (eller undlader at gøre det).
• Fuldfør opgaven Du udfylder og sender opgaveformularen.

Derfor er følgende tre elementer ofte involveret i din gennemførelse af opgaven:

• Meddelelsen (som du modtager som mail)
• Det dokument, der er sendt til din signatur (som du åbner og derefter signerer eller ikke underskriver)
• Opgaveformularen (som du åbner, udfylder og sender)

Sådan ser disse tre elementer ud.

Gå til dokumentet og opgaveformularen fra meddelelsen med besked om opgaven

(Bemærk, at hvis opgaven ikke er tildelt dig personligt, men til en hel gruppe eller distributionsliste, som du er medlem af, så skal du gøre krav på opgaven, før du fuldfører den. Du kan finde flere oplysninger i afsnittet Gør krav på en gruppeopgave, før du fuldfører den i dette segment).

Skal du:

1. I meddelelsen om opgaven skal du klikke på linket til dokumentet i instruktionerne for at fuldføre denne opgave .
2. I det åbne dokument skal du klikke på knappen Åbn denne opgave på meddelelseslinjen.

Gå til dokumentet og opgaveformularen fra listen eller biblioteket

(Bemærk, at hvis opgaven ikke er tildelt dig personligt, men til en hel gruppe eller distributionsliste, som du er medlem af, så skal du gøre krav på opgaven, før du fuldfører den. Du kan finde flere oplysninger i afsnittet Gør krav på en gruppeopgave, før du fuldfører den i dette segment).

Skal du:

1. På den liste eller i det bibliotek, hvor det dokument, der skal gennemses, er gemt, skal du klikke på linket I gang, der er knyttet til dokumentet og arbejdsprocessen.
2. Klik på opgavens titel på siden Status for arbejdsproces.
3. I opgaveformularen på meddelelseslinjen Denne arbejdsprocesopgave gælder for skal du klikke på linket til dokumentet.

Signere dokumentet

Bemærk, at hvis opgaven ikke er tildelt dig personligt, men til en hel gruppe eller distributionsliste, som du er medlem af, så skal du gøre krav på opgaven, før du fuldfører den. Du kan finde flere oplysninger i afsnittet Gør krav på en gruppeopgave, før du fuldfører den i dette segment.

Vær også opmærksom på, at hvis signaturlinjen er konfigureret for en bestemt bruger, og du signerer den, mens du er logget på som en anden bruger, kan uoverensstemmelsen være synlig i signaturlinjen. I dette eksempel blev signaturlinjen konfigureret til Frank Martinez, men signaturen blev tilføjet af en person, der er logget på som Anna Lidman.

I følgende eksempel blev dokumentet oprettet i Word.

Bemærk de tre gule meddelelseslinjer øverst i dokumentet:

Markeret som færdigDenne meddelelseslinje fortæller dig, at mindst én person allerede har tilføjet sin signatur på en signaturlinje.

Signaturer Du kan klikke på knappen Vis signaturer for at åbne ruden Signaturer . Klik på pilen ud for dit navn under Anmodede signaturer, og klik derefter på Signer i rullemenuen.

Hvis du ser en meddelelse om tredjepartsudbydere af digitale signaturer, skal du klikke på OK for at fortsætte. (Markér afkrydsningsfeltet for at undgå at se meddelelsen fremover).

Dialogboksen Signer åbnes.

Hvis du vil signere dokumentet, skal du blot skrive dit navn i feltet ud for det store X, klikke på Signer og derefter klikke på OK i dialogboksen til bekræftelse af signatur .

Husk: Hvis dit navn optræder mere end én gang på listen med anmodede signaturer , er der mere end én signaturlinje, du kan føje din signatur til. Brug den samme fremgangsmåde til at tilføje hver enkelt signatur.

ArbejdsprocesopgaveNår du er klar til at fuldføre og sende opgaveformularen, skal du klikke på knappen Åbn denne opgave på meddelelseslinjen i arbejdsprocesopgaven .

