Wenn Sie für die Verwaltung aller Teamwebsites Ihrer Organisation für Ihr Office 365 Small Business-Abonnement verantwortlich sind, führt Sie dieser Artikel durch einige der Hauptaufgaben und -konzepte für die Verwaltung einer Websitesammlung und deren Benutzer.
Inhalt dieses Artikels
Was ist eine Websitesammlung?
Ihre standardmäßigen Microsoft SharePoint in Office 365 Small Business sind Teil einer einzelnen Websitesammlung. Eine Websitesammlung ist eine Gruppe von SharePoint-Websites, die über denselben Besitzer oder gemeinsame Verwaltungseinstellungen – wie etwa Berechtigungen – verfügen. Websitesammlungen sind hierarchisch und schließen immer eine Website auf oberster Ebene und alle dieser jeweils untergeordneten Websites ein.
Ihre SharePoint websitesammlung verfügt zu Beginn über drei Websitesammlungen: die Teamwebsite und "Meine Websites". Sie können unter der Teamwebsite zusätzliche Unterwebsites erstellen. Einzelne Benutzer können jeweils unter ihrer "Meine Websites" ebenfalls Unterwebsites erstellen.
Hinweis: Sie können keine zusätzlichen Websitesammlungen in SharePoint für Office 365 Small Business.
Teamwebsite Die Teamwebsite und alle darunter erstellten Websites stehen Benutzern zur Verfügung, die Sie durch Erteilen von Berechtigungen für die Website einladen, oder externen Benutzern, für die Sie die Website mithilfe des externen Freigabefeatures explizit freigeben. Standardmäßig werden alle Benutzer im Microsoft 365 Der internen Websitesammlung als Mitglieder und Ihrer öffentlichen Websitesammlung als Besucher hinzugefügt. Mithilfe einer Teamwebsite kann Ihre Organisation, Ihr Team oder Ihre Gruppe sich untereinander vernetzen und zusammen an Dokumenten und anderen Dateien arbeiten, Ankündigungen veröffentlichen, Besprechungen planen, Aufgaben verwalten, Probleme oder Aktionselemente nachverfolgen, Informationen in Listen speichern usw. Darüber hinaus können Sie mithilfe der verfügbaren Websitevorlagen verschiedene Unterwebsites in der Teamwebsite erstellen.
Persönliche Websites ("Meine Website") Persönliche Websites bieten Benutzern in Ihrer Organisation eine umfangreiche Sammlung von Features für soziale Netzwerke. Hierzu gehören unter anderem:
-
Newsfeed: Eine Seite, auf der Websitebenutzer interagieren können.
-
OneDrive für den Arbeitsplatz oder die Schule/Universität: Ein Ort, wo Benutzer persönliche oder geschäftliche Dokumente, Fotos und andere Mediendateien speichern, teilen und synchronisieren können.
-
WebSites: Eine personalisierte Seite, auf der Benutzer Verknüpfungen zu nützlichen Websites speichern können.
-
Profil: Eine Seite, auf der Benutzer sich selbst anderen und der Organisation vorstellen können.
Verwalten einer Websitesammlung
Als Websitesammlungsadministrator verfügen Sie über die Berechtigungsstufe Vollzugriff für die Websitesammlung. Dies bedeutet, dass Sie Zugriff auf den Inhalt aller Unterwebsites auf der Teamwebsite haben. Sie können Benutzerberechtigungen für die Teamwebsite verwalten und für die Website relevante Verwaltungsaufgaben ausführen. Über diese Aufgaben hinaus müssen Sie möglicherweise eine Reihe weiterer Aufgaben in Ihrer Funktion als Administrator der Websitesammlung wahrnehmen.
Typische Zuständigkeiten von Websitesammlungsadministratoren
Wenn Sie ein Websitesammlungsadministrator für Ihre SharePoint die Zuständigkeiten umfassen möglicherweise Folgendes:
-
Dient als Kontaktpunkt zwischen Ihren Benutzern und dem Microsoft 365 globalen Administrator (wenn Sie nicht auch diese Person sind).
-
Sie erteilen Benutzerberechtigungen für den Zugriff auf die Teamwebsite.
-
Entscheiden Sie, wer auf wichtige Inhalte zugreifen kann, die auf SharePoint gespeichert sind, indem Sie Berechtigungen auf Websitesammlungsebene konfigurieren.
-
Sie entscheiden, welche Features für Personen verfügbar sind, die die Websites in der Websitesammlung verwenden.
-
Sie bieten in gewissem Umfang technische Unterstützung für Personen, die die Websitesammlung nutzen.
-
Sie bestimmen einen sekundären Administrator für die Websitesammlung.
-
Sie unterstützen die Verwaltung bestimmter Features wie:
-
Sie aktivieren oder deaktivieren die verfügbaren Websitesammlungsfeatures.
