Übersicht: Websitegovernance, Berechtigung und Freigabe für Websitebesitzer

Moderne Websitegovernance

Im modernen SharePoint ist die Websitegovernance wichtiger als in früheren Versionen, da es mehr Kontrolle und Optionen für die Websiteerstellung gibt. Die Governance Ihrer Organization hängt davon ab, wie viel Kontrolle Ihre organization über die Inhalte benötigt. Dies legt die Details für die Websiteerstellung und Websitebesitzer-Governance fest. Ihr SharePoint-Administrator kann Ihnen dabei helfen, Richtlinien zu Sicherheitsanforderungen, gesetzlichen Bestimmungen, Unternehmensbranding, Zugänglichkeit und Schulungsrichtlinien besser zu verstehen. Wenden Sie sich an Ihren SharePoint-Administrator, um weitere Informationen zu den Richtlinien Ihrer Organisation zur Erstellung und Nutzung von Websites zu erhalten, bevor Sie Ihren Websitegovernance-Plan erstellen.

Moderne SharePoint Website-Navigationsstruktur

Die effektivsten SharePoint-Websites helfen Benutzern, schnell das zu finden, was sie brauchen, damit sie die gefundenen Informationen nutzen können, um Entscheidungen zu treffen, zu erfahren, was vor sich geht, auf die benötigten Tools zuzugreifen oder mit Kollegen zusammenzuarbeiten, um ein Problem zu lösen. Weitere Informationen zum Planen der Websitenavigation in SharePoint.

Ein Teil der Informationsarchitektur umfasst ggf. auch die Klassifizierung von Informationen. Wenn die Informationen, die Sie veröffentlichen, für das Unternehmen von hohem Wert sind, wenn besondere Sicherheitsvorkehrungen getroffen oder gesetzliche Vorschriften im Hinblick auf die Konformität eingehalten werden müssen, sollten Sie die Erstellung eines Klassifizierungsschemas in Erwägung ziehen, um die speziellen Inhaltstypen zu identifizieren, die besonders sorgfältig verwaltet werden müssen. Nachdem Sie die Informationen in bestimmten Listen und Bibliotheken gespeichert haben, können Sie mithilfe von Governancefunktionen steuern , wie die Inhalte angezeigt werden.

Die moderne SharePoint-Architektur ist so konzipiert, dass sie sich flexibel und dynamisch an sich verändernde Anforderungen Ihrer Organisation anpasst. Moderne Websites können mitHubwebsitesverknüpft werden. Die zugehörigen Websites teilen Navigation und Branding mit dem Hub. Wenn der Hubwebsitebesitzer dies aktiviert und die Websitebesitzer genehmigen, können die zugeordneten Websites auch Hubberechtigungen freigeben.

Berücksichtigen Sie beim Ermitteln der Navigationsstruktur Ihrer Website Folgendes:

• Welche Art von Inhalten wird auf der Website verwendet? Wie wird der Inhalt in Seiten, Listen, Bibliotheken strukturiert?
• Wie sollen die Informationen auf der Website präsentiert werden?
• Wie sollen die Benutzer auf der Website navigieren?
• Wie sollen die Informationen für bestimmte Zielgruppen ausgelegt werden?
• Wie soll die Suche konfiguriert und optimiert werden?

Verwalten von Berechtigungen in modernen Websites

Vollständigkeit, Vertraulichkeit und Schutz der geschäftswichtigen Daten einer Organization hängen davon ab, wie sicher Sie eine Website gestalten, insbesondere mit Blick darauf, wem Sie Zugriff auf Ihre Website gewähren. Das Verwalten von Berechtigungen in modernen Websites umfasst sowohl Benutzer als auch Benutzergruppen. Berechtigungen in modernen Kommunikations- und Teamwebsites stammen aus den Websitevorlagen, die unterschiedliche Optionen für jede Website.

Kommunikationswebsites sind keinen Microsoft 365-Gruppen zugeordnet und weisen drei Standardrollen auf: Websitebesitzer, Websitemitglieder und Websitebesucher.

Hier einige Tipps, die Sie bei der Entwicklung einer Berechtigungsstrategie beherzigen sollten:

• Halten Sie sich an das Prinzip der geringsten Rechte: Weisen Sie Benutzern die niedrigste Berechtigungsstufe zu, die sie zum Ausführen ihrer Aufgaben benötigen.
• Verwenden Sie Standardgruppen: Gewähren Sie Benutzern den Zugriff, indem Sie sie Standardgruppen (z. B. Mitglieder, Besucher oder Besitzer) hinzufügen.
• Erwägen Sie die Segmentierung Ihrer Inhalte nach Sicherheitsstufen: Legen Sie eine Website oder Bibliothek speziell für vertrauliche Dokumente an, anstatt diese in einer großen Bibliothek verstreut zu haben und durch besondere Berechtigungen zu schützen.

