In diesem Thema finden Sie schritt-für-Schritt-Anweisungen, wie Sie Ihre E-Mail-Nachrichten barrierefrei machen und Ihre Inhalte für alle Benutzer, einschließlich Menschen mit Behinderungen, freigeben.
Sie erfahren beispielsweise, wie Sie mit der Barrierefreiheitsprüfung arbeiten, um Barrierefreiheitsprobleme zu beheben, während Sie Ihre E-Mail-Nachricht schreiben. Außerdem erfahren Sie, wie Sie Alternativtexte zu Bildern hinzufügen, sodass Personen, die Sprachausgaben verwenden, in der Lage sind, sich anzuhören, worum es in dem Bild geht. Sie können auch lesen, wie Sie Schriftarten, Farben und Stile verwenden, um die Inklusivität Ihrer E-Mail-Nachrichten vor dem Senden zu maximieren.
Inhalt
Bewährte Methoden, um Outlook E-Mails barrierefrei zu machen
Die folgende Tabelle enthält die wichtigsten bewährten Methoden zum Erstellen Outlook E-Mails, die für Menschen mit Behinderungen zugänglich sind.
|
Aspekte der Barrierefreiheit |
Gründe für die Behebung |
Behebung |
|---|---|---|
|
Vermeiden Sie häufige Barrierefreiheitsprobleme wie fehlenden Alternativtext (Alternativtext) und Farben mit geringem Kontrast. |
Erleichtern Sie es jedem, IhreOutlook E-Mail zu lesen. |
Überprüfen der Barrierefreiheit während der Arbeit in Outlook |
|
Wenn Sie Tabellen verwenden müssen, erstellen Sie eine einfache Tabellenstruktur nur für Daten, und geben Sie Spaltenkopfinformationen an. |
Bildschirmsprachausgaben verfolgen ihre Position in einer Tabelle durch Zählen der Tabellenzellen. Bildschirmsprachausgaben verwenden Kopfzeileninformationen außerdem zum Erkennen von Zeilen und Spalten. |
|
|
Fügen Sie Alternativtext für alle visuellen Objekte hinzu. |
Durch Alternativtext können Benutzer, die den Bildschirm nicht sehen können, die wichtigen Aussagen von Bildern und anderen visuellen Elementen verstehen. |
|
|
Hinzufügen aussagekräftiger Linktexte und QuickInfos |
Benutzer von Bildschirmsprachausgaben durchsuchen manchmal eine Liste mit Links. |
|
|
Verwenden Sie ausreichenden Kontrast für Text und Hintergrundfarben. |
Der starke Kontrast zwischen Text und Hintergrund erleichtert Personen mit seh- oder farbblindem Sehen und Verwenden des Inhalts. |
|
|
Sicherstellen, dass Farben nicht die einzige Möglichkeit zur Vermittlung von Informationen darstellen |
Blinden, sehbehinderten oder farbenblinden Personen bleibt die Aussage, die mithilfe bestimmter Farben vermittelt wird, möglicherweise verborgen. |
|
|
Verwenden Sie Schriftartformatierung und integrierte Listen. |
Organisieren und strukturieren Sie die Informationen in Ihrer E-Mail in kleinen Einheiten, die leicht zu lesen, zu navigieren und zu durchlaufen sind. |
|
|
Verwenden eines größeren Schriftgrads (11 pt oder größer), serifenloser Schriftarten und ausreichender Leerräume |
Um die Leselast zu reduzieren, verwenden Sie bekannte serifenlose Schriftarten wie Arial oder Calibri. Personen mit Legasthenie nehmen Text in einer Weise wahr, die das Unterscheiden von Buchstaben und Wörtern schwierig machen kann. |
Überprüfen der Barrierefreiheit während der Arbeit in Outlook
Die Barrierefreiheitsprüfung ist ein Tool, das Ihre Inhalte überprüft und Barrierefreiheitsprobleme erkennt, auf die sie stoßen. Es wird erläutert, warum jedes Problem ein potenzielles Problem für jemanden mit einer Behinderung sein kann. Die Barrierefreiheitsprüfung schlägt auch vor, wie Sie die auftretenden Probleme beheben können.
In Outlook wird die Barrierefreiheitsprüfung automatisch im Hintergrund ausgeführt, wenn Sie eine E-Mail verfassen.