Udfylde og sende opgaveformularen

Opgaveformularen for en arbejdsprocesopgave af typen Indsaml signaturer ser omtrent sådan ud.

Bemærk, at de to første kontrolelementer (Slet element og Denne arbejdsprocesopgave gælder for Dokumenttitel) ikke vises i opgaveformularen, når den åbnes inde fra dokumentet til signering. De vises kun , når opgaveformularen åbnes direkte fra meddelelsen med besked om opgaven eller opgavelisten på siden Status for arbejdsproces.

	Slet element Hvis du vil slette denne opgave fra den aktuelle forekomst af arbejdsprocessen, skal du klikke på linket her. Hvis du sletter opgaven, slettes det dokument, der skal signeres, ikke. En opgave, der er blevet slettet, vises ikke længere i området Opgaver på siden Status for arbejdsproces. (Sletningen registreres dog stadig i området Historik på siden). Bemærk: Hvis du ikke startede denne forekomst af arbejdsprocessen, kan det være en god idé at kontakte den person, der startede den – eller, hvis den startede automatisk, den person, der oprindeligt tilføjede den – før du sletter opgaven.
	Denne arbejdsprocesopgave gælder for dokumenttitel Klik på linket her for at åbne det dokument, der skal signeres.
	Status, anmodet af, konsoliderede kommentarer, forfaldsdato Du kan ikke redigere eller ændre posterne i disse fire felter, men det kan være praktisk at finde oplysningerne i felterne. Bemærk, at det konsoliderede felt Kommentarer indeholder alle kommentarer, der er sendt i formularen af deltagere, der allerede har udført deres opgaver i den samme forekomst af arbejdsprocessen. På samme måde vil tekst, som du medtager i feltet Kommentarer (4), også blive vist i feltet Konsoliderede kommentarer for efterfølgende deltagere, når du har sendt din egen formular.
	Kommentarer Al tekst, du skriver her, registreres i arbejdsproceshistorikken og vises også i feltet Konsoliderede kommentarer (3) for efterfølgende deltagere.
	Tegn Når du har underskrevet dokumentet og skrevet eventuel feedback, du vil bidrage med, i feltet Kommentarer , skal du klikke på denne knap for at sende formularen og fuldføre opgaven.
	Annuller Klik på denne knap for at lukke opgaveformularen uden at gemme ændringer eller svar. Opgaven forbliver ufuldstændig og tildeles til dig.
	Lav om på tildelingen af opgaven Hvis du vil tildele denne opgave til en anden, skal du klikke på denne knap. Du kan få vist en illustration af den side, hvor du skal angive oplysningerne om omfordelingen, og gå til sektion 7 i dette segment, Tildel din opgave til en anden. Bemærk: Denne indstilling kan være deaktiveret for nogle arbejdsprocesopgaver.

Gør krav på en gruppeopgave, før du har fuldført den (valgfrit)

Hvis kun en enkelt opgave er tildelt en hel gruppe, du tilhører, kan ethvert medlem af gruppen gøre krav på og fuldføre den enkelte opgave på vegne af hele gruppen.

Gør krav på opgaven, før du åbner og signerer dokumentet. Så snart du gør krav på opgaven, tildeles den til dig, og ingen andre medlemmer af gruppen kan fuldføre den. (På denne måde udfører kun én person det nødvendige arbejde).

1. Peg på navnet på den opgave, der er tildelt din gruppe, på siden Status for arbejdsproces, indtil der vises en pil.
2. Klik på pilen, klik på Rediger element , og klik derefter på knappen Gør krav på opgave i opgaveformularen.
   

Når siden Status for arbejdsproces opdateres, kan du se, at opgaven ikke længere er tildelt til gruppen, men nu specifikt til dig.

Hvis du senere vil frigive opgaven til gruppen igen uden at fuldføre den, skal du bruge de samme trin for at vende tilbage til opgaveformularen, men nu skal du klikke på knappen Frigiv opgave .

