"Früh speichern, oft speichern" gehört der Vergangenheit an. Jetzt gibt es AutoSpeichern, das alle paar Sekunden speichert, damit Ihre Benutzer dies nicht müssen.
AutoSpeichern ist aktiviert, wenn eine Datei auf OneDrive, OneDrive für den Arbeitsplatz oder die Schule/Universität oder SharePoint in Microsoft 365 gespeichert wird. Es speichert automatisch die Änderungen Ihrer Benutzer in der Cloud, während sie arbeiten. Und wenn andere Personen an derselben Datei arbeiten, können sie mit AutoSpeichern Änderungen innerhalb weniger Sekunden anzeigen. Ohne aktiviertes AutoSpeichern können sich Benutzer, die gleichzeitig an demselben Dokument zusammenarbeiten, nicht in Echtzeit sehen und stattdessen weiterhin Updates Verfügbar sehen, wenn andere Änderungen vornehmen.
AutoSpeichern verursacht jedoch auch einige Änderungen in der Art und Weise, wie Ihre Benutzer mit Microsoft 365 arbeiten. Daher beschreiben wir in diesem Artikel einige der schwierigeren Szenarien sowie die Konfiguration der AutoSpeicherungseinstellungen. Es wird empfohlen, dass Sie Ihren Benutzern diese Änderungen mitteilen, die sich auf ihre Funktionsweise in Office auswirken.
Hinweis: Mit AutoSpeichern hat dies keine Auswirkungen auf die Systemleistung. Es wird jedoch eine höhere Netzwerkauslastung geben, wenn Änderungen hochgeladen werden, da sie vorgenommen werden, anstatt alle gleichzeitig vorzunehmen, wenn Benutzer Änderungen vornehmen, was sich auf Personen mit eingeschränkter Bandbreite oder hoher Kosten für die Datennutzung auswirken kann, z. B. an einem mobilen Hotspot.
Ändern von Workflows
AutoSpeichern ist in den meisten Szenarien hilfreich, aber es gibt einige Fälle, in denen Ihre Benutzer möglicherweise ändern müssen, wie sie normalerweise funktionieren, und wir möchten, dass Sie darauf vorbereitet sind, ihnen zu helfen. Für jedes der Szenarien haben wir beschrieben, was das Szenario ist, was schief gehen kann, und eine Empfehlung, wie es behoben werden kann.
-
Ausgehend von einer vorhandenen Datei, Bearbeitungen und anschließendes Ausführen einer Kopie in einer neuen Datei speichern : Jeder, der mit einer vorherigen Datei (z. B. dem Ergebnisbericht des letzten Quartals) beginnt, bearbeitet und dann eine Kopie speichern, um den Ergebnisbericht dieses Quartals zu starten, führt dazu, dass die Änderungen in beiden Dateien gespeichert werden, wenn AutoSpeichern aktiviert ist. Es wird empfohlen, dass jeder die Datei Kopie speichern vor dem Vornehmen von Änderungen annimmt und dem Produkt sogar eine Erinnerung hinzugefügt hat, wenn dies geschieht. Wenn ein Benutzer versehentlich Änderungen vornimmt, sollte er das Feature Versionsverlauf verwenden, um das ursprüngliche Dokument wiederherzustellen.
-
Durchführen von "hypothetischen" oder "Was-wäre-wenn"-Änderungen an einer Datei : Jeder, der eine Datei öffnet und eine hypothetische Analyse durchführt (z. B. die Vorhersage der Auswirkungen von Marktänderungen auf das Budget), mit dem Wunsch, die Datei ohne Speichern zu schließen, hat versehentlich alle Änderungen an der Datei gespeichert, während AutoSpeichern aktiviert ist. Es wird empfohlen, autoSpeichern während der hypothetischen Analyse zu deaktivieren und es dann wieder zu aktivieren, sobald der Benutzer wieder zum Speichern bereit ist.
-
Dashboards und Anzeigen von Dateien mit Sortierungen/Filtern in Excel: Jeder, der eine Dashboard sortiert oder filtert, während AutoSpeichern aktiviert ist, wirkt sich auf die Ansicht aller anderen Personen in der Datei aus. Wenn eine Datei eine Dashboard sein soll oder von mehreren Personen mit Sortierungen und Filtern verwendet werden soll, empfiehlt es sich, die eigenschaft Read-Only Empfohlen für diese Datei festzulegen, indem Sie File > Info > Protect Workbook > Always Open Read-Only verwenden, damit Die Betrachter des Dashboard ihre Änderungen nur speichern, wenn sie die Datei explizit bearbeiten möchten.
-
Fertige oder veröffentlichte Dateien : Jeder, der versehentlich eine fertige, veröffentlichte Datei mit AutoSpeichern bearbeitet, speichert seine Änderungen an der Datei. Nachdem eine Datei fertig gestellt wurde, wird empfohlen, die Read-Only Empfohlene Eigenschaft oder die Eigenschaft Mark as Final für die Datei festzulegen, damit versehentliche Bearbeitungen von Viewern und Lesern der Datei nicht gespeichert werden.
