Wenn Sie SharePoint in Microsoft 365 in Microsoft 365 einrichten, haben Sie wahrscheinlich Dokumente und Dateien, die Sie Ihrer Teamwebsite hinzufügen möchten. Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie Ihrer Website verschiedene Arten von Inhalten hinzufügen können.
Hinweis
Einen Artikel zum Einrichten von OneDrive für Geschäfts-, Schul- oder Unikonten und Teamwebsites, damit Sie sie zusammen verwenden können, finden Sie unter Einrichten der Speicherung und Freigabe von Dateien in Office 365.
Inhalt dieses Artikels
- Bevor Sie beginnen
- Erstellen von Ordnern, Bibliotheken und Unterwebsites
- Hochladen von Dokumenten, Bildern und Dateien
- Erwägen Sie die Erstellung von SharePoint-Listen für Kontakte, Kalender und Tabellenkalkulationen
- Betrachten Sie SharePoint-Lösungen für gewöhnliche Geschäftsanforderungen
- Helfen Sie Websitebenutzern, Ihre Inhalte zu finden
Bevor Sie beginnen
Bevor Sie mit dem Verschieben von Dateien beginnen, prüfen Sie, wie viel Speicherplatz Sie für SharePoint in Microsoft 365 in Microsoft 365 zur Verfügung haben. Informationen zu Speichergrenzwerten für SharePoint in Microsoft 365 finden Sie unter SharePoint-Limits.
Tipp
Es ist wichtig, daran zu denken, dass sich in Microsoft 365 die Speichergrenzwerte für SharePoint in Microsoft 365 (Ihre Teamwebsite) von den Speichergrenzwerten für Exchange Online (für E-Mail-Konten) unterscheiden. Weitere Informationen zu Speicherbeschränkungen für Postfächer finden Sie unter Empfänger in den Microsoft 365-Dienstbeschreibungen für Exchange Online.
Der nächste Schritt besteht darin, den Inhalt zu analysieren, den Sie derzeit haben. Dazu gehören Dokumente, Bilder, Formulare usw.
Tipp
Suchen Sie im Explorer Ihre vorhandenen Dateien nach Größe und Datum. Auf diese Weise können Sie schnell die Dateien identifizieren, die kürzlich verwendet wurden oder sehr groß sind.
Überlegen Sie, wie viel von den Inhalten regelmäßig verwendet wird und ob Sie alle Inhalte in Microsoft 365 speichern möchten. Genau wie beim Umzug in ein kleineres Haus besteht das Ziel darin, zu entscheiden, was am neuen Standort passt. Wenn Ihre organization jetzt beispielsweise mehr Speicher verwendet als das Microsoft 365-Limit für SharePoint in Microsoft 365, müssen Sie Entscheidungen wie die folgenden treffen:
- Welche Dateien möchten Sie verschieben?
- Möchten Sie mehr Speicherplatz kaufen?
- Sollten Sie Platz für das Wachstum Ihrer Website einplanen? (Das wird es definitiv)
Wenn Ihre organization groß oder komplex ist, sollten Sie einen Experten einladen, der Sie unterstützt. Seriöse Unterstützung finden Sie bei Microsoft Pinpoint. Pinpoint ist eine schnelle und einfache Möglichkeit für Unternehmen auf der ganzen Welt, zertifizierte Microsoft-Experten und professionelle Dienstleistungen zu finden
Erstellen von Ordnern, Bibliotheken und Unterwebsites
Nachdem Sie den Inhalt identifiziert haben, den Sie verschieben möchten, überlegen Sie, wie Sie ihn organisieren möchten. Sie können damit beginnen, Dateien in die Dokumentbibliothek auf Ihrer Teamwebsite hochzuladen. Es empfiehlt sich, den Inhalt zu organisieren, insbesondere, wenn Sie erwarten, dass Sie am Ende viele Dateien haben werden. Wenn die Menge der Inhalte wächst, können Sie zusätzliche Dokumentbibliotheken, Formularbibliotheken und Bildbibliotheken erstellen, um diese Inhalte zu speichern. Sie können auch Unterwebsites für verschiedene Arten von Dokumenten oder Projekten erstellen.
Weitere Informationen zum Planen einer Struktur zum Organisieren des Inhalts auf Ihrer Website finden Sie unter Planen des Inhalts für Ihre Teamwebsite.
Hochladen von Dokumenten, Bildern und Dateien
Um Dateien wie Word-Dokumente, PDF-Dateien oder JPG-Fotos hochzuladen, laden Sie sie in eine Bibliothek oder einen Ordner in einer Bibliothek hoch.
Hinweis
Die maximale Dateigröße für eine einzelne Datei, die in eine SharePoint in Microsoft 365-Bibliothek hochgeladen werden kann, beträgt derzeit 2 GB. Außerdem können Sie nur 100 oder weniger Dateien gleichzeitig hochladen.
Die beste Vorgehensweise hierzu hängt von der Anzahl der Dateien ab. Navigieren Sie zuerst zur Zielbibliothek, und wählen Sie dann in dieser Tabelle eine Methode aus:
| Anzahl der Dateien | Uploadmethode |
|---|---|
| Einzelnes Dokument | Wählen Sie Neues Dokument>VORHANDENE DATEI HOCHLADEN aus, und suchen Sie dann auf Ihrem Computer nach der Datei. |
| Viele Dokumente und Ordner | Wählen Sie die Schaltfläche "Mit Explorer öffnen" auf der Registerkarte "Bibliothek" des Menübands aus. Anschließend können Sie die Dateien mit dem Explorer ziehen und ablegen. |
Weitere Informationen finden Sie unter Hochladen, Erstellen oder Löschen von Dateien in einer Bibliothek.
