Este artículo está destinado a personas con deficiencias visuales o cognitivas que usan un programa de lector de pantalla como Narrador de Microsoft, JAWS o NVDA con los productos de Microsoft 365. Este artículo forma parte del conjunto de contenido de soporte técnico de lector de pantalla de Microsoft 365 , donde puede encontrar más información sobre accesibilidad en nuestras aplicaciones. Para obtener ayuda general, visita Soporte técnico de Microsoft casa o Correcciones o soluciones alternativas para problemas recientes de Office.
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Use Excel con el teclado y un lector de pantalla para ordenar y filtrar tablas. Lo hemos probado con Narrador, JAWS y and NVDA, pero podría funcionar con otros lectores de pantalla siempre y cuando sigan las normas y técnicas de accesibilidad comunes. Si ordena los datos, podrá organizar y encontrar fácilmente los datos que quiera para analizarlos rápidamente. Filtrar los datos le permite centrarse en un conjunto de datos específico, lo que es muy útil en hojas de cálculo de gran tamaño.
¿Necesita instrucciones sobre cómo ordenar o filtrar datos en Excel, pero no con un lector de pantalla? Vea Ordenar datos en un rango o tabla o Filtrar datos en un rango o tabla.
Nota
- Las nuevas características de Microsoft 365 se van publicando para los suscriptores de Microsoft 365 de forma gradual, por lo que es posible que tu aplicación aún no las tenga. Para obtener más información sobre cómo obtener nuevas características más rápido, únase al programa Office Insider.
- Para obtener más información sobre los lectores de pantalla, vaya a Cómo funcionan los lectores de pantalla con Microsoft 365.
Contenido
- Métodos abreviados de teclado para ordenar y filtrar
- Información sobre cómo ordenar en Excel
- Ordenar texto en una tabla o rango
- Ordenar números
- Ordenar valores de fecha y hora
- Ordenar por más de una columna
- Sugerencias para solucionar problemas de ordenación
- Filtrar datos en una tabla
- Filtrar datos en un rango
Métodos abreviados de teclado para ordenar y filtrar
En esta tabla se muestran los métodos abreviados de teclado para ordenar y filtrar.
| Para realizar esta acción | Presione |
|---|---|
| Activar y desactivar el menú desplegable Filtro automático en un encabezado de columna | Ctrl+Mayús+L |
| Abrir el menú desplegable Filtro automático desde un encabezado de columna | Alt+flecha abajo |
| Ordenar de menor a mayor o de A a Z | Alt+A, S, A o Alt+Flecha abajo, S |
| Ordenar de mayor a menor o de Z a A | Alt+A, S, D o Alt+Tecla de dirección abajo, O |
| Verá el cuadro de diálogo Ordenar. | Alt+A, S, S o Alt+H, S, U |
| Volver a aplicar una ordenación después de cambiar los datos | Ctrl+Alt+L o Alt+A, Y, 3 |
| Filtrar por color | Alt+Tecla de dirección abajo, I |
| Filtrar por número o texto | Alt+Tecla de dirección abajo, F |
| Abrir el cuadro de diálogo Formato de celdas | Alt+H, O, I |
| Usar la función ESPACIOS | Alt+M, T y, después, desplazarse hasta ESPACIOS con la tecla de flecha abajo |
Información sobre cómo ordenar en Excel
Puede ordenar los datos por texto (de A a Z o de Z a A), números (de menor a mayor o de mayor a menor) y valores de fecha y hora (de más antigua a más reciente o de más reciente a más antigua) en una o más columnas. También puede ordenar por una lista personalizada (como Grande, Mediano y Pequeño) o por formato, incluidos el color de celda, color de fuente o conjunto de iconos. La mayoría de las operaciones de ordenación se realizan en columnas, pero también puede ordenar por filas.
Al ordenar una tabla, Excel guarda los criterios que usó con el libro para que pueda volver a aplicarlos cada vez que abra el libro. Esto es muy importante para ordenaciones de varias columnas o para ordenaciones que se tarda mucho tiempo en crearlas. Sin embargo, esto solo funciona con los datos de una tabla, no se aplica solo a un rango de celdas. Si desea guardar criterios de ordenación para poder volver a aplicar una ordenación periódicamente al abrir un libro, es una buena idea usar una tabla.
Nota
Una vez que haya ordenado los datos, no podrá restaurar el orden original. Si no ha guardado el archivo después de la ordenación, puede usar deshacer (Ctrl+Z) para volver atrás. Si va a realizar ordenaciones y siempre quiere restaurar el orden original, agregue una columna y rellénala con una serie (1,2,3, etc.) como índice antes de empezar. Cuando desee restaurar el orden original, ordene la columna de índice.