Tildel din opgave til en anden (valgfrit)

Hvis du ønsker, at en anden skal fuldføre en arbejdsprocesopgave, du har fået tildelt, skal du klikke på knappen Gentildel opgave i formularen for arbejdsprocesopgaven.

Denne formular vises.

	Tildel opgaven til Skriv navnet eller adressen på den person, du vil tildele denne opgave til. Hvis du vil tildele denne opgave til den person, der startede arbejdsprocessen – eller, hvis arbejdsprocessen startede automatisk, til den person, der oprindeligt tilføjede arbejdsprocessen – skal du lade feltet være tomt.
	Ny anmodning Angiv alle de oplysninger, som den person, du tildeler opgaven, skal bruge for at fuldføre opgaven. (Al tekst, du skriver her, tilføjes i området Konsoliderede kommentarer .)
	Ny varighed Gør en af disse tre ting: Sådan bevares den eksisterende forfaldsdato Lad feltet være tomt. Hvis du vil fjerne forfaldsdatoen helt Skriv tallet 0. Sådan angives en ny forfaldsdato Skriv et tal her, og angiv derefter varighedsenhederne i det følgende felt. Samlet identificerer de to poster perioden før ændringsopgaven forfalder. Bemærk, at opgaver til indsamling af signaturer som standard ikke tildeles forfaldsdatoer eller opgavevarigheder.
	Nye varighedsenheder Hvis du angiver en ny opgavevarighed, skal du bruge dette felt sammen med feltet Ny varighed til at identificere perioden, før opgaven forfalder. (For eksempel: 3 dage eller 1 måned eller 2 uger.)

Når formularen er udfyldt, skal du klikke på Send. Opgaven markeres som fuldført, der tildeles en ny opgave til den person, der nu er ansvarlig for opgaven, og der sendes en meddelelse om opgaven.

Alle nye oplysninger, du har angivet, medtages i teksten Delegeret af i den nye meddelelse om opgave (nummer 1 i nedenstående illustration).

I mellemtiden registreres alle disse ændringer og er synlige i sektionerne Opgaver og Oversigt på siden Status for arbejdsproces, som vist her.

Overvåg, juster eller stop en igangværende arbejdsproces for indsamling af signaturer

Det centrale sted, hvorfra du kan overvåge, justere eller stoppe en kørende arbejdsproces, er siden Status for arbejdsproces for den pågældende forekomst af arbejdsprocessen.

Først viser vi dig, hvordan du kommer til siden, og derefter viser vi dig, hvordan du bruger de indstillinger og oplysninger, der findes der. Til sidst viser vi dig to andre sider, hvor du kan få yderligere overvågningsoplysninger.

Gå til siden Status for arbejdsproces

Klik på linket I gang for det element og den arbejdsproces, du vil bruge, på den liste eller i det bibliotek, hvor elementet er placeret.

I dette eksempel er elementet dokumentet kaldet Keynote Draft, og arbejdsprocessen er Godkendelse 3.

Siden Status for arbejdsproces åbnes.

• Hvis listen eller biblioteket indeholder et stort antal elementer, kan du bruge sortering og/eller filtrering til hurtigere at finde det element, du leder efter. Hvis du synes, at du gentagne gange sorterer og/eller filtrerer på samme måde, kan det være nyttigt at oprette en brugerdefineret visning, der automatiserer netop dette arrangement.
• For at komme til siden Status for arbejdsproces kan du også klikke på enten linket Vis status for arbejdsprocessen i meddelelsen "er startet" eller linket Vis arbejdsprocesoversigten i mailmeddelelsen "er fuldført" for den specifikke forekomst, du er interesseret i.

Brug siden Status for arbejdsproces til at overvåge status for arbejdsprocessen

Her finder du de overvågningsspørgsmål, som sektionen besvarer, under illustrationen af hver sektion på siden Status for arbejdsproces.

Sektionen Oplysninger om arbejdsproces

Besvarede spørgsmål:

• Hvem startede denne forekomst af arbejdsprocessen?
• Hvornår blev denne forekomst startet?
• Hvornår blev den sidste handling i dette tilfælde foretaget?
• Hvilket element kører denne forekomst på?
• Hvad er den aktuelle status for denne forekomst?

