Einführung in Abfragen

Die Verwendung einer Abfrage erleichtert das Anzeigen, Hinzufügen, Löschen oder Ändern von Daten in Ihrer Access-Datenbank. Einige andere Gründe für die Verwendung von Abfragen:

• Schnelles Finden bestimmter Daten durch Filtern nach bestimmten Kriterien (Bedingungen)

• Berechnen oder Zusammenfassen von Daten

• Automatisieren Sie Datenverwaltungsaufgaben, z. B. die wiederkehrende Überprüfung der aktuellsten Daten.

• Abfragen helfen Ihnen, Ihre Daten zu finden und mit ihnen zu arbeiten

• Erstellen einer Auswahlabfrage

• Erstellen einer Parameterabfrage

• Erstellen einer Gesamtsummenabfrage

• Erstellen einer Kreuztabellenabfrage

• Erstellen einer Tabellenerstellungsabfrage

• Erstellen einer Anfügeabfrage

• Erstellen einer Aktualisierungsabfrage

• Erstellen einer Löschabfrage

Abfragen helfen Ihnen, Ihre Daten zu finden und mit ihnen zu arbeiten

In einer gut strukturierten Datenbank befinden sich die Daten, die Sie in einem Formular oder Bericht präsentieren möchten, normalerweise in mehreren Tabellen. Eine Abfrage kann die Informationen aus verschiedenen Tabellen abrufen und für die Anzeige im Formular oder Bericht zusammenstellen. Eine Abfrage kann entweder eine Anforderung nach Datenergebnissen aus Ihrer Datenbank oder nach einer Aktion für die Daten oder für beides sein. Eine Abfrage kann Ihnen eine Antwort auf eine einfache Frage geben, Berechnungen durchführen, Daten aus verschiedenen Tabellen kombinieren, Daten aus einer Datenbank hinzufügen, ändern oder löschen. Da Abfragen so vielseitig sind, gibt es viele Arten von Abfragen, und Sie erstellen einen Abfragetyp basierend auf der Aufgabe.

Wichtige Abfragetypen	Verwendung
Auswahlabfrage	Abrufen von Daten aus einer Tabelle oder Durchführen von Berechnungen
Aktionsabfrage	Hinzufügen, Ändern oder Löschen von Daten. Für jede Aufgabe gibt es eine spezielle Aktionsabfrage.

Erstellen einer Auswahlabfrage

Wenn Sie nur Daten aus bestimmten Feldern in einer Tabelle oder Daten aus mehreren Tabellen gleichzeitig überprüfen möchten, oder wenn Sie die Daten nur nach bestimmten Kriterien anzeigen möchten, wäre ein Auswahlabfragetyp Ihre Wahl. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen einer einfachen Auswahlabfrage.

Überprüfen von Daten aus ausgewählten Feldern

Wenn Ihre Datenbank beispielsweise eine Tabelle mit vielen Informationen zu Artikeln enthält und Sie eine Liste von Artikeln und deren Preisen überprüfen möchten, erstellen Sie folgendermaßen eine Auswahlabfrage, um nur die Produktnamen und den jeweiligen Preis zurückzugeben:

1. Öffnen Sie die Datenbank, und klicken Sie auf der Registerkarte "Erstellen " auf "Abfrageentwurf".
2. Doppelklicken Sie auf der Registerkarte Tabellen auf die Tabelle "Artikel ".
3. Angenommen, Sie verfügen über die Felder "Artikelname" und "Listenpreis". Doppelklicken Sie auf den Produktnamen und den Listenpreis , um diese Felder dem Abfrageentwurfsbereich hinzuzufügen.
4. Klicken Sie auf der Registerkarte Abfrageentwurf auf Ausführen. Die Abfrage wird ausgeführt und zeigt eine Liste der Produkte und deren Preise an.