Ordenar texto en una tabla o rango
Ordenar texto en una tabla
- Vaya a la fila de encabezado de la tabla con las teclas de dirección. Cuando se encuentre en la fila de encabezado, escuchará "Elemento de encabezado" después de la ubicación de la celda.
- Presione la tecla de dirección derecha o izquierda para desplazarse hasta el encabezado de columna de los datos que quiera ordenar.
- Presione Alt+Tecla de dirección abajo para abrir el menú de filtro y, después, presione la tecla Tab varias veces hasta que oiga lo siguiente: "Menú, Ordenar de la A a la Z, elemento de menú desactivado".
- Las opciones que se muestran dependen del tipo de datos de la columna. Por ejemplo, puede ordenar datos numéricos de menor a mayor o de mayor a menor. Puede ordenar datos alfanuméricos de A a Z o de Z a A. También puede ordenar por color.
- Use la tecla de flecha abajo para examinar las opciones y, después, presione Entrar para seleccionar una opción. Escuchará "Ordenado", seguido de la opción seleccionada.
Ordenar texto en un rango
Use las teclas de dirección para ir a una columna de datos alfanuméricos en un rango de celdas o a una columna de tabla que contiene datos alfanuméricos.
Presione Alt+A. Se abrirá la pestaña Datos y, con Narrador, oirá lo siguiente: "Pestañas de la cinta de opciones, Seleccionado, elemento de pestaña Datos". Con JAWS, oirá lo siguiente: "Cinta superior, Cuadro de grupo, pestaña Datos". Con NVDA, oirá lo siguiente: "Control de pestaña de pestañas de la cinta expandido, pestaña Datos seleccionada".
Siga uno de estos procedimientos:
- Para ordenar en orden alfanumérico ascendente (ordenar de la A a la Z), presione S y después A.
- Para ordenar en orden alfanumérico descendente (ordenar de Z a A), presione S y después D.
Hacer que una ordenación distinga mayúsculas de minúsculas
- Use las teclas de dirección para ir a una columna de datos alfanuméricos en un rango de celdas o a una columna de tabla que contiene datos alfanuméricos.
- Presione Alt+H, S, U. Se abrirá el cuadro de diálogo Ordenar y, con Narrador, oirá lo siguiente: "Ventana Ordenar, botón Aceptar". Con JAWS, oirá lo siguiente: "Cuadro de diálogo Ordenar, botón Aceptar". Con NVDA, oirá lo siguiente: "Cuadro de diálogo Ordenar, ventana Ordenar".
- Presione Alt+O para abrir el cuadro de diálogo Opciones de ordenación . Con Narrador, oirá lo siguiente: "Opciones de ordenación. Desactivada, casilla Distinguir mayúsculas de minúsculas". Con JAWS, oirá lo siguiente: "Cuadro de diálogo Opciones de ordenación, casilla Distinguir mayúsculas de minúsculas, no activada". Con NVDA, oirá lo siguiente: "Orientación del cuadro de diálogo Opciones de ordenación, casilla Distinguir mayúsculas de minúsculas, no activada".
- Presione la barra espaciadora para seleccionar la casilla Distinguir mayúsculas de minúsculas .
- Presione Entrar. Se cerrará el cuadro de diálogo Opciones de ordenación y, con Narrador, oirá lo siguiente: "Ordenar, botón Opciones". Con JAWS, oirá lo siguiente: "Cuadro de diálogo Ordenar". Con NVDA, oirá lo siguiente: "Cuadro de diálogo Ordenar, ventana Ordenar".
- Para cerrar el cuadro de diálogo Ordenar y aplicar los cambios, presione la tecla Tab hasta que oiga "Botón Aceptar" y, después, presione Entrar.
- Ordene el texto como se explica en Ordenar texto en un rango.
Recomendación
Si la columna que ordena contiene una combinación de números y texto, es posible que tenga que aplicar formato de texto a todas las celdas de la columna. En caso contrario, Excel primero ordenará los números como números y, después, ordenará el texto. Para aplicar formato a los datos, presione Ctrl+Barra espaciadora para seleccionar todos los datos de la columna y, después, presione Alt+H, F, N. Presione la tecla de dirección izquierda hasta que oiga "Seleccionado, elemento de pestaña Número", presione la tecla Tab una vez y, después, presione la tecla flecha abajo hasta que oiga lo siguiente: "Texto". Presione la tecla TAB una vez para desplazarse hasta el botón Aceptar y presione Entrar.
Recomendación
Al importar o copiar datos desde una ubicación distinta, es posible que contengan espacios iniciales insertados antes de los datos. Por ejemplo, el nombre "Sue Lidman" podría escribirse como "(espacio)(espacio)Sue Lidman". Si usa un lector de pantalla, es posible que no conozca los espacios, ya que JAWS no lee los espacios vacíos de las celdas. Para ayudarle a encontrarlos, Excel coloca las celdas con espacios iniciales en la parte superior de una columna ordenada.
