Anwenden von Vertraulichkeitsbeschriftungen auf Ihre Dateien und E-Mails in Office

Hinweis: Dieses Feature erfordert ein Microsoft 365-Abonnement und steht Benutzern und Organisationen zur Verfügung, deren Administratoren Vertraulichkeitsbeschriftungen eingerichtet haben. Wenn Sie ein Administrator sind, der die ersten Schritte mit Vertraulichkeitsbeschriftungen sucht, lesen Sie Erste Schritte mit Vertraulichkeitsbeschriftungen.

Sie können Vertraulichkeitsbeschriftungen auf Ihre Dateien und E-Mails anwenden, um Sie mit den Informationsschutzrichtlinien Ihrer Organisation in Einklang zu halten.

Die Namen dieser Bezeichnungen, die Beschreibungen, die angezeigt werden, wenn Sie mit der Maus auf sie zeigen, und die Verwendung der einzelnen Bezeichnungen werden von Ihrer Organisation für Sie angepasst. Wenn Sie weitere Informationen dazu benötigen, welches Etikett angewendet werden soll und wann, wenden Sie sich an die IT-Abteilung Ihrer Organisation.

Wie werden Vertraulichkeitsbeschriftungen angewendet?

Vertraulichkeitsbeschriftungen werden manuell oder automatisch angewendet.

Hinweis: Auch wenn Ihr Administrator die automatische Bezeichnung nicht konfiguriert hat, hat er Ihr System möglicherweise so konfiguriert, dass eine Bezeichnung für alle Office-Dateien und E-Mails erforderlich ist, und möglicherweise auch eine Standardbeschriftung als Ausgangspunkt ausgewählt. Wenn Bezeichnungen erforderlich sind, können Sie keine Word-, Excel- oder PowerPoint-Datei speichern oder eine E-Mail in Outlook senden, ohne eine Vertraulichkeitsbezeichnung auswählen zu müssen. 

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Bezeichnung manuell anzuwenden, zu ändern oder zu entfernen:

  1. Wählen Sie auf der Registerkarte Start die Option Vertraulichkeit aus.

    Schaltfläche 'Vertraulichkeit'

    Wichtig:  Vertraulichkeit ist nicht sichtbar, wenn Ihr Office-Konto kein Geschäftskonto mit einer Office 365 Enterprise E3- oder Office 365 Enterprise E5-Lizenz ist, wenn Ihr Administrator keine Vertraulichkeitsbeschriftungen konfiguriert und das Feature für Sie aktiviert hat oder wenn der Azure Information Protection-Client in Office nicht ausgeführt wird.

  2. Wählen Sie die Vertraulichkeitsbezeichnung aus, die für Ihre Datei oder E-Mail gilt.

    Dropdownmenü "Vertraulichkeitsbeschriftung"

    Hinweis: Wenn Ihre Organisation eine Website konfiguriert hat, um mehr über ihre Vertraulichkeitsbeschriftungen zu erfahren, wird auch die Option Weitere Informationen... angezeigt.

Wenn Sie eine Vertraulichkeitsbezeichnung entfernen möchten, die bereits auf eine Datei angewendet wurde, deaktivieren Sie sie im Menü Vertraulichkeit. Wenn Ihre Organisation Bezeichnungen für alle Dateien benötigt, können Sie sie nicht entfernen.

  1. Wählen Sie auf der Registerkarte Start die Option Vertraulichkeit aus.

    Symbol "Vertraulichkeit"

    Wichtig:  Vertraulichkeit ist nicht sichtbar, wenn Ihr Office-Konto kein Geschäftskonto mit einer zugewiesenen Office 365 Enterprise E3- oder Office 365 Enterprise E5-Lizenz ist oder wenn Ihr Administrator keine Vertraulichkeitsbeschriftungen konfiguriert und das Feature für Sie aktiviert hat.

  2. Wählen Sie die Vertraulichkeitsbezeichnung aus, die für Ihre Datei oder E-Mail gilt.

    Schaltfläche 'Vertraulichkeit' mit angezeigten Vertraulichkeitsoptionen

    Hinweis: Wenn Ihre Organisation eine Website konfiguriert hat, um mehr über ihre Vertraulichkeitsbeschriftungen zu erfahren, wird auch die Option Weitere Informationen... angezeigt.

