Organisieren von Dokumenten und Websites in Microsoft 365

Organisieren von Dokumenten und Websites in Microsoft 365

Video: Freigeben von Dateien und Ordnern mit Microsoft 365 Eine der häufigsten Herausforderungen für den Arbeitsalltag besteht in der Organisation OneDrive für den Arbeitsplatz oder die Schule/Universität und SharePoint von Dokumenten und Websites. Nachfolgend finden Sie einige Möglichkeiten, wie Sie Dokumente und Websites in OneDrive für den Arbeitsplatz oder die Schule/Universität organisieren können.

Speichern von Dokumenten in OneDrive für den Arbeitsplatz oder die Schule/Universität oder in der Bibliothek auf der Teamwebsite

Informationen zur gemeinsamen Verwendung von OneDrive für den Arbeitsplatz oder die Schule/Universität und Teamwebsites, die sich ideal für kleine Unternehmen eignen, finden Sie unter Einrichten von Microsoft 365-Dateispeicherung und-Freigabe.

OneDrive für den Arbeitsplatz oder die Schule/Universität ist Ihre private Dokumentbibliothek in Microsoft 365. Dateien, die Sie in OneDrive für den Arbeitsplatz oder die Schule/Universität speichern, sind standardmäßig privat, können aber bei Bedarf freigegeben werden. Ihre Teamwebsite ist eine Website, die von bestimmten Personen in Ihrer Organisation gemeinsam genutzt wird.

Hinweis: OneDrive für den Arbeitsplatz oder die Schule/Universität unterscheidet sich von OneDrive, bei dem es sich um einen rein privaten Speicherort handelt, der nichts mit Ihrer Arbeit zu tun hat.

Sie können in OneDrive für den Arbeitsplatz oder die Schule/Universität bis zu 1 TB Daten speichern. Weitere Informationen zu Speichergrenzwerten finden Sie unter SharePoint-Grenzwerte.

Um zu OneDrive für den Arbeitsplatz oder die Schule/Universität oder Ihrer Team Website-Bibliothek zu wechseln, müssen Sie sich bei Microsoft 365 anmelden und dann eine der folgenden Aktionen ausführen:

  • Wählen Sie in der Kopfzeile OneDrive aus, und klicken Sie dann auf der Schnellstartleiste am Rand des Bildschirms auf Dateien . .

  • Wählen Sie im Kopfbereich Websites aus, wählen Sie die Kachel Teamwebsite aus, und wählen Sie dann am Bildschirmrand auf der Schnellstartleiste eine Dokumentbibliothek aus.

Hinweis: Wenn Ihre SharePoint-Website angepasst wurde, befindet sich möglicherweise keine Schnellstartleiste am Bildschirmrand.

Zum Starten von Aktivitäten in OneDrive für den Arbeitsplatz oder die Schule/Universität oder in der Dokumentbibliothek auf der Teamwebsite verwenden Sie die Optionen auf der Schnellbefehlsleiste über der Bibliothek, oder klicken Sie bei einzelnen Dateien auf die Auslassungspunkte (...):

Verwenden Sie die Schnellbefehlsleiste in Office 365, um Aktivitäten in einer Dokumentbibliothek in OneDrive for Business oder auf SharePoint Online-Teamwebsite zu beginnen.

Sie können:

Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf ein Dokument klicken, wird eine Liste mit weiteren Optionen wie z. B. "Freigeben", "Herunterladen", "Löschen", "Verschieben" oder "Kopieren" eingeblendet, und Sie erhalten einen Link zu der Datei. Weitere Tipps finden Sie unter Organisieren von Dateien in einer Bibliothek.

Suchen von Dokumenten

In den meisten Unternehmen wird eine gewaltige Menge von Dokumenten erstellt, und es kann sich manchmal schwierig gestalten, die benötigten Dateien zu finden, sogar, wenn Sie sie selbst erstellt haben. Microsoft 365 bietet eine Vielzahl von Möglichkeiten, um die benötigten Dokumente schnell zu finden.

