Κάθε πρότυπο που περιλαμβάνεται με Access είναι μια ολοκληρωμένη εφαρμογή παρακολούθησης που περιέχει προκαθορισμένους πίνακες, φόρμες, αναφορές, ερωτήματα, μακροεντολές και σχέσεις. Αυτά τα πρότυπα έχουν σχεδιαστεί ώστε να είναι άμεσα χρήσιμα, ώστε να μπορείτε να δημιουργήσετε μια νέα βάση δεδομένων που βασίζεται σε ένα πρότυπο και να ξεκινήσετε γρήγορα. Ωστόσο, μπορεί να υπάρχουν φορές που θέλετε να τροποποιήσετε τη νέα βάση δεδομένων — για παράδειγμα, για να προσθέσετε ή να μετονομάσετε ένα πεδίο ή να αλλάξετε μια αναφορά.
Αυτό το άρθρο εξηγεί πώς μπορείτε να εκτελέσετε τις πιο συνηθισμένες τροποποιήσεις που μπορεί να θέλετε να εφαρμόσετε σε μια βάση δεδομένων που δημιουργήθηκε από ένα πρότυπο. Ανατρέξτε στις συνδέσεις προς άρθρα για πιο αναλυτικές πληροφορίες σχετικά με συγκεκριμένες περιοχές.
Τι θέλετε να κάνετε;
Μάθετε τις βασικές δυνατότητες των πινάκων και των πεδίων
Όταν δημιουργείτε μια βάση δεδομένων, αποθηκεύετε τα δεδομένα σας σε πίνακες — λίστες γραμμών και στηλών βάσει θέματος. Αποθηκεύετε τα στοιχεία πληροφοριών που θέλετε να παρακολουθείτε σε πεδία (ονομάζονται επίσης στήλες). Για παράδειγμα, σε έναν πίνακα επαφών, μπορείτε να δημιουργήσετε πεδία για το Επώνυμο, το Όνομα, τον Αριθμό τηλεφώνου και τη Διεύθυνση. Για έναν πίνακα "Προϊόντα", μπορείτε να δημιουργήσετε πεδία για το Όνομα προϊόντος, το Αναγνωριστικό προϊόντος και την Τιμή.
Είναι σημαντικό να επιλέγετε τα πεδία προσεκτικά. Για παράδειγμα, είναι συνήθως κακή ιδέα να δημιουργήσετε ένα πεδίο για την αποθήκευση μιας υπολογιζόμενης τιμής. Στις περισσότερες περιπτώσεις, μπορείτε να ρυθμίσετε Access υπολογίσετε την τιμή όταν είναι απαραίτητη. Όταν επιλέγετε πεδία, προσπαθήστε να αποθηκεύσετε πληροφορίες στα μικρότερα χρήσιμα τμήματά τους. Για παράδειγμα, αντί για ένα ονοματεπώνυμο σε ένα μόνο πεδίο, εξετάστε το ενδεχόμενο να αποθηκεύσετε το όνομα και το επώνυμο ξεχωριστά. Γενικά, εάν θέλετε να αναφέρετε, να ταξινομήσετε, να αναζητήσετε ή να εκτελέσετε έναν υπολογισμό σε ένα στοιχείο πληροφοριών, τοποθετήστε το μόνο του σε ένα πεδίο.
Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη σχεδίαση μιας βάσης δεδομένων και την επιλογή πεδίων, ανατρέξτε στο άρθρο Βασικές αρχές σχεδίασης βάσης δεδομένων.
Ένα πεδίο έχει ορισμένα καθοριστικά χαρακτηριστικά. Για παράδειγμα, κάθε πεδίο έχει ένα όνομα που προσδιορίζει μοναδικά το πεδίο μέσα σε έναν πίνακα. Ένα πεδίο έχει επίσης έναν τύπο δεδομένων που επιλέγεται ώστε να ταιριάζει με τις πληροφορίες που θα αποθηκευτούν. Ο τύπος δεδομένων καθορίζει τις τιμές που μπορούν να αποθηκευτούν και τις λειτουργίες που μπορούν να εκτελεστούν σε αυτές τις τιμές, καθώς και πόσο χώρο αποθήκευσης θα αποθηκευτεί για κάθε τιμή. Κάθε πεδίο έχει επίσης μια συσχετισμένη ομάδα ρυθμίσεων που ονομάζεται ιδιότητες και καθορίζουν τα χαρακτηριστικά εμφάνισης ή συμπεριφοράς του πεδίου. Για παράδειγμα, η ιδιότητα Format καθορίζει τη διάταξη εμφάνισης ενός πεδίου , δηλαδή τον τρόπο με τον οποίο θα πρέπει να εμφανίζεται όταν εμφανίζεται.
Εισαγωγή, προσθήκη ή δημιουργία ενός νέου πεδίου σε έναν πίνακα
Μπορείτε εύκολα να προσθέσετε ένα πεδίο σε έναν πίνακα σε προβολή φύλλου δεδομένων. Ωστόσο, μπορείτε επίσης να προσθέσετε ένα πεδίο σε έναν πίνακα σε προβολή σχεδίασης. Στην προβολή φύλλου δεδομένων, μπορείτε να προσθέσετε το πεδίο πληκτρολογώντας ορισμένα δεδομένα στο κελί κάτω από την επικεφαλίδα στήλης Κάντε κλικ για προσθήκη . Μπορείτε επίσης να προσθέσετε ένα πεδίο σε πίνακα σε προβολή σχεδίασης.
Για να μάθετε περισσότερα σχετικά με την προσθήκη ενός πεδίου σε έναν πίνακα στην προβολή φύλλου δεδομένων, ανατρέξτε στο άρθρο Προσθήκη ή διαγραφή στήλης σε φύλλο δεδομένων.
Για να μάθετε περισσότερα σχετικά με την προσθήκη ενός πεδίου σε έναν πίνακα σε προβολή σχεδίασης, ανατρέξτε στο άρθρο Δημιουργία πίνακα και προσθήκη πεδίων.
Σημείωση: Όταν προσθέτετε ένα νέο πεδίο σε έναν πίνακα, το πεδίο δεν προστίθεται αυτόματα στις υπάρχουσες φόρμες και αναφορές σας. Πρέπει να προσθέσετε το πεδίο σε αυτές τις φόρμες και αναφορές με μη αυτόματο τρόπο, για να εμφανίζεται σε αυτές.
Διαγραφή πεδίου από πίνακα
Εάν είναι δυνατόν, θα πρέπει να αποφύγετε τη διαγραφή ενός πεδίου από μια βάση δεδομένων που δημιουργήθηκε από ένα από τα παρεχόμενα πρότυπα — είναι πιθανό ότι το πεδίο χρησιμοποιείται σε άλλα αντικείμενα βάσης δεδομένων, όπως φόρμες και εκθέσεις. Επομένως, η διαγραφή του πεδίου θα έχει συνέπειες όταν επιχειρήσετε να χρησιμοποιήσετε τα άλλα αντικείμενα βάσης δεδομένων που χρησιμοποιούν το πεδίο — τα αντικείμενα βάσης δεδομένων δεν θα λειτουργούν όπως αναμένεται. Θα πρέπει να καταργήσετε τυχόν αναφορές στο πεδίο από όλα τα αντικείμενα που το χρησιμοποιούν για να λειτουργήσουν σωστά αυτά τα άλλα αντικείμενα.
Όταν αποφασίσετε ότι πρέπει να διαγράψετε ένα πεδίο από μια βάση δεδομένων που δημιουργήθηκε από ένα πρότυπο, μπορείτε να το κάνετε είτε σε προβολή φύλλου δεδομένων είτε σε προβολή σχεδίασης. Να θυμάστε ότι εάν άλλα αντικείμενα βάσης δεδομένων αναφέρονται στο διαγραμμένο πεδίο, πρέπει να τροποποιήσετε αυτά τα άλλα αντικείμενα για να καταργήσετε την αναφορά. Για παράδειγμα, εάν μια αναφορά περιλαμβάνει ένα στοιχείο ελέγχου που είναι δεσμευμένο στο διαγραμμένο πεδίο και εκτελέσετε την αναφορά, εμφανίζεται ένα μήνυμα σφάλματος, επειδή η Access δεν μπορεί να βρει τα δεδομένα για το πεδίο.
Όταν διαγράφετε ένα πεδίο, διαγράφετε οριστικά όλες τις πληροφορίες που είναι αποθηκευμένες σε αυτό το πεδίο. Για το λόγο αυτό, θα πρέπει να είστε προσεκτικοί κατά τη διαγραφή πεδίων και θα πρέπει να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο ασφαλείας της βάσης δεδομένων σας πριν διαγράψετε το πεδίο.
Για να μπορέσετε να διαγράψετε ένα πεδίο, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι δεν συμμετέχει σε σχέσεις πινάκων. Εάν προσπαθήσετε να διαγράψετε ένα πεδίο για το οποίο υπάρχουν σχέσεις, η Access σάς προειδοποιεί ότι πρέπει πρώτα να διαγράψετε τις σχέσεις.
Για οδηγίες βήμα προς βήμα σχετικά με τον τρόπο διαγραφής μιας σχέσης πινάκων, ανατρέξτε στο άρθρο Δημιουργία, επεξεργασία ή διαγραφή μιας σχέσης.
Για οδηγίες βήμα προς βήμα σχετικά με τον τρόπο διαγραφής πεδίων από πίνακες, ανατρέξτε στο άρθρο Διαγραφή πεδίου.
Μετονομασία πεδίου ή πίνακα
Εάν είναι δυνατόν, θα πρέπει να αποφύγετε τη μετονομασία ενός πεδίου ή πίνακα σε μια βάση δεδομένων που δημιουργήθηκε από ένα από τα παρεχόμενα πρότυπα — είναι πιθανό ότι το πεδίο ή ο πίνακας χρησιμοποιείται σε άλλα αντικείμενα βάσης δεδομένων, όπως φόρμες και αναφορές. Έτσι, η μετονομασία του πεδίου ή του πίνακα μπορεί να έχει συνέπειες όταν προσπαθείτε να χρησιμοποιήσετε τα άλλα αντικείμενα βάσης δεδομένων που χρησιμοποιούν το πεδίο ή τον πίνακα. Τα άλλα αντικείμενα ενδέχεται να μην λειτουργούν όπως αναμένεται, εάν εξακολουθούν να αναφέρονται στο παλιό όνομα. Για να λειτουργήσουν σωστά τα άλλα αντικείμενα, το παλιό όνομα πρέπει να αλλάξει στο νέο όνομα. Εάν το πλαίσιο ελέγχου Εκτέλεση Αυτόματης Διόρθωσης Ονομάτων είναι επιλεγμένο στην κατηγορία Τρέχουσα βάση δεδομένων του παραθύρου διαλόγου Επιλογές της Access , μεγάλο μέρος αυτής της εργασίας θα γίνει αυτόματα για εσάς.
Μπορεί να θέλετε να αλλάξετε το κείμενο που εμφανίζεται σε μια επικεφαλίδα στήλης στην προβολή φύλλου δεδομένων. Μπορείτε να το κάνετε χωρίς να χρειάζεται να μετονομάσετε το πεδίο. Εάν θέλετε να αλλάξετε μόνο το κείμενο στην επικεφαλίδα στήλης και δεν θέλετε να μετονομάσετε το πεδίο, ανατρέξτε στην ενότητα Αλλαγή του κειμένου που εμφανίζεται σε μια επικεφαλίδα στήλης.
Όταν είναι απαραίτητο, μπορείτε να μετονομάσετε έναν πίνακα στο παράθυρο περιήγησης ή να μετονομάσετε ένα πεδίο σε προβολή φύλλου δεδομένων ή προβολή σχεδίασης. Προτού το κάνετε, θα πρέπει να ενεργοποιήσετε την επιλογή Αυτόματη Διόρθωση Ονομάτων , εάν δεν είναι ήδη ενεργοποιημένη.
Ενεργοποίηση της επιλογής Αυτόματης Διόρθωσης Ονομάτων
Όταν μετονομάζετε ένα αντικείμενο βάσης δεδομένων, όπως ένα πεδίο, έναν πίνακα, μια φόρμα ή μια έκθεση, συνήθως θέλετε να μεταδοθεί η αλλαγή ονόματος σε ολόκληρη τη βάση δεδομένων. Διαφορετικά, τα αντικείμενα που αναφέρονται στο παλιό όνομα δεν θα λειτουργούν όπως αναμένεται. Access παρέχει τη δυνατότητα Αυτόματης Διόρθωσης Ονομάτων, η οποία βοηθά στη μετάδοση των αλλαγών στο όνομα. Από προεπιλογή, η Αυτόματη Διόρθωση Ονομάτων είναι ενεργοποιημένη για όλες τις νέες βάσεις δεδομένων στο Access. Ωστόσο, εάν είναι απενεργοποιημένη, μπορείτε να κάνετε τα εξής για να την ενεργοποιήσετε.
Ενεργοποίηση της επιλογής Αυτόματης Διόρθωσης Ονομάτων
-
Κάντε κλικ στα στοιχεία Αρχείο > Επιλογές.
-
Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές της Access , στο αριστερό τμήμα παραθύρου, κάντε κλικ στην επιλογή Τρέχουσα βάση δεδομένων.
-
Στην περιοχή Επιλογές Αυτόματης Διόρθωσης Ονομάτων, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Παρακολούθηση πληροφοριών Αυτόματης Διόρθωσης Ονομάτων και, στη συνέχεια, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Εκτέλεση Αυτόματης Διόρθωσης Ονομάτων .
-
Εάν θέλετε να διατηρήσετε έναν πίνακα που καταγράφει κάθε αλλαγή που εκτελείται από την Αυτόματη Διόρθωση Ονομάτων, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Αυτόματη Διόρθωση Αλλαγών ονόματος αρχείου καταγραφής.
-
Κάντε κλικ στο κουμπί OK.
-
Για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση στη Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης.
Σημείωση: Η δυνατότητα Αυτόματης Διόρθωσης Ονομάτων δεν είναι η ίδια με τη δυνατότητα Αυτόματης Διόρθωσης. Η δυνατότητα Αυτόματης Διόρθωσης Ονομάτων διορθώνει αναφορές μεταξύ αντικειμένων. Η δυνατότητα Αυτόματης Διόρθωσης διορθώνει συχνά λανθασμένες λέξεις ή φράσεις.
Μετονομασία πεδίου σε προβολή φύλλου δεδομένων
-
Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε διπλό κλικ στον πίνακα στον οποίο θέλετε να μετονομάσετε το πεδίο.
Ο πίνακας ανοίγει σε προβολή φύλλου δεδομένων.
-
Κάντε δεξί κλικ στην επικεφαλίδα στήλης για το πεδίο που θέλετε να μετονομάσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην εντολή Μετονομασία πεδίου από το μενού συντόμευσης.
-
Πληκτρολογήστε το νέο όνομα για το πεδίο και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο ENTER.
Μετονομασία πεδίου σε προβολή σχεδίασης
-
Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξί κλικ στον πίνακα στον οποίο θέλετε να μετονομάσετε το πεδίο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην εντολή Προβολή σχεδίασης στο μενού συντόμευσης.
Ο πίνακας ανοίγει σε προβολή σχεδίασης.
-
Κάντε κλικ στο κελί στη στήλη Όνομα πεδίου για το πεδίο που θέλετε να μετονομάσετε.
Συμβουλή: Για να επιλέξετε ολόκληρο το όνομα πεδίου, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στα αριστερά του πρώτου χαρακτήρα στο όνομα μέχρι ο δείκτης να μετατραπεί σε βέλος και, στη συνέχεια, κάντε κλικ.
-
Επεξεργαστείτε το κείμενο για να μετονομάσετε το πεδίο.
-
Για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση στη Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης.
Μετονομασία πίνακα
Μπορείτε να μετονομάσετε έναν πίνακα και τα περισσότερα άλλα αντικείμενα βάσης δεδομένων απευθείας από το παράθυρο περιήγησης.
-
Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξί κλικ στον πίνακα που θέλετε να μετονομάσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην εντολή Μετονομασία στο μενού συντόμευσης.
Σημείωση: Πρέπει να κλείσετε όλα τα ανοιχτά αντικείμενα που αναφέρονται στον πίνακα για να μπορέσετε να τον μετονομάσετε.
-
Πληκτρολογήστε το νέο όνομα και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο ENTER.
-
Για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση στη Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης.
Αλλαγή του κειμένου που εμφανίζεται σε μια επικεφαλίδα στήλης
Μια λεζάντα είναι ένας τίτλος ή μια επικεφαλίδα που μπορείτε να αντιστοιχίσετε σε ένα πεδίο, ορίζοντας την ιδιότητα Caption του πεδίου. Η λεζάντα είναι ανεξάρτητη από το όνομα του πεδίου — κάθε πεδίο έχει ένα όνομα πεδίου και μπορεί επίσης να έχει μια λεζάντα. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε το όνομα του πεδίου να είναι μία μόνο λέξη χωρίς ενσωματωμένα κενά διαστήματα. Στη συνέχεια, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την ιδιότητα Caption για να δημιουργήσετε ένα πιο περιγραφικό όνομα που περιλαμβάνει κενά διαστήματα. Η Access εμφανίζει τη λεζάντα στη θέση του ονόματος πεδίου στην προβολή φύλλου δεδομένων και σε ετικέτες και επικεφαλίδες σε ερωτήματα, φόρμες και αναφορές.
Εάν δεν παρέχετε κείμενο για την ιδιότητα Caption , το όνομα πεδίου χρησιμοποιείται από προεπιλογή.
Εάν θέλετε να αλλάξετε το όνομα που εμφανίζεται στην επικεφαλίδα για μια στήλη στην προβολή φύλλου δεδομένων, μπορείτε να το κάνετε χωρίς να αλλάξετε το όνομα πεδίου, ορίζοντας την ιδιότητα Caption του πεδίου. Για να αλλάξετε την ιδιότητα Caption ενός πεδίου, κάντε τα εξής:
-
Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξί κλικ στον πίνακα στον οποίο θέλετε να αλλάξετε τη λεζάντα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή σχεδίασης στο μενού συντόμευσης.
Ο πίνακας ανοίγει σε προβολή σχεδίασης.
-
Κάντε κλικ στο κελί στη στήλη Όνομα πεδίου για το πεδίο του οποίου την ιδιότητα Caption θέλετε να ορίσετε.
-
Στην κάτω ενότητα, στην περιοχή Ιδιότητες πεδίου, στην καρτέλα Γενικά , κάντε κλικ στην επιλογή Λεζάντα.
-
Πληκτρολογήστε μια νέα λεζάντα για το πεδίο.
-
Για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση στη Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης.
Την επόμενη φορά που θα ανοίξετε τον πίνακα σε προβολή φύλλου δεδομένων, η λεζάντα αντί για το όνομα του πεδίου θα εμφανιστεί στην επικεφαλίδα στήλης.
Προσθήκη πεδίου σε φόρμα ή έκθεση
Όταν δημιουργείτε μια βάση δεδομένων που βασίζεται σε ένα πρότυπο, η βάση δεδομένων σας θα περιέχει διάφορες ενσωματωμένες, προσχεδιασμένες φόρμες και αναφορές με τις οποίες μπορείτε να εργαστείτε αμέσως. Ωστόσο, μπορεί να διαπιστώσετε ότι θέλετε να προσθέσετε ένα επιπλέον πεδίο σε μια φόρμα ή αναφορά. Όταν προσθέτετε ένα πεδίο σε μια φόρμα ή αναφορά, δημιουργείτε αυτό που ονομάζεται στοιχείο ελέγχου.
Τα στοιχεία ελέγχου είναι αντικείμενα που εμφανίζουν δεδομένα, εκτελούν ενέργειες και σας επιτρέπουν να προβάλετε και να εργαστείτε με πληροφορίες που βελτιώνουν το περιβάλλον εργασίας χρήστη, όπως οι ετικέτες και οι εικόνες. Τα στοιχεία ελέγχου μπορούν να είναι δεσμευμένα, μη δεσμευμένα και υπολογισμένα.
Για μια πλήρη λίστα των τύπων στοιχείων ελέγχου που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε σε φόρμες και εκθέσεις, ανατρέξτε στο άρθρο Εισαγωγή στα στοιχεία ελέγχου.
Προσθήκη πεδίου σε φόρμα ή έκθεση σε προβολή διάταξης
Αφού δημιουργήσετε μια φόρμα ή αναφορά, μπορείτε εύκολα να τελειοποιήσετε τη σχεδίασή της, δουλεύοντας σε προβολή διάταξης. Χρησιμοποιώντας τα πραγματικά δεδομένα σε πραγματικό χρόνο ως οδηγό, μπορείτε να προσαρμόσετε το πλάτος των πεδίων και να αναδιατάξετε τα πεδία. Μπορείτε να τοποθετήσετε νέα πεδία στη φόρμα ή την έκθεση και να ορίσετε τις ιδιότητες για τη φόρμα ή την έκθεση και τα στοιχεία ελέγχου τους.
Για να μεταβείτε στην προβολή διάταξης, στο παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξί κλικ στη φόρμα ή την έκθεση και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή διάταξης στο μενού συντόμευσης. Εναλλακτικά, μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί Προβολή διάταξης στη γραμμή κατάστασης της Access ή μπορείτε να κάνετε δεξί κλικ στην καρτέλα εγγράφου για τη φόρμα ή την έκθεση και, στη συνέχεια, να κάνετε κλικ στην επιλογή Προβολή διάταξης στο μενού συντόμευσης.
Άνοιγμα του φύλλου ιδιοτήτων
-
Στην καρτέλα Σχεδίαση , στην ομάδα Εργαλεία , κάντε κλικ στην επιλογή Φύλλο ιδιοτήτων.
Συντόμευση πληκτρολογίου Πατήστε το πλήκτρο F4.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το τμήμα παραθύρου Λίστα πεδίων για να προσθέσετε πεδία από τον υποκείμενο πίνακα ή ερώτημα στη σχεδίαση. Για να εμφανίσετε το τμήμα παραθύρου Λίστα πεδίων , στην καρτέλα Μορφοποίηση , στην ομάδα Στοιχεία ελέγχου , κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη υπαρχόντων πεδίων. Στη συνέχεια, μπορείτε να σύρετε πεδία απευθείας από το τμήμα παραθύρου Λίστα πεδίων στη σχεδίαση.
Εμφάνιση του παραθύρου "Λίστα πεδίων"
-
Από την καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Εργαλεία, κάντε κλικ στην επιλογή Λίστα πεδίων.
Προσθήκη πεδίου από το παράθυρο "Λίστα πεδίων"
-
Για να προσθέσετε ένα μόνο πεδίο, σύρετε το πεδίο από το τμήμα παραθύρου Λίστα πεδίων στην ενότητα όπου θέλετε να εμφανίζεται στη φόρμα ή την έκθεση.
-
Για να προσθέσετε πολλά πεδία ταυτόχρονα, κρατήστε πατημένο το πλήκτρο CTRL και κάντε κλικ στα πεδία που θέλετε. Σύρετε τα επιλεγμένα πεδία στη φόρμα ή την έκθεση.
Όταν αποθέσετε τα πεδία σε μια ενότητα, η Access δημιουργεί ένα δεσμευμένο στοιχείο ελέγχου πλαισίου κειμένου για κάθε πεδίο και τοποθετεί αυτόματα ένα στοιχείο ελέγχου ετικέτας δίπλα σε κάθε πεδίο.
Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις φόρμες και τις αναφορές, ανατρέξτε στα άρθρα Προσθήκη πεδίου σε φόρμα ή έκθεση, Δημιουργία φόρμας στην Access και Δημιουργία απλής αναφοράς.
Προσθήκη πεδίου που αποθηκεύει έγγραφα, αρχεία ή εικόνες
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε Access για να προσθέσετε ένα πεδίο με τον τύπο δεδομένων "Συνημμένο" για να αποθηκεύσετε ένα ή περισσότερα έγγραφα, αρχεία ή εικόνες. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα πεδίο συνημμένου για να αποθηκεύσετε πολλά αρχεία σε ένα μόνο πεδίο. Μπορείτε ακόμη και να αποθηκεύσετε περισσότερους από έναν τύπους αρχείων σε αυτό το πεδίο. Για παράδειγμα, σε μια βάση δεδομένων υποψηφίων για απασχόληση, μπορείτε να επισυνάψετε ένα ή περισσότερα βιογραφικά σημειώματος, εκτός από μια φωτογραφία, στην εγγραφή για κάθε επαφή.
Προσθήκη πεδίου συνημμένου σε έναν πίνακα
-
Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξί κλικ στον πίνακα στον οποίο θέλετε να προσθέσετε το πεδίο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην εντολή Προβολή σχεδίασης στο μενού συντόμευσης.
Ο πίνακας ανοίγει σε προβολή σχεδίασης.
-
Στη στήλη Όνομα πεδίου , κάντε κλικ στην πρώτη κενή γραμμή και πληκτρολογήστε ένα όνομα για το νέο πεδίο.
-
Κάντε κλικ στο γειτονικό κελί στη στήλη Τύπος δεδομένων και, στη συνέχεια, επιλέξτε Συνημμένο στη λίστα.
-
Για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση στη Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης.
Η Access ενδέχεται να εμφανίσει ένα μήνυμα που αναφέρει ότι δεν μπορείτε να αναιρέσετε τις αλλαγές σας μετά την αποθήκευση του πίνακα. Αυτό σημαίνει ότι δεν μπορείτε να μετατρέψετε το πεδίο σε άλλον τύπο δεδομένων, αλλά μπορείτε να διαγράψετε το πεδίο, εάν πιστεύετε ότι κάνατε κάποιο λάθος.
-
Κάντε κλικ στο κουμπί Ναι για να επιβεβαιώσετε την αλλαγή.
Αφού προσθέσετε το πεδίο Συνημμένο στον πίνακα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το παράθυρο διαλόγου Συνημμένα για να προσθέσετε έγγραφα, αρχεία ή εικόνες σε μια εγγραφή.
Προσθήκη συνημμένου σε πεδίο
-
Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε διπλό κλικ στον πίνακα στον οποίο θέλετε να προσθέσετε το συνημμένο.
Ο πίνακας ανοίγει σε προβολή φύλλου δεδομένων.
-
Στον πίνακα, κάντε διπλό κλικ στο πεδίο συνημμένου.
Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Συνημμένα.
-
Κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη.
Θα εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Επιλογή αρχείου.
-
Χρησιμοποιήστε τη λίστα Διερεύνηση σε για να αναζητήσετε το αρχείο ή τα αρχεία που θέλετε να επισυνάψετε στην εγγραφή, επιλέξτε το αρχείο ή τα αρχεία και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα.
Λάβετε υπόψη ότι μπορείτε να επιλέξετε πολλά αρχεία από οποιονδήποτε υποστηριζόμενο τύπο δεδομένων.
-
Στο παράθυρο διαλόγου Συνημμένα, κάντε κλικ στο κουμπί OK, για να προσθέσετε τα αρχεία στον πίνακά σας.
Η Access προσθέτει τα αρχεία στο πεδίο και αυξάνει ανάλογα τον αριθμό που υποδεικνύει τα συνημμένα.
-
Επαναλάβετε αυτά τα βήματα, εφόσον χρειάζεται, για να προσθέσετε αρχεία στο τρέχον πεδίο ή σε άλλα πεδία στον πίνακά σας.
Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα πεδία συνημμένων, ανατρέξτε στο άρθρο Επισύναψη αρχείων και γραφικών στις εγγραφές της βάσης δεδομένων σας.
Αλλαγή του τρόπου εμφάνισης ενός πεδίου
Μπορείτε να προσαρμόσετε τον τρόπο εμφάνισης ενός πεδίου όταν εμφανίζεται. Για παράδειγμα, μπορείτε να ορίσετε μορφές εμφάνισης για χρήση σε ολόκληρη τη βάση δεδομένων, όπως σε φόρμες και αναφορές ή όταν ένας πίνακας ανοίγει σε προβολή φύλλου δεδομένων. Για να ορίσετε μια μορφή εμφάνισης, ορίζετε την ιδιότητα Μορφή ενός πεδίου. Στη συνέχεια, η ιδιότητα Format του πεδίου μεταβιβάζεται αυτόματα από νέες φόρμες και αναφορές που δημιουργείτε.
Ορισμός της μορφής εμφάνισης σε προβολή φύλλου δεδομένων
-
Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε διπλό κλικ στον πίνακα που περιέχει το πεδίο του οποίου τη μορφή θέλετε να ορίσετε.
Ο πίνακας ανοίγει σε προβολή φύλλου δεδομένων. -
Κάντε κλικ στο πεδίο του οποίου τη μορφή εμφάνισης θέλετε να ορίσετε.
-
Στην καρτέλα Πεδία , στην ομάδα Μορφοποίηση , κάντε κλικ στο βέλος στην αναπτυσσόμενη λίστα δίπλα στην επιλογή Μορφοποίηση και, στη συνέχεια, επιλέξτε μια μορφή.
Το πεδίο εμφανίζεται με τη νέα μορφή εμφάνισης.
Ορισμός της μορφής εμφάνισης σε προβολή σχεδίασης
-
Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξί κλικ στον πίνακα που περιέχει το πεδίο του οποίου τη μορφή εμφάνισης θέλετε να αλλάξετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή σχεδίασης στο μενού συντόμευσης.
Ο πίνακας ανοίγει σε προβολή σχεδίασης.
-
Κάντε κλικ στο πεδίο του οποίου τη μορφή εμφάνισης θέλετε να ορίσετε.
-
Στην περιοχή Ιδιότητες πεδίου, στην καρτέλα Γενικά , κάντε κλικ στο πλαίσιο Μορφοποίηση .
-
Κάντε κλικ στην αναπτυσσόμενη λίστα και επιλέξτε μια μορφή εμφάνισης.
-
Για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση στη Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης.
