Δημιουργία αυτόματων αναφορών κατάστασης με τον συνεργάτη διαχείρισης έργων

Παράγοντας διαχείρισης έργου (προεπισκόπηση) αυτοματοποιεί τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αναφοράς κατάστασης για τα σχέδιά σας, δημιουργώντας συνοπτικές, επαγγελματικές συνόψεις με βάση την πρόοδο, τα ορόσημα και τις επερχόμενες εργασίες. Βοηθά τους ενδιαφερόμενους να ενημερώνονται, εξοικονομούν χρόνο και υποστηρίζουν τη διαφάνεια και την ευθυγράμμιση μεταξύ των έργων.

Σημείωση: Το Παράγοντας Διαχείρισης έργων αυτή τη στιγμή τέθηκε σε κυκλοφορία για τους πελάτες. Μάθετε περισσότερα σχετικά με αυτό μέσα από τις Συνήθεις ερωτήσεις σχετικά με τον παράγοντα Διαχείρισης έργων.

Έναρξη νέας αναφοράς

Επιλογή 1: Ξεκινήστε με ένα νέο πρόγραμμα

Μεταβείτε στο Microsoft Teams και ανοίξτε την εφαρμογή Planner.
Δημιουργήστε ένα νέο πρόγραμμα επιλέγοντας είτε Πρόγραμμα με το Project Manager είτε Premium.
Κάντε κοινή χρήση του σχεδίου σας κάνοντας κλικ στο εικονίδιο Κοινή χρήση στην επάνω δεξιά γωνία. Μπορείτε είτε να δημιουργήσετε μια νέα ομάδα είτε να προσθέσετε το σχέδιο σε μια υπάρχουσα ομάδα
Προσθέστε τουλάχιστον 10 εργασίες στο σχέδιό σας.
Κάντε κλικ στην καρτέλα Αναφορές στο επάνω πλαίσιο. Εάν δεν βλέπετε αυτή την καρτέλα, ελέγξτε το μενού υπερχείλισης (τρεις τελείες) για πρόσθετες επιλογές.

Επιλογή 2: Ξεκινήστε με ένα υπάρχον πρόγραμμα

Μεταβείτε στο Microsoft Teams και ανοίξτε την εφαρμογή Planner.
Ανοίξτε ένα πρόγραμμα Premium ή ένα Πρόγραμμα με το Project Manager που έχει τουλάχιστον 10 εργασίες.
Βεβαιωθείτε ότι το σχέδιο είναι κοινόχρηστο με μια ομάδα. Εάν όχι, κάντε κοινή χρήση κάνοντας κλικ στο κουμπί Κοινή χρήση στην επάνω δεξιά γωνία.
Μεταβείτε στην καρτέλα Αναφορά .

Συμβουλή: Οι αναφορές λειτουργούν καλύτερα με σχέδια που έχουν εντοπιστεί για ένα χρονικό διάστημα και συμπληρώνονται με εργασίες. Εάν έχετε λιγότερες από 10 εργασίες στο σχέδιό σας, δοκιμάστε να προσθέσετε μερικές ακόμη, προτού δημιουργήσετε μια αναφορά.

Δημιουργία, προβολή και επεξεργασία αναφοράς

Επιλέξτε Γρήγορα αποτελέσματα στο επάνω πλαίσιο της καρτέλας Αναφορές .
Για να προσθέσετε μια χρονική περίοδο αναφοράς, μεταβείτε στην επιλογή Επιλογή περιόδου αναφοράς, επιλέξτε την αναπτυσσόμενη λίστα για να καθορίσετε τη χρονική περίοδο που θέλετε να καλύπτει η αναφορά.
Στην περιοχή Παροχή περισσότερων λεπτομερειών, έχετε την επιλογή να προσθέσετε συγκεκριμένες λεπτομέρειες σχετικά με το τι θέλετε στην αναφορά. Για παράδειγμα, "Δημιουργήστε μια ολοκληρωμένη ενημέρωση για στοιχεία υψηλής προτεραιότητας για την ηγετική ομάδα".
Επιλέξτε Γενικά. Ο Παράγοντας Διαχείρισης έργων θα συνθέτει πληροφορίες από το σχέδιο για να δημιουργήσει μια προσαρμοσμένη αναφορά.
Η αναφορά σας θα εμφανιστεί σε έναν καμβά Loop και θα λάβετε μια ειδοποίηση εντός εφαρμογής με μια σύνδεση προς την αναφορά.

Μπορείτε να κάνετε απευθείας αλλαγές στην αναφορά σας για να οριστικοποιήσετε το περιεχόμενο.

Σημείωση: Η δημιουργία αναφορών μπορεί να διαρκέσει μερικά λεπτά, ανάλογα με την πολυπλοκότητα του σχεδίου σας. Μπορείτε να απομακρυνθείτε από την τρέχουσα σελίδα ή Planner εφαρμογή, καθώς η αναφορά σας θα είναι διαθέσιμη όταν επιστρέψετε.