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Gleichzeitiges Überprüfen von Daten aus mehreren verknüpften Tabellen

Beispiel: Sie verfügen über eine Datenbank für ein Geschäft, das Lebensmittel verkauft, und Sie möchten die Bestellungen von Kunden überprüfen, die in einer bestimmten Stadt leben. Angenommen, die Daten zu Bestellungen und Daten zu Kunden werden in zwei Tabellen mit dem Namen "Kunden" bzw. "Bestellungen" gespeichert. Wenn jede Tabelle ein Kunden-ID-Feld hat, das die Grundlage für eine 1:n-Beziehung zwischen den beiden Tabellen bildet. Sie können eine Abfrage erstellen, die Bestellungen für Kunden in einer bestimmten Stadt, z. B. Las Vegas, zurückgibt, indem Sie das folgende Verfahren verwenden:

1. Öffnen Sie die Datenbank. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfrage auf Abfrageentwurf.
2. Doppelklicken Sie auf der Registerkarte "Tabellen" auf "Kunden und Bestellungen".
   Beachten Sie die Zeile (Verknüpfung genannt), die das Feld "ID" in der Tabelle "Kunden" und das Feld "Kunden-ID" in der Tabelle "Bestellungen" verbindet. Diese Zeile zeigt die Beziehung zwischen den beiden Tabellen.
3. Doppelklicken Sie in der Tabelle "Kunden" auf "Firma " und "Ort ", um diese Felder dem Abfrageentwurfsbereich hinzuzufügen.
4. Deaktivieren Sie im Abfrageentwurfsbereich in der Spalte "Ort " das Kontrollkästchen in der Zeile "Anzeigen ".
5. Geben Sie in der Zeile Kriterien der Spalte "Ort"die Zeichenfolge Las Vegas ein.
   Wenn Sie das Kontrollkästchen "Anzeigen" deaktivieren, wird verhindert, dass die Abfrage den Ort in den Ergebnissen anzeigt. Wenn Sie "Las Vegas " in die Zeile "Kriterien" eingeben, wird angegeben, dass Sie nur Datensätze anzeigen möchten, bei denen der Wert des Felds "Ort" "Las Vegas" lautet. In diesem Fall gibt die Abfrage nur die Kunden zurück, die sich in Las Vegas befinden. Sie müssen kein Feld anzeigen, um es mit einem Kriterium zu verwenden.
6. Doppelklicken Sie in der Tabelle "Bestellungen" auf "Auftrags-ID " und " Bestelldatum ", um diese Felder den nächsten beiden Spalten des Abfrageentwurfsbereichs hinzuzufügen.
7. Klicken Sie auf der Registerkarte Abfrageentwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen. Die Abfrage wird ausgeführt und zeigt dann eine Liste der Bestellungen für Kunden in Las Vegas an.
8. Drücken Sie STRG+S, um die Abfrage zu speichern.

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Erstellen einer Parameterabfrage

Wenn Sie häufig Variationen einer bestimmten Abfrage ausführen möchten, sollten Sie eine Parameterabfrage verwenden. Wenn Sie eine Parameterabfrage ausführen, werden Sie zur Eingabe von Feldwerten aufgefordert und dann die von Ihnen bereitgestellten Werte verwendet, um Kriterien für Ihre Abfrage zu erstellen.

In Fortsetzung des vorherigen Beispiels, in dem Sie gelernt haben, eine Auswahlabfrage zu erstellen, die Bestellungen für Kunden in Las Vegas zurückgibt, können Sie die Auswahlabfrage so ändern, dass Sie bei jeder Ausführung der Abfrage aufgefordert werden, die Stadt anzugeben. Öffnen Sie die Datenbank, die Sie im vorherigen Beispiel erstellt haben, um den Schritten zu folgen:

1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Abfrage " Bestellungen nach Ort " (die Sie im vorherigen Abschnitt erstellt haben), und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Entwurfsansicht .