-
Wählen Sie in Outlookbeim Schreiben oder Beantworten einer E-Mail-Nachricht die Option Barrierefreiheit überprüfen aus. Wenn die Schaltfläche auf der Symbolleiste nicht angezeigt wird, müssen Sie sie dort manuell hinzufügen. Wählen Sie (Weitere Elemente anzeigen) > Symbolleiste anpassen aus. Ziehen Sie dann die Schaltfläche Barrierefreiheit überprüfen per Drag-and-Drop in die Symbolleiste.
Tipp: In Outlook können Sie auch über eine E-Mail-Info am oberen Rand des Nachrichtenfensters auf die Barrierefreiheitsprüfung zugreifen. Die E-Mail-Info zur Barrierefreiheit wird angezeigt, wenn einer Ihrer Nachrichtenempfänger eine Einstellung für den Empfang barrierefreier E-Mails eingerichtet hat.
Der Bereich Barrierefreiheit wird geöffnet. Er listet Barrierefreiheitsprobleme auf, die in Warnungen, Fehler und Tipps organisiert sind. Weitere Informationen zur Kategorisierung finden Sie unter Regeln für die Barrierefreiheitsprüfung.
-
Um die Ergebnisse zu überprüfen und zu beheben, wählen Sie eine Kategorie und ein Problem aus. Unter dem ausgewählten Problem finden Sie alle Elemente und Objekte, die von dem Problem betroffen sind. Wählen Sie ein Element oder Objekt aus, um zu sehen, warum Sie das Problem beheben sollten, und schritte zum Ändern des Inhalts.
Vermeiden der Verwendung von Tabellen
Im Allgemeinen sollten Sie nach Möglichkeit Tabellen vermeiden und die Daten auf andere Weise darstellen, z. B. Absätze mit Überschriften und Bannern. Tabellen mit fester Breite können sich für Personen, die die Bildschirmlupe verwenden, als schwierig zu lesen erweisen, da solche Tabellen den Inhalt auf eine bestimmte Größe erzwingen. Dies macht die Schriftart sehr klein, was Benutzer der Bildschirmlupe zwingt, horizontal zu scrollen, insbesondere auf mobilen Geräten.
Wenn Sie Tabellen verwenden müssen, verwenden Sie die folgenden Richtlinien, um sicherzustellen, dass Ihre Tabelle so zugänglich wie möglich ist:
-
Vermeiden Sie Tabellen mit fester Breite.
-
Stellen Sie sicher, dass die Tabellen auf allen Geräten, einschließlich Smartphones und Tablets, ordnungsgemäß gerendert werden.
-
Wenn Sie Links in Ihrer Tabelle haben, bearbeiten Sie die Linktexte so, dass sie sinnvoll sind und nicht den Mittleren Satz unterbrechen.
-
Stellen Sie sicher, dass die E-Mail mit der Bildschirmlupe leicht gelesen werden kann. Senden Sie den E-Mail-Entwurf an sich selbst, und zeigen Sie ihn auf einem mobilen Gerät an, um sicherzustellen, dass die Benutzer die E-Mail nicht horizontal auf einem Telefon scrollen müssen.
Verwenden von Tabellenüberschriften
Bildschirmsprachausgaben verfolgen ihre Position in einer Tabelle durch Zählen der Tabellenzellen. Wenn eine Tabelle in einer anderen Tabelle verschachtelt oder eine Zelle zusammengeführt oder geteilt ist, ermittelt die Sprachausgabe eine falsche Anzahl und kann nach diesem Punkt keine hilfreichen Informationen mehr zur Tabelle bereitstellen. Leere Zellen in einer Tabelle können auch dazu führen, dass ein Benutzer, der eine Bildschirmsprachausgabe verwendet, annimmt, dass keine weiteren Inhalte in der Tabelle vorhanden sind. Verwenden Sie eine einfache Tabellenstruktur nur für Daten, und geben Sie Spaltenkopfinformationen an. Bildschirmsprachausgaben verwenden Kopfzeileninformationen außerdem zum Erkennen von Zeilen und Spalten.
Um sicherzustellen, dass Tabellen keine geteilten Zellen, zusammengeführten Zellen oder geschachtelten Tabellen enthalten, verwenden Sie die Barrierefreiheitsprüfung.
So geben Sie eine Kopfzeile in einer Tabelle an:
-
Positionieren Sie den Cursor an einer beliebigen Stelle in einer Tabelle.
-
Aktivieren Sie auf der Registerkarte Tabellenentwurf das Kontrollkästchen Kopfzeile .