Hinweis
Es gibt bestimmte Dateitypen, die nicht in eine Bibliothek hochgeladen werden können. Eine Liste dieser Dateitypen finden Sie im Artikel Dateitypen, die nicht zu einer Liste oder Bibliothek hinzugefügt werden können.
Erwägen Sie die Erstellung von SharePoint-Listen für Kontakte, Kalender und Tabellenkalkulationen
Jedes Unternehmen verfügt über Daten in vielen Formen, z. B. Kalender, Aufgaben und Tabellenkalkulationen. Für diese Art von Daten können Sie diese Inhalte in eine Liste auf Ihrer Website verschieben oder konvertieren. Sie können beispielsweise Ihre Liste der Geschäftskontakte in eine Kontaktliste konvertieren. Darüber hinaus können Sie Kalender häufig in einen SharePoint-Calendar konvertieren, bei dem es sich um eine besondere Art von Liste handelt.
- Schauen Sie sich dieses Video an, um zu erfahren, wie Sie in SharePoint in Microsoft 365 einen Gruppenkalender erstellen: Video: Erstellen eines eigenen Kalenders.
Wenn Sie jetzt Microsoft Excel-Kalkulationstabellen zum Nachverfolgen von Informationen verwenden, können Sie diese Kalkulationstabellen direkt in eine Dokumentbibliothek in SharePoint in Microsoft 365 hochladen. Oder Sie können eine Tabelle als SharePoint-Listen importieren. Da viele Personen eine Liste gleichzeitig aktualisieren können, fördern SharePoint-Listen die Zusammenarbeit. Sie können verschiedene Ansichten von Listen erstellen, um genau die Informationen anzuzeigen, die Sie benötigen.
- Weitere Informationen zum Arbeiten mit Listen finden Sie unter Schulung: Erstellen und Einrichten einer Liste.
Betrachten Sie SharePoint-Lösungen für gewöhnliche Geschäftsanforderungen
Eine weitere Möglichkeit zum Verschieben von Inhalten besteht darin, eine SharePoint-Lösung zu verwenden, um eine vorhandene Aufgabe besser zu verwalten. Beispielsweise möchten die meisten Organisationen das tägliche Wissen der dort arbeitenden Personen erfassen und weitergeben. Ein Wiki auf Ihrer Website könnte sich hervorragend für genau diese Art des Teilens eignen.
In dieser Tabelle werden SharePoint-Features beschrieben, mit denen Sie Geschäftsprozesse verwalten können.
| Geschäftsprozess | Beschreibung |
|---|---|
| Verwenden eines Wikis zum Teilen von Teamwissen und Zusammenarbeiten | Wikis sind spezielle Websites, auf denen eine Gemeinschaft von Benutzern Informationen erstellt und verwaltet. Wikis können ein hervorragendes Werkzeug zum Erfassen und Freigeben von Prozessinformationen oder allgemeinen Referenzinformationen sein, die für Ihre Arbeit wichtig sind. |
| Verschieben der Ressourcenplanung in SharePoint-Gruppenkalender | Ein Gruppenkalender eignet sich hervorragend zum Planen gemeinsamer Ressourcen wie Konferenzräume, audiovisuelle Geräte usw. Da sich ein Gruppenkalender auf einer SharePoint auf Microsoft 365-Website befindet, kann jeder in Ihrem Team ihn problemlos in SharePoint oder Outlook anzeigen.
|
| Konvertieren von Datenbankprogrammen in eine Access-App | Sie können Microsoft Access 2013 verwenden, um eine Datenbank zu entwerfen und zu veröffentlichen, und dann eine Access-App erstellen, um die Datenbank auf Ihrer Teamwebsite zu verwenden. |
| Automatisieren Sie Geschäftsprozesse mit Workflows | Workflows automatisieren und verfolgen die wichtigsten Aufgaben in einem Geschäftsprozess. Sie eignen sich hervorragend für Aufgaben wie Genehmigungsprozesse oder das Sammeln von Feedback. |
Helfen Sie Websitebenutzern, Ihre Inhalte zu finden
Nachdem Sie Ihre Dokumente und Dateien auf Ihre Teamwebsite verschoben haben, informieren Sie andere Websitebenutzer darüber. Sie können verschiedene Möglichkeiten anbieten, wie sie Inhalte auf der Website finden können.
In dieser Tabelle werden die verschiedenen Methoden beschrieben, die Sie verwenden können.
| Methode | Beschreibung |
|---|---|
| Verwenden der Suche zum Suchen von Inhalten | Die einfachste Möglichkeit, Inhalte auf einer SharePoint in Microsoft 365-Website zu finden, ist die Verwendung des Suchfeatures.
|
| Konfigurieren Sie Ansichten für Listen und Bibliotheken, um Inhalte auffindbar zu machen | Sie können die Elemente auswählen, die in einer Ansicht angezeigt werden. In einer Ansicht können Sie z. B. den Titel und den Autor anzeigen. In einer anderen Ansicht möchten Sie möglicherweise nur die Elemente anzeigen, die nach einem bestimmten Datum hinzugefügt wurden. |
| Anpassen der Websitenavigation | Sie können die Navigation für Ihre Teamwebsite anpassen, um Websitebenutzern das Auffinden von Inhalten zu erleichtern. |
| Onlineinhalte durchsuchen, wenn Sie offline sind | Sie können OneDrive für die Arbeit, die Schule oder die Uni oder Outlook verwenden, um nach Inhalten zu suchen, die sich auf der SharePoint in Microsoft 365-Website befinden, wenn Sie offline sind |
| Verfolgen von Inhaltsupdates |
Weitere Informationen dazu, wie Sie Websitebenutzern beim Auffinden von Inhalten helfen können, finden Sie im Planungshandbuch-Artikel Planen der Inhalte für Ihre Teamwebsites .
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