2. Löschen Sie im Abfrageentwurfsbereich in der Zeile Kriterien der Spalte Stadt Las Vegas, und geben Sie dann [For what city?] ein.
   Die Zeichenfolge [For what city?] ist Ihre Parametereingabeaufforderung. Die eckigen Klammern geben an, dass die Abfrage zur Eingabe auffordern soll, und der Text (in diesem Fall für welche Stadt?) ist die Frage, die von der Parametereingabeaufforderung angezeigt wird.

   Hinweis

   Weder ein Punkt (.) noch ein Ausrufezeichen (!) können als Text in einer Parametereingabeaufforderung verwendet werden.

3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen in der Zeile "Anzeigen " der Spalte "Ort", damit in den Abfrageergebnissen die Stadt angezeigt wird.

4. Klicken Sie auf der Registerkarte Abfrageentwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen. Die Abfrage fordert Sie auf, einen Wert für "Ort" einzugeben.

5. Geben Sie "New York" ein, und drücken Sie dann die EINGABETASTE, um Bestellungen für Kunden in New York anzuzeigen.
   Was geschieht, wenn Sie nicht wissen, welche Werte Sie angeben können? Sie können Platzhalterzeichen als Teil der Eingabeaufforderung verwenden:

6. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Ansichten auf Ansicht und dann auf Entwurfsansicht.

7. Geben Sie im Abfrageentwurfsbereich in der Zeile Kriterien der Spalte OrtWie [Für welche Stadt?]&"*".
   In dieser Parametereingabeaufforderung können die Like Schlüsselwort (keyword), das kaufmännische Und-Zeichen (&) und das Sternchen (*) in Anführungszeichen dem Benutzer die Eingabe einer Kombination von Zeichen, einschließlich Platzhalterzeichen, ermöglichen, um eine Vielzahl von Ergebnissen zurückzugeben. Wenn der Benutzer z. B. eingibt *, gibt die Abfrage alle Städte zurück; wenn der Benutzer L eingibt, gibt die Abfrage alle Städte zurück, die mit dem Buchstaben "L;" beginnen, und wenn der Benutzer *s* eingibt, gibt die Abfrage alle Städte zurück, die den Buchstaben "s" enthalten.

8. Klicken Sie auf der Registerkarte Abfrageentwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen, geben Sie an der Abfrageaufforderung Neu ein, und drücken Sie die EINGABETASTE.
   Die Abfrage wird ausgeführt und zeigt dann Bestellungen für Kunden in New York an.

Angeben von Parameterdatentypen

Sie können auch angeben, welche Art von Daten ein Parameter übernehmen soll. Sie können den Datentyp für jeden beliebigen Parameter festlegen, es ist jedoch insbesondere wichtig, den Datentyp für nummerische Daten, Währungsdaten oder Datums-/Uhrzeitdaten festzulegen. Wenn Sie den Datentyp angeben, den ein Parameter akzeptieren soll, wird den Benutzern eine hilfreiche Fehlermeldung angezeigt, falls sie einen falschen Datentyp eingeben (beispielsweise Eingabe von Text an einer Stelle, an der eine Währung erwartet wird).

Wenn der Parameter so eingerichtet ist, dass er Textdaten akzeptiert, wird jede Eingabe als Text interpretiert, ohne dass eine Fehlermeldung angezeigt wird.

Gehen Sie wie folgt vor, um den Datentyp für Parameter in einer Abfrage anzugeben:

1. Klicken Sie bei geöffneter Abfrage in der Entwurfsansicht auf der Registerkarte Abfrageentwurf in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Parameter.
2. Geben Sie im Dialogfeld Abfrageparameter in der Spalte Parameter die Eingabeaufforderung für die einzelnen Parameter ein, für die der Datentyp angegeben werden soll. Achten Sie darauf, dass jeder Parameter der in der Zeile Kriterien des Abfrageentwurfsbereichs verwendeten Eingabeaufforderung entspricht.
3. Wählen Sie in der Spalte Datentyp den Datentyp für jeden Parameter aus.

Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden von Parametern zur Eingabeaufforderung beim Ausführen einer Abfrage.

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Erstellen einer Gesamtsummenabfrage

Die Ergebniszeile in einem Datenblatt ist sehr nützlich, aber für komplexere Fragen können Sie eine Gesamtsummenabfrage verwenden. Eine Gesamtsummenabfrage ist eine Auswahlabfrage, mit der Sie Daten gruppieren und zusammenfassen können, z. B. wenn Sie den Gesamtumsatz pro Produkt anzeigen möchten. In einer Gesamtsummenabfrage können Sie die Summe-Funktion (eine Aggregatfunktion) verwenden, um den Gesamtumsatz pro Produkt anzuzeigen.

Gehen Sie wie folgt vor, um die im vorherigen Beispiel erstellte Abfrage "Produkt-Teilergebnisse" so zu ändern, dass die Produkt-Teilergebnisse nach Produkt zusammengefasst werden.

1. Klicken Sie auf der Registerkarte "Start" auf "Entwurfsansicht anzeigen>".
   Die Abfrage "Product Subtotals" wird in der Entwurfsansicht geöffnet.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Abfrageentwurf in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Summen.
   Die Ergebniszeile wird im Abfrageentwurfsbereich angezeigt.

• Sie können mithilfe der Ergebniszeile im Entwurfsbereich nach Feldwerten gruppieren.
• Sie können den Ergebnissen einer Gesamtsummenabfrage eine Datenblatt-Ergebniszeile hinzufügen.
• Wenn Sie die Ergebniszeile im Entwurfsbereich verwenden, müssen Sie für jedes Feld eine Aggregatfunktion auswählen. Wenn Sie für ein Feld keine Berechnung durchführen möchten, können Sie nach dem Feld gruppieren.

• Wählen Sie in der zweiten Spalte des Entwurfsbereichs in der Zeile "Summe " in der Dropdownliste die Option "Summe " aus.
• Klicken Sie auf der Registerkarte Abfrageentwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen. Die Abfrage wird ausgeführt und zeigt dann eine Liste der Produkte mit Teilergebnissen an.
• Drücken Sie STRG+S, um die Abfrage zu speichern. Lassen Sie die Abfrage geöffnet.

Weitere Informationen finden Sie unter Anzeigen von Spaltensummen in einem Datenblatt mithilfe einer Ergebniszeile.

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Führen Sie Berechnungen basierend auf Ihren Daten durch

Normalerweise würden Sie keine Tabellen zum Speichern von berechneten Werten wie Teilergebnissen verwenden, auch wenn sie auf Daten in derselben Datenbank basieren, da berechnete Werte veraltet sein können, wenn sich die Werte, auf denen sie basieren, ändern. Beispielsweise würden Sie das Alter einer Person nicht in einer Tabelle speichern, da Sie den Wert jedes Jahr aktualisieren müssten. Stattdessen speichern Sie das Geburtsdatum der Person und verwenden dann eine Abfrage, um das Alter der Person zu berechnen.

Zum Beispiel, wenn Sie über eine Datenbank für einige Produkte verfügen, die Sie verkaufen möchten. Diese Datenbank enthält eine Tabelle namens "Bestelldetails", die Informationen zu den Produkten in Feldern wie Preis jedes Produkts und Mengen enthält. Sie können die Zwischensumme mithilfe einer Abfrage berechnen, die die Menge jedes Produkts mit dem Stückpreis für dieses Produkt multipliziert, die Menge jedes Produkts mit dem Stückpreis und dem Rabatt für dieses Produkt multipliziert und dann den Gesamtrabatt vom Gesamtstückpreis abzieht. Wenn Sie die Beispieldatenbank im vorherigen Beispiel erstellt haben, öffnen Sie sie, und folgen Sie den Anweisungen:

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen auf Abfrageentwurf.
2. Doppelklicken Sie auf der Registerkarte "Tabellen" auf "Bestelldetails".
3. Doppelklicken Sie in der Tabelle "Bestelldetails" auf "Produkt-ID ", um dieses Feld zur ersten Spalte des Abfrageentwurfsbereichs hinzuzufügen.
4. Klicken Sie in der zweiten Spalte des Rasters mit der rechten Maustaste auf die Feldzeile, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Zoom .
5. Geben oder fügen Sie im Feld "Zoom " Folgendes ein: Zwischensumme: ([Menge]*[Einzelpreis])-([Menge]*[Einzelpreis]*[Rabatt])
6. Klicken Sie auf OK.
7. Klicken Sie auf der Registerkarte Abfrageentwurf auf Ausführen. Die Abfrage wird ausgeführt und zeigt dann eine Liste der Produkte und Teilergebnisse pro Bestellung an.
8. Drücken Sie STRG+S, um die Abfrage zu speichern, und benennen Sie die Abfrage dann Product Subtotals.

Weitere Informationen finden Sie unter Anzeigen von Spaltensummen in einem Datenblatt mithilfe einer Ergebniszeile.

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Zusammengefasste oder aggregierte Daten anzeigen

Wenn Sie Tabellen verwenden, um Transaktionen zu erfassen oder regelmäßig vorkommende numerische Daten zu speichern, ist es nützlich, diese Daten in aggregierter Form wie Summen oder Durchschnittswerte überprüfen zu können. In Access können Sie einem Datenblatt eine Ergebniszeile hinzufügen. Die Ergebniszeile ist eine Zeile am unteren Rand des Datenblatts, in der ein fortlaufendes Ergebnis oder ein anderer Aggregatwert angezeigt werden kann.

1. Führen Sie die zuvor erstellte Abfrage "Product Subtotals" aus, und lassen Sie die Ergebnisse in der Datenblattansicht geöffnet.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start auf Ergebnisse. Unten auf dem Datenblatt wird eine neue Zeile mit dem Wort "Summe " in der ersten Spalte angezeigt.
3. Klicken Sie auf die Zelle in der letzten Zeile des Datenblatts mit dem Namen "Summe".
4. Klicken Sie auf den Pfeil, um die verfügbaren Aggregatfunktionen anzuzeigen. Da die Spalte Textdaten enthält, gibt es nur zwei Möglichkeiten: Keine und Anzahl.
5. Wählen Sie "Anzahl" aus. Der Inhalt der Zelle ändert sich von Gesamt in eine Anzahl der Spaltenwerte.
6. Klicken Sie auf die angrenzende Zelle (die zweite Spalte). Beachten Sie, dass in der Zelle ein Pfeil angezeigt wird.
7. Klicken Sie auf den Pfeil und dann auf "Summe". In dem Feld wird die Summe der Spaltenwerte angezeigt.
8. Lassen Sie die Abfrage in der Datenblattansicht geöffnet.

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Erstellen einer Kreuztabellenabfrage

Angenommen, Sie möchten die Teilergebnisse der Produkte überprüfen, aber auch nach Monat aggregieren, sodass in jeder Zeile die Teilergebnisse für ein Produkt und in jeder Spalte die Produktteilergebnisse für einen Monat angezeigt werden. Verwenden Sie eine Kreuztabellenabfrage, um Teilergebnisse für ein Produkt und für einen Monat anzuzeigen.

Sie können die Produkt-Teilsummen-Abfrage erneut ändern, damit die Abfrage Zeilen mit Produkt-Teilergebnissen und Spalten mit monatlichen Teilergebnissen zurückgibt.