Ordenar números
Use las teclas de dirección para ir a una columna de datos numéricos en un rango de celdas o a una columna de tabla que contenga datos numéricos.
Presione Alt+A. Se abrirá la pestaña Datos y, con Narrador, oirá lo siguiente: "Pestaña de la cinta de opciones, seleccionado, elemento de pestaña Datos". Con JAWS, oirá lo siguiente: "Cinta superior, Cuadro de grupo, pestaña Datos". Con NVDA, oirá lo siguiente: "Control de pestaña de pestañas de la cinta expandido, pestaña Datos seleccionada".
Siga uno de estos procedimientos:
- Para ordenar de menor a mayor, presione S y luego A.
- Para ordenar de mayor a menor, presione S y, después, D.
Comprobar que los números están almacenados como números
- Use las teclas de dirección para ir a una columna de datos numéricos en un rango de celdas o a una columna de tabla que contenga datos numéricos y, después, presione Ctrl+Barra espaciadora para seleccionar todos los datos de la columna.
- Presione Alt+H, F, N. Se abrirá el cuadro de diálogo Formato de celdas y oirá lo siguiente: "Formato de celdas".
- Para desplazarse hasta la pestaña Número , use la tecla de flecha izquierda (o presione Ctrl+Tab). Con Narrador, oirá lo siguiente: "Elemento de pestaña Número". Con JAWS, oirá lo siguiente: "Pestaña Número". Con NVDA, oirá lo siguiente: "Pestaña Número, seleccionada".
- Presione la tecla TAB. Se abrirá la lista Categoría y escuchará la categoría seleccionada actualmente, como "General" o "Fecha".
- Presione la tecla de dirección arriba o abajo hasta que escuche lo siguiente: "Número".
- Presione la tecla Tab hasta que oiga "Posiciones decimales", seguido del número de posiciones decimales usadas actualmente. Si desea cambiar este valor, escriba el nuevo número de posiciones decimales. Para quitar los decimales por completo, escriba 0.
- Para cerrar el cuadro de diálogo Formato de celdas y aplicar los cambios, presione la tecla Tab hasta que oiga "Botón Aceptar" y presione Entrar.
Ordenar valores de fecha y hora
Use las teclas de dirección para ir a una columna de fechas u horas de un rango de celdas o a una columna de tabla que contenga fechas u horas.
Presione Alt+A. Se abrirá la pestaña Datos y, con Narrador, oirá lo siguiente: "Pestañas de la cinta de opciones, Seleccionado, pestaña Datos". Con JAWS, oirá lo siguiente: "Cinta superior, Cuadro de grupo, pestaña Datos". Con NVDA, oirá lo siguiente: "Control de pestaña de pestañas de la cinta expandido, pestaña Datos seleccionada".
Siga uno de estos procedimientos:
- Para ordenar de la más antigua a la más reciente, presione S y luego A.
- Para ordenar de la más reciente a la más antigua, presione S y luego D.
- Para volver a aplicar una ordenación después de cambiar los datos, seleccione una celda del rango o tabla y, después, presione Ctrl+Alt+L.
Ordenar por más de una columna
Es posible que desee ordenar por más de una columna o fila cuando tenga datos que desee agrupar por el mismo valor en una columna o fila y, después, ordenar otra columna o fila dentro de ese grupo de valores iguales. Por ejemplo, si tiene una columna Departamento y otra Empleado, puede querer ordenar primero por departamento (para agrupar todos los empleados del mismo departamento),y a continuación, ordenar por nombre de empleado (para poner los nombres en orden alfabético dentro de cada departamento). Puede ordenar por un máximo de 64 columnas.
Nota
Para obtener resultados óptimos, el rango de celdas que se ordene debe tener encabezados de columna. Para ordenar por filas, asegúrese de que la casilla Mi tabla tiene encabezados está desactivada en el cuadro de diálogo Ordenar . Presione Alt+H, S para abrir el cuadro de diálogo Ordenar y presione la tecla Tab hasta que oiga "Activada, la casilla Mis datos tienen encabezados" o "Desactivada, mis datos tienen encabezados, casilla". Si necesita desactivar la casilla, presione la barra espaciadora, presione la tecla Tab hasta que oiga "Aceptar, botón" y presione Entrar para aplicar el cambio.
Use las teclas de dirección para ir a un rango de celdas con dos o más columnas de datos o a una tabla con dos o más columnas.
Presione Alt+A, S, S. Se abrirá el cuadro de diálogo Ordenar y, con Narrador, oirá lo siguiente: "Ordenar, botón Aceptar". Con JAWS, oirá lo siguiente: "Cuadro de diálogo Ordenar, botón Aceptar". Con NVDA, oirá lo siguiente: "Cuadro de diálogo Ordenar, ventana Ordenar".