Die Art und Weise, wie Sie nach Dokumenten suchen, ist in der Regel davon abhängig, was Sie über das Dokument wissen. Es gibt beispielsweise bestimmte Orte, an denen Sie suchen können, wenn Sie einem Dokument folgen, wenn jemand ein Dokument für Sie freigegebenhat, oder wenn Sie wissen, dass ein Dokument in OneDrive für Arbeit oder Schule oder in einer Teamwebsite-Bibliothek gespeichertist.

Andererseits kann es vorkommen, dass Sie nach Name nach dem Dokument suchen oder einfach nur nach einem Begriff, von dem Sie wissen, dass er im Dokument vorkommt. In diesem Fall können Sie das Abfragefeld in OneDrive für den Arbeitsplatz oder die Schule/Universität verwenden, um nach Folgendem zu suchen:

  • Dokumenten in Ihrem OneDrive für den Arbeitsplatz oder die Schule/Universität

  • Dokumenten, die eine andere Person für Sie freigegeben hat

  • Dokumenten, die auf einer von Ihnen gefolgten Website gespeichert sind

Das Suchfeld befindet sich in OneDrive für den Arbeitsplatz oder die Schule/Universität oder auf Ihrer SharePoint-Website in der oberen linken Ecke.

Screenshot des Felds "OneDrive-Abfrage" in Office 365

In SharePoint können Sie auch die Datei über den Dokumenten suchen oder das Feld diese Website durchsuchen verwenden.

Eine Zusammenfassung der Möglichkeiten zum Auffinden von Dokumenten in Microsoft 365 finden Sie unter Suchen einer Datei in Microsoft 365.

Dokumenten folgen, um sie später einfacher finden zu können

Wenn Sie einem Dokument folgen, wird es in Ihrer Liste Gefolgte Dokumente in OneDrive für den Arbeitsplatz oder die Schule/Universität angezeigt.

Screenshot der OneDrive for Business-Dokumente, den Sie in Office 365 folgen

Wenn Sie in Ihrem Profilinformationen über sich selbst eingegebenhaben, beispielsweise Stichwörter im Bereich Interessen und Fragen zu Feldern, werden Vorschläge zu Dokumenten, die Sie interessieren könnten, in der Liste " gefolgte Dokumente " angezeigt. Wählen Sie unter jedem vorgeschlagenen Dokument folgen aus, um es der Liste "gefolgte Dokumente" hinzuzufügen.

Wählen Sie unter einem beliebigen vorgeschlagenen Dokument "Folgen" aus, um es der Liste "Gefolgte Dokumente" in Office 365 hinzuzufügen.

So folgen Sie einem Dokument in OneDrive für Arbeit oder Schule oder eine Website Bibliothek:

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Dokument, dem Sie folgen möchten.

    Das Ellipsensymbol "Mehr" neben den Dateinamen in OneDrive for Business auswählen, um die Hoverkarte des Dokuments zu öffnen
  2. Wählen Sie in der Dokument Beschriftung folgenaus. Wenn Folgen nicht angezeigt wird, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Erweitert, und klicken Sie dann auf Folgen.

    Wählen Sie im Popupkartenmenü in OneDrive for Business den Befehl „Folgen“ aus.

Anzeigen der Dokumente, die andere für Sie freigegeben haben

Dokumente, die andere Personen speziell für Sie freigegeben haben, werden in OneDrive für den Arbeitsplatz oder die Schule/Universität in der Ansicht Für mich freigegeben aufgeführt. In dieser Ansicht werden jedoch keine Dokumente angezeigt, in denen Personen "für alle freigeben" oder mithilfe von Sicherheitsgruppen freigegeben werden.

Dokumente, die Personen mit Ihnen geteilt haben, aufgelistet in der Ansicht „Für mich freigegeben“ in OneDrive for Business.
  1. Wählen Sie in Microsoft 365 in der Kopfzeile OneDrive für den Arbeitsplatz oder die Schule/Universität aus.

  2. Klicken Sie auf der linken Seite auf der Schnellstartleiste auf Für mich freigegeben.

Anzeigen einer Liste der zuletzt geöffneten Dokumente

OneDrive für den Arbeitsplatz oder die Schule/Universität listet Dokumente auf, die Sie vor kurzem in Microsoft 365 geöffnet haben, unabhängig davon, ob Sie in ihrer OneDrive-Bibliothek oder in einer Teamwebsite-Bibliothek gespeichert sind. Klicken Sie auf der linken Seite auf der Schnellstartleiste auf Zuletzt verwendet, um die Dateien anzuzeigen.