Wenn Sie eine Vertraulichkeitsbezeichnung entfernen möchten, die bereits auf eine Datei angewendet wurde, deaktivieren Sie sie im Menü Vertraulichkeit. Wenn Ihre Organisation Bezeichnungen für alle Dateien benötigt, können Sie sie nicht entfernen.

Word, Excel und PowerPoint

  1. Wählen Sie auf Ihrem Android-Tablet die Registerkarte Start (sofern noch nicht ausgewählt) und dann Vertraulichkeit aus.

    Wählen Sie auf Ihrem Android-Smartphone dasSymbol "Bearbeiten" auf dem oberen Bildschirmrand aus, um das Menüband zu erweitern. Scrollen Sie auf der Registerkarte Start nach unten, und wählen Sie Vertraulichkeit aus.

    Screenshot der Schaltfläche "Vertraulichkeit" in Office für Android

    Wichtig:  Vertraulichkeit ist nicht sichtbar, wenn Ihr Office-Konto kein Geschäftskonto mit einer zugewiesenen Office 365 Enterprise E3- oder Office 365 Enterprise E5-Lizenz ist oder wenn Ihr Administrator keine Vertraulichkeitsbeschriftungen konfiguriert und das Feature für Sie aktiviert hat.

  2. Wählen Sie die Vertraulichkeitsbezeichnung aus, die für Die Datei gilt.

    Screenshot von Vertraulichkeitsbeschriftungen in Office für Android

    Hinweis: Wenn Ihre Organisation eine Website konfiguriert hat, um mehr über ihre Vertraulichkeitsbeschriftungen zu erfahren, wird auch die Option Weitere Informationen... angezeigt.

Wenn Sie eine Vertraulichkeitsbezeichnung entfernen möchten, die bereits auf eine Datei angewendet wurde, deaktivieren Sie sie im Menü Vertraulichkeit. Wenn Ihre Organisation Bezeichnungen für alle Dateien benötigt, können Sie sie nicht entfernen.

Outlook

  1. Wählen Sie beim Verfassen einer E-Mail die Option Symbol "Weitere Anzeigen" in Outlook Mobileaus.

  2. Wählen Sie Vertraulichkeit hinzufügen oder Vertraulichkeit bearbeiten aus.

    Screenshot der Schaltfläche "Vertraulichkeit hinzufügen" in Outlook für Android

  3. Wählen Sie die Vertraulichkeitsbezeichnung aus, die für Ihre E-Mails gilt.

    Screenshot der Vertraulichkeitsbeschriftungen in Outlook für Android

Wenn Sie eine Vertraulichkeitsbezeichnung entfernen möchten, die bereits auf eine E-Mail angewendet wurde, wählen Sie Vertraulichkeit bearbeiten und dann Entfernen aus. Wenn Ihre Organisation Bezeichnungen für alle Dateien benötigt, können Sie sie nicht entfernen.

Word, Excel und PowerPoint

  1. Wählen Sie auf Ihrem iPad die Registerkarte Start (sofern noch nicht ausgewählt) und dann Vertraulichkeit aus.

    Wählen Sie auf Ihrem iPhone das SymbolSymbol "Bearbeiten" bearbeiten oben auf dem Bildschirm aus, um das Menüband zu erweitern. Scrollen Sie auf der Registerkarte Start nach unten, und wählen Sie Vertraulichkeit aus.

    Screenshot der Schaltfläche "Vertraulichkeit" in Office für iOS

    Wichtig:  Vertraulichkeit ist nicht sichtbar, wenn Ihr Office-Konto kein Geschäftskonto mit einer zugewiesenen Office 365 Enterprise E3- oder Office 365 Enterprise E5-Lizenz ist oder wenn Ihr Administrator keine Vertraulichkeitsbeschriftungen konfiguriert und das Feature für Sie aktiviert hat.

  2. Wählen Sie die Vertraulichkeitsbezeichnung aus, die für Die Datei gilt.

    Screenshot von Vertraulichkeitsbeschriftungen in Office für iOS

    Hinweis: Wenn Ihre Organisation eine Website konfiguriert hat, um mehr über ihre Vertraulichkeitsbeschriftungen zu erfahren, wird auch eine Weitere Informationen... angezeigt. aus.

