Διαχείριση δεδομένων με ερωτήματα

Δημιουργία ερωτημάτων με παραπάνω από μία προέλευση δεδομένων

Φωτογραφία συσκευής Surface Book

Δοκιμάστε το!

Συχνά, για να λάβετε τις απαντήσεις που χρειάζεστε, δημιουργείτε ερωτήματα που συγκεντρώνουν πληροφορίες από περισσότερους από έναν πίνακες ή από ένα συνδυασμό πινάκων και ερωτημάτων.

Γρήγορα αποτελέσματα με τους συνδέσμους

Ορισμένες φορές πρέπει να χρησιμοποιήσετε δεδομένα από περισσότερες από μία πηγές (πίνακας ή ερώτημα) για να απαντήσετε σε μια ερώτηση. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να δείτε πόσοι πελάτες σε μια συγκεκριμένη περιοχή διέταξαν ένα συγκεκριμένο προϊόν.

Όταν προσθέτετε περισσότερες από μία πηγές δεδομένων, η Access χρησιμοποιεί τις υπάρχουσες, καθορισμένες σχέσεις μεταξύ τους ή δημιουργεί συνδέσμους μεταξύ τους για σκοπούς ερωτήματος. Ένας σύνδεσμος είναι απλώς ένας τύπος σχέσης μεταξύ προελεύσεων δεδομένων σε ένα ερώτημα.

Σημείωση: Οι σύνδεσμοι είναι προσωρινοί και συσχετίζονται μόνο με το ερώτημα. Εάν δημιουργείτε συχνά τον ίδιο σύνδεσμο μεταξύ των πινάκων, μπορεί να θέλετε να δημιουργήσετε μια μόνιμη σχέση μεταξύ τους.

Εσωτερικοί σύνδεσμοι

Οι περισσότεροι σύνδεσμοι είναι εσωτερικοί σύνδεσμοι. Αυτό αντιτίθεται στους εξωτερικούς συνδέσμους, οι οποίοι εξετάζονται στο θέμα δημιουργία ερωτημάτων με εξωτερικούς συνδέσμους.

Ένας εσωτερικός σύνδεσμος επιστρέφει δεδομένα από μία προέλευση μόνο όταν εντοπίζει εγγραφές που ταιριάζουν στην άλλη. Για παράδειγμα, εάν υποβάλετε ερώτημα για πληροφορίες σχετικά με τα προϊόντα και τις παραγγελίες, βλέπετε μόνο τα δεδομένα για τα προϊόντα που έχουν μια αντίστοιχη σειρά.

Στιγμιότυπο οθόνης των πινάκων "προϊόντα" και "Παραγγελίες"

Αυτο-Σύνδεσμοι

Ένας ιδιο-σύνδεσμος ενώνει δύο αντίγραφα του ίδιου πίνακα ή ερωτήματος. Χρησιμοποιήστε το για να συνδυάσετε εγγραφές από τον ίδιο πίνακα, όταν υπάρχουν αντίστοιχες τιμές στα ενωμένα πεδία.

Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι έχετε έναν πίνακα Employees που παραθέτει όλους τους υπαλλήλους στην εταιρεία σας, συμπεριλαμβανομένων των διαχειριστών. Ο πίνακας περιέχει ένα πεδίο "αναφορές σε", το οποίο περιέχει το αναγνωριστικό του διαχειριστή του υπαλλήλου.

ID

Επώνυμο

Όνομα

Αναφορές σε

1

Δράκου

Ανδριάνα

5

2

Cencini

Ντριου

3

Κότα

Ιαν

10

4

Sergienko

Mariya

5

5

Γεωργίου

Νίκος

2

6

Neipper

Michael

10

7

Φλωράς

Ορέστης

10

8

Guissani

Αντιγόνη

10

9

Χρήστου

Ελένη

5

10

Dempsey

Molly

3

Για να βρείτε το όνομα του διαχειριστή ενός υπαλλήλου, βρείτε τον υπάλληλο στον πίνακα, βρείτε το αναγνωριστικό του διαχειριστή στο πεδίο αναφορές σε και, στη συνέχεια, αναζητήστε το αναγνωριστικό του διευθυντή στο ίδιο πεδίο Employees. Για παράδειγμα, το Nancy αναφέρει στον διευθυντή του οποίου το Αναγνωριστικό υπαλλήλου είναι 5 — αυτός είναι ο Στίβεν Θορπ.

