Erstellen eines Projektbereichs für die Zusammenarbeit in SharePoint

SharePoint ermöglicht Es Organisationen, Lösungen für häufige Geschäftsprobleme mithilfe von vorgefertigten Webparts und Anwendungen zu finden. Ihre individuellen Geschäftsszenarien bestimmen den Typ der Website und Webparts, die verwendet werden.

Sehen Sie sich die folgende Beispielgeschichte an, um mehr über den Websiteerstellungsprozess zu erfahren. Verwenden Sie die Geschichten, um zu sehen, wie verschiedene Arten von Rollen und Abteilungen innerhalb eines organization zusammenarbeiten können, um die Anforderungen ihrer Benutzer und Geschäftsziele zu erfüllen. Machen Sie sich mit den Phasen der Websiteerstellung (Planen, Erstellen und Verwalten) sowie mit den Aufgabentypen in den einzelnen Phasen vertraut. Beginnen Sie dann mit dem Erstellen Ihrer SharePoint-Website.

Erwägen Sie die Verwendung und Anpassung der Projektverwaltungswebsitevorlage , um schnell loszulegen.

Weitere inspirierende Ressourcen:

Sehen Sie sich an, was mit dem SharePoint-Lookbook möglich ist
Schritt-für-Schritt-Anweisungen zur Websiteerstellung mit geführten exemplarischen Vorgehensweisen
Weitere Artikel zur Erstellung von SharePoint-Websites

Szenario: Ein Produktteam muss einen freigegebenen und sicheren Bereich erstellen, um Dokumente zu speichern, status Updates freizugeben und zu kommunizieren.

Megan ist eine Projektmanagerin, die für die Leitung eines Teams verantwortlich ist, das an der Veröffentlichung eines neuen Produkts in den nächsten 6 Monaten arbeitet. Sie weiß, dass sie einen Ort benötigt, an dem Sie Teamdokumente speichern, an Inhalten zusammenarbeiten, Neuigkeiten zu Projekten teilen und mit dem Team kommunizieren können. Derzeit verwendet das Team von Megan E-Mail als primäre Kommunikationsform, und einige Projektdokumente werden an einem freigegebenen Ort gespeichert, können aber nicht sicher außerhalb des Büros oder auf einem mobilen Gerät zugegriffen werden.

Neue Teamwebsite:

Abbildung einer Teamwebsite mit einem Abzähltimer, einem Nachrichtenartikel und Planner

Szenarioziele:

Einrichten eines einheitlichen Orts für Projektnachrichten, Teamzusammenarbeit und Projektkommunikation
Effizientere Kommunikationsmethoden mithilfe von Echtzeitchats und Videokonferenzen
Vereinheitlichen von Teamressourcen wie einem Teamkalender, einer E-Mail-Adresse, OneNote und einem Aufgabenverwaltungstool
Sicheres Speichern von Dateien und Ordnern an einem Ort, auf den remote auf jedem Gerät zugegriffen werden kann

Schritte zum Erstellen der Website:

Planen der Website - 1/2 Tag

Megan beginnt mit einem Brainstorming mit einem anderen Projektmanager, der in der Vergangenheit eine ähnliche Website erstellt hat. Sie lernt, wie sie ihre Projektwebsite am besten starten kann, wenn Sie ihr Team um Feedback bitten, wie es lieber kommuniziert, zusammenarbeitet und welche Arten von Features für die neue Projektwebsite am wertvollsten sind. Megan identifiziert die wichtigsten Prioritäten ihrer Teams und beginnt, Dokumente, Bilder und andere Inhalte zu sammeln.

Megan stellt fest, dass eine SharePoint-Teamwebsite den Anforderungen ihres Teams und Projekts am besten entspricht. Eine SharePoint-Teamwebsite lässt jedoch keinen Echtzeitchat zu, es sei denn, Sie integrieren Microsoft Teams. Megan arbeitet mit dem SharePoint-Mandantenadministrator zusammen, um sicherzustellen, dass Microsoft Teams verfügbar ist. Sie erfährt, dass ihr organization bereits über die Berechtigung zur Verwendung von Microsoft Teams verfügt und nur sicherstellen muss, dass ihre Teamwebsite mit einer Office 365-Gruppe verbunden ist.

Jetzt ist Megan bereit, mit dem Aufbau ihres Office 365 verbundenen Projektbereichs und der Teamwebsite zu beginnen.

Erstellen der Website – 1/2 Tag

Megan erstellt eine SharePoint-Teamwebsite, verbindet die Website mit einer Office 365-Gruppe und erstellt ein verbundenes Microsoft-Team. Indem sie eine Verbindung mit der Gruppe herstellt, gewährt sie ihrem Team automatisch Zugriff auf freigegebene Ressourcen wie einen Gruppenkalender, OneNote, Planner und E-Mail-Adresse.

Mithilfe des Planner-Webparts kann das Team Details zum Projektfortschritt nachverfolgen und freigeben.
Das News-Webpart hilft bei der Kommunikation von Projektupdates und Meilensteinen an die organization
Das Team hat über das Gruppenkalender-Webpart einfachen Zugriff auf die Verfügbarkeit des jeweils anderen.
Mithilfe des Quicklinks-Webparts werden häufig verwendete interne Links für den einfachen Zugriff hervorgehoben.
Die Integration von Microsoft Teams ermöglicht neue Möglichkeiten der Kommunikation und Zusammenarbeit mit Echtzeitchats, Videokonferenzen, Optionen zum Aufzeichnen von Besprechungen und Speichern freigegebener Ressourcen auf der SharePoint-Teamwebsite.

Verwalten der Website – Fortlaufend

Wöchentliche Megan-Beiträge status Updates in Form von Nachrichtenbeiträgen, die durchsucht, im News-Webpart angezeigt und automatisch im Teams-Kanal veröffentlicht werden können
Megan überprüft die Teamwebsite halbmonatlich, um sicherzustellen, dass Projektstichtage und Neuigkeiten auf dem neuesten Stand sind.
Wenn das Projekt gestartet wird, plant Megan, Teile der Inhalte und Webparts der Website zu überarbeiten, um sich an den neuen Geschäftsrhythmus der Unterstützung des Produkts anzupassen.
Megan hostet monatlich Q&A-Livesitzungen, die von Microsoft Stream gehostet werden und automatisch mit der Registerkarte Stream im Teams-Kanal synchronisiert werden

Befund:

Ermöglicht Teammitgliedern, über wichtige Updates in Verbindung zu bleiben und Unterhaltungen über beständigen Chat und Videokonferenzen zu erweitern
Steigerung der Teamproduktivität durch die Möglichkeit, dass Teammitglieder an Inhalten in Teams oder SharePoint zusammenarbeiten können, wo immer sie arbeiten
Verringerte das Volumen von Besprechungen und E-Mails vor dem Start der Teamwebsite, indem das Informationsbewusstsein erhöht wurde.
Ermöglichen der effektiveren Arbeit von Remoteteammitgliedern