-
Sie erstellen Websiteinhaltstypen oder passen sie an.
-
Sie legen regionale Einstellungen fest.
-
Planen der Websites in der Websitesammlung
Es ist zwar ganz einfach, zusätzliche Websites für Ihr Team zu erstellen, es ist jedoch eine gute Idee, die von Ihnen wollenden Websites zu planen, da sie dazu beitragen können, ihre SharePoint im Laufe der Zeit überschaubar zu halten. Sie sollten dabei auch berücksichtigen, ob Sie Benutzern in Ihrer Firma gestatten möchten, eigene neue Teamwebsites für die Verwaltung von Projekten zu erstellen. Wenn Sie eine stärker zentrale Steuerung der Erstellung von Websites wünschen, können Sie diese Option deaktivieren (sollten Sie Ihre Meinung ändern, können Sie die Option später jederzeit wieder aktivieren). Weitere Informationen finden Sie unter "Verwalten der Websiteerstellung in SharePoint".
Hier finden Sie eine Liste der Websitevorlagen, die in SharePoint for Office 365 Small Business zur Verfügung stehen, sowie eine Beschreibung der einzelnen Vorlagen. Anhand dieser Liste können Sie entscheiden, welche Websitetypen für Ihr Unternehmen am besten geeignet sind.
-
Blog Eine Website für eine Person oder ein Team zum Veröffentlichen von Ideen, Beobachtungen und Erfahrungen, die von Websitebesuchern kommentiert werden können.
Hinweis: SharePoint Klassische Blogs werden zurückgezogen. Ab dem 18. Januar 2020 wird der klassische Name der Websitevorlage zu „Blogs (zurückgezogen)“ geändert. Ab dem 17. Juli 2020 wird die Möglichkeit, im Rahmen der Benutzeroberfläche neue klassische Blog-Websites zu erstellen, deaktiviert.
Eine Alternative zu klassischen Blogs finden Sie unter Erstellen eines Blogs mit Kommunikationswebsites und Nachrichtenbeiträgen. -
Communitywebsite Eine Website für die Teilnahme an Communitydiskussionen.
-
Projektwebsite Eine Website zum Verwalten und gemeinsamen Bearbeiten eines Projekts.
-
Teamwebsite Eine Website für Teams für das schnelle Organisieren, Bearbeiten und Freigeben von Informationen. Sie stellt eine Dokumentbibliothek sowie Listen für das Verwalten von Ankündigungen, Kalenderelementen, Aufgaben und Diskussionen zur Verfügung.
Aufsicht, Steuerung und Kontrolle ("Governance")
Governance ist die Gruppe von Richtlinien, Rollen, Zuständigkeiten und Prozessen, die als Leitfaden für die Zusammenarbeit zwischen den Teams einer Organisation und für die Erreichung von Geschäftszielen verwendet werden. Im Hinblick auf SharePoint Websitesammlung kann ein Governanceplan ein Leitfaden sein, der ihnen bei der Planung der Rollen, Zuständigkeiten und Richtlinien hilft, die zur Unterstützung Ihrer Websitesammlung erforderlich sind. Dies kann u. a. die folgenden Überlegungen umfassen, ist aber nicht darauf beschränkt:
-
Informationsarchitektur einschließlich Webseiten, Dokumente, Listen und Daten
-
Wartungsaktivitäten einschließlich der Verwaltung von Benutzerkonten
-
Richtlinien zur Markenverwendung und zur Anpassung
-
Schulung
Es ist wichtig, einen Governanceplan für das Unternehmen zu entwerfen. Durch die Teilnahme an der Entwicklung eines Governanceplans können Sie dazu beitragen, die Besitzverhältnisse für die geschäftlichen und technischen Teams zu definieren und damit festzulegen, wer für welche Bereiche des Systems zuständig ist. Weitere Informationen zur Entwicklung eines Governanceplans finden Sie unter Bewährte Verfahren für das Erstellen und Verwalten von Teamwebsites.
Verwalten von Benutzern
Benutzerkonten werden vom globalen Microsoft 365 erstellt. Als Websitesammlungsadministrator weisen Sie diesen Benutzern Berechtigungen mithilfe der Einstellungseinstellungen 
Benutzerkonten in Microsoft 365
Der globale Administrator fügt neue Benutzer zu Office 365 Small Business über das Microsoft 365 Admin Center, das das Portal für die Verwaltung von Benutzern und das Konfigurieren von Diensten ist. Beim Hinzufügen eines neuen Benutzers geht der globale Administrator folgendermaßen vor:
-
Er gibt an, ob dieser Benutzer auch auf die Verwaltungskonsole zugreifen können soll.
-
Er legt die geografische Position des Benutzers fest.
-
Er wählt den Typ der Benutzerlizenz aus.
