Συγχώνευση αλληλογραφίας με φακέλους

Αν χρειάζεται, εκτελέστε μια μικρή δοκιμή μιας δεσμίδας φακέλων προτού πραγματοποιήσετε την πραγματική συγχώνευση της αλληλογραφίας.

1. Μεταβείτε στις επιλογές Αρχείο > Δημιουργία > Κενό έγγραφο.

2. Μεταβείτε στις επιλογές Στοιχεία αλληλογραφίας > Φάκελοι.

   

3. Στο πλαίσιο Διεύθυνση παραλήπτη, πληκτρολογήστε ένα δείγμα διεύθυνσης για να ελέγξετε πώς θα εμφανίζονται οι φάκελοι κατά την εκτύπωση.

4. Πληκτρολογήστε τη διεύθυνσή σας στο πλαίσιο Διεύθυνση αποστολέα.

   

5. Επιλέξτε Επιλογές > Επιλογές φακέλου και κάντε τα εξής:

   • Επιλέξτε το μέγεθος που ταιριάζει με τον φάκελο ή επιλέξτε Προσαρμοσμένο μέγεθος για να ορίσετε το μέγεθος.

     

   • Αν χρειάζεται, επιλέξτε γραμματοσειρά και την αριστερή και επάνω θέση απόστασης από τα άκρα για τη Διεύθυνση παραλήπτη και τη Διεύθυνση αποστολέα.

6. Στην καρτέλα Επιλογές εκτύπωσης, βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένη η σωστή Μέθοδος τροφοδοσίας, τοποθετήστε τον φάκελο έτσι ώστε να συμφωνεί με την εικόνα και, στη συνέχεια, επιλέξτε OK.

   

7. Επιλέξτε Εκτύπωση και, στη συνέχεια, επιλέξτε Ναι για να αποθηκεύσετε τη διεύθυνση αποστολέα ως την προεπιλεγμένη διεύθυνση.

1. Επιλέξτε Στοιχεία αλληλογραφίας > Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας > Φάκελοι.

   

2. Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές φακέλου, ελέγξτε τις επιλογές σας και, στη συνέχεια, επιλέξτε OK.

3. Αν θέλετε να προσθέσετε μια διεύθυνση αποστολέα ή ένα λογότυπο στον φάκελό σας, τώρα είναι η κατάλληλη στιγμή για να το κάνετε.

4. Επιλέξτε Αρχείο > Αποθήκευση.

1. Επιλέξτε Στοιχεία αλληλογραφίας > Επιλογή παραληπτών.

   

2. Επιλέξτε μια προέλευση δεδομένων. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Προελεύσεις δεδομένων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για μια συγχώνευση αλληλογραφίας.

3. Επιλέξτε Αρχείο > Αποθήκευση.

Αν χρειάζεται να επεξεργαστείτε τη λίστα αλληλογραφίας σας, ανατρέξτε στο θέμα Συγχώνευση αλληλογραφίας: Επεξεργασία παραληπτών.

Το μπλοκ διευθύνσεων είναι ένα πεδίο συγχώνευσης αλληλογραφίας που τοποθετείτε στο σημείο όπου θέλετε να εμφανίζονται οι διευθύνσεις στον φάκελο. Για να δείτε καλύτερα το σημείο, πατήστε τον συνδυασμό πλήκτρων CTRL+SHIFT+8 για να ενεργοποιήσετε τα σημάδια παραγράφου (¶).

1. Τοποθετήστε τον δρομέα στο σημείο που θέλετε να τοποθετηθεί το μπλοκ διεύθυνσης.

2. Μεταβείτε στα Στοιχεία αλληλογραφίας > Μπλοκ διεύθυνσης και επιλέξτε μια μορφή. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Εισαγωγή μπλοκ διεύθυνσης.

   

3. Επιλέξτε μια μορφή στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή μπλοκ διεύθυνσης, για το όνομα του παραλήπτη, όπως θα εμφανίζεται στον φάκελο.

4. Αν θέλετε, επιλέξτε Επόμενο ή Προηγούμενο για να μετακινηθείτε ανάμεσα σε μερικές εγγραφές στην προέλευση δεδομένων, ώστε να δείτε πώς φαίνονται.

5. Επιλέξτε OK.

6. Επιλέξτε Αρχείο > Αποθήκευση για να αποθηκεύσετε το συγχωνευμένο έγγραφο πριν να συνεχίσετε.

Αν λείπει οποιοδήποτε τμήμα της διεύθυνσής σας, ανατρέξτε στο θέμα Συγχώνευση αλληλογραφίας: Ταίριασμα πεδίων για διόρθωση.