Sektionen Opgaver

Besvarede spørgsmål:

• Hvilke opgaver er allerede blevet oprettet og tildelt, og hvad er deres aktuelle status?
• Hvilke opgaver er allerede blevet udført, og hvad var resultatet for hver af disse opgaver?
• Hvad er forfaldsdatoen for hver opgave, der allerede er oprettet og tildelt? (Bemærk, at opgaver til indsamling af signaturer som standard ikke tildeles forfaldsdatoer eller opgavevarigheder).

Opgaver, der er blevet slettet, og opgaver, der endnu ikke er tildelt , vises ikke i denne sektion.

Sektionen Oversigt over arbejdsproces

Besvarede spørgsmål:

• Hvilke hændelser er allerede sket i denne forekomst af arbejdsprocessen?
• Bemærk, at meddelelser om forfaldne opgaver og forfaldne opgaver ikke vises i dette område.

Annullere eller afslutte arbejdsprocessen

Du kan stoppe en kørende arbejdsprocesforekomst på to måder, før den normalt er fuldført:

• Annullere arbejdsprocessen Alle opgaver annulleres, men bevares i området Opgaver på siden Status for arbejdsproces.
• Afslut denne arbejdsproces Alle opgaver annulleres og slettes fra området Opgaver på siden Status for arbejdsproces. (De afspejles dog stadig i området Oversigt over arbejdsproces).

Instruktioner til begge metoder følger.

Annuller (alle opgaver annulleres, men bevares i både Opgaveliste og Oversigt)

Hvis den aktuelle forekomst af en arbejdsproces ikke længere er nødvendig, kan den annulleres.

Som standard kan denne procedure udføres af den person, der startede denne forekomst af arbejdsprocessen, eller af alle, der har tilladelsen Administrer lister. (Igen har gruppen Ejere som standard tilladelsen Administrer lister, mens grupperne Medlemmer og Gæster ikke har).

• Klik på linket Annuller alle opgaver til indsamling af signaturer i området lige under visualiseringen af arbejdsproces, på siden Status for arbejdsproces.

Alle igangværende opgaver annulleres, og arbejdsprocessen slutter med statussen Annulleret. De annullerede opgaver vises stadig både i området Opgaver og i området Oversigt over arbejdsproces .

Slut (alle opgaver slettet fra opgavelisten, men bevaret i oversigten)

Hvis der opstår en fejl, eller hvis arbejdsprocessen stopper og ikke reagerer, kan den afsluttes.

Som standard kan denne procedure kun udføres af en person, der har tilladelsen Administrer lister. (Igen har gruppen Ejere som standard tilladelsen Administrer lister, mens grupperne Medlemmer og Gæster ikke har).

• Klik på linket Afslut denne arbejdsproces i området lige under visualiseringen af arbejdsproces på siden Status for arbejdsproces.

Alle opgaver, der er oprettet af arbejdsprocessen, annulleres og slettes fra området Opgaver på siden Status for arbejdsproces, selvom de stadig afspejles i området Arbejdsprocesoversigt . Arbejdsprocessen slutter med statussen Annulleret.

Finde ud af, hvilke arbejdsprocesser der kører på et element

På siden Arbejdsprocesser finder du for et element en liste over de arbejdsprocesser, der aktuelt kører på det pågældende element.

1. Gå til den liste eller det bibliotek, hvor elementet er gemt.
2. Peg på elementets navn, klik på pilen, der vises, og klik derefter på Arbejdsprocesser i rullemenuen.
3. På siden Arbejdsprocesser: Elementnavn under Aktive arbejdsprocesser finder du en liste over arbejdsprocesforekomster, der i øjeblikket kører på elementet.