Προβολή των πιο πρόσφατων αναφορών σας

Επιλέξτε το συγκεκριμένο σχέδιο που περιέχει τις αναφορές στις οποίες θέλετε να αποκτήσετε πρόσβαση.
Μεταβείτε στην καρτέλα Αναφορές .
Στην ενότητα Πρόσφατες αναφορές, θα δείτε μια λίστα που εμφανίζει τις 10 αναφορές που δημιουργήθηκαν πιο πρόσφατα.

Προβολή όλων των προηγούμενων αναφορών

Επιλέξτε το συγκεκριμένο σχέδιο που περιέχει τις αναφορές στις οποίες θέλετε να αποκτήσετε πρόσβαση.
Μεταβείτε στην καρτέλα Αναφορές .
Στην ενότητα Πρόσφατες αναφορές, θα δείτε μια λίστα που εμφανίζει τις 10 αναφορές που δημιουργήθηκαν πιο πρόσφατα.
Επιλέξτε Προβολή όλων επάνω αριστερά για να ανοίξετε το φάκελο του SharePoint όπου είναι αποθηκευμένες όλες οι προηγούμενες αναφορές σας.

Συμβουλή: Μπορείτε επίσης να προβάλετε όλες τις προηγούμενες αναφορές όταν έχετε ανοιχτή μια αναφορά, βρίσκοντας την επιλογή στο κουμπί πολλαπλών ενεργειών στην επάνω δεξιά γωνία της αιωρούμενης γραμμής.

Ανάληψη δράσης σχετικά με τις αναφορές σας

Κοινή χρήση της αναφοράς σας ως στοιχείου Loop

Κατά την προβολή μιας αναφοράς, μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε πρόσθετες επιλογές χρησιμοποιώντας τα εικονίδια Loop στην επάνω δεξιά γωνία.

Επιλέξτε Κοινόχρηστες θέσεις για να προβάλετε τη σύνδεση φακέλου του SharePoint όπου είναι αποθηκευμένο το στοιχείο Loop. Από εδώ, μπορείτε επίσης να επιλέξετε "Προσθήκη σε Loop χώρο εργασίας" για να συμπεριλάβετε το στοιχείο σε άλλο χώρο εργασίας.
Επιλέξτε Αντιγραφή στοιχείου και επικολλήστε το σε άλλο σημείο, όπως στο Microsoft Teams, το Outlook, το OneNote, το Word ή άλλες εφαρμογές του Microsoft 365. Τυχόν αλλαγές που γίνονται στο στοιχείο σε αυτές τις τοποθεσίες θα ενημερώνονται αυτόματα σε πραγματικό χρόνο.
Επιλέξτε Προβολή των ατόμων που έχουν πρόσβαση για να προβάλετε μια λίστα με τα μέλη της ομάδας που έχουν δικαιώματα πρόσβασης στην αναφορά σας τη συγκεκριμένη στιγμή.

Κοινή χρήση της αναφοράς σας με εξωτερικούς χρήστες εκτός της ομάδας σας

Μεταβείτε στο φάκελο του SharePoint όπου είναι αποθηκευμένο το στοιχείο Loop και ανοίξτε το από εκεί.
Μόλις η αναφορά ανοίξει στο Loop, επιλέξτε Κοινή χρήση στην επάνω δεξιά γωνία.

Κοινή χρήση της αναφοράς σας μέσω ενημερωτικού δελτίου του SharePoint

Με την αναφορά ανοιχτή σε Planner στο Teams, επιλέξτε Κοινή χρήση ως ενημερωτικού δελτίου που βρίσκεται στη δεξιά πλευρά της αιωρούμενης γραμμής ενεργειών. Αυτή η ενέργεια μετατρέπει την έκθεσή σας σε μορφή ενημερωτικού δελτίου του SharePoint.

Κλείσιμο αναφοράς

Επιλέξτε το κουμπί Κλείσιμο στη δεξιά πλευρά της αιωρούμενης γραμμής ενεργειών για να επιστρέψετε στην προεπιλεγμένη σελίδα αναφοράς.

Απαιτήσεις της Access

Για να αποκτήσουν πρόσβαση στην αναφορά κατάστασης, οι χρήστες πρέπει να έχουν πρόσβαση στο Παράγοντας Διαχείρισης έργων.

Η δυνατότητα αναφοράς κατάστασης λειτουργεί με τα ακόλουθα προγράμματα:

Προγράμματα με δυνατότητα διαχείρισης έργων
Κοινόχρηστα premium προγράμματα

Σημείωση: Οι χρήστες που δεν διαθέτουν άδεια χρήσης Microsoft 365 Copilot μπορούν να προβάλουν και να επεξεργαστούν αναφορές, αλλά δεν μπορούν να δημιουργήσουν νέες αναφορές. Οι χρήστες που δεν διαθέτουνPlanner Πρόγραμμα 1, Planner και Project Πρόγραμμα 3 ή άδεια χρήσης Planner και Project Πρόγραμμα 5 δεν μπορούν να δημιουργήσουν ένα νέο premium πρόγραμμα, αλλά μπορούν να αποκτήσουν πρόσβαση σε υπάρχοντα premium προγράμματα.