Wenn Sie SharePoint in Microsoft 365 in Microsoft 365 einrichten, verfügen Sie wahrscheinlich über Dokumente und Dateien, die Sie Ihrer Teamwebsite hinzufügen möchten. Hier finden Sie einige Möglichkeiten, wie Sie Ihrer Website verschiedene Arten von Inhalten hinzufügen können.
Hinweis
Einen Artikel zum Einrichten von OneDrive für Geschäfts-, Schul- oder Uni- und Teamwebsites, damit Sie sie zusammen verwenden können, finden Sie unter Einrichten Office 365 Dateispeicherung und -freigabe.
Inhalt dieses Artikels
- Bevor Sie beginnen
- Erstellen von Ordnern, Bibliotheken und Unterwebsites
- Hochladen von Dokumenten, Bildern und Dateien
- Erwägen Sie das Erstellen von SharePoint-Listen für Kontakte, Kalender und Kalkulationstabellen
- Berücksichtigen von SharePoint-Lösungen für gewöhnliche Geschäftsanforderungen
- Hilfe bei der Suche nach Inhalten für Websitebenutzer
Bevor Sie beginnen
Bevor Sie mit dem Verschieben von Dateien beginnen, überprüfen Sie, wie viel Speicherplatz Sie für SharePoint in Microsoft 365 in Microsoft 365 haben. Informationen zu Speichergrenzwerten für SharePoint in Microsoft 365 finden Sie unter SharePoint-Grenzwerte.
Tipp
Beachten Sie, dass sich in Microsoft 365 die Speichergrenzwerte für SharePoint in Microsoft 365 (Ihre Teamwebsite) von den Speichergrenzwerten für Exchange Online (für E-Mail-Konten) unterscheiden. Weitere Informationen zu Postfachspeichergrenzwerten finden Sie unter Empfänger in den Microsoft 365-Dienstbeschreibungen für Exchange Online.
Der nächste Schritt besteht darin, den Inhalt zu analysieren, den Sie derzeit haben. Dies schließt Dokumente, Bilder, Formulare usw. ein.
Tipp
Durchsuchen Sie in Explorer Ihre vorhandenen Dateien nach Größe und Datum. Dies kann Ihnen helfen, die Dateien schnell zu identifizieren, die kürzlich verwendet wurden oder sehr groß sind.
Überlegen Sie, wie viel der Inhalt regelmäßig verwendet wird und ob Sie alle inhalte in Microsoft 365 speichern möchten. Genau wie beim Umzug in ein kleineres Haus ist das Ziel, zu entscheiden, was an den neuen Standort passt. Wenn Ihr organization jetzt beispielsweise mehr Speicher als das Microsoft 365-Limit für SharePoint in Microsoft 365 verwendet, müssen Sie entscheidungen wie die folgenden treffen:
- Welche Dateien möchten Sie verschieben?
- Möchten Sie mehr Speicherplatz erwerben?
- Sollten Sie planen, Platz für die Vergrößerung Ihrer Website zu haben? (Das wird es auf jeden Fall tun)
Wenn Ihre organization groß oder komplex ist, laden Sie ggf. einen Experten ein, der Sie unterstützt. Seriöse Hilfe finden Sie unter Microsoft Pinpoint. Pinpoint ist eine schnelle und einfache Möglichkeit für Unternehmen auf der ganzen Welt, zertifizierte Microsoft-Experten und professionelle Dienstleistungen zu finden
Erstellen von Ordnern, Bibliotheken und Unterwebsites
Nachdem Sie die Inhalte identifiziert haben, die Sie verschieben möchten, überlegen Sie, wie Sie ihn organisieren möchten. Möglicherweise möchten Sie zunächst Dateien in die Dokumentbibliothek auf Ihrer Teamwebsite hochladen. Es ist eine gute Idee, den Inhalt zu organisieren, insbesondere wenn Sie erwarten, dass Sie schließlich viele Dateien haben werden. Wenn das Inhaltsvolumen zunimmt, können Sie zusätzliche Dokumentbibliotheken, Formularbibliotheken und Bildbibliotheken erstellen, um diese Inhalte zu speichern. Sie können auch Unterwebsites für verschiedene Arten von Dokumenten oder Projekten erstellen.
Weitere Informationen zum Planen einer Struktur zum Organisieren der Inhalte auf Ihrer Website finden Sie unter Planen des Inhalts für Ihre Teamwebsite.
Hochladen von Dokumenten, Bildern und Dateien
Um Dateien wie Word Dokumente, PDF-Dateien oder JPG-Fotos hochzuladen, laden Sie sie in eine Bibliothek oder einen Ordner in einer Bibliothek hoch.
Hinweis
Die maximale Dateigröße für eine einzelne Datei, die in eine SharePoint in Microsoft 365-Bibliothek hochgeladen werden kann, beträgt derzeit 2 GB. Darüber hinaus können Sie nur 100 oder weniger Dateien gleichzeitig hochladen.
Die beste Methode dazu hängt von der Anzahl der Dateien ab. Navigieren Sie zuerst zur Zielbibliothek, und verwenden Sie dann diese Tabelle, um eine Methode auszuwählen:
| Anzahl der Dateien | Upload-Methode |
|---|---|
| Einzelnes Dokument | Wählen Sie Neues Dokument>VORHANDENE DATEI HOCHLADEN aus, und suchen Sie dann auf Ihrem Computer nach der Datei. |
| Viele Dokumente und Ordner | Wählen Sie auf der Registerkarte Bibliothek des Menübands die Schaltfläche Mit Explorer öffnen aus. Ziehen Sie dann die Dateien mithilfe von Explorer. |
Weitere Informationen finden Sie unter Hochladen, Erstellen oder Löschen von Dateien in einer Bibliothek.