Overvåge arbejdsprocesser for hele gruppen af websteder

Administratorer af grupper af websteder kan få et hurtigt overblik over:

• Hvor mange arbejdsprocesser, der er baseret på hver arbejdsprocesskabelon, der aktuelt findes i gruppen af websteder.
• Om selve arbejdsprocesskabelonen er aktiv eller inaktiv i gruppen af websteder.
• Hvor mange forekomster af arbejdsprocesversioner, der er baseret på hver arbejdsprocesskabelon, der aktuelt kører i gruppen af websteder.

Sådan gør du:

1. Åbn startsiden for gruppen af websteder (ikke startsiden for et websted eller underordnet websted i samlingen).
2. Klik på ikonet Indstillinger , og klik derefter på Indstillinger for websted.
   Klik på Arbejdsprocesser under Webstedsadministration på siden Indstillinger for websted.
   

Siden Arbejdsprocesser åbnes og viser oplysningerne.

Hvad skal der ske nu?

Hvis dette er første gang, at denne arbejdsprocesversion køres, kan det være en god ide at bruge instruktionerne i segmentet GENNEMSE i denne artikel til at få vist hændelserne i forekomsten og finde ud af, om arbejdsprocessen fungerer, som du ønsker det.

Gennemse arbejdsprocesresultater for indsamling af signaturer og oprette rapporter

Når din arbejdsprocesforekomst er fuldført, kan du gennemse de hændelser, der er registreret i dens historik. (Du kan få adgang til posten for enhver forekomst i op til 60 dage, efter forekomsten er fuldført.)

Du kan også køre rapporter om den overordnede ydeevne for arbejdsprocessen på tværs af forekomster.

Gennemse hændelser i den seneste forekomst

Så længe et element forbliver på den samme liste eller i det samme bibliotek, og indtil den samme arbejdsproces køres igen på det samme element, kan du få adgang til historikken for den seneste forekomst fra listen eller biblioteket.

Sådan får du vist siden Status for arbejdsproces for den seneste forekomst af en arbejdsproces, der er kørt på et element:

• Klik på statuslinket for elementet og arbejdsprocessen på den liste eller i det bibliotek, hvor elementet er placeret.

I dette eksempel er elementet dokumentet med titlen Keynote draft og arbejdsprocessen er godkendelse af nyt dokument.

Sektionen Oversigt for arbejdsproces er placeret næsten nederst på siden Status for arbejdsproces.

Få adgang til forekomsthistorik i op til 60 dage

Hvad nu, hvis du vil gennemse historikken for en forekomst, efter at du har kørt den samme arbejdsproces igen på det samme element?

Faktisk kan du gøre det i op til 60 dage fra et af to indgangspunkter: listen eller biblioteket eller meddelelsen om fuldførelse af arbejdsprocessen. (60 dage er, hvor længe SharePoint-produkter bevarer opgaveoversigten for arbejdsprocesser).

Fra listen eller biblioteket

1. Gå til den liste eller det bibliotek, hvor elementet er gemt.
2. Klik på ikonet foran elementnavnet for at markere elementet, og klik derefter på Arbejdsprocesser i gruppen Arbejdsprocesser under fanen Files på båndet.
3. Klik på navnet eller statussen for den arbejdsprocesforekomst, du vil gennemse, på siden Elementnavn under Fuldførte arbejdsprocesser.
   
   Siden Status for arbejdsproces for den forekomst åbnes.

Fra meddelelsen om fuldførelse af arbejdsproces

• Åbn meddelelsen om fuldførelse af arbejdsprocessen for den forekomst, du vil gennemse, og klik derefter på linket Vis arbejdsprocesoversigten .

Siden Status for arbejdsproces for den forekomst åbnes.

For at bevare alle dine meddelelser om fuldførelse kan det være en god ide at oprette en Outlook-regel. Konfigurer reglen til at kopiere alle indgående meddelelser, der har teksten fuldført i emnelinjen , til deres egen, separate mappe. Sørg for, at Outlook-reglen kopierer de indgående meddelelser og ikke bare flytter dem, da de ellers ikke også vises i indbakken.