Moderne Websiteberechtigungen nach Titel

Weitere Ressourcen für Websitebesitzer:

• Anpassen Ihrer SharePoint-Website
• Anpassen der Navigation für Ihre SharePoint-Website
• Suche in modernem SharePoint
• Einrichten einer SharePoint-Hubwebsite
• Verwalten Ihrer SharePoint-Kommunikationswebsite
• Verwalten der Einstellungen Ihrer SharePoint-Website
• Freigeben Ihrer Website
• Bearbeiten von Berechtigungen für eine Liste, eine Bibliothek oder ein einzelnes Element

Websitegovernance

Ein wichtiger, aber häufig unsichtbarer Bestandteil einer jeden Website ist das zugehörige Governancemodell – die Sammlung mit Richtlinien, Rollen, Zuständigkeiten und Prozessen, die Sie einrichten, um festzulegen, wie die Personen in Ihrer Gruppe SharePoint verwenden können.

In vielen Unternehmen gibt es ein Governancemodell für Websites entweder auf der Ebene der Zentraladministration oder der Websitesammlung, das von der IT-Abteilung oder dem IT-Team erstellt und gepflegt wird. Als Websitebesitzer müssen Sie herausfinden, ob es bereits ein Governancemodell für die Websitesammlung oder -Farm gibt. Wenn dies der Fall ist, können Sie dieses verwenden, um Ihre Websitebenutzer anzuleiten, oder ein zusätzliches Governancemodell für Ihre spezifischen Probleme erstellen. Wenn Sie beispielsweise der Besitzer einer Unterwebsite in einer Websitesammlung sind, z. B. einer klassischen Teamwebsite, kann es sinnvoll sein, ein eigenes, zusätzliches Governancemodell zu erstellen, das speziellen Probleme in einer Unterwebsite berücksichtigt.

Ein Governancemodell für eine Website erleichtert es den Websitebenutzern zu erkennen, wann sie eine neue Unterwebsite, Liste oder andere Websiteinhalte erstellen sollten. Es stellt sicher, dass Unterwebsites und Inhalte zurückgezogen werden, wenn Sie veraltet sind, um Speicherplatz zu sparen und relevante Suchergebnisse zu liefern. Es ermöglicht Benutzern, auf die richtigen Inhalte zuzugreifen und das Websitebranding überall beizubehalten, indem Besitzern der Unterwebsite mitgeteilt wird, welche Vorlagen und Designs verfügbar sind. Außerdem ist es einfacher, den Websitebesitzer zu wechseln, wenn eine Person die Organisation verlässt.

Ein gutes Governancemodell für eine Website sollte sich auf die folgenden Teile konzentrieren:

• Erstellung von Websites
• Berechtigungsverwaltung
• Informationsarchitektur
• Lebenszyklus und Einstellung von Websites
• Speicherlimits
• Klassifizierung von Informationen
• Anpassung
• Datenschutz
• Navigation
• Suchen
• Rollen und Zuständigkeiten für den Support der Website

Einige Punkte der voranstehenden Liste wurden ggf. bereits für Sie im Governancemodell auf der Ebene der Websitesammlung oder auf Unternehmensebene entschieden, wie die Speichermenge, die für Ihre Website zur Verfügung steht, und die Anpassungen, die Sie an Aussehen und Funktion der Website vornehmen können. Andere Fragen sind je nach Komplexität der Teamwebsite und der Anzahl der aktiven Benutzer für Sie möglicherweise gar nicht relevant. Aber auch wenn Sie zu diesen Themen keine Entscheidungen treffen müssen, ist es gut zu wissen, welche Entscheidungen getroffen wurden, damit Sie die Websitebenutzer entsprechend informieren und die Richtlinien in geeigneter Weise umsetzen können.

Erstellung von Unterwebsites

Möglicherweise sollen die Teammitglieder in der Lage sein, unterhalb der Teamwebsite Unterwebsites für bestimmte Projekte zu erstellen.