Hinweis
Es gibt bestimmte Dateitypen, die nicht in eine Bibliothek hochgeladen werden können. Eine Liste dieser Dateien finden Sie im Artikel Typen von Dateien, die einer Liste oder Bibliothek nicht hinzugefügt werden können.
Erwägen Sie das Erstellen von SharePoint-Listen für Kontakte, Kalender und Kalkulationstabellen
Jedes Unternehmen verfügt über Daten in vielen Formen, z. B. Kalender, Aufgaben und Tabellen. Für diese Art von Daten können Sie diese Inhalte verschieben oder in eine Liste auf Ihrer Website konvertieren. Beispielsweise können Sie Ihre Liste von Geschäftskontakten in eine Kontaktliste konvertieren. Darüber hinaus können Sie Kalender häufig in eine SharePoint-Calendar konvertieren, bei der es sich um eine spezielle Art von Liste handelt.
- Informationen zum Erstellen eines Gruppenkalenders in SharePoint in Microsoft 365 finden Sie in diesem Video: Video: Erstellen eines eigenen Kalenders.
Wenn Sie jetzt Microsoft Excel-Tabellen verwenden, um Informationen nachzuverfolgen, können Sie diese Kalkulationstabellen direkt in eine Dokumentbibliothek in SharePoint in Microsoft 365 hochladen. Alternativ können Sie ein Arbeitsblatt als SharePoint-Listen importieren. Da viele Personen eine Liste gleichzeitig aktualisieren können, fördern SharePoint-Listen die Zusammenarbeit. Sie können verschiedene Ansichten von Listen erstellen, um genau die gewünschten Informationen verfügbar zu machen.
- Weitere Informationen zum Arbeiten mit Listen finden Sie unter Training: Erstellen und Einrichten einer Liste.
Berücksichtigen von SharePoint-Lösungen für gewöhnliche Geschäftsanforderungen
Eine weitere Möglichkeit zum Verschieben von Inhalten besteht darin, eine SharePoint-Lösung zu verwenden, um eine vorhandene Aufgabe besser zu verwalten. Beispielsweise möchten die meisten Organisationen das tägliche Wissen der Personen, die dort arbeiten, erfassen und teilen. Ein Wiki auf Ihrer Website eignet sich möglicherweise hervorragend für genau diese Art der Freigabe.
In dieser Tabelle werden SharePoint-Features beschrieben, mit denen Sie Geschäftsprozesse verwalten können.
| Geschäftsprozess | Beschreibung |
|---|---|
| Verwenden eines Wikis zum Teilen von Teamwissen und Zusammenarbeit | Wikis sind spezielle Websites, auf denen eine Community von Benutzern Informationen erstellt und verwaltet. Wikis können ein hervorragendes Tool zum Erfassen und Freigeben von Prozessinformationen oder allgemeinen Referenzinformationen sein, die für Ihre Arbeit wichtig sind. |
| Verschieben der Ressourcenplanung in SharePoint-Gruppenkalender | Ein Gruppenkalender kann eine gute Möglichkeit sein, allgemeine Ressourcen wie Konferenzräume, audiovisuelle Geräte usw. zu planen. Da sich ein Gruppenkalender auf einer SharePoint in Microsoft 365-Website befindet, kann jeder in Ihrem Team ihn problemlos auf SharePoint oder in Outlook anzeigen. |
| Konvertieren von Datenbankprogrammen in eine Access-App | Sie können Microsoft Access 2013 verwenden, um eine Datenbank zu entwerfen und zu veröffentlichen, und dann eine Access-App erstellen, um die Datenbank auf Ihrer Teamwebsite zu verwenden. |
| Automatisieren von Geschäftsprozessen mit workflows | Workflows automatisieren und verfolgen die wichtigsten Aufgaben in einem Geschäftsprozess. Sie eignen sich hervorragend für Aufgaben wie Genehmigungsprozesse oder das Sammeln von Feedback. |
Hilfe bei der Suche nach Inhalten für Websitebenutzer
Nachdem Sie Ihre Dokumente und Dateien auf Ihre Teamwebsite verschoben haben, informieren Sie andere Websitebenutzer darüber. Sie können verschiedene Möglichkeiten zur Suche nach Inhalten auf der Website anbieten.
In dieser Tabelle werden verschiedene Methoden beschrieben, die Sie verwenden können.
| Methode | Beschreibung |
|---|---|
| Verwenden der Suche zum Suchen nach Inhalten | Die einfachste Möglichkeit, Inhalte auf einer SharePoint-Website in Microsoft 365 zu finden, ist die Verwendung des Suchfeatures.
|
| Konfigurieren von Ansichten für Listen und Bibliotheken, um Inhalte auffindbar zu machen | Sie können die Elemente auswählen, die in einer Ansicht angezeigt werden. Beispielsweise können Sie in einer Ansicht den Titel und den Autor anzeigen. In einer anderen Ansicht möchten Sie möglicherweise nur die Elemente anzeigen, die nach einem bestimmten Datum hinzugefügt wurden.
|
| Anpassen der Websitenavigation | Sie können die Navigation für Ihre Teamwebsite anpassen, um Websitebenutzern das Auffinden von Inhalten zu erleichtern. |
| Suchen nach Onlineinhalten, wenn Sie offline sind | Sie können OneDrive für Arbeit, Schule oder Outlook verwenden, um nach Inhalten zu suchen, die sich auf der SharePoint-Website in Microsoft 365 befinden, wenn Sie offline sind.
|
| Nachverfolgen von Inhaltsupdates |
Weitere Informationen dazu, wie Sie Websitebenutzern dabei helfen können, Inhalte einfach zu finden, finden Sie im Planungshandbuch: Planen des Inhalts für Ihre Teamwebsites .
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