Στην εφαρμογή SharePoint ή Λίστες Microsoft, εξαγάγετε στοιχεία λίστας που εμφανίζονται στην τρέχουσα προβολή για να Excel, ώστε να μπορείτε να εργαστείτε με τα δεδομένα σε ένα βιβλίο εργασίας.
Μπορείτε να κάνετε εξαγωγή σε ένα από τα εξής:
-
Excel βιβλίου εργασίας Τα δεδομένα έχουν μονόδρομη σύνδεση με την αρχική λίστα. Η περιοδική ανανέωση του βιβλίου εργασίας περιλαμβάνει αλλαγές που έχουν γίνει στη λίστα.
-
Αρχείο CSV (τιμές διαχωρισμένες με κόμματα) Μπορεί να ανοίξει στο Σημειωματάριο ή στο Excel. Τα δεδομένα δεν συνδέονται με την αρχική λίστα. (Στο macOS, η εξαγωγή σε αρχείο CSV είναι η μόνη διαθέσιμη επιλογή.)
Σημαντικό:
-
Ο μέγιστος αριθμός γραμμών που μπορείτε να εξαγάγετε σε ένα αρχείο CSV είναι 30.000.
-
Μπορεί να έχετε παρατηρήσει ότι η επιλογή "Εξαγωγή σε CSV" είναι ενεργοποιημένη σε βιβλιοθήκες εγγράφων για ένα σύντομο χρονικό διάστημα. Η επιλογή ενεργοποιήθηκε ακούσια, επομένως, έπρεπε να την απενεργοποιήσουμε. Θα θέλαμε πολύ να προσθέσουμε τη δυνατότητα σε βιβλιοθήκες εγγράφων και εργαζόμαστε για αυτό, αλλά δεν έχουμε καμία εκτίμηση χρόνου που μπορεί να τεθεί σε κοινή χρήση.
-
Εξαγωγή σε βιβλίο εργασίας Excel
-
Από τη γραμμή εντολών της λίστας, επιλέξτε Εξαγωγή > Εξαγωγή στο Excel.
Σημαντικό: Οι επιλογές Εξαγωγή είναι διαθέσιμες μόνο όταν δεν έχουν επιλεγεί στοιχεία λίστας.
Ανάλογα με το πρόγραμμα περιήγησής σας, μπορείτε να αποθηκεύσετε και να ανοίξετε ή να ανοίξετε το αρχείο απευθείας.
Σημείωση: Εάν αποθηκεύσετε το αρχείο, το προεπιλεγμένο όνομα αρχείου για το πρώτο αντίγραφο είναι query.iqy και τοποθετείται στον προεπιλεγμένο φάκελο λήψης για το πρόγραμμα περιήγησής σας. Για να αλλάξετε το όνομα και τη θέση, χρησιμοποιήστε την επιλογή Αποθήκευση ως του προγράμματος περιήγησής σας.
-
Εάν είναι απαραίτητο, επιλέξτε OK > Άνοιγμα μετά την έναρξη της λήψης του αρχείου.
-
Εάν σας ζητηθεί και θεωρείτε αξιόπιστη την τοποθεσία SharePoint, στη σελίδα Excel ασφάλειας, επιλέξτε Ενεργοποίηση.
-
Στο παράθυρο διαλόγου ExcelΕισαγωγή δεδομένων , επιλέξτε Το πώς θέλετε να προβάλετε αυτά τα δεδομένα και Πού θέλετε να τοποθετήσετε τις επιλογές δεδομένων .
-
Όταν τελειώσετε, επιλέξτε OK. Η λίστα θα πρέπει να εμφανίζεται στο Excel.
Excel δημιουργεί έναν πίνακα Excel με μονόδρομη σύνδεση δεδομένων που βασίζεται σε ένα αρχείο ερωτήματος web. Για να μεταφέρετε ένα νέο αντίγραφο της λίστας SharePoint στο Excel, επιλέξτε Ανανέωση όλων στην καρτέλα Δεδομένα . Οι αλλαγές που γίνονται σε Excel πίνακα δεν θα αποστέλλονται στη λίστα SharePoint.
Εάν η λίστα SharePoint περιέχει φακέλους, η δομή φακέλων δεν εμφανίζεται στον πίνακα που προκύπτει Excel. Ωστόσο, οι στήλες Τύπος στοιχείου και Διαδρομή προστίθενται στον Excel πίνακα, ώστε να μπορείτε να φιλτράρετε και να ταξινομήσετε τα δεδομένα, με βάση τον τύπο και τη θέση ή τον υποφάκελό τους της λίστας.