-
Er erstellt einen Benutzernamen und ein Kennwort für den Benutzer.
Benutzer der Teamwebsite
Nachdem ein neuer Benutzer zum Office 365 Small Business-Verzeichnis der Benutzer hinzugefügt wurde, wird dieser Benutzer automatisch zu einer SharePoint-Gruppe namens "Mitglied" (Personen, die Inhalte und Seiten bearbeiten können) auf der internen Website und "Besucher" (Personen, die inhalte und lesen können) auf den öffentlichen Websites hinzugefügt. Wenn Sie für einige Benutzer umfassenderen Zugriff als "Besucher" oder "Mitglied" benötigen, können Sie die Berechtigungen für diese Benutzer anpassen, indem Sie sie anderen SharePoint-Gruppen hinzufügen, beispielsweise "Besitzer" (Personen mit Vollzugriff auf die Website). Berechtigungsstufen und SharePoint-Gruppenmitgliedschaft werden in Benutzer und Berechtigungen unter Einstellungen festgelegt. Weitere Informationen zu Berechtigungsstufen und Gruppenmitgliedschaften finden Sie im Abschnitt Berechtigungsstufen und Gruppenmitgliedschaft in diesem Artikel.
Berechtigungsstufen und Gruppenmitgliedschaft
Berechtigungsstufen sind Sammlungen von Berechtigungen (oder SharePoint-Rechten), mit denen Benutzer eine Reihe verwandter Aufgaben ausführen können. Die Berechtigungsstufe "Lesen" umfasst z. B. die Berechtigungen "Elemente anzeigen", "Elemente öffnen", "Seiten anzeigen" und "Versionen anzeigen", die alle zum Anzeigen von Seiten, Dokumenten und Elementen auf einer SharePoint-Website erforderlich sind. Berechtigungen können in mehr als einer Berechtigungsstufe enthalten sein.
Es wird nicht empfohlen, Berechtigungen direkt einzelnen Benutzern zuzuweisen, da dies das Nachverfolgen und Verwalten der Benutzer, die Zugriff auf Websites besitzen, sehr schwierig machen kann. Weisen Sie stattdessen SharePoint-Gruppen Berechtigungen zu, und weisen Sie dann einzelne Benutzer den entsprechenden SharePoint-Gruppen zu. Sie können auch die SharePoint-Gruppen verwenden, die standardmäßig für Sie erstellt werden.
Eine SharePoint-Gruppe ist eine Sammlung von Benutzern, die auf Websitesammlungsebene zum Zweck der einfachen Verwaltung von Berechtigungen definiert wird. Jeder Gruppe wird eine standardmäßige Berechtigungsstufe zugewiesen.
Hinweis: Wenn SharePoint-Gruppen auf der Websitesammlungsebene Berechtigungsstufen zugewiesen werden, erben standardmäßig alle Websites und Websiteinhalte diese Berechtigungsstufen. Dieses Standardverhalten wird als "Berechtigungsvererbung" bezeichnet. Sie können auch angeben, ob die Vererbung von Berechtigungen aufgehoben werden soll, oder eigene Berechtigungen erteilen. Dies ist wirklich hilfreich, wenn Sie Dateien besitzen, die nur bestimmte Benutzer sehen können sollen. Nachdem Sie die Vererbung von Berechtigungen unterbrochen haben, können Sie alle anderen SharePoint-Gruppen entfernen und nur Zugriff auf bestimmte SharePoint-Gruppen oder bestimmten Benutzern erteilen.
Da mit den Berechtigungen eines Benutzers festgelegt wird, welche Elemente einer Website dieser Benutzer anzeigen und auf welche er zugreifen kann, sollten Sie sorgfältig überlegen, welche Personen Sie zu Mitgliedern dieser SharePoint-Gruppe machen. Ein Benutzer, der beispielsweise für das Erstellen und Anpassen von Websites zuständig ist, muss mindestens Mitglied der Gruppe der Designer sein. Ein Benutzer, der jedoch nur Inhalt lesen und möglicherweise Beiträge zu einem Blog erstellen können muss, muss lediglich ein Mitglied der Gruppe "Mitglieder" sein.
Standardrollen
Hier sind die Standardrollen in SharePoint mit einer Beschreibung der Aktivitäten, die ein Benutzer mit einer bestimmten Rolle auf der Website ausführen kann.
-
Websitesammlungsadministratoren Websitesammlungsadministratoren verfügen über die Berechtigungsstufe Vollzugriff. Sie haben Zugriff auf inhalte auf allen Unterwebsites unter der Teamwebsite. Sie können der teamwebsite dann Benutzer hinzufügen und für die Websites relevante Verwaltungs- und Überwachungsaufgaben ausführen.
