Verwenden von benutzerdefinierten Vorlagen in Microsoft Planner

Mit benutzerdefinierten Vorlagen in Microsoft Planner können Sie einen vorhandenen Plan in eine wiederverwendbare Vorlage für Ihre Gruppe umwandeln. Vorlagen helfen bei der Standardisierung der Arbeit, beschleunigen die Planerstellung und erleichtern die Freigabe bewährter Workflows.

Mit benutzerdefinierten Vorlagen haben Sie folgende Möglichkeiten:

  • Erstellen Sie eine wiederverwendbare Vorlage aus einem vorhandenen Planner-Plan.
  • Wählen Sie aus, welche Felder in neue Pläne kopiert werden sollen.
  • Freigeben von Vorlagen für eine Microsoft 365-Gruppe, damit andere Sie wiederverwenden können. Benutzerdefinierte Vorlagen eignen sich am besten für wiederholbare Aufgaben wie Projektstarts, Onboardingworkflows, Kampagnenplanung oder Betriebsprüflisten.

Bevor Sie beginnen

Bevor Sie benutzerdefinierte Vorlagen verwenden, überprüfen Sie Folgendes:

  • Sie haben Zugriff auf Microsoft Planner.
  • Der Plan, den Sie in eine Vorlage umwandeln möchten, ist gruppengesichert.
  • Sie sind Mitglied einer Microsoft 365-Gruppe, für die Sie den Plan freigeben möchten. Vorlagen werden mit der Gruppe gespeichert, für die Sie sie freigeben, und der Zugriff ist an die Gruppenmitgliedschaft gebunden.

Erstellen einer benutzerdefinierten Vorlage aus einem vorhandenen Plan

Verwenden Sie zunächst einen Plan, den Sie bereits eingerichtet haben, oder erstellen Sie einen neuen einfachen Plan, um ihn in eine benutzerdefinierte Vorlage umzuwandeln.

So erstellen Sie eine Vorlage:

  1. Öffnen Sie den Plan, den Sie in Planner wiederverwenden möchten.
  2. Wählen Sie in der oberen rechten Ecke Freigeben aus.
  3. Wählen Sie Als Vorlage veröffentlichen aus.
  4. Geben Sie einen Vorlagennamen und eine Beschreibung ein.
  5. Wählen Sie die Microsoft 365-Gruppe aus, für die Sie die Vorlage freigeben möchten.
  6. Wählen Sie aus, welche Felder des Plans Sie einschließen möchten. Standardmäßig sind alle Aufgaben enthalten.
  7. Wählen Sie Veröffentlichen aus. Nach der Veröffentlichung ist die Vorlage für Mitglieder der ausgewählten Gruppe verfügbar.

Wählen Sie aus, was kopiert wird.

Beim Veröffentlichen einer Vorlage können Sie entscheiden, welche Elemente in neue Pläne kopiert werden, die aus dieser Vorlage erstellt wurden. Folgende Optionen sind verfügbar:

  • Ziele
  • Eimer
  • Aufgaben
  • Aufgabenbezeichnungen
  • Aufgabennotizen
  • Aufgabenprüflisten
  • Aufgabenanlagen

Nur die ausgewählten Elemente werden kopiert, wenn ein Mitglied einen neuen Plan aus der Vorlage erstellt. Aufgaben status und Fortschritt werden im neuen Plan zurückgesetzt.

Hinweis: Aufgabenanlagen werden als Links kopiert.

Erstellen eines neuen Plans aus einer benutzerdefinierten Vorlage

Nachdem eine Vorlage veröffentlicht wurde, kann jeder in der freigegebenen Gruppe sie verwenden, um einen neuen Plan zu erstellen.

So erstellen Sie einen Plan mithilfe einer benutzerdefinierten Vorlage:

  1. Öffnen Sie Planner.
  2. Beginnen Sie mit der Erstellung eines neuen Plans.
  3. Navigieren Sie unter der Kategorie "Vorlage auswählen" zu "Freigegeben " oder " Von mir erstellt". Dort werden Vorlagen aufgelistet, die entweder für Sie freigegeben wurden oder von Ihnen erstellt wurden.
  4. Wählen Sie die Vorlage aus, die Sie verwenden möchten.
  5. Bestätigen und konfigurieren Sie die Plandetails. Planner erstellt einen neuen Plan mithilfe der in der Vorlage definierten Struktur.

Freigeben und Verwalten von Vorlagen

Benutzerdefinierte Vorlagen werden auf Gruppenebene freigegeben:

  • Alle Mitglieder der Gruppe können die Vorlage sehen und verwenden.
  • Vorlagen bleiben verfügbar, solange die Gruppe vorhanden ist. Wenn eine Vorlage geändert werden muss, aktualisieren Sie den zugrunde liegenden Plan, und veröffentlichen Sie eine neue Vorlagenversion. Vorhandene Pläne, die aus einer Vorlage erstellt wurden, sind von zukünftigen Vorlagenänderungen nicht betroffen.

Löschen einer benutzerdefinierten Vorlage

Nachdem eine Vorlage veröffentlicht wurde, kann jeder in der freigegebenen Gruppe die Vorlage löschen.

So löschen Sie eine Vorlage:

  1. Öffnen Sie Planner.
  2. Navigieren Sie zu Plan erstellen.
  3. Navigieren Sie unter der Kategorie "Vorlage auswählen" zu Freigegeben oder **Von mir erstellt **, und geben Sie an, welche Vorlage Sie löschen möchten.
  4. Klicken Sie auf ... , um die Option **Vorlage löschen ** zu öffnen.
  5. Klicken Sie auf Löschen , um das Löschen der Vorlage zu bestätigen. Die aktualisierte Vorlage ist für Mitglieder der Gruppe verfügbar. Pläne, die bereits aus der Vorlage erstellt wurden, werden nicht geändert.

Häufige Szenarien

Benutzerdefinierte Vorlagen sind nützlich, wenn Sie Folgendes ausführen möchten:

  • Stellen Sie eine konsistente Einrichtung für wiederkehrende Arbeiten sicher.
  • Reduzieren Sie den Zeitaufwand für die Erstellung von Plänen von Grund auf.
  • Teilen Sie bewährte Workflows mit Ihrem Team. Beispiele hierfür sind Marketingeinführungen, Sprintplanung, Onboardingpläne und operative Playbooks.