Opret rapporter over arbejdsprocesydeevnen

Hvis du vil have mere at vide om, hvordan en af dine arbejdsprocesversioner generelt klarer sig – over tid og over flere forekomster – kan du oprette den ene eller begge af to foruddefinerede rapporter:

• Rapport over aktivitetsvarighed Brug denne rapport til at få vist et gennemsnit for, hvor lang tid det tager for hver aktivitet i en arbejdsproces at fuldføre, samt hvor lang tid det tager for hver fuldført kørsel eller forekomst af den pågældende arbejdsproces at fuldføre.
• Annullering og fejlrapport Brug denne rapport til at se, om en arbejdsproces ofte annulleres eller støder på fejl, før den er fuldført.

Oprette de tilgængelige rapporter for en arbejdsproces

1. Klik på et statusoplysningslink i statuskolonnen for arbejdsprocessen på listen eller i biblioteket.
   
2. Klik på Vis arbejdsprocesrapporter under Oversigt for arbejdsproces på siden Status for arbejdsproces.
   
3. Find den arbejdsproces, som du vil have vist en rapport for, og klik derefter på navnet på den rapport, du vil have vist.
   
4. På siden Tilpas skal du enten beholde eller ændre den placering, hvor rapportfilen oprettes, og derefter klikke på OK.
   
   Rapporten oprettes og gemmes på den angivne placering.
5. Når rapporten er færdig, kan du klikke på linket vist i nedenstående illustration for at få den vist. Ellers skal du klikke på OK for at afslutte og lukke dialogboksen. (Senere, når du er klar til at få vist rapporten, finder du den på den placering, du angav i forrige trin.)
   

Hvad skal der ske nu?

Hvis din arbejdsproces fungerer, som du ønsker det, er du klar til at begynde at bruge den.

Hvis der er noget, du vil ændre ved, hvordan det fungerer, skal du se segmentet SKIFT i denne artikel.

Opret rapporter over arbejdsprocesydeevnen

Hvis du vil have mere at vide om, hvordan en af dine arbejdsprocesversioner generelt klarer sig – over tid og over flere forekomster – kan du oprette den ene eller begge af to foruddefinerede rapporter:

• Rapport over aktivitetsvarighed Brug denne rapport til at få vist et gennemsnit for, hvor lang tid det tager for hver aktivitet i en arbejdsproces at fuldføre, samt hvor lang tid det tager for hver fuldført kørsel eller forekomst af den pågældende arbejdsproces at fuldføre.
• Annullering og fejlrapport Brug denne rapport til at se, om en arbejdsproces ofte annulleres eller støder på fejl, før den er fuldført.

Oprette de tilgængelige rapporter for en arbejdsproces

1. Klik på et statusoplysningslink i statuskolonnen for arbejdsprocessen på listen eller i biblioteket.
   
2. Klik på Vis arbejdsprocesrapporter under Oversigt for arbejdsproces på siden Status for arbejdsproces.
   
3. Find den arbejdsproces, som du vil have vist en rapport for, og klik derefter på navnet på den rapport, du vil have vist.
   
4. På siden Tilpas skal du enten beholde eller ændre den placering, hvor rapportfilen oprettes, og derefter klikke på OK.
   
   Rapporten oprettes og gemmes på den angivne placering.
5. Når rapporten er færdig, kan du klikke på linket vist i nedenstående illustration for at få den vist. Ellers skal du klikke på OK for at afslutte og lukke dialogboksen. (Senere, når du er klar til at få vist rapporten, finder du den på den placering, du angav i forrige trin.)
   

Hvad skal der ske nu?

Hvis din arbejdsproces fungerer, som du ønsker det, er du klar til at begynde at bruge den.

Hvis der er noget, du vil ændre ved, hvordan det fungerer, skal du se segmentet SKIFT i denne artikel.

Ændre, deaktivere eller fjerne en arbejdsproces for indsamling af signaturer

Når du kører den første forekomst af den nye arbejdsproces for indsamling af signaturer og har gennemset resultaterne, kan det være en god ide at foretage en eller flere ændringer af den måde, arbejdsprocessen er konfigureret på.