-
Websitebesitzer Standardmäßig verfügen Mitglieder der Gruppe Besitzer über die Berechtigungsstufe Vollzugriff auf die Website, die sie auf der Teamwebsite erstellt haben. Sie können Benutzer hinzufügen und alle Verwaltungsaufgaben ausführen, die für ihre Website relevant sind.
Tipp: Es empfiehlt sich, der Startseite einer Website die Kontaktinformationen eines Websitebesitzers hinzuzufügen. Dies kann Benutzer beim Auffinden des Besitzers unterstützen, falls sie Hilfe vom Administrator benötigen.
Hinweis: Ein Benutzer, der eine Website unterhalb einer Website auf oberster Ebene auf der Teamwebsite erstellt, wird automatisch zu einem Websitebesitzer für diese Website.
-
Designer Standardmäßig verfügen Mitglieder der Gruppe Designer über die Berechtigungsstufe Entwurf. Sie können Listen und Dokumentbibliotheken erstellen, Seiten bearbeiten sowie Designs, Rahmen und Stylesheets auf die Teamwebsite anwenden.
-
Bearbeiten Standardmäßig verfügen Personen in der Gruppe Mitglieder über die Berechtigungsstufe Bearbeiten. Auf der Teamwebsite können Bearbeiter Listen und Bibliotheken anzeigen und hinzufügen, aktualisieren und löschen sowie genehmigen und anpassen.
-
Mitwirkender Standardmäßig verfügt keine Gruppe über die Berechtigungsstufe Mitwirken. Auf der Teamwebsite können Mitwirkende nur Elemente in vorhandenen Listen und Dokumentbibliotheken hinzufügen, bearbeiten und löschen sowie mit Webparts arbeiten.
-
Besucher Standardmäßig verfügen Mitglieder der Gruppe Besucher über die Berechtigungsstufe Lesen. Auf der Teamwebsite können Besucher lediglich Seiten, Listenelemente und Dokumente anzeigen.
Administratorrollen
Wenn Ihre SharePoint erstellt wird, werden standardmäßig die folgenden Administratorrollen erstellt:
-
Globaler Administrator Der Administrator auf oberster Ebene in Microsoft 365. Wenn Sie sich für den Kauf Microsoft 365 registrieren, werden Sie globaler Administrator. Globale Administratoren haben Zugriff auf alle Funktionen im Microsoft 365 Admin Center (z. B. Hinzufügen von Benutzern zum Verzeichnis, Hinzufügen von Domänen und Verwalten von Diensteinstellungen), und nur globale Administratoren können weitere Administratorrollen zuweisen. Es kann mehrere globale Administratoren in Ihrem Unternehmen gibt, aber der erste globale Administrator wird standardmäßig der standardmäßige Websitesammlungsadministrator in SharePoint.
-
Websitesammlungsadministrator Websitesammlungsadministratoren verfügen über Vollsteuerung der SharePoint Websitesammlung. Sie haben Zugriff auf den Inhalt aller Unterwebsites unter der Teamwebsite. Sie können der Teamwebsite Benutzer hinzufügen und für die Website relevante Verwaltungs- und Überwachungsaufgaben ausführen. Als Websitesammlungsadministrator können Sie einen weiteren Websitesammlungsadministrator hinzufügen oder den Websitesammlungsadministrator auf der Seite "Websiteeinstellungen" ändern.
Weitere Informationen zur Verwaltung von Benutzern und Berechtigungen finden Sie unter Planen der Berechtigungsstrategie, Grundlegendes zu Berechtigungsstufen in SharePoint und Erstellen und Verwalten von SharePoint-Gruppen
Planen der Verwendung von Websitesammlungsfeatures
Als Websitesammlungsadministrator für SharePoint e verwalten Sie Websitesammlungsfeatures. Diese Aufgaben können das Aktivieren oder Deaktivieren von Features entsprechend Ihrem Governanceplan umfassen. Weitere Informationen finden Sie unter Aktivieren oder Deaktivieren von Websitesammlungsfeatures. Siehe auch Verwalten des Papierkorbs einer SharePoint-Websitesammlung.
Planen der Aktivierung mehrerer Sprachen auf der Website
Als Websitesammlungsadministrator können Sie das MUI-Feature (Multiple Language User Interface) aktivieren, um Benutzern das Anzeigen von Websites in anderen Sprachen als der Standardsprache Ihrer Websitesammlung zu ermöglichen.
Wenn MUI aktiviert ist, können die Benutzer die folgenden Elemente in einer anderen Sprache anzeigen:
-
Websitetitel und -beschreibung
-
Standardmenüs und -aktionen von SharePoint
-
Standardspalten
-
Benutzerdefinierte Spalten (Liste oder Website)
-
Navigationsleistenlinks
Weitere Informationen zu Benutzeroberflächen in mehreren Sprachen (MUI) finden Sie unter Einführung in mehrsprachige Features.
Zurück zur Einführung in SharePoint
