Freigegebene Postfächer ermöglichen es einer bestimmten Personengruppe, E-Mails über einen öffentlichen E-Mail-Alias wie "info@contoso.com" oder "kontakt@contoso.com" auf einfache Weise zu überwachen und zu senden. Wenn eine Person in der Gruppe auf eine Nachricht antwortet, die an das freigegebene Postfach gesendet wurde, scheint die Antwort von der freigegebenen Adresse zu stammen, nicht von der einzelnen Person. Darüber hinaus können Sie das freigegebene Postfach als freigegebenen Teamkalender verwenden.

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Tipp: Der Microsoft 365 Admin für Ihre Organisation muss das geteilte Postfach erstellen und Sie zur Gruppe der Benutzer hinzufügen, bevor Sie es verwenden können. Wenn Sie weitere Informationen benötigen, bitten Sie Ihren Administrator, ein freigegebenes Postfach zu erstellen, das beschreibt, was der Administrator tun muss.

Diese Methode empfiehlt sich, wenn Sie Ihre E-Mails im primären Postfach und im freigegebenen Postfach gleichzeitig überwachen möchten. Nachdem Sie diese Aufgabe abgeschlossen haben, werden das freigegebene Postfach und dessen Ordner im linken Navigationsbereich jedes Mal angezeigt, wenn Sie Outlook im Web öffnen.

  1. Melden Sie sich bei Ihrem Konto in Outlook im Web an.

  2. Klicken Sie bei Exchange Online-Postfächern im linken Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf Ordner , und wählen Sie dann freigegebenen Ordner hinzufügenaus. Klicken Sie bei lokalen Exchange-Postfächern im linken Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Namen Ihres primären Postfachs (wie Molly Dempsey), und wählen Sie dann freigegebenen Ordner hinzufügenaus.

  3. Geben Sie im Dialogfeld Freigegebenen Ordner hinzufügen den Namen oder die E-Mail-Adresse der Person ein, die das Postfach für Sie freigegeben hat, und klicken Sie dann auf Hinzufügen. Oder geben Sie den Namen des freigegebenen Postfachs ein, dessen Mitglied Sie sind, z. B. info@contoso.com.

Das freigegebene Postfach wird in der Ordnerliste in Outlook im Web angezeigt. Sie können die Ordner des freigegebenen Postfachs ebenso erweitern und reduzieren wie die des primären Postfachs. Sie können das freigegebene Postfach auch aus der Ordnerliste entfernen. Klicken Sie zum Entfernen mit der rechten Maustaste auf das freigegebene Postfach und dann auf Löschen.

Wenn Sie Benachrichtigungen über neue Nachrichten im Posteingang eines freigegebenen Postfachs erhalten möchten, müssen Sie das freigegebene Postfach in einem separaten Browserfenster öffnen.

Diese Methode empfiehlt sich, wenn Sie die E-Mail für das freigegebene Postfach in einem eigenen Browserfenster anzeigen und verwalten möchten. Mit dieser Methode können Sie auch Benachrichtigungen über neue Elemente im Posteingang des freigegebenen Postfachs erhalten.

  1. Melden Sie sich bei Ihrem Konto in Outlook im Web an.

  2. Klicken Sie in der Outlook im Web-Navigationsleiste auf Ihren Namen. Nun wird eine Liste angezeigt.

  3. Klicken Sie auf Weiteres Postfach öffnen.

  4. Geben Sie die e-Mail-Adresse des anderen Postfachs ein, das Sie öffnen möchten, und klicken Sie dann auf Öffnen. Eine weitere Outlook im Web-Sitzung wird in einem separaten Fenster geöffnet und ermöglicht Ihnen den Zugriff auf das andere Postfach.

Tipp: Wenn Sie die E-Mail-Adresse des Postfachs falsch eingeben, lautet das Ergebnis "keine Übereinstimmung wurde gefunden". Versuchen Sie, die e-Mail-Adresse erneut einzugeben.

  1. Wählen Sie über der Ordnerliste neue e-Mail aus. Ein neues Nachrichtenformular wird im Lesebereich geöffnet.

  2. Wählen Sie oben in der Nachricht Weitere Aktionenaus, von > anzeigen.

    Screenshot der Option „Absenderadresse“

    Damit sehen die Personen, die diese E-Mail empfangen, dass sie über das freigegebene Postfach und nicht über Ihr eigenes E-Mail-Konto gesendet wurde.

  3. Wenn Sie das freigegebene Postfach zum ersten Mal verwenden, müssen Sie die Adresse den in der Dropdownliste von verfügbaren Optionen hinzufügen:

    1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Absenderadresse, und wählen Sie Entfernenaus .