Wenn Sie eine Vertraulichkeitsbezeichnung entfernen möchten, die bereits auf eine Datei angewendet wurde, deaktivieren Sie sie im Menü Vertraulichkeit. Wenn Ihre Organisation Bezeichnungen für alle Dateien benötigt, können Sie sie nicht entfernen.

Outlook

  1. Wählen Sie beim Verfassen einer E-Mail die Option Outlook mobiles Überlaufmenüaus.

  2. Wählen Sie Vertraulichkeit hinzufügen oder Vertraulichkeit bearbeiten aus.

    Vertraulichkeit in Outlook Mobile bearbeiten

  3. Wählen Sie die Vertraulichkeitsbezeichnung aus, die für Ihre E-Mails gilt.

    Screenshot von Vertraulichkeitsbeschriftungen in Outlook für iOS

Wenn Sie eine Vertraulichkeitsbezeichnung entfernen möchten, die bereits auf eine E-Mail angewendet wurde, wählen Sie Vertraulichkeit bearbeiten und dann Entfernen aus. Wenn Ihre Organisation Bezeichnungen für alle Dateien benötigt, können Sie sie nicht entfernen.

Outlook

  1. Wählen Sie beim Verfassen einer E-Mail die Option Vertraulichkeit aus.

    Schaltfläche 'Vertraulichkeit' in Outlook für das Web

    Wichtig:  Vertraulichkeit ist nicht sichtbar, wenn Ihr Office-Konto kein Geschäftskonto ist und Ihr Administrator keine Vertraulichkeitsbeschriftungen konfiguriert und das Feature für Sie aktiviert hat. 

  2. Wählen Sie die Vertraulichkeitsbezeichnung aus, die für Ihre E-Mails gilt.

    Schaltfläche "Vertraulichkeit" mit Vertraulichkeitsoptionen in Outlook für das Web

    Hinweis: Wenn Ihre Organisation eine Website konfiguriert hat, um mehr über ihre Vertraulichkeitsbeschriftungen zu erfahren, wird auch die Option Weitere Informationen angezeigt.

Wenn Sie eine Vertraulichkeitsbezeichnung entfernen möchten, die bereits auf eine E-Mail angewendet wurde, deaktivieren Sie sie im Menü Vertraulichkeit. Wenn Ihre Organisation Bezeichnungen für alle Dateien benötigt, können Sie sie nicht entfernen.

Word, Excel, PowerPoint

Hinweis: Die Vertraulichkeitsbeschriftung in Word, Excel und PowerPoint wird jetzt für Organisationen durchgeführt, die sich für Aktivieren von Vertraulichkeitsbeschriftungen für #A0 in SharePoint und OneDrive (Vorschau)aktiviert haben.

  1. Wählen Sie auf der Registerkarte Start die Option Vertraulichkeit aus.

    Schaltfläche 'Vertraulichkeit' in Office im Web

    Wichtig:  Vertraulichkeit ist nicht sichtbar, wenn Ihr Office-Konto kein Geschäftskonto mit einer zugewiesenen Office 365 Enterprise E3- oder Office 365 Enterprise E5-Lizenz ist oder wenn Ihr Administrator keine Vertraulichkeitsbeschriftungen konfiguriert und das Feature für Sie aktiviert hat.

  2. Wählen Sie die Vertraulichkeitsbezeichnung aus, die für Die Datei gilt.

    Schaltfläche "Vertraulichkeit" und Dropdownmenü in Office im Web

    Hinweis: Wenn Ihre Organisation eine Website konfiguriert hat, um mehr über ihre Vertraulichkeitsbeschriftungen zu erfahren, wird auch die Option Weitere Informationen angezeigt.

Wenn Sie eine Vertraulichkeitsbezeichnung entfernen möchten, die bereits auf eine Datei angewendet wurde, deaktivieren Sie sie im Menü Vertraulichkeit. Wenn Ihre Organisation Bezeichnungen für alle Dateien benötigt, können Sie sie nicht entfernen.

Automatisch angewendete (oder empfohlene) Bezeichnungen

Wenn Ihr Administrator die automatische Beschriftung eingerichtet hat, können Dateien oder E-Mails, die bestimmte Arten von Informationen enthalten , z. B. Sozialversicherungsnummern, Kreditkartennummern oder andere vertrauliche Informationen, über eine angegebene Bezeichnung verfügen, die entweder für empfohlen oder automatisch angewendet wird. 

