Η Εικονική συνάντηση είναι ένας νέος τύπος σύσκεψης στο Microsoft Teams που σας επιτρέπει να συνδέεστε εύκολα με κάποιον εκτός του οργανισμού σας, παρέχοντάς τους μια απρόσκοπτη εύχρηστη εμπειρία από την αρχή έως το τέλος. Αυτός ο τύπος σύσκεψης είναι ιδανικός για πράγματα όπως συνεντεύξεις, συνεδρίες καθοδήγησης ή πολλούς τύπους συσκέψεων πελατών σε οικονομικές, λιανικές πωλήσεις, υπηρεσίες υγειονομικής περίθαλψης και άλλες υπηρεσίες.
Σημείωση: Το πρότυπο σύσκεψης εικονικής συνάντησης είναι επί του παρόντος σε προεπισκόπηση.
Προγραμματισμός εικονικής συνάντησης
-
Ανοίξτε το ημερολόγιο του Teams.
Σημείωση: Αυτός ο τύπος σύσκεψης είναι προς το παρόν διαθέσιμος μόνο στο Teams.
-
Επιλέξτε το αναπτυσσόμενο μενού δίπλα στην επιλογή Νέα σύσκεψη.
-
Επιλέξτε Εικονική συνάντηση.
-
Θα εμφανιστεί η φόρμα προγραμματισμού της εικονικής συνάντησης του Teams και μπορείτε να τη συμπληρώσετε όπως θέλετε, αλλά είναι σημαντικό να έχετε υπόψη ορισμένες επιλογές:
-
Προσθέστε οποιοδήποτε άτομο, όπως έναν πελάτη ή πελάτη, εκτός της εταιρείας σας στο πεδίο Εξωτερικός επισκέπτης , έτσι ώστε να λαμβάνουν μια προσαρμοσμένη εμπειρία συμμετοχής στη σύσκεψη από άκρο σε άκρο.
-
Συμπεριλάβετε άλλους εσωτερικούς συμμετέχοντες στον οργανισμό σας που θα πρέπει να συμπεριληφθούν στη συνάντηση.
-
Προσθέστε μια περιγραφή σύσκεψης, όπως μια σημείωση επιβεβαίωσης και πρόσθετες λεπτομέρειες συνάντησης, οι οποίες θα αποστέλλονται σε όλους τους συμμετέχοντες, συμπεριλαμβανομένων των εξωτερικών επισκεπτών.
-
-
Όταν τελειώσετε, επιλέξτε Αποστολή.
Η σύσκεψη θα προστεθεί στο ημερολόγιο του Teams και του Outlook, μαζί με τα άλλα συμβάντα σας. Οι συμμετέχοντες που προσκαλούνται εντός του οργανισμού σας θα λάβουν την πρόσκληση σε σύσκεψη, η σύσκεψη θα εμφανιστεί στο ημερολόγιό τους και μπορούν να συμμετάσχουν σε αυτήν τόσο απρόσκοπτα όσο οποιαδήποτε άλλη σύσκεψη του Teams.
Συμμετοχή σε εικονική σύσκεψη συνάντησης ως εξωτερικός επισκέπτης
Οι πελάτες εκτός του οργανισμού σας θα λάβουν μια εξατομικευμένη πρόσκληση σε σύσκεψη. Ως επισκέπτης, θα λάβετε μια πρόσκληση σε σύσκεψη εικονικής συνάντησης που σας παρέχει λεπτομέρειες για τη συνάντηση και σαφείς πληροφορίες σχετικά με το πότε πραγματοποιείται και ένα κουμπί γρήγορης συμμετοχής.
Αυτό οδηγεί σε μια εύχρηστη εμπειρία συμμετοχής που σας επιτρέπει να συνδέεστε γρήγορα και να συμμετέχετε στην ηλεκτρονική συνάντησή σας με λίγα μόνο κλικ.
Στην πρόσκληση σε συνάντηση, επιλέξτε Συμμετοχή σε συνάντηση ως επισκέπτης. Μπορείτε να συμμετάσχετε από τον υπολογιστή σας ή από την κινητή συσκευή σας χωρίς να χρειάζεται να εγκαταστήσετε την εφαρμογή Teams.
Σημείωση: Όταν ένας χρήστης συνδεθεί χρησιμοποιώντας αυτήν τη σύνδεση σύσκεψης, θα συμμετάσχει στη σύσκεψη ως ανώνυμος χρήστης.
Θα ανοίξει το πρόγραμμα περιήγησής σας και θα απολαύσετε μια φιλική εμπειρία check-in και θα εισέλθετε σε μια αίθουσα αναμονής πριν από τη συνάντηση, ώστε να γνωρίζετε ότι βρίσκεστε στο σωστό μέρος. Μπορείτε να ελέγξετε ότι ο ήχος και το βίντεο λειτουργούν σωστά και, στη συνέχεια, η συνάντησή σας θα ξεκινήσει σύντομα.
Επιλογές σύσκεψης
Ορισμένες επιλογές σύσκεψης του Teams ενδέχεται να μην ισχύουν για εξωτερικούς επισκέπτες που έχουν προσκληθεί στη σύσκεψη ή για οποιονδήποτε χρήστη που συμμετέχει στη σύσκεψη μέσω του κουμπιού Συμμετοχή στη συνάντηση ως επισκέπτης στην πρόσκληση σε σύσκεψη. Οι επιλογές σύσκεψης που θα υποστηρίζονται για συμμετοχή επισκέπτη είναι οι εξής:
-
Ποιος μπορεί να παρακάμψει το χώρο αναμονής (Όλοι είναι η μόνη ρύθμιση που επιτρέπει στους εξωτερικούς προσκεκλημένους να παρακάμπτουν το χώρο αναμονής)
-
Επιλογή συν-διοργανωτών
-
Αυτόματη εγγραφή
-
Να επιτρέπεται η συνομιλία σύσκεψης – Απενεργοποιημένο (διαφορετικά, η ρύθμιση είναι μόνο In-Meeting)
Όλες οι άλλες αλλαγές στις επιλογές σύσκεψης δεν θα επηρεάσουν την εμπειρία συμμετοχής επισκέπτη. Για τους χρήστες που συμμετέχουν από τη σύνδεση σύσκεψης του Teams στο τέλος της πρόσκλησης μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μέσω της γρήγορης συμμετοχής στο ημερολόγιο του Teams/Outlook, όλες οι επιλογές σύσκεψης γίνονται σεβαστές.