Die Möglichkeit, spontan neue Unterwebsites zu erstellen, kann für die Gruppe von großem Vorteil sein, allerdings kann die uneingeschränkte Websiteerstellung auch schnell aus dem Ruder laufen. Wenn Unterwebsites in unbegrenzter Anzahl erstellt werden können, kann dies zu Problemen führen. Beispiele:

• Für die Benutzer wird es schwierig, die richtige Unterwebsite zu finden oder sicherzustellen, dass sie die richtige Unterwebsite gefunden haben.
• Informationen können auf mehreren Unterwebsites doppelt vorhanden sein, wodurch teurer Speicherplatz belegt wird und sich der Wartungsaufwand verdoppelt.
• Auf Unterwebsites können sich – potenziell jahrelang – veraltete Informationen befinden, die in den Suchergebnissen angezeigt werden. Dann ist es ggf. schwierig festzustellen, welche Informationen korrekt sind.
• Die Verwaltung der Berechtigungen für ein Vielzahl von Unterwebsites kann problematisch werden, sodass die Benutzer irrtümlich Zugriff auf Informationen erhalten, die nicht für sie vorgesehen sind.
• Wenn Mitarbeiter die Gruppe verlassen, werden die von diesen Mitarbeitern erstellten Unterwebsites ggf. "herrenlos", wodurch Verwirrung entsteht und die Suchergebnisse für die verbleibenden Websitebenutzer verwässert werden.

Sie können Zeit und Aufwand sparen, indem Sie einige Richtlinien für die Websiteerstellung festlegen, die sich auf die folgenden Bereiche beziehen:

• Wer darf Unterwebsites erstellen?
• Müssen neue Unterwebsites im Vorfeld genehmigt werden? Falls ja, was sind die Kriterien für die Genehmigung, und wer ist für die Genehmigung zuständig?
• Sollen für neue Unterwebsites definierte Vorlagen und Designs verwendet werden?
• Wie viele Informationen können auf einer Website gespeichert werden? Das heißt, wie viel Speicherplatz auf dem Server darf sie in Anspruch nehmen?
• Wie lauten die Regeln für die Einbeziehung von Navigationsstrategien auf der Website?
• Wie lange sollen Informationen auf Unterwebsites gespeichert bleiben, bis sie gelöscht oder archiviert werden?

Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen einer Website oder Unterwebsite.

Berechtigungsverwaltung

Vollständigkeit, Vertraulichkeit und Schutz der geschäftswichtigen Daten einer Organization hängen davon ab, wie sicher Sie eine Website gestalten, insbesondere mit Blick darauf, wem Sie Zugriff auf Ihre Website gewähren.

Das Gewähren und Einschränken des Zugriffs auf die Website wird als Berechtigungsverwaltung bezeichnet und gehört zu den wichtigsten Zuständigkeiten eines Websitebesitzers.

Hier einige Tipps, die Sie bei der Entwicklung einer Berechtigungsstrategie beherzigen sollten:

• Halten Sie sich an das Prinzip der minimalen Rechte: Erteilen Sie Personen die niedrigste Berechtigungsstufe, die sie benötigen, um die ihnen zugewiesenen Aufgaben erledigen zu können.
• Gewähren Sie Benutzern den Zugriff, indem Sie sie Standardgruppen (z. B. Mitglieder, Besucher oder Besitzer) hinzufügen. Machen Sie die meisten Personen zu Mitgliedern der Gruppen Mitglieder oder Besucher, und beschränken Sie die Anzahl der Personen in der Gruppe Besitzer.
• Arbeiten Sie mit der Berechtigungsvererbung, um eine übersichtliche und einfach darzustellende Hierarchie anzulegen, d. h., vermeiden Sie, Einzelpersonen Berechtigungen zu erteilen, und arbeiten Sie stattdessen mit Gruppen. Sorgen Sie, wenn möglich, dafür, dass Unterwebsites Berechtigungen von der Teamwebsite erben, anstatt eindeutige Berechtigungen zu erteilen.
• Organisieren Sie Inhalte in einer Weise, dass die Vorteile der Berechtigungsvererbung genutzt werden: Erwägen Sie die Segmentierung Ihrer Inhalte nach Sicherheitsstufen. Legen Sie eine Website oder Bibliothek speziell für vertrauliche Dokumente an, anstatt diese in einer großen Bibliothek zu verteilen und durch besondere Berechtigungen zu schützen.

Informationen zum Festlegen von Berechtigungen finden Sie unter Grundlegendes zu Berechtigungsstufen in SharePoint oder Steuern des Zugriffs auf bestimmte Inhalte.