Du vil muligvis også på forskellige tidspunkter i fremtiden foretage yderligere ændringer i konfigurationen.

Endelig ønsker du måske på et tidspunkt at deaktivere arbejdsprocessen i en kortere eller længere periode, men ikke fjerne den – eller du kan faktisk vælge at fjerne den helt.

Ændre permanente indstillinger for en arbejdsproces

Hvis du vil foretage permanente ændringer af indstillingerne for en eksisterende arbejdsproces, skal du åbne og redigere tilknytningsformularen, der oprindeligt blev brugt til at tilføje den.

Hvis arbejdsprocessen kun kører på én liste eller i ét bibliotek

1. Åbn listen eller biblioteket, hvor arbejdsprocessen kører.

2. Klik på fanen Liste eller Bibliotek på båndet.

   Bemærk

   Navnet på fanen kan variere, afhængigt af liste- eller bibliotekstypen. For eksempel kaldes denne fane Calendar på en kalenderliste.

3. Klik på Indstillinger for arbejdsproces i gruppen Indstillinger.

4. Klik på navnet på den arbejdsproces, du vil ændre indstillingerne for, under Navn på arbejdsproces (klik her for at ændre indstillingerne).

   Bemærk

   Hvis den ønskede arbejdsproces for indsamling af signaturer ikke vises på listen, er den muligvis kun knyttet til én indholdstype. Hvilke arbejdsprocesser, der vises på denne liste, styres af kontrolelementet Vis arbejdsprocestilknytninger af denne type , som er placeret lige over listen. (Se illustrationen). Klik gennem indstillingerne for indholdstype i rullemenuen for at se, hvilken der viser den ønskede arbejdsproces. Når den ønskede arbejdsproces vises på listen, skal du klikke på arbejdsprocessens navn.

5. Foretag og gem de ændringer, du ønsker, i den samme tosidede tilknytningsformular, som oprindeligt blev brugt til at tilføje arbejdsprocessen.
   Du kan få mere at vide om felterne og kontrolelementerne i tilknytningsformularen i segmentet PLANLÆGGE og det relevante TILFØJ-segment (liste/bibliotek eller gruppe af websteder) i denne artikel.

Hvis arbejdsprocessen kører på alle lister og biblioteker i gruppen af websteder

1. Åbn startsiden for gruppen af websteder (ikke startsiden for et websted eller underordnet websted i samlingen).
2. Klik på ikonet Indstillinger , og klik derefter på Indstillinger for websted.

Klik på Webstedsindholdstyper under Gallerier på siden Indstillinger for websted.

1. Klik på navnet på den webstedsindholdstype, som arbejdsprocessen kører på, på siden Webstedsindholdstyper.
   
2. Klik påIndstillinger for arbejdsproces underIndstillinger på siden for den valgte indholdstype.
   
3. Klik på navnet på den arbejdsproces, du vil ændre indstillingerne for, under Navn på arbejdsproces (klik her for at ændre indstillingerne).
4. Foretag og gem de ændringer, du ønsker, i den samme tosidede tilknytningsformular, som oprindeligt blev brugt til at tilføje arbejdsprocessen.
   Du kan få mere at vide om felterne og kontrolelementerne i tilknytningsformularen i segmentet PLANLÆGGE og det relevante TILFØJ-segment (liste/bibliotek eller gruppe af websteder) i denne artikel.

Deaktivere eller fjerne en arbejdsproces

Hvis arbejdsprocessen kun kører på én liste eller i ét bibliotek

1. Åbn listen eller biblioteket, hvor arbejdsprocessen kører.
2. Klik på fanen Liste eller Bibliotek på båndet.
   Navnet på fanen kan variere, afhængigt af liste- eller bibliotekstypen. For eksempel kaldes denne fane Calendar på en kalenderliste.
3. Klik på Indstillinger for arbejdsproces i gruppen Indstillinger
4. Klik på linket Fjern en arbejdsproces på siden Indstillinger for arbejdsproces.
5. Brug formularen på siden Fjern arbejdsprocesser til at deaktivere, genaktivere eller fjerne arbejdsprocesser.
   