Wenn eine Bezeichnung automatisch angewendet wurde, wird unter dem Office-Menüband eine Benachrichtigung angezeigt, die wie folgt aussieht.

Screenshot eines Richtlinientipps für eine automatisch angewendete Vertraulichkeitsbezeichnung

Der Hinweis, wann eine Bezeichnung empfohlen, aber nicht automatisch angewendet wurde, sieht ähnlich aus.

Weitere Informationen finden Sie unter Automatisches Anwenden oder Empfehlen von Vertraulichkeitsbeschriftungen für Ihre Dateien und E-Mails in Office. 

Wie weiß ich, welche Bezeichnung aktuell angewendet wird?

Die Möglichkeit, die aktuell angewendete Bezeichnung zu sehen, ist je nach Desktop oder Mobilgerät geringfügig unterschiedlich.

In Desktop-Apps (einschließlich Office für das Web ) sehen Sie sich die Statusleiste am unteren Rand des Fensters an.

Die Excel-Statusleiste mit der Vertraulichkeitsbeschriftung "Allgemein" wurde angewendet

Wählen Sie in den mobilen Office-Apps das Menü Symbol "Drei Punkte" aus.

Was geschieht, wenn ich eine Vertraulichkeitsbeschriftung anwende?

Wenn Sie eine Vertraulichkeitsbezeichnung anwenden, bleiben die Bezeichnungsinformationen bei Ihrer Datei oder E-Mail erhalten, auch wenn sie zwischen Geräten, Anwendungen und Clouddiensten geteilt werden. Das Anwenden einer Vertraulichkeitsbezeichnung kann auch zu Änderungen an Ihrer Datei oder E-Mail gemäß der Konfiguration Ihrer Organisation führen, z. B.:

  • Verschlüsselung mit Information Rights Management kann auf Ihre Datei oder E-Mail angewendet werden

  • Möglicherweise wird eine Kopf- oder Fußzeile in Ihrer Datei oder E-Mail angezeigt.

  • Möglicherweise wird in Ihrer Datei ein Wasserzeichen angezeigt.

Hinweis: Wenn Sie nicht über die Berechtigung zum Ändern oder Entfernen einer Vertraulichkeitsbeschriftung verfügen, wird dies in den meisten Apps mit einer Fehlermeldung verhindert. In einigen Apps wie Outlook Mobile werden die Vertraulichkeitsbeschriftungen einfach deaktiviert.

Nicht alle Apps auf allen Plattformen unterstützen dasselbe Verhalten, daher können die genauen Ergebnisse der Anwendung einer Vertraulichkeitsbezeichnung geringfügig variieren. Weitere Informationen dazu, welche Funktionen auf jeder Plattform unterstützt werden, finden Sie unter Unterstützung für Vertraulichkeitsbeschriftungsfunktionen in Apps.

Änderungen an der Vertraulichkeitsbeschriftung rechtfertigen

Ihr Administrator kann über eine Richtlinie verfügen, die erfordert, dass Sie eine Rechtfertigung zur Verfügung stellen, bevor Sie eine Vertraulichkeitsbeschriftung von einer höheren Vertraulichkeitsstufe auf eine geringere ändern. In dieser Konfiguration werden Sie möglicherweise aufgefordert, einen Rechtfertigungsgrund auszuwählen oder einen eigenen zu erstellen, wenn Sie eine weniger sensible Beschriftung auswählen.

Hinweis: Sie werden nach dem Öffnen eines Dokuments oder dem Antworten auf die Weiterleitung einer E-Mail-Nachricht nur einmal aufgefordert, Änderungen zu rechtfertigen. Nach dieser einmaligen Rechtfertigung müssen nachfolgende Änderungen so lange nicht mehr gerechtfertigt werden, bis dieses Dokument oder diese E-Mail-Nachricht geschlossen und erneut geöffnet wird.

Rechtfertigung für ein Downgrade der Empfindlichkeits-Beschriftung in Mac Word

Siehe auch

Benötigen Sie weitere Hilfe?

Ihre Office-Fähigkeiten erweitern
Schulungen erkunden
Neue Funktionen als Erster erhalten
Microsoft Insider beitreten

War diese Information hilfreich?

Vielen Dank für Ihr Feedback!

Vielen Dank für Ihr Feedback. Es klingt, als ob es hilfreich sein könnte, Sie mit einem unserer Office-Supportmitarbeiter zu verbinden.

×