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Ansichten auf Ansicht und dann auf Entwurfsansicht.
2. Klicken Sie in der Gruppe Abfragesetup auf Tabellen hinzufügen.
3. Doppelklicken Sie auf Bestellungen und klicken Sie dann auf Schließen.
4. Klicken Sie auf der Registerkarte Abfrageentwurf in der Gruppe Abfragetyp auf Kreuztabelle. Im Entwurfsbereich ist die Zeile "Anzeigen " ausgeblendet, und die Kreuztabellenzeile wird angezeigt.
5. Klicken Sie in der dritten Spalte des Entwurfsbereichs mit der rechten Maustaste auf die Feldzeile, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Zoom . Das Zoom-Feld wird geöffnet.
6. Geben Sie im Zoomfeld Folgendes ein oder fügen Sie es ein: Monat: "Monat " & DatTeil("m", [Bestelldatum])
7. Klicken Sie auf OK.
8. Wählen Sie in der Kreuztabellenzeile die folgenden Werte aus der Dropdownliste aus: Zeilenüberschrift für die erste Spalte, Wert für die zweite Spalte und Spaltenüberschrift für die dritte Spalte.
9. Klicken Sie auf der Registerkarte Abfrageentwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen. Die Abfrage wird ausgeführt und zeigt dann nach Monat aggregierte Produktteilergebnisse an.
10. Drücken Sie STRG+S, um die Abfrage zu speichern.
    Weitere Informationen zu Kreuztabellenabfragen finden Sie unter Vereinfachen des Lesens von Zusammenfassungsdaten mithilfe einer Kreuztabellenabfrage.

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Erstellen einer Tabellenerstellungsabfrage

Sie können eine Tabellenerstellungsabfrage verwenden, um eine neue Tabelle aus Daten zu erstellen, die in anderen Tabellen gespeichert sind.

Angenommen, Sie möchten Daten für Chicago-Bestellungen an einen Geschäftspartner in Chicago senden, der Access zur Erstellung von Berichten verwendet. Anstatt alle Ihre Bestelldaten zu senden, sollten Sie die Daten, die Sie senden, auf Daten beschränken, die für Chicago-Bestellungen spezifisch sind.

Sie können eine Auswahlabfrage erstellen, die Chicago-Bestelldaten enthält, und dann die Auswahlabfrage verwenden, um die neue Tabelle zu erstellen, indem Sie wie folgt vorgehen:

1. Öffnen Sie die Beispieldatenbank aus dem vorherigen Beispiel.
   Wenn Sie eine Tabellenerstellungsabfrage ausführen möchten, müssen Sie möglicherweise den Datenbankinhalt aktivieren.

   Hinweis

   Wenn unterhalb des Menübands eine Meldung zum Aktivieren der Datenbank angezeigt wird, klicken Sie auf **Inhalt aktivieren.**Wenn sich Ihre Datenbank bereits an einem vertrauenswürdigen Speicherort befindet, wird die Meldungsleiste nicht angezeigt.

2. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfrage auf Abfrageentwurf.

3. Doppelklicken Sie auf "Bestelldetails " und "Bestellungen".

4. Doppelklicken Sie in der Tabelle Bestellungen auf Kunden-ID und Lieferort , um diese Felder dem Entwurfsbereich hinzuzufügen.

5. Doppelklicken Sie in der Tabelle "Bestelldetails " auf "Bestell-ID", "Produkt-ID", " Menge", "Einzelpreis" und "Rabatt ", um diese Felder dem Entwurfsbereich hinzuzufügen.

6. Deaktivieren Sie in der Spalte Lieferort des Entwurfsbereichs das Kontrollkästchen in der Zeile Anzeigen . Geben Sie in der Zeile "Kriterien" den Text "Chicago" ein (einschließlich der einfachen Anführungszeichen). Überprüfen Sie die Abfrageergebnisse, bevor Sie sie zum Erstellen der Tabelle verwenden.

7. Klicken Sie auf der Registerkarte Abfrageentwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.

8. Drücken Sie STRG+S, um die Abfrage zu speichern.

9. Geben Sie im Feld Abfragename Chicago Orders Query ein, und klicken Sie dann auf OK.

10. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Ansichten auf Ansicht und dann auf Entwurfsansicht.

