Η φόρμουλα για επιτυχημένους ιστότοπους και ευχαριστημένους χρήστες είναι καλά σχεδιασμένη και βιώσιμη προσέγγιση στη διαχείριση ιστότοπων και χρηστών. Ακολουθούν ορισμένες βασικές εργασίες και έννοιες που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για το σχεδιασμό τοποθεσιών και τη διαχείριση χρηστών για την εταιρεία σας.
Πληροφορίες για τις συλλογές τοποθεσιών
Ανεξάρτητα από το εάν είστε νέος χρήστης του SharePoint ή έχετε χρησιμοποιήσει πολλές εκδόσεις, η σύγχρονη εμπειρία του SharePoint παρέχει μεγαλύτερη ευελιξία, ευκολότερη περιήγηση και όλες οι τοποθεσίες είναι φιλικές προς κινητές συσκευές. Συνιστάται να δημιουργείτε συλλογές τοποθεσιών για κάθε φόρτο εργασίας στην εταιρεία σας. Η σύγχρονη εμπειρία του SharePoint διευκολύνει την περιήγηση και τη συντήρηση, επειδή κάθε τοποθεσία είναι πλέον μια συλλογή τοποθεσιών. Μάθετε περισσότερα σχετικά με τη σύγχρονη εμπειρία του SharePoint και τα πλεονεκτήματα της χρήσης των τοποθεσιών της Ενότητας. Συνιστάται να δημιουργήσετε συλλογές τοποθεσιών για κάθε φόρτο εργασίας και, στη συνέχεια, να τις συσχετίσετε όλες σε μια συγκεντρωτική τοποθεσία. Αυτό δίνει μεγαλύτερη ευελιξία και υιοθετεί εύκολα τις μεταβαλλόμενες ανάγκες του οργανισμού σας. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Τι είναι μια συγκεντρωτική τοποθεσία του SharePoint;.
Ο διαχειριστής του SharePoint αναθέτει τη διαχείριση των συλλογών τοποθεσιών σε διαφορετικά άτομα στον οργανισμό σας. Το μοντέλο δικαιωμάτων του SharePoint σάς βοηθά να εκχωρήσετε δικαιώματα σε διαφορετικούς ρόλους, όπως ο διαχειριστής συλλογής τοποθεσιών, ο κάτοχος τοποθεσίας και άλλοι ρόλοι. Ανατρέξτε στο θέμα Διαχείριση διαχειριστών συλλογής τοποθεσιών για να μάθετε πώς μπορείτε να προσθέσετε και να καταργήσετε διαχειριστές συλλογής τοποθεσιών.
Ο διαχειριστής συλλογής τοποθεσιών έχει το επίπεδο δικαιωμάτων " Πλήρης έλεγχος " για τη συλλογή τοποθεσιών. Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να προσθέσετε ή να διαγράψετε τοποθεσίες ή να αλλάξετε τις ρυθμίσεις για οποιαδήποτε τοποθεσία μέσα σε μια συλλογή τοποθεσιών. Επιπλέον, μπορείτε να προβάλετε, να προσθέσετε, να διαγράψετε ή να αλλάξετε όλο το περιεχόμενο σε αυτές τις τοποθεσίες. Ο δευτερεύων διαχειριστής συλλογής τοποθεσιών μπορεί να οριστεί από το διαχειριστή της συλλογής τοποθεσιών. Ως διαχειριστής συλλογής τοποθεσιών, μπορείτε να προσθέσετε έναν άλλο διαχειριστή συλλογής τοποθεσιών ή να αλλάξετε το διαχειριστή συλλογής τοποθεσιών, μέσω της σελίδας "Ρυθμίσεις". Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με αυτήν την εργασία, ανατρέξτε στο θέμα Διαχείριση διαχειριστών συλλογής τοποθεσιών.