Για να αυτοματοποιήσετε αυτήν την εργασία, προσθέστε τον πίνακα Employee στο ερώτημά σας δύο φορές και, στη συνέχεια, δημιουργήστε έναν ιδιο-σύνδεσμο. Όταν προσθέτετε την προέλευση δεδομένων για δεύτερη φορά, η Access προσαρτά το _1 στο όνομα της δεύτερης παρουσίας. Για παράδειγμα, εάν προσθέσετε τον πίνακα Employees δύο φορές, η δεύτερη παρουσία ονομάζεται Employees_1. Για να εμφανίσετε τα ονόματα των διευθυντών για κάθε υπάλληλο, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα σύνδεσμο μεταξύ του πεδίου αναφορές σε στον πίνακα Employees και του πεδίου Αναγνωριστικό υπαλλήλου στον πίνακα Employees_1.

1. Προσθήκη προελεύσεων δεδομένων

  • Επιλέξτε δημιουργία > σχεδίασης ερωτήματος.

Προσθέστε όλους τους πίνακες και τα ερωτήματα που χρειάζεστε ως προελεύσεις δεδομένων. (Μην ανησυχείτε. Εάν ξεχάσετε μία, εξακολουθείτε να έχετε την ευκαιρία να προσθέσετε περισσότερες προελεύσεις δεδομένων αργότερα.)

Οι προελεύσεις δεδομένων μπορεί να περιλαμβάνουν πίνακες από τους οποίους θέλετε να εμφανίσετε πληροφορίες (όπως έναν πίνακα Products) και πίνακες που περιέχουν πληροφορίες που πρέπει να χρησιμοποιήσετε για τα κριτήρια.

Να θυμάστε ότι τα υπάρχοντα, αποθηκευμένα ερωτήματα είναι επίσης διαθέσιμα ως προελεύσεις δεδομένων. Για παράδειγμα, εάν έχετε ήδη δημιουργήσει ένα ερώτημα για να εντοπίσετε όλες τις παραγγελίες για έναν δεδομένο μήνα, χρησιμοποιήστε αυτό το ερώτημα συν τον πίνακα "προϊόντα" για να εμφανίσετε όλα τα προϊόντα που πωλούνται σε έναν δεδομένο μήνα.

2. συμμετοχή σε σχετικές προελεύσεις δεδομένων

  • Για να προσθέσετε μια συμμετοχή μόνοι σας, σύρετε ένα πεδίο από μια προέλευση δεδομένων σε ένα αντίστοιχο πεδίο σε μια άλλη προέλευση δεδομένων. Από προεπιλογή, η Access δημιουργεί έναν εσωτερικό σύνδεσμο.

Για τις περισσότερες σχέσεις, η Access δημιουργεί έναν εσωτερικό σύνδεσμο. Και, εάν έχετε καθορίσει ότι θα πρέπει να εκτελεστεί η ακεραιότητα αναφορών, θα συμπεριληφθεί. Ωστόσο, σε ορισμένες περιπτώσεις, η Access δεν δημιουργεί το σύνδεσμο που χρειάζεστε. Για παράδειγμα, εάν προσθέσετε υπάρχοντα ερωτήματα στο νέο σας ερώτημα και δεν έχετε δημιουργήσει σχέσεις, η Access δεν δημιουργεί αυτόματα συνδέσμους.

3. Ολοκληρώστε το ερώτημα

  • Ακολουθήστε τα συνηθισμένα βήματα για τη δημιουργία ενός ερωτήματος: Προσθέστε πεδία εξόδου, προσθέστε οποιαδήποτε κριτήρια και εκτελέστε ή αποθηκεύστε το ερώτημά σας. Για να μάθετε πώς, ανατρέξτε στο θέμα δημιουργία βασικών ερωτημάτων.

Θέλετε να μάθετε περισσότερα;

Εκπαίδευση στο Excel

Εκπαίδευση στο Outlook

Σημείωση:  Αυτή η σελίδα έχει μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας πείτε εάν σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά για να το συμβουλεύεστε.

Μια συνδρομή για να αξιοποιήσετε πλήρως τον χρόνο σας

Χρειάζεστε περισσότερη βοήθεια;

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×