Hinweis: Um die zuletzt verwendeten Dokumente anzeigen zu können, müssen Sie mit Office 2013 oder höher arbeiten.

Festlegen von Benachrichtigungen für Dokumente, um Änderungen nachzuverfolgen

Sie können eine Benachrichtigung für ein Dokument einrichten, um über alle Änderungen am Dokument benachrichtigt zu werden, auch wenn es gelöscht wurde. Sie können angeben, ob Sie Benachrichtigungen per e-Mail oder Textnachricht erhalten möchten, und wie oft.

Gehen Sie zum Festlegen einer Benachrichtigung in SharePoint wie folgt vor:

  1. Markieren Sie das Dokument in der Bibliothek.

  2. Wählen Sie Dateien > Benachrichtigen > Benachrichtigung festlegen oder Seite > Benachrichtigen > Benachrichtigung für dieses Dokument festlegen aus.

  3. Wählen Sie im Dialogfeld Neue Benachrichtigung die gewünschten Optionen aus, und wählen Sie dann OK aus.

Weitere Informationen zum Festlegen von Benachrichtigungen finden Sie unter Erstellen einer Benachrichtigung, um benachrichtigt zu werden, wenn eine Datei oder ein Ordner in SharePoint geändertwird.

Websites folgen, um sie später einfacher finden zu können

Wenn Sie Mitglied mehrerer Teamwebsites in Ihrer Organisation sind, möchten Sie diesen möglicherweise folgen, um einfach darauf zugreifen zu können. Wenn Sie einer Teamwebsite folgen, wird sie in Ihrer Liste "Websites" angezeigt. Wenn Sie Websites folgen, können Sie von OneDrive für den Arbeitsplatz oder die Schule/Universität aus schnell zu den Bibliotheken auf diesen Websites navigieren, wie im nächsten Abschnitt beschrieben.

So beginnen Sie, einer Website zu folgen

  1. Wechseln Sie zu der Website, der Sie zukünftig folgen möchten.

  2. Wählen Sie auf der rechten Seite des Kopfbereichs die Option Folgen aus.

    Folgen Sie einer SharePoint Online-Website, und fügen Sie den Link zu Ihrer Seite "Websites" in Office 365 hinzu.

Weitere Informationen finden Sie im Video: Folgen einer SharePoint-Website.

Wechseln zu Dokumentbibliotheken auf Teamwebsites, denen Sie folgen

In OneDrive für den Arbeitsplatz oder die Schule/Universität können Sie eine Liste der Teamwebsites anzeigen, denen Sie in Microsoft 365 folgen, und Sie können dann zu den Dokumentbibliotheken auf diesen Websites navigieren.

  1. Wählen Sie auf der Schnellaktionsleiste Websiteordner aus. Nun wird einer Liste aller Websites angezeigt, denen Sie folgen:

    Wählen Sie in der Schnellaktionsleiste in Office 365 "Websiteordner" aus, um eine Liste der SharePoint Online-Websites anzuzeigen, denen Sie folgen.
  2. Wählen Sie in der Liste eine Website aus, um die Dokumentbibliotheken auf dieser Website anzuzeigen.

    Wählen Sie eine Website in der Liste der Websiteordner in Office 365 aus, um die Dokumentbibliotheken auf dieser Website anzuzeigen.

Siehe auch

Anzeigen und Bearbeiten Ihres Profils in Office vertiefen

Video: Kopieren oder Verschieben von Bibliotheksdateien mit dem Befehl "Mit Explorer öffnen"

Erstellen von Ordnern, Bibliotheken und Unterwebsites

Suchen verlorener oder fehlender Dateien in OneDrive

Hinweis:  Diese Seite wurde automatisiert übersetzt und kann Grammatikfehler oder Ungenauigkeiten enthalten. Unser Ziel ist es, Ihnen hilfreiche Inhalte bereitzustellen. Lassen Sie uns bitte wissen, ob diese Informationen hilfreich für Sie waren. Hier finden Sie den englischen Artikel als Referenz.

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