I denne artikel forklares det, hvordan du får vist svarene på din dataindsamling, hvordan du kan bekræfte indstillingerne for e-mail-behandling, og hvordan du kan foretage fejlfinding af almindelige typer fejlmeddelelser eller problemer med svarene.
Dialogboksen Administrer meddelelser om dataindsamling hjælper dig med at administrere både de meddelelser om dataindsamling, du har sendt til mailmodtagere, og de svar, du har modtaget for hver af disse meddelelser i din Indbakke i Outlook.
Hvis dialogboksen ikke er synlig, skal du gøre følgende for at åbne den:
-
Åbn den database, der indeholder den meddelelse, du vil administrere.
-
Klik på Administrer svar i gruppen Indsaml data under fanen Eksterne data.
Hvad vil du foretage dig?
Se svar.
Her er, hvad der sker, når du har sendt formularen til dataindsamling via mail. Modtagerne svarer på meddelelsen ved at klikke på Besvar, udfylde formularen og derefter klikke på Send. I dette afsnit forklares det, hvordan du kan få vist svarene, og hvad du skal gøre, hvis nogen af dem ikke behandles korrekt. Uanset om du vælger at få svarene behandlet automatisk eller manuelt, kan du åbne svarene manuelt eller finde ud af, hvem der har svaret. Du kan få mere at vide om konfiguration af indstillinger for svarprocesion i artiklen Føje de data, der indsamles via mails, til din Access-database.
Hvis du vil have vist svarene, skal du gøre følgende:
-
Åbn Microsoft Outlook 2007 eller 2010, og gå til den mappe, du har angivet til lagring af dataindsamlingssvar.
Tip!: Hvis du ikke kan huske navnet på mappen, skal du klikke på Administrer svar i gruppen Indsaml data under fanen Eksterne data. I dialogboksen Administrer meddelelser om dataindsamling finder du mappenavnet i kolonnen Outlook-mappe i den række, der svarer til den meddelelse, hvis svar du vil have vist.
-
Dobbeltklik på svaret for at åbne et svar i Outlook. Du får vist formularen, da den blev fuldført af afsenderen.
Access behandler ikke svar på en svarmeddelelse. Hvis du ser, at en eller flere formularer fra modtagere er tomme, ufuldstændige eller ikke fuldført korrekt, skal du derfor sende den oprindelige mail til disse brugere igen i stedet for at bruge kommandoen Besvar . Du kan få mere at vide om at sende en meddelelse om dataindsamling igen under Sende en meddelelse om dataindsamling igen.
Hvis du vil sende anmodningen til flere personer, skal du på samme måde sende den oprindelige meddelelse igen i stedet for at videresende den.
Bekræft indstillinger for automatisk behandling af svar
Hvis du vælger, at dine svar skal behandles automatisk, skal du gøre følgende for at sikre, at svarene behandles korrekt:
-
Gennemse værdierne i kolonnerne Opfølgningsflag, Status for dataindsamling og Kategorier for hvert svar.
Tip!: Hvis du ikke kan se kolonnerne Opfølgningsflag, Status for dataindsamling og Kategorier i visningen, kan du tilføje dem ved hjælp af Feltvælger. Højreklik på kolonneoverskriften, og klik derefter på Feltvælger. I dialogboksen Feltvælger skal du trække hvert felt og slippe det til højre eller venstre for en eksisterende kolonneoverskrift.
Hvis opfølgningsflaget er indstillet til dataindsamling blev udført i Outlook-mappen, er kolonnen Status for dataindsamling tom, og der er en grøn indikator i kolonnen Kategorier , blev svaret behandlet.
-
Desuden kan det være en god ide at gennemse indholdet af destinationstabellerne for at sikre, at de indsamlede data gemmes enten som nye poster eller som opdateringer til eksisterende poster.
Bemærk!: Du kan ikke tilføje data fra et mailsvar, hvis modtageren har brugt enten Hotmail eller Yahoo til at sende dig formularen til dataindsamling.
Fejlfinding af problemer med automatisk behandlede svar
Modtagerne af dine mails rapporterer muligvis, at de har udfyldt formularerne og sendt dem tilbage til dig som svar. Du kan dog ikke se de forventede resultater i Access eller Outlook. Det kunne f.eks. være:
-
Du kan ikke se dataene i destinationstabellerne i Access. Nye poster tilføjes ikke, eller eksisterende poster opdateres ikke.
-
Kolonnen Status for dataindsamling for meddelelsen i Outlook viser enten en fejlmeddelelse eller strengen "Meddelelse ikke behandlet". Desuden viser kolonnen Kategorier for meddelelsen enten en rød firkant eller er tom.
Hvis du støder på disse typer problemer, skal du se fejlfindingstrinnene i Mine dataindsamlingssvar bliver ikke behandlet automatisk.
Se desuden Tilføje de data, der indsamles via mails, til din Access-database , hvis du vil bekræfte, at du har konfigureret den automatiske behandling korrekt.
Behandl svar manuelt
Manuel behandling af et svar indebærer at starte eksporthandlingen fra Outlook. Du kan kun eksportere ét svar ad gangen. Undgå svar, hvor kolonnen Status for dataindsamling er indstillet til Indsamling af data ved hjælp af mail blev gennemført. Denne status angiver, at svaret allerede er blevet behandlet. Svar, for hvilke kolonnen Status for dataindsamling er angivet til Meddelelse, der ikke er behandlet , skal behandles manuelt. Et svar, der indeholder en fejlmeddelelse i denne kolonne, kan ikke behandles automatisk og kræver fejlfinding, før du kan eksportere det manuelt. Hvis du har brug for hjælp til fejlfinding, skal du se Mine svar til dataindsamling behandles ikke automatisk.
-
Højreklik på det svar, du vil behandle manuelt, i Outlook.
-
Klik på Eksportér data til Microsoft Office Access.
-
Gennemgå detaljerne for svaret i dialogboksen Eksportér data til Microsoft Access , og klik derefter på OK for at eksportere. Hvis eksporten lykkes, får du vist meddelelsen Data blev eksporteret til databasen. Hvis handlingen mislykkes, vises meddelelsen Data kan ikke importeres på grund af fejl efterfulgt af en beskrivelse af de problemer, der forårsagede fejlen. I følgende tabel vises de problemer, der kan medføre, at en eksporthandling mislykkes.
Fejlfinding af problemer med manuelt behandlede svar
|
Meddelelse om status for problem eller dataindsamling |
Årsag |
Løsning |
|
Når jeg højreklikker på et svar, kan jeg ikke se kommandoen Eksportér data til Microsoft Access . |
Den markerede meddelelse er ikke et gyldigt dataindsamlingssvar. |
Slet meddelelser, der ikke er dataindsamlingssvar fra den angivne mappe. |
|
Et svar sendes ikke til den rigtige mappe. |
Kun oprindelige svar på en meddelelse sendes til den angivne mappe. Dine svar på dine egne meddelelser (medmindre du har brugt kopien af meddelelsen i mappen Sendt post til at generere svaret), og svar, der er en del af en mailtråd, der bruges til diskussion, flyttes muligvis ikke til den angivne mappe. Andre mulige årsager kan være: at Access ikke er installeret, eller at det tilføjelsesprogram, der kræves for at behandle svarene, enten mangler eller er beskadiget. |
Hvis et af dine svar ikke bliver behandlet, skal du udfylde formularen i den sendte meddelelse, der findes i mappen Sendt post. Hvis en bruger har udfyldt en formular i et svar på et svar, skal du bede brugeren om at besvare den oprindelige meddelelse. Hvis du har mistanke om, at tilføjelsesprogrammet mangler eller er beskadiget, skal du skifte til Outlook og udføre følgende trin:
Hvis du kan se posten under Deaktiverede tilføjelsesprogrammer, skal du klikke på pilen i feltet Administrer, vælge Deaktiverede elementer og derefter vælge Microsoft Access Outlook-tilføjelsesprogrammet til dataindsamling og -publicering i dialogboksen Deaktiverede elementer og klikke på Aktivér. Hvis du ikke kan se Microsoft Access Outlook-tilføjelsesprogrammet til dataindsamling og -publicering , skal du prøve at installere Access igen. |
