Die Freigabe in Outlook hängt davon ab, was Sie freigeben möchten, und von der Art des Zugriffs, den Sie den Personen gewähren möchten, für die Sie die Freigabe verwenden möchten.
Beispielsweise können Sie ein einzelnes Postfach für mehrere Personen freigeben, wobei alle eingehenden und ausgehenden E-Mails aus diesem Postfach stammen. Oder Sie können einen oder mehrere Ordner oder Ihr gesamtes Postfach für andere freigeben. Sie können anderen sogar die Möglichkeit geben, Ihren Kalender oder Ihr Postfach zu verwalten.
Wenn Sie jemandem die Berechtigung zum Verwalten Ihres Postfachs erteilen, gewähren Sie ihm Stellvertretungsberechtigungen. Dies geht über bearbeitungsberechtigungen hinaus und ermöglicht es jemandem, E-Mails oder Kalenderelemente in Ihrem Namen zu senden oder darauf zu antworten. In besonderen Fällen können Sie sogar die vollständige Verwaltung Ihres Postfachs und Kalenders zulassen, wenn Ihr Delegat über Berechtigungen verfügt, beim Erstellen oder Reagieren auf Nachrichten oder Ereignisse so zu handeln , wie Sie . Weitere Informationen zu Delegaten finden Sie unter Informationen zu Delegaten: Zulassen, dass eine andere Person Ihre E-Mails und Kalender in Outlook verwalten kann.
Ob und wie Sie in Outlook auf diese verschiedenen Freigabeoptionen zugreifen können, hängt auch vom Typ des verwendeten Kontos ab. Beispielsweise sind einige Freigabeoptionen auf Geschäfts-, Schul- oder Unikonten beschränkt, die in einer Organisation verwendet werden. Andere Optionen, z. B. die Kalenderfreigabe, haben einen breiteren Zugriff und können auch mit einem persönlichen Konto wie einem Outlook.com- oder Hotmail.com-Konto durchgeführt werden.
Tipp: Weitere Informationen zu Konten finden Sie unter Was ist der Unterschied zwischen einem Microsoft-Konto und einem Geschäfts-, Schul- oder Unikonto?
Verschiedene Möglichkeiten zum Freigeben in Outlook
In der folgenden Tabelle werden die verschiedenen Arten der Freigabe in Outlook, der typ des erforderlichen Kontos und die Angabe beschrieben, ob Sie den IT-Administrator Ihrer Organisation benötigen, um dies für Sie einzurichten.
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Art der Freigabe |
Beschreibung |
Beispielszenarien |
Kontotyp |
It-Administratoreinrichtung erforderlich |
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Freigegebenes Postfach |
Ein freigegebenes Postfach bietet Gruppen- oder Einzelzugriff auf das gesamte Postfach. Dies schließt Postfachinhalte wie Ordner, Kalender und Kontakte ein. Wenn eine Person in der Gruppe auf eine Nachricht antwortet, die an das freigegebene Postfach gesendet wurde, scheint die E-Mail von der freigegebenen Adresse und nicht von einem einzelnen Benutzer zu stammen. Berechtigungen in freigegebenen Postfächern können sich je nach Mitglied unterscheiden. |
Ein Kundendienstteam möchte ein einzelnes Postfach, in dem alle eingehenden und ausgehenden E-Mails an info@contoso.com gesendet werden. Jedes Mitglied des Kundendienstteams mit Zugriff auf das freigegebene Postfach kann Nachrichten empfangen und darauf antworten. Antworten werden immer von info@contoso.com unabhängig davon, wer aus der Gruppe auf die Nachricht antwortet. |
Geschäfts-, Schul- oder Unikonto |
Ja, erfordert eine Administratoreinrichtung.Der Administrator weist allen Benutzern, die Zugriff auf das freigegebene Postfach benötigen, Berechtigungen zu. |
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Freigegebene Kalender |
Freigegebene Kalender sind auf den Kalenderordner in Ihrem Postfach beschränkt. Sie können Ihren Kalender für eine oder mehrere Personen freigeben. Berechtigungen können sich je nach Person, für die Sie Ihren Kalender freigeben, unterscheiden und auch vom Konto abhängen, das Sie zum Freigeben Ihres Kalenders verwenden. Einige Aspekte der Freigabe von Kalendern sind nur auf Geschäfts-, Schul- oder Unikonten beschränkt. |
Möglicherweise möchten Sie Kalender für Planer, Leitende Administratoren, Kollegen, Freunde, Familienmitglieder oder andere vertrauenswürdige Personen freigeben. |
Geschäfts-, Schul- oder Unikonten und persönliche Konten |
Kein Administratorsetup erforderlich. In den meisten Fällen können Sie den Kalender auswählen, den Sie freigeben möchten, und Berechtigungen in Outlook zuweisen. Wenn Sie ein Geschäfts-, Schul- oder Unikonto verwenden, können Sie Stellvertretungsberechtigungen gewähren, die es einem Stellvertretung ermöglichen, Besprechungseinladungen in Ihrem Namen zu senden und darauf zu reagieren. |
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Freigegebene Ordner |
Wählen Sie aus, ob Sie einen oder mehrere Ordner in Ihrem Postfach für andere Personen in Ihrer Organisation freigeben möchten. Sie können die Zugriffsebene für jede Person festlegen, für die Sie die Freigabe ausführen, indem Sie Nur-, Bearbeitungs- oder Delegierungsberechtigungen gewähren.Es gibt zwei Arten von Delegierungsberechtigungen. Sie können wählen, ob Personen in Ihrem Namen senden oder wie Sie senden möchten. |
Szenario 1: Sie möchten einen Ordner mit nur Anzeigenberechtigungen freigeben. Beispielsweise verwalten Sie ein Projekt und möchten einer Person in Ihrem Team Zugriff auf alle E-Mails in diesem Ordner gewähren. Sie können dieser Person die Möglichkeit geben, auf Nachrichten zu antworten, aber sie kann nur als sie selbst antworten, nicht in Ihrem Namen.Szenario 2: Ein Vorgesetzter weist dem Assistenten Stellvertretungsberechtigungen zu, damit der Assistent E-Mails in ihrem Namen überwachen und darauf reagieren kann. Oder sie möchten, dass der Assistent über eine vollständige Verwaltung seines Postfachs verfügt und ihm die Berechtigungen Senden als erteilt. In beiden Fällen kann der Manager auswählen, ob er sein gesamtes Postfach (einschließlich des Kalenders) oder nur ausgewählte Ordner freigeben möchte. |
Geschäfts-, Schul- oder Unikonto |
Je nachdem, wie andere Personen darauf zugreifen sollen, ist möglicherweise eine Administratoreinrichtung erforderlich. Sie können Ordner für andere Personen in Ihrer Organisation freigeben. Dies umfasst das Hinzufügen einer Person als Stellvertretung und das Gewähren von Senden im Namen von Berechtigungen. Um jemandem die Berechtigung Senden als zu gewähren, müssen Sie sich jedoch an den IT-Administrator wenden, der für die Verwaltung von Outlook in Ihrer Organisation zuständig ist, um dies für Sie einzurichten. |
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