Informationsarchitektur

Die Informationsarchitektur einer Website ist wie das Inhaltsverzeichnis eines Buchs: Hiermit wird festgelegt, wie die Informationen auf dieser Website, d. h. die Webseiten, Dokumente, Listen und Daten, organisiert und für die Websitebenutzer präsentiert werden. Die Informationsarchitektur wird häufig als eine hierarchische Liste des Websiteinhalts, der Suchschlüsselwörter, Datentypen und anderer Konzepte aufgezeichnet.

Zum Erstellen einer Informationsarchitektur müssen Sie zunächst die Informationen analysieren, die auf der Website präsentiert werden sollen. Hier einige Frage, die Ihnen helfen, eine Informationsarchitektur zu entwickeln:

• Welche Art von Inhalten wird auf der Website verwendet? Wie wird kann der Inhalt mithilfe von Unterwebsites, Listen, Bibliotheken usw. strukturiert werden?
• Wie sollen die Informationen auf der Website präsentiert werden?
• Wie sollen die Benutzer auf der Website navigieren?
• Wie sollen die Informationen für bestimmte Zielgruppen ausgelegt werden?
• Wie soll die Suche konfiguriert und optimiert werden?

Ein Teil der Informationsarchitektur umfasst ggf. auch die Klassifizierung von Informationen.

Wenn die Informationen, die Sie verarbeiten, für das Unternehmen von hohem Wert sind, wenn besondere Sicherheitsvorkehrungen getroffen oder gesetzliche Vorschriften im Hinblick auf die Konformität eingehalten werden müssen, möchten Sie möglicherweise ein Klassifizierungsschema erstellen, um die speziellen Inhaltstypen zu identifizieren, die besonders sorgfältig verwaltet werden müssen.

Nachdem Sie die Informationen in bestimmten Listen und Bibliotheken gespeichert haben, können Sie mithilfe von Governancefunktionen festlegen, wie die Inhalte verwaltet werden sollen. Beispiele:

Auschecken von Dateien erforderlich

Wenn eine Datei ausgecheckt werden muss, können Sie sicherstellen, dass nur eine Person die Datei bearbeiten kann, bis sie wieder eingecheckt wurde. Wenn Dokumente ausgecheckt werden müssen, kann verhindert werden, dass mehrere Personen gleichzeitig Änderungen vornehmen. Es können also keine Bearbeitungskonflikte entstehen, die zu Verwirrung führen würden. Außerdem können Teammitglieder dadurch daran erinnert werden, einen Kommentar hinzuzufügen, wenn sie eine Datei einchecken, sodass es einfacher zu verfolgen ist, welche Änderungen in den einzelnen Versionen vorgenommen wurden. Weitere Informationen finden Sie unter Einrichten einer Websitebibliothek für das Anfordern des Auscheckens von Dateien.

Verfolgen von Versionen

Wenn Sie frühere Versionen von Dateien behalten müssen, können Sie die Dateien mithilfe von Bibliotheken verfolgen, speichern und wiederherstellen. Sie können festlegen, dass alle Versionen auf dieselbe Weise verfolgt werden. Sie können aber auch manche Versionen als Hauptversionen, z. B. wenn Sie einem Handbuch ein neues Kapitel hinzugefügt haben, und manche Versionen als Nebenversionen kennzeichnen, z. B. wenn Sie einen Rechtschreibfehler korrigiert haben. Um das Verwalten von Speicherplatz zu vereinfachen, haben Sie die Möglichkeit, die Anzahl der einzelnen Typen von Versionen festzulegen, die gespeichert werden sollen. Weitere Informationen finden Sie unter Wie funktioniert die Versionsverwaltung in einer Liste oder Bibliothek?.

Dokumentgenehmigung erforderlich

Sie können festlegen, dass die Genehmigung eines Dokuments erforderlich ist. Dokumente verbleiben in einem wartenden Zustand, bis sie von einer Person genehmigt oder abgelehnt werden, die über die entsprechende Berechtigung verfügt. Es liegt in Ihrer Hand festzulegen, welche Benutzergruppen ein Dokument vor dessen Genehmigung anzeigen können. Diese Funktion kann hilfreich sein, wenn Ihre Bibliothek wichtige Richtlinien oder Verfahren enthält, die abgeschlossen sein müssen, bevor sie anderen angezeigt werden. Weitere Informationen zur Dokumentgenehmigung finden Sie unter Festlegen einer Genehmigungsanforderung für Elemente in einer Websiteliste oder -bibliothek.