Der er fem kolonner i formularen:

• Arbejdsgang Navnet på arbejdsprocessen.
• Forekomster Antallet af forekomster af arbejdsprocessen, der aktuelt kører på elementer.
• Tillad Indstilling, der gør det muligt for arbejdsprocessen at fortsætte med at fungere normalt.
• Ingen nye forekomster Indstilling, der giver mulighed for, at alle aktuelt kørende forekomster af arbejdsprocessen kan fuldføres, men deaktiverer arbejdsprocessen ved at gøre den utilgængelig at køre nye forekomster. (Denne handling kan fortrydes. Hvis du vil genaktivere arbejdsprocessen senere, skal du vende tilbage til denne side og vælge Tillad.
• Fjern Indstilling, der helt fjerner arbejdsprocessen fra listen eller biblioteket. Alle kørende forekomster afsluttes straks, og kolonnen for den pågældende arbejdsproces vises ikke længere på siden for listen eller biblioteket. (Denne handling kan ikke fortrydes ).

Hvis arbejdsprocessen kører på alle lister og biblioteker i gruppen af websteder

1. Åbn startsiden for gruppen af websteder (ikke startsiden for et websted eller underordnet websted i samlingen).
2. Klik på knappen Indstillinger for , og klik derefter på Indstillinger for websted.
   I SharePoint i Microsoft 365 skal du klikke på knappen Indstillinger for , klikke på Webstedsindhold og derefter klikke på Indstillinger for websted.
3. Klik på Webstedsindholdstyper under Gallerier til Web Designer på siden Indstillinger for websted.
   
4. Klik på navnet på den webstedsindholdstype, som arbejdsprocessen kører på, på siden Webstedsindholdstyper.
   
5. Klik på Indstillinger for arbejdsproces underIndstillinger på siden for den valgte indholdstype.
6. Klik på linket Fjern en arbejdsproces på siden Indstillinger for arbejdsproces.
7. Brug formularen på siden Fjern arbejdsprocesser til at deaktivere, genaktivere eller fjerne arbejdsprocesser.
   

Hvad skal der ske nu?

Hvis du har foretaget ændringer, skal du køre en testforekomst af arbejdsprocessen for at dobbelttjekke effekten af ændringerne.

Der er fem kolonner i formularen:

• Arbejdsgang Navnet på arbejdsprocessen.
• Forekomster Antallet af forekomster af arbejdsprocessen, der aktuelt kører på elementer.
• Tillad Indstilling, der gør det muligt for arbejdsprocessen at fortsætte med at fungere normalt.
• Ingen nye forekomster Indstilling, der giver mulighed for, at alle aktuelt kørende forekomster af arbejdsprocessen kan fuldføres, men deaktiverer arbejdsprocessen ved at gøre den utilgængelig at køre nye forekomster. (Denne handling kan fortrydes. Hvis du vil genaktivere arbejdsprocessen senere, skal du vende tilbage til denne side og vælge Tillad.
• Fjern Indstilling, der helt fjerner arbejdsprocessen fra gruppen af websteder. Alle kørende forekomster afsluttes straks, og kolonnen for den pågældende arbejdsproces vises ikke længere på siden for listen eller biblioteket. (Denne handling kan ikke fortrydes ).

Yderligere tilpasning

Der er en lang række forskellige måder at yderligere tilpasse de arbejdsprocesser, der følger med SharePoint-produkter.

Du kan endda oprette brugerdefinerede arbejdsprocesser fra bunden.

Du kan bruge et eller flere af følgende programmer:

• SharePoint Designer 2013 Tilpas arbejdsprocesformularer, -handlinger og -funktionsmåder.
• Microsoft Visual Studio Byg dine egne brugerdefinerede arbejdsproceshandlinger.

Du kan finde flere oplysninger i Hjælp til Microsoft Software Developer Network (MSDN).