Κάντε έναν τελικό έλεγχο πριν από την εκτύπωση των φακέλων.

1. Αν θέλετε, επιλέξτε Επόμενο ή Προηγούμενο για να μετακινηθείτε ανάμεσα σε μερικές εγγραφές στην προέλευση δεδομένων, ώστε να δείτε πώς φαίνονται.

2. Επιλέξτε Ολοκλήρωση και συγχώνευση > Εκτύπωση εγγράφων.

   

Όταν αποθηκεύετε το έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας, αυτό παραμένει συνδεδεμένο στη λίστα αλληλογραφίας σας για μελλοντική χρήση.

Για να χρησιμοποιήσετε ξανά το έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας φακέλου, ανοίξτε το έγγραφο και επιλέξτε Ναι όταν το Word σάς ζητήσει να διατηρήσετε τη σύνδεση. Για να αλλάξετε διευθύνσεις στο έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας φακέλου, ανοίξτε το έγγραφο και επιλέξτε Επεξεργασία λίστας παραληπτών για να ταξινομήσετε, να φιλτράρετε και να επιλέξετε συγκεκριμένες διευθύνσεις.

1. Επιλέξτε Στοιχεία αλληλογραφίας > Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας > Φάκελοι.

   

2. Στο παράθυρο διαλόγου Φάκελος, στην περιοχή Διεύθυνση αποστολέα, ορίστε μια επιλογή.

3. Στο παράθυρο διαλόγου Φάκελος, στην περιοχή Επιλογές εκτύπωσης, επιλέξτε Διαμόρφωση σελίδας.

4. Στο παράθυρο διαλόγου Διαμόρφωση σελίδας, στη λίστα Μέγεθος χαρτιού, διαλέξτε την επιλογή που αντιστοιχεί στο μέγεθος του φακέλου σας.

   Αν καμία από τις επιλογές δεν συμπίπτει με το μέγεθος του φακέλου σας, κάντε τα εξής:

5. Στο παράθυρο διαλόγου Διαμόρφωση σελίδας, επιλέξτε Οριζόντιος > OK.

6. Επιλέξτε OK για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου Φάκελος.

7. Επιλέξτε Αρχείο > Αποθήκευση.

1. Στην καρτέλα Στοιχεία αλληλογραφίας διαλέξτε Επιλογή παραληπτών.

   

2. Επιλέξτε μια προέλευση δεδομένων. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Προελεύσεις δεδομένων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για μια συγχώνευση αλληλογραφίας.

3. Αν χρειάζεται, επεξεργαστείτε τη λίστα παραληπτών. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Συγχώνευση αλληλογραφίας: Επεξεργασία παραληπτών.

4. Επιλέξτε Αρχείο > Αποθήκευση.

1. Στο έγγραφό σας, επιλέξτε το πλαίσιο Σύρετε πεδία σε αυτό το πλαίσιο ή πληκτρολογήστε κείμενο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ ή πατήστε το κείμενο για να το καταργήσετε.

2. Επιλέξτε Στοιχεία αλληλογραφίας > Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης και επιλέξτε τα πεδία που θέλετε να προσθέσετε.

   

3. Προσθέστε και μορφοποιήστε τα πεδία που θέλετε να συμπεριληφθούν στον φάκελο και επιλέξτε OK.

1. Επιλέξτε Στοιχεία αλληλογραφίας > Προεπισκόπηση αποτελεσμάτων για να δείτε πώς θα φαίνονται τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

   

   Σημείωση: Χρησιμοποιήστε το αριστερό και το δεξιό βέλος στην καρτέλα Στοιχεία αλληλογραφίας για να δείτε κάθε φάκελο ξεχωριστά.

2. Για να κάνετε πρόσθετες αλλαγές μορφοποίησης, κάντε ξανά κλικ στην επιλογή Προεπισκόπηση αποτελεσμάτων για να επεξεργαστείτε τα πεδία συγχώνευσης.

3. Όταν τελειώσετε, μεταβείτε στην καρτέλα Στοιχεία αλληλογραφίας, επιλέξτε Ολοκλήρωση & συγχώνευση > Εκτύπωση εγγράφων για να ολοκληρώσετε τη συγχώνευση αλληλογραφίας.

   

   Συμβουλή: Για να αναθεωρήσετε και να ενημερώσετε κάθε φάκελο ξεχωριστά πριν από την εκτύπωση, επιλέξτε Στοιχεία αλληλογραφίαςΟλοκλήρωση και συγχώνευση > Επεξεργασία μεμονωμένων εγγράφων. Όταν τελειώσετε, επιλέξτε Αρχείο > Εκτύπωση για να εκτυπώσετε τους φακέλους.