Konfigurieren von Einstellungen für das automatische Speichern in Office
AutoSpeichern kann wie folgt konfiguriert werden:
-
Der Besitzer einer Datei kann sie auf "Immer schreibgeschützt öffnen " festlegen, um versehentliche Bearbeitungen zu verhindern. Dies kann geschehen, indem Sie festlegen, dass die Datei in "Schreibgeschützt" geöffnet werden soll (Datei > Informationen >Dokument/ Arbeitsmappe/ Präsentation schützen > Immer schreibgeschützt öffnen) oder indem Sie die Datei freigeben, ohne anderen die Bearbeitung zu erlauben (Datei > Freigeben> Personen mit dem Link bearbeiten und deaktivieren sie das Kontrollkästchen Bearbeitung zulassen).
-
Ein Benutzer kann autoSpeichern für eine Datei deaktivieren, während sie geöffnet ist, indem er auf die Umschaltfläche AutoSpeichern klickt. Dadurch wird autoSpeichern für das aktuelle Dokument für diesen Benutzer deaktiviert. Wenn derselbe Benutzer das Dokument das nächste Mal öffnet, ist autoSpeichern deaktiviert. Wenn sie ein anderes Dokument öffnen, ist autoSpeichern nicht von ihrer Auswahl im anderen Dokument betroffen.
-
Ein Benutzer kann autoSpeichern für alle Dateien, die in dieser bestimmten Anwendung (Word, Excel, PowerPoint ) auf diesem Gerät geöffnet werden, standardmäßig deaktiviert festlegen.
Hinweis: Der Benutzer kann autoSpeichern weiterhin für einzelne Dateien aktivieren, indem er die oben beschriebene Umschaltfläche AutoSpeichern verwendet.
-
Sie, der Administrator, können autoSpeichern für alle Dateien, die in dieser bestimmten Anwendung (Word, Excel, PowerPoint ) geöffnet wurden, standardmäßig deaktiviert festlegen, indem Sie Gruppenrichtlinie verwenden.
Hinweis: Der Benutzer kann AutoSpeichern weiterhin in der Anwendung oder für einzelne Dateien mithilfe der oben beschriebenen Einstellungen auf "Aktivieren" festlegen.
Gruppenrichtlinieneinstellungen für AutoSpeichern
Wir ersetzen die Gruppenrichtlinie Einstellung "Dateien in Excel /PowerPoint /Word nicht automatisch speichern" durch die neue Einstellung "AutoSpeichern standardmäßig deaktivieren in Excel /PowerPoint /Word " Gruppenrichtlinie.
Wenn Sie Gruppenrichtlinie in Ihrem organization verwenden, können Sie eine Richtlinieneinstellung verwenden, um autoSpeichern standardmäßig zu deaktivieren. Es gibt separate Richtlinieneinstellungen für Excel, PowerPoint und Word.
Die Richtlinieneinstellung für Word heißt z. B. "AutoSpeichern standardmäßig in Word deaktivieren" und befindet sich unter dem Richtlinienpfad "Microsoft Office 2016\AutoSave".
Um diese Richtlinieneinstellungen zu verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie die neuesten administrativen Vorlagendateien (ADMX/ADML) aus dem Microsoft Download Center heruntergeladen haben.
Arbeiten mit lokalen Dateien
AutoSpeichern ist beim Arbeiten mit lokalen Dateien nicht verfügbar. Das alte AutoWiederherstellen-Verhalten ist weiterhin verfügbar, um kopien von geänderten Dateien regelmäßig zu speichern, um Datenverluste im Falle eines unerwarteten Szenarios, z. B. eines Absturzes, zu minimieren.
IT-Administratoren wird jedoch empfohlen, Benutzer zu ermutigen, ihre Dateien in OneDrive, OneDrive für den Arbeitsplatz oder die Schule/Universität oder SharePoint in Microsoft 365 zu speichern, um AutoSpeichern zu aktivieren und Datenverluste zu vermeiden. Sie können die Einführung von OneDrive, OneDrive für den Arbeitsplatz oder die Schule/Universität oder SharePoint in Microsoft 365 durch Benutzerschulungen und auch durch Die Bereitstellung der Verschiebung bekannter Ordner fördern, wodurch Schlüsselordner automatisch mit der Cloud synchronisiert werden. Dadurch können sie überall auf Dateien zugreifen und sich keine Gedanken über den Verlust wichtiger Daten machen.
Siehe auch
Was ist automatisches Speichern (AutoSpeichern)?
Verhindern, dass an einer endgültigen Version einer Datei Änderungen vorgenommen werden
Anzeigen von Dateien vorherigen Office-Versionen
Schützen Sie Ihre Dateien im Falle eines Absturzes mit AutoWiederherstellen
Letzte Aktualisierung: 4. Juni 2019