11. Klicken Sie auf der Registerkarte Abfrageentwurf in der Gruppe Abfragetyp auf Tabelle erstellen.

12. Geben Sie im Dialogfeld Tabelle erstellen im Feld Tabellenname Chicago Orders ein, und klicken Sie dann auf OK.

13. Klicken Sie auf der Registerkarte Abfrageentwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.

14. Klicken Sie im Bestätigungsdialogfeld auf Ja, und die neue Tabelle wird im Navigationsbereich angezeigt.

    Hinweis

    Wenn bereits eine Tabelle mit demselben Namen vorhanden ist, den Sie angegeben haben, löscht Access diese Tabelle, bevor die Abfrage ausgeführt wird.

Weitere Informationen zur Verwendung von Tabellenerstellungsabfragen finden Sie unter Erstellen einer Tabellenerstellungsabfrage.

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Erstellen einer Anfügeabfrage

Mit einer Anfügeabfrage können Sie Daten aus einer oder mehreren Tabellen abrufen und diese Daten einer anderen Tabelle hinzufügen.

Angenommen, Sie haben eine Tabelle erstellt, die Sie mit einem Geschäftspartner in Chicago teilen möchten, stellen jedoch fest, dass der Partner auch mit Kunden in der Region Milwaukee zusammenarbeitet. Sie möchten der Tabelle Zeilen hinzufügen, die Daten zum Gebiet Milwaukee enthalten, bevor Sie die Tabelle für Ihren Associate freigeben. Sie können Milwaukee-Gebietsdaten zur Chicago Orders-Tabelle hinzufügen, indem Sie wie folgt vorgehen:

1. Öffnen Sie die Abfrage mit dem Namen "Chicago Orders Query", die Sie zuvor in der Entwurfsansicht erstellt haben.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Abfrageentwurf in der Gruppe Abfragetyp auf Anfügen. Das Dialogfeld "Anfügen " wird geöffnet.
3. Klicken Sie im Dialogfeld Anfügen auf den Pfeil im Feld Tabellenname , wählen Sie Chicago Orders aus der Dropdownliste aus, und klicken Sie dann auf OK.
4. Löschen Sie im Entwurfsbereich in der Zeile Kriterien der Spalte "Lieferort" den Text "Chicago", und geben Sie "Milwaukee" ein.
5. Wählen Sie in der Zeile Anfügen an das entsprechende Feld für jede Spalte aus.
   In diesem Beispiel sollten die Werte des Typs "Anfügen an" mit den Feldzeilenwerten übereinstimmen. Dies ist jedoch nicht erforderlich, damit Anfügeabfragen funktionieren.
6. Klicken Sie auf der Registerkarte Abfrageentwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.

Weitere Informationen zum Erstellen von Anfügeabfragen finden Sie unter Hinzufügen von Datensätzen zu einer Tabelle unter Verwendung einer Anfügeabfrage.

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Erstellen einer Aktualisierungsabfrage

Sie können eine Aktualisierungsabfrage verwenden, um die Daten in Ihren Tabellen zu ändern, und Sie können eine Aktualisierungsabfrage verwenden, um Kriterien einzugeben, um anzugeben, welche Zeilen aktualisiert werden sollen. Eine Aktualisierungsabfrage bietet Ihnen die Möglichkeit, die aktualisierten Daten vor dem Ausführen des Updates zu überprüfen.

Im vorherigen Beispiel haben Sie der Tabelle "Chicago Orders" Zeilen angefügt. In der Tabelle Chicago Orders zeigt das Feld "Produkt-ID" die numerische Produkt-ID an. Um die Daten in Berichten nützlicher zu machen, können Sie die Produkt-IDs durch Produktnamen ersetzen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Öffnen Sie die Tabelle Chicago Orders in der Entwurfsansicht.

2. Ändern Sie in der Zeile "Produkt-ID" den Datentyp von "Zahl " in "Text".

3. Speichern und schließen Sie die Chicago Orders-Tabelle.

4. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfrage auf Abfrageentwurf.