      Screenshot der Option "entfernen"

    2. Geben Sie die freigegebene Adresse ein. Wenn Sie das nächste Mal über das freigegebene Postfach Antworten, wird die Adresse als Option in der Dropdownliste von angezeigt.

  4. Um Empfänger hinzuzufügen, geben Sie die Namen beliebiger Personen aus Ihrem Kontaktordner oder der Adressliste der Organisation oder aber die E-Mail-Adresse in das Feld An oder Cc ein. Wenn Sie den Namen einer Person zum ersten Mal eingeben, sucht Outlook im Web nach der Adresse dieser Person. Danach ist der Name im Cache gespeichert, sodass er schnell aufgelöst werden kann.

  5. Geben Sie einen Betreff ein.

  6. Verfassen Sie die Nachricht.

  7. Wenn Sie die Nachricht fertig erstellt haben, klicken Sie auf Senden.

Wenn Sie zum ersten Mal auf eine Nachricht antworten, die an das freigegebene Postfach gesendet wird, müssen Sie die freigegebene Adresse zum Dropdownfeld von hinzufügen. Hier erfahren Sie, wie das geht:

  1. Öffnen Sie Outlook im Web, und wechseln Sie zu Ihrem freigegebenen Postfach.

  2. Öffnen Sie eine an die freigegebene Adresse gesendete Nachricht.

  3. Klicken Sie auf Antworten.

  4. Wählen Sie oben in der Nachricht Weitere Aktionenaus, von > anzeigen.

    Screenshot der Option „Absenderadresse“

  5. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Absenderadresse, und wählen Sie Entfernenaus .

    Screenshot der Option "entfernen"

  6. Geben Sie die freigegebene Adresse ein, und senden Sie die Nachricht. Wenn Sie das nächste Mal über das freigegebene Postfach Antworten, wird die Adresse als Option in der Dropdownliste von angezeigt.

Zu den Vorteilen eines freigegebenen Postfachs gehört, dass jeder, der auf das freigegebene Postfach zugreifen kann, auch über Vollzugriff auf den Kalender verfügt. Sie können Ereignisse im Kalender erstellen, bearbeiten und löschen. Sie verwenden den freigegebenen Kalender genau wie Ihren eigenen Kalender. Hier ein kurze Liste der Möglichkeiten, die vom Kalender des freigegebenen Postfachs geboten werden:

  • Ihr Team informieren, dass Sie in Urlaub fahren oder wann Sie außer Haus sind

  • Eine Teambesprechung erstellen

  • Ein Kalenderereignis bearbeiten, das eine andere Person erstellt hat

  • Eine Besprechung absagen, die eine andere Person erstellt hat

Gehen Sie folgendermaßen vor, um auf den freigegebenen Kalender zuzugreifen:

  1. Melden Sie sich mit Outlook im Web bei Ihrem Postfach an und wählen Sie dann Kalender aus.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Andere Kalender, und klicken Sie dann auf Kalender öffnen.

    Screenshot der Option "Kalender öffnen"

  3. Suchen Sie im Verzeichnis ausnach dem freigegebenen Kalender, den Sie öffnen möchten. Wählen Sie das freigegebene Postfach aus, das Sie öffnen möchten, und klicken Sie dann auf Öffnen.

  4. Der freigegebene Kalender wird in Ihrer Ordnerliste "Kalender" angezeigt.

Wenn Sie auf einem mobilen Gerät auf ein freigegebenes Postfach zugreifen möchten, öffnen Sie Ihren Browser, loggen Sie sich bei Microsoft 365 ein, und wechseln Sie dann zu Outlook im Web. In Outlook im Web können Sie auf das freigegebene Postfach zugreifen.

Über die auf dem mobilen Gerät installierte Outlook-App können Sie auf das freigegebene Postfach nicht zugreifen. Möchten Sie dieses Feature verwenden? Teilen Sie das dem Outlook-Entwicklungsteam mit. Stimmen Sie hier ab!

Nur Ihr Microsoft 365-Administrator hat die Berechtigung, die Möglichkeit zum Senden automatischer Antworten von einem freigegebenen Postfach einzurichten. Bitten Sie Ihren Administrator, eine Anleitung zum Erstellen eines freigegebenen Postfachszu erhalten.

Siehe auch

Hinzufügen von Regeln in einem geteilten Postfach

Öffnen und Verwenden eines geteilten Postfachs in Outlook 2016 und Outlook 2013

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