Μια παραδοσιακή συλλογή τοποθεσιών είναι μια ομάδα τοποθεσιών του SharePoint που έχουν τον ίδιο κάτοχο και κοινές ρυθμίσεις διαχείρισης, όπως δικαιώματα. Στις δευτερεύουσες τοποθεσίες μεταβιβάζεται η περιήγηση, τα δικαιώματα και η σχεδίαση τοποθεσιών από τη συλλογή τοποθεσιών. Έτσι, κάθε φορά που αλλάζουν τα μέλη της τοποθεσίας και τα έργα σας, πρέπει επίσης να αλλάζουν και οι τοποθεσίες σας,
Επιλογή τοποθεσιών για κάθε φόρτο εργασίας
Είναι σημαντικό να σχεδιάσετε τον τύπο συλλογής τοποθεσιών του SharePoint που χρειάζεστε για τους φόρτους εργασίας σας. Στη συνέχεια, θέλετε να διευκολύνετε τους χρήστες σας στην περιήγηση και την εύρεση αυτού που χρειάζονται. Αυτή η ενότητα παρέχει λεπτομέρειες σχετικά με ορισμένες από τις σύγχρονες διαθέσιμες τοποθεσίες του SharePoint και μιλά επίσης για την περιήγηση σε αυτές τις τοποθεσίες. Ένα εξαιρετικό άρθρο σχετικά με τον προγραμματισμό περιήγησης είναι ο Σχεδιασμός περιήγησης για τη σύγχρονη εμπειρία SharePoint.
Σκεφτείτε μια συγκεντρωτική τοποθεσία του SharePoint ως πλαίσιο ή βάση που σας βοηθά να οργανώσετε διαφορετικές τοποθεσίες ομάδας και επικοινωνίας. Όταν δημιουργείτε συλλογές τοποθεσιών για κάθε φόρτο εργασίας στον οργανισμό σας, μια συγκεντρωτική τοποθεσία συνδέει αυτές τις συλλογές τοποθεσιών με λογικούς τρόπους που διευκολύνουν την εύρεση και τη διαχείριση. Στη συνέχεια, μπορείτε να μετακινείτε και να διαχειρίζεστε συλλογές τοποθεσιών μεταξύ συγκεντρωτικών τοποθεσιών κάθε φορά που αλλάζουν οι φόρτοι εργασίας σας. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Σχεδιασμός συγκεντρωτικών τοποθεσιών του SharePoint.
Μια τοποθεσία ομάδας του SharePoint και οι σελίδες που δημιουργείτε κάτω από αυτή, είναι διαθέσιμες μόνο στους χρήστες που προσκαλείτε, δίνοντάς τους δικαιώματα στην τοποθεσία. Μπορείτε επίσης να συνδέσετε την τοποθεσία ομάδας σε μια ομάδα Microsoft 365. Με μια τοποθεσία ομάδας, η εταιρεία, η ομάδα ή η ομάδα σας μπορούν να συνδεθούν μεταξύ τους και να συνεργαστούν σε έγγραφα και άλλα αρχεία, να δημοσιεύσουν ανακοινώσεις, να προγραμματίσουν συσκέψεις, να διατηρήσουν εργασίες, να παρακολουθούν θέματα ή στοιχεία ενεργειών και να αποθηκεύουν πληροφορίες σε λίστες. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Τι είναι μια τοποθεσία ομάδας του SharePoint;
Μια τοποθεσία επικοινωνίας του SharePoint σάς επιτρέπει να κάνετε κοινή χρήση πληροφοριών όπως ειδήσεις, αναφορές και κατάσταση με άλλα άτομα. Μια τοποθεσία επικοινωνίας έχει συνήθως λίγους συνεισφέροντες αλλά πολλά μέλη.
Διακυβέρνηση
Η διακυβέρνηση είναι το σύνολο των πολιτικών, των ρόλων, των ευθυνών και των διαδικασιών που καθοδηγούν, κατευθύνουν και ελέγχουν τον τρόπο με τον οποίο τα επιχειρηματικά τμήματα και οι τεχνικές ομάδες ενός οργανισμού συνεργάζονται για την επίτευξη των επιχειρηματικών στόχων. Όσον αφορά τη συλλογή τοποθεσιών του SharePoint, ένα σχέδιο διαχείρισης μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως οδηγός για να σας βοηθήσει στο σχεδιασμό των ρόλων, των αρμοδιοτήτων και των πολιτικών που είναι απαραίτητες για την υποστήριξη της συλλογής τοποθεσιών σας. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει, μεταξύ άλλων, τα ακόλουθα ζητήματα:
- Αρχιτεκτονική πληροφοριών, όπως ιστοσελίδες, έγγραφα, λίστες και δεδομένα
- Δραστηριότητες συντήρησης, συμπεριλαμβανομένης της διαχείρισης λογαριασμών χρηστών
- Πολιτικές εμπορικής προσαρμογής και προσαρμογής
- Εκπαίδευση
Είναι σημαντικό να προετοιμάσετε ένα σχέδιο διακυβέρνησης για τον οργανισμό σας. Συμμετέχοντας στην ανάπτυξη ενός σχεδίου διακυβέρνησης, μπορείτε να προσδιορίσετε την ιδιοκτησία τόσο για τις επιχειρηματικές όσο και για τις τεχνικές ομάδες, καθορίζοντας ποιος είναι υπεύθυνος για ποιες περιοχές του συστήματος. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την ανάπτυξη ενός σχεδίου διακυβέρνησης, ανατρέξτε στο θέμα Επισκόπηση: Βέλτιστες πρακτικές για τη διαχείριση του τρόπου χρήσης της τοποθεσίας ομάδας από τα άλλα άτομα.
