"Man kann es gut, schnell oder billig haben. Wähle zwei."
Das sagen Ingenieure seit Jahrzehnten zu Projektmanagern.
In leicht anderen Worten balanciert jedes Projekt ein "Dreieck" aus Zeit, Geld und Umfang aus – Sie können das eine nicht ändern, ohne mindestens eines der anderen zu beeinträchtigen. Die Aufgabe der Projektmanagers besteht darin zu verhindern, dass das gesamte Dreieck auseinanderfällt.
Wie? Erstens, wenn ein Problem auftritt, lokalisieren Sie es im Projektdreieck – geht es um Zeit (Zeitplan), Geld (Budget) oder Umfang? Finde zweitens heraus, welche Seiten des Dreiecks du ändern kannst und welche an Ort und Stelle "fixiert" sind. Drittens: Passen Sie an, was Sie können, um das Problem zu beheben und das Projekt zu optimieren. Viertens: Beenden Sie das Projekt und feiern Sie!
Inhalt dieses Artikels
- Zeit + Geld + Umfang = Qualität
- Wissen, was Sie nicht ändern können
- Optimieren des Zeitplans
- Optimieren des Budgets
- Optimieren des Bereichs
- Mehr zum Projektmanagement
Zeit + Geld + Umfang = Qualität
Das Projektdreieck ist auch als "eisernes Dreieck" und, weniger poetisch, als "dreifache Zwänge" bekannt. Wie auch immer Sie es nennen, es läuft auf dasselbe hinaus: Sie können das Budget, den Zeitplan oder den Umfang eines Projekts nicht ändern, ohne mindestens einen der beiden anderen Teile zu beeinträchtigen
Einige Beispiele dafür, wie es funktioniert:
- Um den Endtermin (Zeit) zu erreichen, könnten Sie mehr Ressourcen (Geld) ausgeben, um die Arbeit schneller abzuschließen, oder Features kürzen (Umfang), sodass weniger Arbeit vor dem neuen Stichtag zu erledigen ist.
- Um das Projekt unter dem Budget (Kosten) abzuschließen, könnten Sie Überstunden loswerden und das Projekt später beenden (Zeit) oder Funktionen kürzen (Umfang).
- Um einem Produkt Features hinzuzufügen (Umfang), können Sie die Frist verlängern, um Zeit für die neue Arbeit zu haben (Zeit), oder Leute hinzufügen, um sie schneller zu erledigen (Kosten). Sie können auch beides tun!
Qualität ist der vierte Teil des Projektdreiecks. Es sitzt in der Mitte, wo jede Veränderung auf einer Seite es beeinflusst.
Wenn Sie dem Zeitplan voraus sind, können Sie beispielsweise gekürzte Features ersetzen oder mehr Zeit für vorhandene Aufgaben einplanen. Mit dieser zusätzlichen Zeit und diesem zusätzlichen Umfang könnte das Endergebnis ein besseres Produkt sein.
Ein wichtiger Punkt: Es gibt keinen einheitlichen Standard für Qualität. Für jedes Projekt wird die Qualität innerhalb des Projekts selbst definiert. Für einige Unternehmen ist die Einhaltung des Budgets eines Projekts das wichtigste Maß für Qualität. Für andere ist es wichtiger, es rechtzeitig auf den Markt zu bringen. Ein Projektmanager muss wissen, wie Qualität für die Organization und das spezifische Projekt definiert wird.
Im vorherigen Beispiel könnten Sie das Produkt einfach frühzeitig und mit weniger Features fertigstellen und es so vor Ihren Mitbewerbern auf den Markt bringen. Das könnte die Definition von Qualität für dieses Projekt in Ihrem Unternehmen sein.
Wissen, was Sie nicht ändern können
In den meisten Projekten ist mindestens eine Seite des Dreiecks fixiert. Sie können es nicht ändern.
Vielleicht ist das Budget nicht verhandelbar. (Kommt Ihnen das bekannt vor?) Oder vielleicht muss das Produkt unbedingt bis zu einem bestimmten Datum in den Handel kommen. Vielleicht ist beides wahr.
Oft werden die festen Elemente eines Projekts vom Projektmanager diktiert, aber nicht immer. Manchmal liegt es auf Ihren Schultern zu entscheiden, welches Element für den Erfolg des Projekts am wichtigsten ist. Und Sie müssen sich darüber im Klaren sein, wenn Probleme auftauchen (und das tun sie immer).