-
Geben Sie Spaltenüberschriften ein.
Hinzufügen von Alternativtext zu visuellen Objekten
Durch Alternativtext können Benutzer, die den Bildschirm nicht sehen können, die wichtigen Aussagen von Bildern und anderen visuellen Elementen verstehen. Sprachausgaben lesen den Text vor, um das Bild für Benutzer zu beschreiben, die das Bild nicht sehen können. Beschreiben Sie beim Schreiben von Alternativtext kurz das Bild und Erwähnung dessen Absicht.
Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Hinzufügen von Alternativtext zu Visuals finden Sie unter Hinzufügen von Alternativtext zu einer Form, einem Bild, einem Diagramm, einer SmartArt-Grafik oder einem anderen Objekt.
Weitere Informationen zum Schreiben von Alternativtext finden Sie unter Alles, was Sie wissen müssen, um effektiven Alternativtext zu schreiben. Visuelle Inhalte umfassen Bilder, SmartArt-Grafiken, Shapes, Gruppen, Charts, eingebettete Objekte, Freihand und Videos.
Verwenden Sie die Barrierefreiheitsprüfung, um fehlenden Alternativtext zu finden.
Hinweise:
-
Schließen Sie für Audio- und Videoinhalte zusätzlich zu Alternativtext Untertitel für Gehörlose oder Schwerhörige ein.
-
Vermeiden Sie die Verwendung von Text in Bildern als alleinige Methode zur Vermittlung wichtiger Informationen. Wenn Sie ein Bild mit darin enthaltenem Text verwenden müssen, wiederholen Sie diesen Text in der E-Mail-Nachricht.
Hinzufügen von barrierefreiem Linktext und QuickInfos
Benutzer von Bildschirmsprachausgaben durchsuchen manchmal eine Liste mit Links. Links sollten klare und genaue Informationen über das Ziel vermitteln. Vermeiden Sie beispielsweise die Verwendung von Linktexten wie "Klicken Sie hier", "Diese Seite anzeigen", "Hier wechseln" oder "Weitere Informationen". Fügen Sie stattdessen den vollständigen Titel der Zielseite ein. Sie können auch QuickInfos hinzufügen, die angezeigt werden, wenn der Cursor über Text oder Bilder bewegt wird, die einen Link enthalten.
-
Markieren Sie den Text, dem Sie den Link hinzufügen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Text, und wählen Sie dann Link aus. Der von Ihnen markierte Text wird im Feld Anzuzeigender Text angezeigt. Dies ist der Linktext.
-
Ändern Sie den Linktext bei Bedarf.
-
Geben Sie die Ziel-URL in das Feld Adresse ein.
-
Klicken Sie auf die Schaltfläche QuickInfo, und geben Sie im Feld QuickInfo-Text eine QuickInfo ein.
Tipp: Falls der Titel auf der Zielseite des Links eine genaue Zusammenfassung des Inhalts dieser Seite gibt, verwenden Sie diesen als Linktext. Dieser Linktext entspricht z. B. dem Titel auf der Zielseite: Erstellen Sie mehr mit Microsoft-Vorlagen.
Verwenden eines barrierefreien Schriftformats
Eine barrierefreie Schriftart schließt die Lesegeschwindigkeit von Personen, die eine E-Mail-Nachricht lesen, nicht aus oder verlangsamt diese, einschließlich Personen mit Sehbehinderung oder Lesebehinderung oder Blinden. Die richtige Schriftart verbessert die Lesbarkeit und Lesbarkeit der E-Mail-Nachrichten.
Wählen Sie bekannte serifenlose Schriftarten wie Arial oder Calibri aus. Vermeiden Sie die ausschließliche Verwendung von Großbuchstaben und übermäßig viele Kursivformatierungen oder Unterstreichungen.
Blinden, sehbehinderten oder farbenblinden Personen bleibt die Aussage, die mithilfe bestimmter Farben vermittelt wird, möglicherweise verborgen. Fügen Sie beispielsweise eine Unterstreichung zu farbcodiertem Linktext hinzu, damit farbenblinde Personen erkennen können, dass es sich um einen Linktext handelt, auch wenn sie die Farbe nicht sehen können. Im Fall von Überschriften können Sie eine Fettformatierung oder eine größere Schriftart verwenden.
-
Markieren Sie den Text.
-
Wählen Sie im Menüband Format, das Optionen für Schriftart, Schriftgrad, Format und Farbe enthält, Ihre Formatierungsoptionen aus.