|
Databasen blev ikke fundet. Find databasen, og importér dataene manuelt. |
Databasen er enten blevet flyttet til en anden placering, blevet omdøbt eller slettet eller blevet beskadiget. |
Gendan databasen til den oprindelige placering, og prøv igen. |
|
Databasen er allerede i brug. |
Databasen er åben med udelt adgang, og der kan ikke foretages ændringer i databasen, før den eksklusive lås frigives. |
Bed den bruger, der har databasen åben med udelt adgang, om at lukke og åbne databasen i normal tilstand. Prøv derefter at eksportere svaret manuelt. |
|
Tabel, forespørgsel eller et felt mangler. |
En destinationstabel eller -forespørgsel er enten blevet slettet eller omdøbt, eller dens struktur er blevet ændret på en sådan måde, at indholdet af formularen ikke kan føjes til tabellerne. |
Opret de manglende destinationstabeller og forespørgsler, eller opret og send en ny meddelelse om dataindsamling. |
|
Formularen er enten beskadiget eller er blevet ændret. |
Enten er formularen i svaret beskadiget, eller en person (modtageren eller afsenderen) har ændret formularen. |
Hvis modtageren har ændret formularen, skal du bede vedkommende om at sende formularen til dig igen og derefter eksportere svaret manuelt. Hvis formularen i den oprindelige meddelelse er beskadiget eller ugyldig, skal du oprette og sende en ny meddelelse. |
|
Der mangler oplysninger, der er nødvendige for at fuldføre behandlingen. |
De oplysninger, der er nødvendige for at tilknytte svaret til den eksisterende post, der skal opdateres, mangler. |
Meddelelsesindstillingerne skal synkroniseres med Outlook. Klik på Administrer svar i gruppen Indsaml data under fanen Eksterne data i Access. Markér meddelelsen i dialogboksen Administrer svar . Under Meddelelsesoplysninger viser Access et advarselsfelt. Klik på advarslen for at synkronisere indstillingerne, og luk derefter dialogboksen. Skift tilbage til Outlook, og prøv derefter at eksportere svaret manuelt. |
|
Data kan ikke tilføjes eller opdateres, fordi dataene medfører en dubletværdi i et felt, der kun accepterer entydige værdier. |
Et felt, hvis indekserede egenskab er angivet til Ja-værdier (ingen dubletter), kan ikke indeholde dublerede værdier. Hvis den værdi, der er tildelt formularfeltet, allerede findes i det tilsvarende felt i tabellen, mislykkes handlingen. |
Bed modtagerne om at sende et andet svar med en anden værdi i formularfeltet. |
|
Den angivne værdi er ikke et element på listen over valgmuligheder. |
Enten indeholder formularen et obligatorisk felt, der slår værdier op, men brugeren ikke har angivet en værdi for feltet, eller feltets Egenskab BegrænsTilListe er angivet til Ja , og brugeren har angivet en værdi, der ikke er på listen. |
Bed modtagerne om at sende svaret igen, når du har udfyldt alle felterne, eller udfyld og gem formularen , og prøv derefter at eksportere igen. |
|
Ugyldig værdi i et formularfelt. |
Modtageren har angivet ugyldige data i et eller flere felter. |
Bed modtagerne om at sende svaret igen, når du har udfyldt alle felterne, eller udfyld og gem formularen, og prøv derefter at eksportere igen. |
|
Svar indeholder en formular, du skal udfylde. Når du er færdig, skal du sende den til afsenderen af denne mail. |
Modtageren udfyldte ikke formularen. |
Bed modtagerne om at sende endnu et svar, når de har udfyldt formularen. |
Hvis den oprindelige meddelelse ikke blev sendt til nogle brugere, kan du prøve at sende meddelelsen igen i stedet for at videresende den. Hvis du vil have mere at vide om at sende en meddelelse igen, skal du se Sende en dataindsamlingsmeddelelse igen.