Διαχείριση χρηστών
Σημείωση
Ίσως χρειαστεί να εργαστείτε με το διαχειριστή του SharePoint για τη διαχείριση χρηστών. Για παράδειγμα, ο διαχειριστής του SharePoint διαχειρίζεται τα προφίλ χρηστών.
Λογαριασμοί χρηστών στο Microsoft 365
Ο καθολικός διαχειριστής προσθέτει νέους χρήστες στο Microsoft 365 χρησιμοποιώντας το Κέντρο διαχείρισης Microsoft 365, το οποίο είναι η πύλη για τη διαχείριση χρηστών και τη ρύθμιση παραμέτρων υπηρεσιών. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Χρήστες και ρόλοι. Όταν προσθέτει έναν νέο χρήστη, ο καθολικός διαχειριστής κάνει τα εξής:
- Καθορίζει εάν ο συγκεκριμένος χρήστης μπορεί επίσης να αποκτήσει πρόσβαση στο κέντρο διαχείρισης
- Ορίζει τη γεωγραφική θέση για το χρήστη
- Επιλέγει τον τύπο της άδειας χρήσης
- Δημιουργεί όνομα χρήστη και κωδικό πρόσβασης για το χρήστη
Χρήστες τοποθεσίας ομάδας
Μπορείτε να προσθέσετε χρήστες στην τοποθεσία της ομάδας σας και να προσαρμόσετε τα δικαιώματα για χρήστες. Μπορείτε να βρείτε τα επίπεδα δικαιωμάτων και την ιδιότητα μέλους ομάδας του SharePoint στην περιοχή "Ρυθμίσεις". Ωστόσο, το Microsoft 365 δημιουργεί τώρα μια ομάδα ασφαλείας που ονομάζεται "Όλοι" εκτός από εξωτερικούς χρήστες και περιέχει όλα τα άτομα στον κατάλογο του Microsoft 365 (εκτός από τα άτομα που βρίσκονται εκτός του οργανισμού σας και προσκαλούνται μέσω της δυνατότητας εξωτερικής κοινής χρήσης). Σε αυτήν την ομάδα ασφαλείας εκχωρείται αυτόματα πρόσβαση ως μέλος στο SharePoint. Αυτό σημαίνει ότι οι χρήστες που προσθέτετε στον κατάλογο του Microsoft 365 μπορούν να επεξεργάζονται τοποθεσίες, λίστες και βιβλιοθήκες από προεπιλογή.
Επίπεδα δικαιωμάτων και ιδιότητα μέλους ομάδας
Τα επίπεδα δικαιωμάτων είναι συλλογές δικαιωμάτων του SharePoint που επιτρέπουν στους χρήστες να εκτελούν ένα σύνολο σχετικών εργασιών. Για παράδειγμα, το επίπεδο δικαιωμάτων "Ανάγνωση" περιλαμβάνει τα δικαιώματα "Προβολή στοιχείων", "Άνοιγμα στοιχείων", "Προβολή σελίδων" και "Προβολή εκδόσεων" (μεταξύ άλλων), τα οποία είναι όλα απαραίτητα για την προβολή σελίδων, εγγράφων και στοιχείων σε μια τοποθεσία του SharePoint. Τα δικαιώματα μπορούν να συμπεριληφθούν σε περισσότερα από ένα επίπεδα δικαιωμάτων. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Σχεδιασμός της στρατηγικής δικαιωμάτων.