5. Doppelklicken Sie auf Chicago Orders and Products.

6. Klicken Sie auf der Registerkarte Abfrageentwurf in der Gruppe Abfragetyp auf Aktualisieren.

7. Im Entwurfsbereich werden die Zeilen "Sortieren " und "Anzeigen " nicht mehr angezeigt, und die Zeile "Aktualisieren nach " wird angezeigt.

8. Doppelklicken Sie in der Tabelle Chicago Orders auf Produkt-ID , um dieses Feld dem Entwurfsbereich hinzuzufügen.

9. Geben Sie im Entwurfsbereich in der Zeile Aktualisieren bis der Spalte "Produkt-ID " Folgendes ein oder fügen Sie es ein: [Artikel]. Product Name]

   Tipp

   Sie können eine Aktualisierungsabfrage verwenden, um Feldwerte mithilfe einer leeren Zeichenfolge ("") oder NULL in der Zeile "Aktualisieren auf" zu löschen.

10. Geben Sie in der Zeile "Kriterien " Folgendes ein oder fügen Sie es ein: [Produkt-ID] Like ([Produkte].[ ID])

11. Sie können überprüfen, welche Werte durch eine Aktualisierungsabfrage geändert werden, indem Sie die Abfrage in der Datenblattansicht anzeigen.

12. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf aufDatenblattansichtanzeigen>. Die Abfrage gibt eine Liste von Produkt-IDs zurück, die aktualisiert werden.

13. Klicken Sie auf der Registerkarte Abfrageentwurf auf Ausführen.
    Wenn Sie die Tabelle Chicago Orders öffnen, sehen Sie, dass die numerischen Werte im Feld "Produkt-ID" durch die Produktnamen aus der Tabelle "Artikel" ersetzt wurden.

Weitere Informationen zu Aktualisierungsabfragen finden Sie unter Erstellen und Ausführen einer Aktualisierungsabfrage.

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Erstellen einer Löschabfrage

Sie können eine Löschabfrage verwenden, um Daten aus Ihren Tabellen zu löschen, und Sie können eine Löschabfrage verwenden, um Kriterien einzugeben, um anzugeben, welche Zeilen gelöscht werden sollen. Eine Löschabfrage bietet Ihnen die Möglichkeit, die zu löschenden Zeilen zu überprüfen, bevor Sie den Löschvorgang durchführen.

Angenommen, während Sie sich darauf vorbereiten, die Tabelle Chicago Orders aus dem vorherigen Beispiel an Ihren Geschäftspartner in Chicago zu senden, stellen Sie fest, dass einige der Zeilen eine Reihe leerer Felder enthalten. Sie haben sich entschieden, diese Zeilen zu entfernen, bevor Sie die Tabelle senden. Sie könnten die Tabelle auch einfach öffnen und die Zeilen manuell löschen. Wenn Sie jedoch viele Zeilen löschen müssen und klare Kriterien dafür haben, welche Zeilen gelöscht werden sollen, kann es hilfreich sein, eine Löschabfrage zu verwenden.

Sie können eine Abfrage verwenden, um Zeilen in der Tabelle Chicago Orders, die keinen Wert für die Bestell-ID aufweisen, mithilfe des folgenden Verfahrens zu löschen:

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen auf Abfrageentwurf.
2. Doppelklicken Sie auf Chicago Orders.
3. Klicken Sie auf der Registerkarte Abfrageentwurf in der Gruppe Abfragetyp auf Löschen. Im Entwurfsbereich werden die Zeilen "Sortieren und Anzeigen " nicht mehr angezeigt, und die Zeile "Löschen " wird angezeigt.
4. Doppelklicken Sie in der Tabelle Chicago Orders auf die Auftrags-ID , um sie dem Raster hinzuzufügen.
5. Geben Sie im Entwurfsbereich in der Zeile Kriterien der Spalte "Auftrags-ID" den Typ "Ist Null" ein.
6. Klicken Sie auf der Registerkarte Abfrageentwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.

Weitere Informationen zu Löschabfragen finden Sie unter Erstellen und Ausführen einer Löschabfrage.

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