Verwenden benutzerdefinierter Vorlagen in Microsoft Planner

Mit benutzerdefinierten Vorlagen in Microsoft Planner können Sie einen vorhandenen Plan in eine wiederverwendbare Vorlage für Ihre Gruppe umwandeln. Vorlagen helfen dabei, die Arbeit zu standardisieren, die Planerstellung zu beschleunigen und den Austausch von Best-Practice-Workflows zu erleichtern.

Mit benutzerdefinierten Vorlagen können Sie:

  • Erstellen Sie eine wiederverwendbare Vorlage aus einem vorhandenen Planner-Plan.
  • Wählen Sie aus, welche Felder in neue Pläne kopiert werden.
  • Geben Sie Vorlagen für eine Microsoft 365-Gruppe frei, damit andere sie wiederverwenden können. Benutzerdefinierte Vorlagen eignen sich am besten für wiederholbare Aufgaben wie Projektstarts, Onboarding-Workflows, Kampagnenplanung oder operative Checklisten.

Bevor Sie beginnen

Bevor Sie benutzerdefinierte Vorlagen verwenden, überprüfen Sie Folgendes:

  • Sie haben Zugriff auf Microsoft Planner.
  • Der Plan, den Sie in eine Vorlage umwandeln möchten, basiert auf einer Gruppe.
  • Sie sind Mitglied einer Microsoft 365-Gruppe, für die Sie den Plan freigeben möchten. Vorlagen werden zusammen mit der Gruppe gespeichert, für die Sie sie freigeben, und der Zugriff ist an die Gruppenmitgliedschaft gebunden.

Lizenzierung und Verfügbarkeit

Benutzerdefinierte Vorlagen sind für alle Benutzer mit Zugriff auf Microsoft Planner verfügbar, unabhängig von der Lizenzstufe.

Hinweis

Benutzerdefinierte Vorlagen unterscheiden sich von vorgefertigten Vorlagen. Vordefinierte Vorlagen sind von Microsoft bereitgestellte Starterpläne, die im Vorlagenkatalog verfügbar sind. Benutzerdefinierte Vorlagen sind Pläne, die Sie selbst erstellen und veröffentlichen und die auf die Workflows Ihres Teams zugeschnitten sind.

Erstellen einer benutzerdefinierten Vorlage aus einem vorhandenen Plan

Beginnen Sie mit einem Plan, den Sie bereits eingerichtet haben, oder erstellen Sie einen neuen einfachen Plan, um ihn in eine benutzerdefinierte Vorlage umzuwandeln.

So erstellen Sie eine Vorlage:

  1. Öffnen Sie den Plan, den Sie wiederverwenden möchten, in Planner.
  2. Wählen Sie in der oberen rechten Ecke Freigeben aus.
  3. Wählen Sie Als Vorlage veröffentlichen aus.
  4. Geben Sie einen Vorlagennamen und eine Beschreibung ein.
  5. Wählen Sie die Microsoft 365-Gruppe aus, für die Sie die Vorlage freigeben möchten.
  6. Wählen Sie aus, welche Felder des Plans Sie einbeziehen möchten. Standardmäßig sind alle Tasks enthalten.
  7. Wählen Sie Veröffentlichen aus. Nach der Veröffentlichung ist die Vorlage für Mitglieder der ausgewählten Gruppe verfügbar.

Wählen Sie, was kopiert wird

Beim Veröffentlichen einer Vorlage können Sie festlegen, welche Elemente in neue Pläne kopiert werden, die aus dieser Vorlage erstellt wurden. Verfügbare Optionen können sein:

  • Ziele
  • Buckets
  • Aufgaben
  • Aufgabenbezeichnungen
  • Aufgabennotizen
  • Checklisten für Aufgaben
  • Aufgabenanhänge

Nur die von Ihnen ausgewählten Elemente werden kopiert, wenn ein Mitglied einen neuen Plan aus der Vorlage erstellt. Der Status und der Fortschritt der Aufgabe werden im neuen Plan zurückgesetzt.

Hinweis: Aufgabenanhänge werden als Links kopiert.

Erstellen eines neuen Plans aus einer benutzerdefinierten Vorlage

Nachdem eine Vorlage veröffentlicht wurde, kann jeder in der freigegebenen Gruppe sie verwenden, um einen neuen Plan zu erstellen.

So erstellen Sie einen Plan mit einer benutzerdefinierten Vorlage:

  1. Öffnen von Planner.
  2. Beginnen Sie mit der Erstellung eines neuen Plans.
  3. Navigieren Sie unter der Kategorie "Vorlage auswählen" zu "Freigegeben " oder "Von mir erstellt", in der Vorlagen aufgelistet sind, die entweder für Sie freigegeben oder von Ihnen erstellt wurden.
  4. Wählen Sie die Vorlage aus, die Sie verwenden möchten.
  5. Bestätigen und konfigurieren Sie die Details des Plans. Planner erstellt einen neuen Plan mit der in der Vorlage definierten Struktur.

Freigeben und Verwalten von Vorlagen

Benutzerdefinierte Vorlagen werden auf Gruppenebene freigegeben:

  • Alle Mitglieder der Gruppe können die Vorlage anzeigen und verwenden.
  • Vorlagen bleiben verfügbar, solange die Gruppe existiert. Wenn eine Vorlage geändert werden muss, aktualisieren Sie den zugrunde liegenden Plan, und veröffentlichen Sie eine neue Vorlagenversion. Vorhandene Pläne, die aus einer Vorlage erstellt wurden, sind von zukünftigen Vorlagenänderungen nicht betroffen.

Löschen einer benutzerdefinierten Vorlage

Nachdem eine Vorlage veröffentlicht wurde, kann jeder in der freigegebenen Gruppe sie löschen.

So löschen Sie eine Vorlage:

  1. Öffnen von Planner.
  2. Navigieren Sie zu Plan erstellen.
  3. Navigieren Sie unter der Kategorie "Vorlage auswählen" zu "Freigegeben" oder "Von mir erstellt", und geben Sie an, welche Vorlage Sie löschen möchten.
  4. Klicken Sie auf ... um die Option **Vorlage löschen**zu öffnen.
  5. Klicken Sie auf Löschen , um das Löschen der Vorlage zu bestätigen. Die aktualisierte Vorlage ist für Mitglieder der Gruppe verfügbar. Pläne, die bereits aus der Vorlage erstellt wurden, werden nicht geändert.

Gängige Szenarien

Benutzerdefinierte Vorlagen sind in folgenden Fällen nützlich:

  • Stellen Sie eine konsistente Einrichtung für wiederkehrende Arbeiten sicher.
  • Reduzieren Sie den Zeitaufwand für die Erstellung von Plänen von Grund auf.
  • Teilen Sie bewährte Workflows mit Ihrem Team. Beispiele hierfür sind Marketingeinführungen, Sprintplanung, Onboardingpläne und operative Playbooks.