Δεν συνιστάται να εκχωρείτε επίπεδα δικαιωμάτων απευθείας σε μεμονωμένους χρήστες, επειδή αυτό μπορεί να κάνει πολύ δύσκολη την παρακολούθηση και τη διαχείριση των ατόμων που έχουν πρόσβαση σε τοποθεσίες. Μερικές φορές είναι απαραίτητο, αλλά πρέπει να περιορίζεται στο ελάχιστο για να αποφευχθεί η πολυπλοκότητα. Αντί για αυτό, εκχωρήστε δικαιώματα σε ομάδες και, στη συνέχεια, αντιστοιχίστε μεμονωμένους χρήστες στις κατάλληλες ομάδες. Μια ομάδα είναι ένα σύνολο χρηστών που ορίζονται σε επίπεδο συλλογής τοποθεσιών για εύκολη διαχείριση των δικαιωμάτων. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στα θέματα Προεπιλεγμένες ομάδες του SharePoint και Προσαρμογή δικαιωμάτων τοποθεσίας. Σε κάθε ομάδα εκχωρείται ένα προεπιλεγμένο επίπεδο δικαιωμάτων. Για παράδειγμα, ορισμένες από τις βασικές προεπιλεγμένες ομάδες του SharePoint περιλαμβάνουν τα ακόλουθα επίπεδα δικαιωμάτων:
| Ομαδοποίηση | Επίπεδο δικαιωμάτων |
|---|---|
| Κάτοχοι | Πλήρης έλεγχος |
| Επισκέπτες | Ανάγνωση |
| Μέλη | Συνεργάτης |
Οποιοσδήποτε διαθέτει δικαίωμα πλήρους ελέγχου μπορεί να δημιουργήσει προσαρμοσμένες ομάδες.
Όταν εκχωρείτε επίπεδα δικαιωμάτων σε ομάδες του SharePoint στο επίπεδο συλλογής τοποθεσιών, από προεπιλογή, όλα τα επίπεδα δικαιωμάτων μεταβιβάζονται σε όλες τις τοποθεσίες και το περιεχόμενο τοποθεσιών. Αυτή η προεπιλεγμένη συμπεριφορά ονομάζεται μεταβίβαση δικαιωμάτων. Μπορείτε να καθορίσετε εάν θέλετε να ορίσετε μοναδικά δικαιώματα κατά τη δημιουργία μιας δευτερεύουσας τοποθεσίας ή να διακόψετε τη μεταβίβαση δικαιωμάτων σε μια τοποθεσία, λίστα ή βιβλιοθήκη ή στοιχείο. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Τι είναι η μεταβίβαση δικαιωμάτων;
Επειδή το επίπεδο δικαιωμάτων ενός χρήστη καθορίζει τι μπορεί να δει και να έχει πρόσβαση μέσα σε μια τοποθεσία, πρέπει να εξετάσετε προσεκτικά τα μέλη της ομάδας του. Για παράδειγμα, ένας χρήστης που είναι υπεύθυνος για τη δημιουργία και την προσαρμογή τοποθεσιών πρέπει να είναι τουλάχιστον μέλος της ομάδας Designer. Από την άλλη πλευρά, ένας χρήστης που χρειάζεται μόνο να διαβάσει και να κατεβάσει περιεχόμενο και μπορεί να χρειάζεται μόνο να είναι μέλος της ομάδας επισκεπτών. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Κατανόηση των επιπέδων δικαιωμάτων στο SharePoint.
Σχεδιασμός για τη χρήση δυνατοτήτων τοποθεσιών και συλλογών τοποθεσιών
Ως διαχειριστής συλλογής τοποθεσιών για εσάς μπορεί να χρειαστεί το SharePoint, να διαχειρίζεστε δυνατότητες σε επίπεδο συλλογής τοποθεσιών και τοποθεσίας. Αυτές οι εργασίες μπορεί να περιλαμβάνουν ενεργοποίηση ή απενεργοποίηση δυνατοτήτων σύμφωνα με το σχέδιο διακυβέρνησής σας. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Ενεργοποίηση ή απενεργοποίηση δυνατοτήτων συλλογής τοποθεσιών. Ανατρέξτε επίσης στο θέμα Διαχείριση του Κάδου Ανακύκλωσης μιας συλλογής τοποθεσιών του SharePoint.