Über Änderungen informiert sein

Bibliotheken unterstützen die RSS-Technologie, sodass die Mitglieder einer Arbeitsgruppe automatisch Aktualisierungen oder Feeds von Nachrichten und Informationen an einem gemeinsamen Speicherort empfangen und anzeigen können. Sie können sich mit der RSS-Technologie bei Änderungen an der Bibliothek warnen lassen, beispielsweise wenn in der Bibliothek gespeicherte Dateien geändert werden. RSS-Feeds ermöglichen den Mitgliedern der Arbeitsgruppe das Anzeigen einer einheitlichen Liste der Dateien, die geändert wurden. Sie können auch E-Mail-Benachrichtigungen erstellen, sodass Sie über Dateiänderungen benachrichtigt werden. Weitere Informationen zu RSS-Feeds finden Sie unter Verwalten von RSS-Feeds für eine Website oder Websitesammlung.

Erstellen von Workflows

Eine Dokumentbibliothek oder ein Inhaltstyp kann Workflows verwenden, die Ihre Organisation für Geschäftsprozesse definiert hat, z. B. die Verwaltung der Dokumentgenehmigung oder -überprüfung. Ihre Gruppe kann Geschäftsprozesse auf ihre Dokumente anwenden, die als Workflows bezeichnet werden und Aktionen angehen, die nacheinander ausgeführt werden müssen, z. B. das Genehmigen oder Übersetzen von Dokumenten. Ein Workflow stellt eine automatisierte Methode zum Verschieben von Dokumenten oder Elementen über eine Abfolge von Aktionen oder Aufgaben dar. Standardmäßig stehen für Bibliotheken drei Workflows zur Verfügung: "Genehmigung", wobei ein Dokument zur Genehmigung an eine Gruppe von Personen weitergeleitet wird; "Feedback sammeln", wobei ein Dokument zum Sammeln von Feedback an eine Gruppe von Personen weitergeleitet und das Dokument an die Person als Aufstellung zurückgesendet wird, die den Workflow gestartet hat; "Signaturen sammeln", wobei ein Dokument zum Sammeln ihrer digitalen Signaturen an eine Gruppe von Personen weitergeleitet wird. Weitere Informationen zu Workflows finden Sie unter Informationen zu den in SharePoint enthaltenen Workflows.

Definieren von Inhaltstypen

Wenn Ihre Gruppe mit mehreren Typen von Dateien arbeitet, z. B. Kalkulationstabellen, Präsentationen und Dokumenten, können Sie die Funktionalität Ihrer Bibliothek erweitern, indem Sie mehrere Inhaltstypen zulassen und definieren. Inhaltstypen führen zu höherer Flexibilität und Konsistenz zwischen mehreren Bibliotheken. Für jeden Inhaltstyp können Sie eine Vorlage und Workflowprozesse festlegen. Die Vorlagen dienen als Ausgangspunkt für die Formatierung und sämtliche Textbausteine sowie für Eigenschaften, die für Dokumente dieses Typs gelten, z. B. Abteilungsname oder Vertragsnummer. Weitere Informationen zu Inhaltstypen finden Sie unter Einführung in Inhaltstypen und die Inhaltstypveröffentlichung.

Revisionsverfolgung

Wenn Sie über eine Gruppe von vertraulichen Dateien verfügen und die Information hilfreich wäre, wie die Dokumente verwendet wurden, dann können Sie eine Richtlinie definieren, mit der Sie die Revisionsverfolgung von Ereignissen aktivieren können, z. B. von Dateiänderungen, Kopier- oder Löschvorgängen. Weitere Informationen zum Einrichten der Überwachung finden Sie unter Konfigurieren von Überwachungseinstellungen für eine Websitesammlung

Lebenszyklus und Einstellung von Websites

Websites wie Dokumentarbeitsbereiche und Diskussionswebsites tendieren dazu, länger zu existieren, als sie wirklich hilfreich sind, und nehmen so wertvollen Speicherplatz in Anspruch und verwässern die Suchergebnisse. Es empfiehlt sich also, einen Zeitplan für die regelmäßige Überprüfung (mindestens einmal im Jahr) von Websites und deren Inhalt aufzustellen, um zu prüfen, ob ein Fortbestand sinnvoll ist.

Sie sollten auch nicht vergessen, dass das übergeordnete Governancemodell Ihrer Organization möglicherweise ebenfalls auf veraltete Websites überprüft. So kann ein Administrator beispielsweise automatisch Websites löschen, auf denen über 90 Tage keine Aktivitäten zu verzeichnen sind. Als Websitebesitzer erhalten Sie in dem Fall eine entsprechende Warnung per E-Mail. Weitere Informationen zu Lebenszyklus- und Einstellungsrichtlinien finden Sie unter Richtlinien für das Schließen von Websites.