Εξαγωγή σε αρχείο CSV
Κατά την εξαγωγή σε αρχείο CSV, μπορείτε να εξαγάγετε έως 30.000 γραμμές δεδομένων.
-
Ανοίξτε τη λίστα της οποίας τα δεδομένα θέλετε να εξαγάγετε.
-
Από τη γραμμή εντολών επάνω από τη λίστα, επιλέξτε Εξαγωγή > Εξαγωγή σε CSV ως τον τύπο εξόδου δεδομένων.
(Σε macOS, από τη γραμμή εντολών επάνω από τη λίστα, απλώς επιλέξτε Εξαγωγή σε αρχείο CSV.)
Σημείωση: Η επιλογή Εξαγωγή είναι διαθέσιμη μόνο όταν δεν είναι επιλεγμένα στοιχεία λίστας.
-
Επιλέξτε Άνοιγμα για να ανοίξετε το αρχείο στο Excel. Στη συνέχεια, μπορείτε να αποθηκεύσετε το αρχείο ως Excel βιβλίο εργασίας, το οποίο σας επιτρέπει να προσθέσετε μορφοποίηση των δεδομένων όπως θέλετε.
Εναλλακτικά, επιλέξτε Αποθήκευση ως για να αποθηκεύσετε το αρχείο σε .csv μορφή στον υπολογιστή σας.
-
Από τη γραμμή εντολών της λίστας SharePoint, επιλέξτε Εξαγωγή στο Excel
Σημαντικό: Η εξαγωγή στο Excel είναι διαθέσιμη μόνο όταν δεν έχουν επιλεγεί στοιχεία λίστας.
Η κλασική εμπειρία SharePoint εμφανίζει μια κορδέλα επάνω από τη λίστα και όχι μια γραμμή εντολών. Επιλέξτε την καρτέλα Λίστα στην κορδέλα και, στη συνέχεια, επιλέξτε Εξαγωγή σε Excel.
Ανάλογα με το πρόγραμμα περιήγησής σας, μπορείτε να αποθηκεύσετε και να ανοίξετε ή να ανοίξετε το αρχείο απευθείας.
Σημείωση: Εάν αποθηκεύσετε το αρχείο, το προεπιλεγμένο όνομα αρχείου για το πρώτο αντίγραφο είναι query.iqy και τοποθετείται στον προεπιλεγμένο φάκελο λήψης για το πρόγραμμα περιήγησής σας. Για να αλλάξετε το όνομα και τη θέση, χρησιμοποιήστε την επιλογή Αποθήκευση ως του προγράμματος περιήγησής σας.
-
Εάν είναι απαραίτητο, επιλέξτε OK > Άνοιγμα μετά την έναρξη της λήψης του αρχείου.
-
Εάν σας ζητηθεί και θεωρείτε αξιόπιστη την τοποθεσία SharePoint, στη σελίδα Excel ασφάλειας, επιλέξτε Ενεργοποίηση.
-
Στο παράθυρο διαλόγου ExcelΕισαγωγή δεδομένων , επιλέξτε Το πώς θέλετε να προβάλετε αυτά τα δεδομένα και Πού θέλετε να τοποθετήσετε τις επιλογές δεδομένων .
-
Όταν τελειώσετε, επιλέξτε OK. Η λίστα θα πρέπει να εμφανίζεται στο Excel.
Excel δημιουργεί έναν πίνακα Excel με μονόδρομη σύνδεση δεδομένων που βασίζεται σε ένα αρχείο ερωτήματος web. Για να μεταφέρετε ένα νέο αντίγραφο της λίστας SharePoint στο Excel, επιλέξτε Ανανέωση όλων στην καρτέλα Δεδομένα . Οι αλλαγές που γίνονται στον πίνακαExcel δεν θα αποσταλούν στη λίστα SharePoint.
Εάν η λίστα SharePoint περιέχει φακέλους, η δομή φακέλων δεν εμφανίζεται στον πίνακα που προκύπτει Excel. Ωστόσο, οι στήλες Τύπος στοιχείου και Διαδρομή προστίθενται στον Excel πίνακα, ώστε να μπορείτε να φιλτράρετε και να ταξινομήσετε τα δεδομένα, με βάση τον τύπο και τη θέση ή τον υποφάκελό τους της λίστας.
Πρόσθετοι πόροι
Για να εξαγάγετε δεδομένα από Excel σε SharePoint, ανατρέξτε στα θέματα:
