Δημιουργία οργανογράμματος στο Visio

Δημιουργία απλού οργανογράμματος

Όταν θέλετε να δημιουργήσετε ένα μικρό οργανόγραμμα με προεπιλεγμένα πεδία πληροφοριών, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Στην καρτέλα " Αρχείο ", τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στην επιλογή " Δημιουργία", κάντε κλικ στην επιλογή "Οργανόγραμμα", επιλέξτε "Μονάδες μετρικού συστήματος " ή " Μονάδες Η.Π.Α." και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Δημιουργία".

2. Επιλέξτε Άκυρο όταν εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου του Οδηγού οργανογράμματος , εάν θέλετε να δημιουργήσετε μόνοι σας ένα απλό οργανόγραμμα με προεπιλεγμένα πεδία πληροφοριών.

3. Οι επιλογές στην καρτέλα "Οργανόγραμμα " εμφανίζουν διάφορους τύπους σχημάτων, τα οποία μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για τα μέλη της εταιρείας σας με βάση τις θέσεις τους.

   Σημείωση

   Για πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο προσθήκης περισσότερων δεδομένων στα σχήματα, ανατρέξτε στο θέμα Προσθήκη δεδομένων σε σχήματα.

4. Για να συνδέσετε αυτόματα τα σχήματα, σύρετε τα σχήματα υφισταμένου επάνω σε σχήματα προϊσταμένου σύμφωνα με την ιεραρχία της εταιρείας σας ή μπορείτε να επιλέξετε να συνδεθείτε με μη αυτόματο τρόπο χρησιμοποιώντας τα σχήματα γραμμών σύνδεσης. Πληκτρολογήστε ένα όνομα και τίτλο για κάθε ένα από αυτά και επίσης προσθέστε μια εικόνα των μελών, εάν θέλετε.

5. Μπορείτε να τακτοποιήσετε τη διάταξη του οργανογράμματος, το διάστημα μεταξύ των σχημάτων, το ύψος και το πλάτος των σχημάτων, χρησιμοποιώντας τις διάφορες εντολές και επιλογές στην καρτέλα "Οργανόγραμμα ".

Αυτόματη δημιουργία οργανογράμματος από νέο πίνακα δεδομένων

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη μέθοδο, αν θέλετε να αλλάξετε ή να προσθέσετε περισσότερες πληροφορίες από τα προεπιλεγμένα πεδία πληροφοριών και δεν έχετε ήδη τα δεδομένα σας σε διαφορετικό αρχείο προγράμματος.

1. Στην καρτέλα " Αρχείο ", τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στην επιλογή Δημιουργία, επιλέξτε "Οργανόγραμμα", επιλέξτε "Μονάδες μετρικού συστήματος" ή " Μονάδες Η.Π.Α ." και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Δημιουργία".

2. Στην πρώτη σελίδα του Οδηγού οργανογράμματος, επιλέξτε Πληροφορίες που εισάγω, χρησιμοποιώντας τον οδηγό και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επόμενο.

3. Επιλέξτε Excel ή Οριοθετημένο κείμενο, πληκτρολογήστε ένα όνομα για το νέο αρχείο και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επόμενο.

   Σημείωση

   Εάν επιλέξετε το Excel, ανοίγει ένα φύλλο εργασίας του Microsoft Office Excel με δείγμα κειμένου. Εάν επιλέξετε Οριοθετημένο κείμενο, ανοίγει μια σελίδα του Σημειωματάριου της Microsoft με δείγμα κειμένου.

4. Όταν ανοίξει το Excel ή το Σημειωματάριο, χρησιμοποιήστε το δείγμα κειμένου ως παράδειγμα του τύπου πληροφοριών που περιλαμβάνονται και πληκτρολογήσετε πληροφορίες για το τι υπάρχει εκεί.

   Σημαντικό

   Μην διαγράψετε τις στήλες ονομάτων και Reports_to , αλλά μπορείτε να αλλάξετε, να διαγράψετε ή να προσθέσετε άλλες στήλες που ίσως χρειαστείτε για το οργανόγραμμά σας.

5. Κλείστε το αρχείο Excel ή Σημειωματάριο μετά την προσθήκη των πληροφοριών σας και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επόμενο για να συνεχίσετε.

6. Για να συμπεριλάβετε εικόνες στο οργανόγραμμά σας, επιλέξτε Να μην συμπεριληφθούν εικόνες στο οργανόγραμμά μου, διαφορετικά επιλέξτε "Εντοπισμός του φακέλου που περιέχει τις εικόνες του οργανισμού σας". Ακολουθήστε τις υπόλοιπες οδηγίες σε αυτήν τη σελίδα και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επόμενο για να συνεχίσετε.

7. Στην τελευταία σελίδα του οδηγού, μπορείτε να καθορίσετε το τμήμα της εταιρείας σας που θα εμφανίζεται σε κάθε σελίδα. Μπορείτε να επιλέξετε "Θέλω να καθορίσω το τμήμα της εταιρείας μου που θα εμφανίζεται σε κάθε σελίδα" ή μπορείτε να αφήσετε τον οδηγό να καθορίσει αυτόματα κάθε σελίδα, επιλέγοντας "Θέλω ο οδηγός να σπάσει αυτόματα το οργανόγραμμά μου στις σελίδες".

8. Εάν θέλετε να τοποθετήσετε υπερ-σύνδεση και να συγχρονίσετε το σχήμα υπαλλήλου σε όλες τις σελίδες, ορίστε τις επιλογές Υπερ-σύνδεση σχήματος υπαλλήλου σε όλες τις σελίδες και Συγχρονισμός σχήματος υπαλλήλου σε όλες τις σελίδες.

9. Αφού κάνετε όλες τις επιλογές σας, επιλέξτε Τέλος.

   Σημείωση

   Ειδική βοήθεια είναι διαθέσιμη για τις περισσότερες σελίδες του οδηγού. Για να αποκτήσετε πρόσβαση στη Βοήθεια, πατήστε το πλήκτρο F1 ή επιλέξτε το κουμπί Βοήθεια .

Αυτόματη δημιουργία οργανογράμματος με χρήση υπάρχουσας προέλευσης δεδομένων

Αυτή η μέθοδος είναι η καλύτερη εάν οι πληροφορίες που θέλετε να συμπεριλάβετε στο οργανόγραμμά σας βρίσκονται ήδη σε ένα έγγραφο, όπως ένα φύλλο εργασίας του Microsoft Office Excel, έναν κατάλογο Microsoft Exchange Server, μια προέλευση δεδομένων συμβατή με ODBC ή ένα αρχείο κειμένου Org Plus.

1. Βεβαιωθείτε ότι ο πίνακας ή το φύλλο εργασίας περιέχει στήλες για τα ονόματα των υπαλλήλων, τα μοναδικά αναγνωριστικά και τα άτομα που αναφέρονται σε ποιον.

   Σημείωση

   Μπορείτε να ονομάσετε τις στήλες όπως θέλετε. Κατά την εκτέλεση του Οδηγού οργανογράμματος, μπορείτε να προσδιορίσετε ποιες στήλες (ή ονόματα πεδίων) περιέχουν το όνομα, το αναγνωριστικό και την αναφορά.

   • Όνομα υπαλλήλου Ο τρόπος εμφάνισης των ονομάτων των υπαλλήλων σε αυτό το πεδίο είναι ο τρόπος που εμφανίζονται στα σχήματα του οργανογράμματος.
   • Μοναδικό αναγνωριστικό Εάν κάθε όνομα δεν είναι μοναδικό, συμπεριλάβετε μια στήλη με ένα μοναδικό αναγνωριστικό, όπως έναν αριθμό αναγνωριστικού υπαλλήλου, για κάθε υπάλληλο.
   • Άτομα στα οποία αναφέρεται ο υπάλληλος Αυτό το πεδίο πρέπει να περιέχει το μοναδικό αναγνωριστικό κάθε προϊστάμενου, αν το συγκεκριμένο αναγνωριστικό είναι ένα όνομα ή ένας αριθμός αναγνωριστικού. Για τον υπάλληλο που βρίσκεται στην κορυφή του οργανογράμματος, αφήστε αυτό το πεδίο κενό.

2. Στην καρτέλα " Αρχείο ", τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στην επιλογή Δημιουργία, επιλέξτε "Οργανόγραμμα", επιλέξτε "Μονάδες μετρικού συστήματος" ή " Μονάδες Η.Π.Α ." και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Δημιουργία".

3. Στην πρώτη σελίδα του οδηγού, επιλέξτε Πληροφορίες που είναι ήδη αποθηκευμένες σε ένα αρχείο ή βάση δεδομένων και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επόμενο για να συνεχίσετε.

4. Επιλέξτε τον τύπο αρχείου όπου είναι αποθηκευμένες οι πληροφορίες του οργανισμού σας, επιλέγοντας " Αναζήτηση" και, στη συνέχεια, μεταβείτε στη θέση αυτού του αρχείου. Επιλέξτε τη γλώσσα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στον Οδηγό γραφημάτων και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επόμενο για να συνεχίσετε.

5. Στην επόμενη σελίδα του οδηγού, επιλέξτε τη στήλη (πεδία) στο αρχείο δεδομένων που περιέχει τις πληροφορίες που καθορίζουν την εταιρεία σας, όπως Όνομα, Προϊστάμενος και Όνομα. Επιλέξτε Next (Επόμενο) για να συνεχίσετε.

6. Στην επόμενη σελίδα του οδηγού, μπορείτε να ορίσετε ποια συγκεκριμένα πεδία θέλετε να εμφανίζονται, χρησιμοποιώντας τα κουμπιά " Προσθήκη " και " Κατάργηση " και τη σειρά εμφάνισης των πεδίων, χρησιμοποιώντας τα κουμπιά επάνω και κάτω . Επιλέξτε Next (Επόμενο) για να συνεχίσετε.

7. Στην επόμενη σελίδα του οδηγού, μπορείτε να επιλέξετε τα πεδία από το αρχείο δεδομένων που θέλετε να προσθέσετε στα σχήματα οργανογράμματος ως πεδία δεδομένων σχήματος. Επιλέξτε Next (Επόμενο) για να συνεχίσετε.

8. Για να συμπεριλάβετε εικόνες στο οργανόγραμμά σας, επιλέξτε Να μην συμπεριληφθούν εικόνες στο οργανόγραμμά μου, διαφορετικά επιλέξτε "Εντοπισμός του φακέλου που περιέχει τις εικόνες του οργανισμού σας". Ακολουθήστε τις υπόλοιπες οδηγίες σε αυτήν τη σελίδα και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επόμενο για να συνεχίσετε.

9. Στην τελευταία σελίδα του οδηγού, μπορείτε να καθορίσετε το τμήμα της εταιρείας σας που θα εμφανίζεται σε κάθε σελίδα. Μπορείτε να επιλέξετε "Θέλω να καθορίσω το τμήμα της εταιρείας μου που θα εμφανίζεται σε κάθε σελίδα" ή μπορείτε να αφήσετε τον οδηγό να καθορίσει αυτόματα κάθε σελίδα, επιλέγοντας "Θέλω ο οδηγός να σπάσει αυτόματα το οργανόγραμμά μου στις σελίδες".

10. Εάν θέλετε να τοποθετήσετε υπερ-σύνδεση και να συγχρονίσετε το σχήμα υπαλλήλου σε όλες τις σελίδες, ορίστε τις επιλογές Υπερ-σύνδεση σχήματος υπαλλήλου σε όλες τις σελίδες και Συγχρονισμός σχήματος υπαλλήλου σε όλες τις σελίδες.

11. Αφού κάνετε όλες τις επιλογές σας, επιλέξτε Τέλος.

    Σημείωση

    Ειδική βοήθεια είναι διαθέσιμη για τις περισσότερες σελίδες του οδηγού. Για να αποκτήσετε πρόσβαση στη Βοήθεια, πατήστε το πλήκτρο F1 ή επιλέξτε το κουμπί Βοήθεια . 

Εμφάνιση ομάδων χρησιμοποιώντας πλαίσιο ομάδας ή διάστικτες γραμμές

Μετά τη δημιουργία ενός οργανογράμματος, μπορείτε να αλλάξετε τη διάταξη των πληροφοριών, ώστε να απεικονίζουν τις σχέσεις εικονικών ομάδων. Μετακινήστε τα σχετικά σχήματα το ένα κοντά στο άλλο και, στη συνέχεια, προσθέστε διάστικτες γραμμές σύνδεσης για να δείξετε τις δευτερεύουσες δομές αναφοράς ή χρησιμοποιήστε το σχήμα Πλαίσιο ομάδας για να επισημάνετε μια εικονική ομάδα. Η αναφορά με τη διάστικτη γραμμή συμπεριφέρεται όπως μια συνηθισμένη γραμμή σύνδεσης. Το πλαίσιο ομάδας είναι βασικά ένα τροποποιημένο ορθογώνιο σχήμα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για την εικονική ομαδοποίηση και ονομασία ομάδων.

Ενημέρωση δημιουργημένων οργανογραμμάτων

Για να εφαρμοστούν οι αλλαγές στη δομή μιας εταιρείας, πρέπει να ενημερώσετε το οργανόγραμμα με μη αυτόματο τρόπο ή να δημιουργήσετε ένα νέο γράφημα. Εάν δημιουργήσετε ένα νέο γράφημα, δεν περιλαμβάνονται στο νέο γράφημα οι προσαρμογές που έγιναν στο προηγούμενο γράφημα. Εάν έχουν προστεθεί θέματα ή φωτογραφίες σε σχήματα, πρέπει να προστεθούν ξανά για να μοιάζουν τα γραφήματα.

Εάν τα σχήματα είναι συνδεδεμένα με δεδομένα, τα δεδομένα ενημερώνονται κανονικά κατά την εκτέλεση της ανανέωσης δεδομένων, αλλά μόνο μέσα στα υπάρχοντα σχήματα. Η ανανέωση των δεδομένων δεν προσθέτει ούτε καταργεί σχήματα.

Δείτε επίσης

Βίντεο: Δημιουργία οργανογράμματος

Αυτόματη δημιουργία οργανογράμματος από δεδομένα υπαλλήλων

Δημιουργία οργανογράμματος χωρίς εξωτερικά δεδομένα

Δημιουργία οργανογράμματος με χρήση του Visio για το Web

Εμφάνιση ή απόκρυψη πληροφοριών σε οργανόγραμμα του Visio

Διάταξη των σχημάτων στο οργανόγραμμα

Πληροφορίες για την κατανομή του οργανογράμματος σε πολλές σελίδες

Εύρεση δείγματος οργανογράμματος Πρότυπα και διαγράμματα του Visio 

Δημιουργήστε διαγράμματα του Visio με οθόνη αφής

Στο Visio για το Web, μπορείτε να σχεδιάσετε ένα οργανόγραμμα με βάση διάφορα στάμπο. Η διαδικασία αυτή περιγράφεται παρακάτω. 

Η άλλη μέθοδος είναι να δημιουργήσετε ένα οργανόγραμμα με βάση δεδομένα του Excel. Αυτή η διαδικασία περιγράφεται σε ένα ξεχωριστό άρθρο, Δημιουργία οργανογράμματος με βάση δεδομένα του Excel χρησιμοποιώντας το Visio για το Web.

Το Visio για το web διαθέτει πέντε στάμπο με σχήματα για τη δημιουργία οργανογραμμάτων:

Σχεδίαση οργανογράμματος

Για να δημιουργήσετε ένα οργανόγραμμα, προσθέστε το στάμπο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στο αρχείο σας.

1. Επιλέξτε "Δημιουργία αρχείου>" και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Οργανόγραμμα":
   
2. Στο παράθυρο "Σχήματα ", στο αριστερό περιθώριο, επιλέξτε ανάμεσα στα πέντε στάμπο οργανογράμματος, ξεκινώντας με το βασικό οργανόγραμμα. (Οι παραπάνω εικόνες απεικονίζουν την εμφάνιση των σχημάτων σε κάθε στάμπο.)
3. Αρχίστε να σύρετε σχήματα στον καμβά.
4. Χρησιμοποιήστε συνδέσεις για να εμφανίσετε την οργανωτική ιεραρχία. 
   
   Για περισσότερες λεπτομέρειες, ανατρέξτε στο θέμα Προσθήκη γραμμών σύνδεσης μεταξύ σχημάτων του Visio.
5. Εάν θέλετε να αλλάξετε το χρώμα ενός σχήματος, κάντε δεξί κλικ σε αυτό και επιλέξτε το (Γέμισμα σχήματος) και, στη συνέχεια, επιλέξτε ένα χρώμα.

Εφαρμογή διάταξης στο οργανόγραμμα που έχετε σχεδιάσει

Μόλις τα σχήματά σας σχεδιαστούν και συνδεθούν, ενεργοποιήστε την επιλογή διάταξης που προτιμάτε. Το Visio παρέχει οκτώ επιλογές διάταξης για την οπτική ιεραρχία του οργανογράμματός σας:

1. Στην καρτέλα "Οργανόγραμμα " στη γραμμή εργαλείων, επιλέξτε "Διατάξεις".
   
2. Επιλέξτε από τις επιλογές συνδυασμών από επάνω προς τα κάτω, από κάτω προς τα επάνω, από αριστερά προς τα δεξιά, από δεξιά προς τα αριστερά, σε παράθεση ή υβριδικούς συνδυασμούς. 

Γρήγορη δημιουργία οργανογραμμάτων

Στο Visio στο Microsoft 365, το Visio Πρόγραμμα 1 και το Visio Πρόγραμμα 2, υπάρχουν δύο μέθοδοι για τη γρήγορη προσθήκη νέων κόμβων. Ο πρώτος κόμβος πρέπει να συρθεί από το παράθυρο "Σχήμα" (στα αριστερά του παραθύρου). Περαιτέρω, οι κόμβοι στους οποίους συνδέεστε αρχικά μπορούν, στη συνέχεια, να προστεθούν με έναν από τους ακόλουθους δύο τρόπους:

Δημιουργήστε νέους κόμβους χρησιμοποιώντας το κουμπί "συν"

Τοποθετήστε τον δείκτη του ποντικιού σε έναν κόμβο στον καμβά μέχρι το Εμφανίζεται το κουμπί "Προσθήκη". Επιλέξτε το κουμπί για να δημιουργήσετε έναν θυγατρικό κόμβο, ο οποίος, στη συνέχεια, συνδέεται αυτόματα με τον επιλεγμένο κόμβο. Μπορείτε επίσης να τοποθετήσετε τον δείκτη του ποντικιού πάνω από το κουμπί συν για να λάβετε περαιτέρω προσαρμοσμένες επιλογές για να προσθέσετε κόμβους που έχουν τη δική τους μοναδική μορφοποίηση.

"κούμπωμα" κόμβου μεταφοράς και απόθεσης

Σύρετε έναν κόμβο από το παράθυρο "Σχήμα" (στην αριστερή πλευρά του παραθύρου) επάνω από έναν άλλο κόμβο στον καμβά. Ο κόμβος που απορρίπτεται συνδέεται αυτόματα στον επιλεγμένο κόμβο ως θυγατρικό του, σε χαμηλότερο επίπεδο ιεραρχίας.

Προσαρμογή οργανογράμματος

Οι χρήστες Visio Πρόγραμμα 1 και Visio Πρόγραμμα 2 μπορούν να προσαρμόσουν περαιτέρω ένα οργανόγραμμα, χρησιμοποιώντας το παράθυρο εργασιών "Μορφοποίηση οργανογράμματος" που εμφανίζεται στη δεξιά πλευρά του καμβά σχεδίασης. Το παράθυρο εργασιών ανοίγει στα δεξιά του καμβά σχεδίασης όταν ξεκινήσετε από οποιοδήποτε από τα διαθέσιμα πρότυπα οργανογράμματος ή όταν έχετε καρφιτσώσει οποιοδήποτε από τα στάμπο οργανογράμματος (π.χ. Βασικό, Μετάλλιο, Ανάπτυξη, Σήμα ή Πίνακας). Μπορείτε να αλλάξετε το στυλ ενός σχήματος, να προσθέσετε φωτογραφίες στα σχήματα και να προσθέσετε περιγραφικά πεδία στα σχήματα. 

Από προεπιλογή, το Όνομα και ο Τίτλος είναι τα ορατά πεδία υπαλλήλων και το σύμβολο κράτησης θέσης εικόνας έχει καταχωρημένα αρχικά όταν προσθέτετε σχήματα στον καμβά για πρώτη φορά. 

Οι προσαρμογές μπορούν να εφαρμοστούν σε ένα επιλεγμένο σύνολο σχημάτων οργανογράμματος ή σε όλα τα σχήματα οργανογράμματος στον καμβά. Εάν δεν έχει επιλεγεί σχήμα στον καμβά, τότε οι αλλαγές που κάνετε εφαρμόζονται σε όλα τα σχήματα του καμβά. Τώρα είναι διαθέσιμες οι παρακάτω προσαρμογές:

1. Αλλαγή του στυλ κόμβου:
   Στο παράθυρο εργασιών Μορφοποίηση οργανογράμματος , στην περιοχή Στυλ κόμβου, επιλέξτε το στυλ που θέλετε για τα σχήματά σας (βασικό τετράγωνο, βασικό κυκλικό, κυκλικό και ούτω καθεξής).
   
2. Ανεβάστε φωτογραφίες:
   Επιλέξτε "Αποστολή φωτογραφιών" για να ανεβάσετε μία ή περισσότερες φωτογραφίες ταυτόχρονα, για κάθε άτομο που εκπροσωπείται στο οργανόγραμμα. Εάν αποστείλετε πολλές εικόνες ταυτόχρονα, τα αρχεία εικόνας θα πρέπει να έχουν ονόματα που ταιριάζουν με αυτά που χρησιμοποιούνται στο οργανόγραμμα. Τα αρχεία πρέπει να είναι αρχεία JPG, JPEG ή PNG με μέγιστο μέγεθος αρχείου 6 MB το καθένα.
3. Προσθήκη πεδίων υπαλλήλων:
   Στην περιοχή Πεδία υπαλλήλων, επιλέξτε ή καταργήστε την επιλογή από τα πλαίσια ελέγχου για να υποδείξετε ποια πεδία θέλετε να εμφανίζονται σε κάθε σχήμα. Κάθε σχήμα μπορεί να έχει μεμονωμένα συγκεκριμένα πεδία υπαλλήλων ορατά. Αφού προσθέσετε, σε κάθε σχήμα, κάντε διπλό κλικ στο όνομα ενός πεδίου για να το επιλέξετε και ξεκινήστε να πληκτρολογείτε την τιμή που θέλετε να εισαγάγετε σε αυτό το πεδίο. (Για παράδειγμα, μπορείτε να κάνετε διπλό κλικ σε μια ετικέτα τμήματος και να πληκτρολογήσετε Human Resources.)

Δείτε επίσης

Προσθήκη γραμμών σύνδεσης μεταξύ σχημάτων του Visio

Δημιουργία οργανογράμματος με βάση δεδομένα του Excel