Wenn das Problem auf der festen Seite auftritt, ist die Vorgehensweise oft klar. Wenn Sie beispielsweise feststellen, dass die Fertigstellung eines Software-Features länger dauert als prognostiziert, und Sie einen Vertrag unterzeichnet haben, der besagt, dass Sie dieses Feature (Umfang) liefern werden, müssen Sie entweder den Endtermin verschieben oder Ressourcen hinzufügen, um es rechtzeitig fertigzustellen.
Wenn die feste Seite und die Problemseite unterschiedlich sind, geben Sie nicht auf. Das ist das Schöne am Projektdreieck; Es gibt immer Raum für Änderungen Wenn Ihr Projekt beispielsweise pünktlich abgeschlossen werden muss und der Umfang gewachsen ist, können Sie die Kosten immer noch anpassen, indem Sie Ressourcen hinzufügen.
Wenn alle drei Seiten des Dreiecks feststecken, geraten Sie nicht in Panik. Das Projekt mag in Schwierigkeiten sein, aber zumindest wissen Sie, dass es in Schwierigkeiten steckt, und Sie haben einen guten Ausgangspunkt, um die Ziele oder Qualitätsstandards des Projekts zu überdenken.
Optimieren des Zeitplans
Früher oder später werden Sie mit einem Projekt konfrontiert, das eine unflexible Frist überschreiten wird.
Ein todsicherer Weg, den Zeitplan zu verkürzen, ist die Verkürzung des kritischen Pfads, einer Reihe von Aufgaben, deren letzte Aufgabe am Enddatum des Projekts endet. Das Ändern anderer Vorgänge verkürzt den Zeitplan möglicherweise nicht, das Ändern von Aufgaben des kritischen Pfads hingegen schon. Um den kritischen Pfad zu verkürzen, haben Sie folgende Möglichkeiten:
- Verkürzen Sie die Aufgabendauer (Umfang reduzieren oder Ressourcen hinzufügen).
- "Beschleunigen" des Zeitplans: Überlappen Sie Aufgaben, damit Personen gleichzeitig daran arbeiten können (Ressourcen hinzufügen). Diese Taktik wird am besten näher am Anfang eines Projekts angewendet.
- "Absturz" des Zeitplans: Fügen Sie Ressourcen hinzu, um Aufgaben schneller zu erledigen (Geld).
- Aufgaben entfernen (Umfang reduzieren).
Natürlich kann eine solche Festlegung des Zeitplans dramatische Auswirkungen auf das Budget, den Umfang und die Qualität des Projekts haben.
Optimieren des Budgets
Bei den meisten Projekten besteht der größte Teil des Budgets aus Ressourcenkosten: den satzbasierten und fixen Kosten für Personal, Ausrüstung und Material. Die Einhaltung des Budgets kann sehr schwierige Entscheidungen erfordern:
- Kürzen Sie den Projektumfang, sodass es weniger, aber kürzere Aufgaben gibt, die Ressourcen benötigen.
- Ressourcen entfernen.
- Stellen Sie sicher, dass die Sätze, Gebühren und Überstunden angemessen sind.
- Vergewissern Sie sich, dass die Ressourcen für die jeweilige Aufgabe am besten geeignet sind.
- Ersetzen Sie eine teure Ressource durch eine günstigere.
Die Kosten unter Kontrolle zu bringen, kann die Frist erzwingen oder Kürzungen des Projektumfangs erfordern. Wenn Sie z. B. keine Überstunden für Vorgänge zulassen, könnte der Endtermin einen Monat später liegen. Oder wenn Sie den Umfang kürzen, kann der Endtermin tatsächlich verschoben werden.
Optimieren des Bereichs
Würden Sie in Betracht ziehen, Geld zu sparen, indem Sie eine Brücke ein paar Meter kürzer machen als den Fluss, den sie überspannt? Natürlich nicht. Manchmal kann sich der Projektumfang nicht ändern, sodass Sie andere Maßnahmen ergreifen müssen:
- Fügen Sie Ressourcen hinzu, um sicherzustellen, dass alle Aufgaben abgeschlossen sind (Kosten).
- Streichen Sie Aufgaben, die sich nicht auf dem kritischen Pfad befinden, falls vorhanden (Kosten).
- Fügen Sie Aufgaben hinzu oder verlängern Sie die Dauer von Aufgaben (Kosten).
- Verlängern Sie die Frist, um Zeit für alle Aufgaben mit der aktuellen Ressourcenebene (Zeit) zu haben.