Personalisieren von Briefen mit der Seriendruckfunktion

Mit dem Seriendruck können Sie eine Gruppe personalisierter Briefe erstellen, bei denen jeder Buchstabe in Layout, Formatierung, Text und Grafiken identisch ist, mit Ausnahme von personalisierten Teilen wie der Anrede.

Vorbereiten Ihres Briefs

  1. Wechseln Sie zu Sendungen > Seriendruck starten > Briefe.

    Startmenü "Seriendruck" mit ausgewählter Option "Buchstaben"

  2. Geben Word den Textkörper des Briefs ein, den Sie an Ihre Adressenliste senden möchten.

Einrichten Ihrer Adressenliste

Ihre Adressenliste ist eine Datenquelle, die die Informationen enthält, die Word zum Anpassen Ihres Briefs verwendet werden. Weitere Informationen finden Sie unter Datenquellen, die Sie für einen Seriendruck verwenden können.

Wenn Sie Ihre Adressenliste sortieren oder filtern müssen, lesen Sie Seriendruck: Empfänger bearbeiten.

Hinzufügen personalisierter Inhalte zu Ihrem Brief

Fügen Sie Ihrem Brief Inhalte hinzu, die für jede Person, die ihn erhält, anders sind.

  1. Klicken Sie auf Sendungen > Adressblock.

    Wählen Sie im Rahmen des Word-Seriendrucks auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe & Felder einfügen die Option Adressblock aus.

  2. Wählen Sie im Dialogfeld Adressblock einfügen ein Format für den Namen des Empfängers aus.

    Adressblockoptionen

    Weitere Informationen finden Sie unter Einfügen eines Adressblocks.

  3. Drücken Sie OK.

  4. Wählen Sie Grußzeile aus.

    Wählen Sie im Rahmen des Word-Seriendrucks auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe & Felder einfügen die Option Grußzeile aus.

  5. Wählen Sie im Dialogfeld Grußzeile einfügen das Format aus, das Sie verwenden möchten.

    Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Einfügen einer Grußzeile.

  6. Wählen Sie OK aus, um das Feld "Grußzeile" einfügen zu können.

  7. Wechseln Sie zu Datei > Speichern.

Weitere benutzerdefinierte Informationen aus Ihrer Adressenliste finden Sie unter Hinzufügen von Seriendruckfeldern nach und nach.

Anzeigen einer Vorschau und Drucken der Buchstaben

  1. Wechseln Sie zu Sendungen > Vorschauergebnisse, um eine Vorschau Ihrer Briefe anzuzeigen.

    In Word auf der Registerkarte "Sendungen" die Gruppe "Vorschau Ergebnisse".

  2. Wählen Sie Weiter Schaltfläche "Nächster Datensatz" zum Anzeigen der Vorschauergebnisse für den Seriendruck oder Vorherige Schaltfläche "Vorheriger Datensatz" für die Vorschauergebnisse des Seriendrucks aus, um einen Bildlauf durch ihren Datensatz zu durchführen, um sicherzustellen, dass die Namen und Adressen richtig aussehen.

  3. Wählen Sie Vorschauergebnisse erneut aus, um von den zusammengeführten Ergebnissen zurück zu den Seriendruckfeldern in Ihrem Brief zu wechseln.

  4. Wählen Sie Fertig stellen & Seriendruck > Drucken von Dokumenten aus.

    Wählen Sie Einzelne Dokumente bearbeiten,Dokumente druckenoder E-Mail-Nachrichten senden aus.

    Wählen Sie im Rahmen des Seriendrucks in Word auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Fertig stellen die Option Fertig stellen & Seriendruck aus, und wählen Sie dann eine Option aus.

Speichern Ihres personalisierten Briefs

Wechseln Sie zu Datei > Speichern. Wenn Sie das Seriendruckdokument speichern, bleibt es zur zukünftigen Verwendung mit Ihrer Adressenliste verbunden.

Um Ihr Seriendruckdokument wiederzuverwenden, öffnen Sie das Seriendruckdokument. Wählen Sie Ja aus, Word Sie aufgefordert werden, die Verbindung zu behalten.

Vorbereiten des Hauptdokuments

  1. Wechseln Sie zu Sendungen > Seriendruck starten > Briefe.

    Serienbriefe

  2. Geben Word den Textkörper des Briefs ein, den Sie an Ihre Adressenliste senden möchten.

Einrichten Ihrer Adressenliste

Ihre Adressenliste ist eine Datenquelle, die die Informationen enthält, die Word zum Anpassen Ihres Briefs verwendet werden. Weitere Informationen finden Sie unter Datenquellen, die Sie für einen Seriendruck verwenden können.

Wenn Sie Ihre Adressenliste sortieren oder filtern müssen, lesen Sie Seriendruck: Empfänger bearbeiten.

Hinzufügen personalisierter Inhalte zu Ihrem Brief

Fügen Sie Name, Adresse und andere Felder in Ihrer Datenbank über Seriendruckfelder hinzu.

  1. Wechseln Sie zu Sendungen > Seriendruckfeld einfügen, und wählen Sie das Feld aus, das Sie hinzufügen möchten.

    Auf der Registerkarte "Sendungen" ist "Seriendruckfeld einfügen" hervorgehoben

    Wiederholen Sie diesen Schritt, bis Sie Ihrem Brief alle gewünschten Informationen hinzugefügt haben.

  2. Wählen Sie OK aus.

Anzeigen einer Vorschau und Drucken der Buchstaben

  1. Wechseln Sie zu Sendungen > Vorschauergebnisse, um eine Vorschau Ihres Briefs anzuzeigen. Scrollen Sie mit den Pfeilen nach links und rechts durch jeden Datensatz.

    Auf der Registerkarte "Sendungen" ist "Vorschau Ergebnisse" hervorgehoben

  2. Wenn Sie weitere Änderungen vornehmen möchten, wählen Sie erneut Ergebnisvorschau aus, um zur Feldansicht zurückzukehren.

  3. Wenn die Briefe wie sie aussehen, wählen Sie Sendungen > Fertig stellen & Seriendruck > Drucken von Dokumenten aus.

    Auf der Registerkarte "Sendungen" sind "Fertig stellen und zusammenführen" und die Option "Dokumente drucken" hervorgehoben

    Wechseln Sie zu Sendungen > fertig stellen & Seriendruck > Einzelne Dokumente bearbeiten, um die einzelnen Briefe vor dem Drucken einzeln zu überprüfen und zu aktualisieren.

  4. Wählen Sie Datei > Drucken aus, um die Buchstaben zu drucken.

Speichern Ihres personalisierten Briefs

Wenn Sie das Seriendruckdokument speichern, bleibt es zur späteren Verwendung mit Ihrer Adressenliste verbunden.

Um Ihr Seriendruckdokument wiederzuverwenden, öffnen Sie das Seriendruckdokument. Wählen Sie Ja aus, Word Sie aufgefordert werden, die Verbindung zu behalten.

Weitere Informationen zur Funktionsweise des Seriendrucks für Briefe finden Sie im folgenden Video, das Teil eines Schulungskurses ist.

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