Verwenden einer barrierefreien Schriftfarbe
Der Text in Ihrer E-Mail sollte im Modus mit hohem Kontrast lesbar sein, damit jeder, einschließlich Personen mit Sehbehinderungen, ihn gut sehen kann.
Verwenden Sie beispielsweise helle Farben oder Farbschemas mit hohem Kontrast von den gegenüberliegenden Enden des Farbspektrums. Weiße und schwarze Farbschemas können farbenblinden Personen dabei helfen, zwischen Farben zu unterscheiden.
Um einen unzureichenden Farbkontrast zu finden, verwenden Sie die Barrierefreiheitsprüfung.
Um sicherzustellen, dass Text im Modus mit hohem Kontrast gut angezeigt wird, verwenden Sie die Einstellung Automatisch für Schriftfarben.
-
Markieren Sie den Text.
-
Wählen Sie Nachricht > Schriftfarbe aus.
-
Wählen Sie Automatisch aus.
Erstellen barrierefreier Listen
Damit Sprachausgaben Ihre E-Mails leichter lesen können, organisieren Sie die Informationen in Ihrer E-Mail in kleinen Blöcken, z. B. aufzählungen oder sortierten Listen.
Verwenden von Aufzählungen
Erstellen Sie Aufzählungen mithilfe der Schaltfläche "Aufzählungszeichen".
-
Positionieren Sie den Cursor an einer beliebigen Stelle in der E-Mail.
-
Wählen Sie die Registerkarte Nachricht aus.
-
Wählen Sie in der Gruppe Absatz die Schaltfläche Aufzählungszeichen aus.
-
Geben Sie die einzelnen Elemente der Aufzählung ein.
Nummerierte Listen verwenden
Erstellen Sie mithilfe der Schaltfläche Nummerierung eine nummerierte Liste.
-
Positionieren Sie den Cursor an einer beliebigen Stelle in der E-Mail.
-
Wählen Sie die Registerkarte Nachricht aus.
-
Wählen Sie in der Gruppe Absatz die Schaltfläche Nummerierung aus.
-
Geben Sie jeden Schritt in der nummerierten Liste ein.
Anpassen des Leerraums zwischen Sätzen und Absätzen
Personen mit Dyslexie beschreiben ihre Wahrnehmung von Text dahingehend, dass der Text auf einer Seite "verschwimmt" und eine Textzeile mit der darunter liegenden Zeile zusammengestaucht erscheint. Sie sehen häufig ineinander übergehenden oder verzerrten Text.
Um die Leselast zu reduzieren, können Sie den Leerraum zwischen Sätzen und Absätzen erhöhen.
-
Markieren Sie den Text, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf, und wählen Sie dann Absatz aus.
Das Dialogfeld Absatz wird geöffnet und zeigt die Registerkarte Einzüge und Abstände an.
-
Wählen Sie unter Abstand die gewünschten Abstandsoptionen aus, und drücken Sie dann OK.
Siehe auch
Machen Sie Ihre Windows- oder Mobile Outlook-E-Mails für Personen mit Behinderungen zugänglich
Verbessern der Barrierefreiheit mit der Barrierefreiheitsprüfung
Regeln für die Barrierefreiheitsprüfung
Gestalten barrierefreier Word-Dokumente für Personen mit Behinderungen
Gestalten barrierefreier Excel-Dokumente für Personen mit Behinderungen
Gestalten barrierefreier PowerPoint-Präsentationen für Personen mit Behinderungen
Technischer Support für Kunden mit Behinderungen
Microsoft möchte allen Kunden die bestmögliche Benutzererfahrung bieten. Wenn Sie eine Behinderung oder Fragen zum Thema "Barrierefreiheit" haben, wenden Sie sich an den Microsoft Disability Answer Desk, um technische Unterstützung zu erhalten. Das Supportteam des Disability Answer Desk ist gut geschult und mit vielen bekannten Hilfstechnologien vertraut und kann Unterstützung in den Sprachen Englisch, Spanisch und Französisch sowie in amerikanischer Gebärdensprache bieten. Wechseln Sie zur Website des Microsoft Disability Answer Desk, um die Kontaktdetails für Ihre Region zu erhalten.
Wenn Sie ein Benutzer in einer Behörde oder einem Unternehmen oder ein kommerzieller Benutzer sind, wenden Sie sich an den Enterprise Disability Answer Desk.