Presione la tecla TAB hasta que encuentre el cuadro combinado Columna: Ordenar por . Oirá lo siguiente: "Ordenar por", seguido del nombre de la columna y, después, "cuadro combinado editable". Use las teclas de dirección arriba y abajo para seleccionar la primera columna que quiere ordenar.
Presione la tecla TAB hasta que encuentre el cuadro combinado Ordenar según . Oirá lo siguiente: "Ordenar según, Valores de celda, cuadro combinado editable". Si no oye "Valores de celda", presione las teclas flecha arriba y flecha abajo hasta que lo haga.
Para seleccionar cómo quiere ordenar los valores de la celda, presione la tecla TAB hasta que encuentre el cuadro combinado Ordenar . Oirá lo siguiente: "Pedido", seguido de la opción seleccionada actualmente y, después, "cuadro combinado editable". Use las teclas de flecha arriba y abajo para seleccionar de la A a la Z, de la Z a la A, de menor a mayor o de mayor a menor.
Para agregar otra columna por la que ordenar, use la tecla TAB para desplazarse hasta el botón Agregar nivel , presione Entrar y, después, repita los pasos del tres al cinco.
Nota
El cuadro combinado Ordenar por se denomina Entonces por para las columnas adicionales.
Para volver a aplicar una ordenación de columna después de cambiar los datos, seleccione una celda del rango o tabla y, después, presione Ctrl+Alt+L.
Nota
Ctrl+Alt+L no vuelve a aplicar una ordenación de fila.
Sugerencias para solucionar problemas de ordenación
Si obtiene resultados inesperados al ordenar los datos, siga este procedimiento:
- Compruebe si los valores devueltos por una fórmula han cambiado. Si los datos que ordenó contienen una o varias fórmulas, los valores devueltos por las fórmulas pueden cambiar si se vuelve a calcular la hoja de cálculo. En este caso, vuelva a aplicar la ordenación para actualizar los resultados.
- Muestre filas y columnas antes de ordenar. Las columnas ocultas no se mueven al ordenar las columnas y las filas ocultas no se mueven al ordenar las filas. Antes de ordenar los datos, se recomienda mostrar las columnas y filas ocultas.
- Compruebe la configuración regional. Los criterios de ordenación varían según la configuración regional. Asegúrese de que tiene la configuración regional correcta en Configuración regional o en Configuración regional y de idioma en Panel de control en el equipo.
- Active o desactive la fila de encabezados. Normalmente, se recomienda tener una fila de encabezado al ordenar una columna para que le resulte más fácil comprender el significado de los datos. De forma predeterminada, el valor en el encabezado no está incluido en la operación de ordenación. En ocasiones, es posible que tenga que activar o desactivar el título para que el valor del encabezado se incluya o no en la operación de ordenación.
- Para excluir la primera fila de datos de la ordenación porque es un encabezado de columna, presione Alt+H, S, U. En el cuadro de diálogo Orden personalizado , seleccione la casilla Mis datos tienen encabezados .
- Para incluir la primera fila de datos en la ordenación porque no es un encabezado de columna, presione Alt+H, S, U. En el cuadro de diálogo Orden personalizado , desactive la casilla Mis datos tienen encabezados .
Filtrar datos en una tabla
Cuando coloca los datos en una tabla, Excel agrega automáticamente un menú desplegable Filtro automático a cada encabezado de columna. Puede abrir este menú para filtrar rápidamente. Para quitar el menú desplegable Filtro automático de un encabezado de columna, seleccione el encabezado y presione Ctrl+Mayús+L.
- En el encabezado de tabla de la columna que desea filtrar, presione Alt+Tecla de dirección abajo. Se abrirá el menú desplegable Filtro automático y, con Narrador, oirá lo siguiente: "Menú". Con JAWS, oirá lo siguiente: "Menú contextual". Con NVDA, oirá lo siguiente: "Desconocido".
- En el menú Filtro automático, si la columna tiene números, use la tecla de flecha abajo para desplazarse hasta Filtros de número y presione Entrar. Si la columna tiene entradas de texto, use la tecla de flecha abajo para desplazarse hasta Filtros de texto y presione Entrar. Se abrirá el submenú y oirá lo siguiente: "Es igual a".
- Para ir a la opción de filtrado que prefiera, use las teclas de dirección y presione Entrar. Se abrirá el cuadro de diálogo Filtro automático personalizado y oirá lo siguiente: "Autofiltro personalizado".
- Escriba o seleccione las condiciones de filtrado.
Por ejemplo, para mostrar números por encima de una cantidad determinada, seleccione Mayor o igual que y, a continuación, escriba el número que tenga en mente en el siguiente cuadro combinado.
Para filtrar por dos condiciones, escriba las condiciones de filtrado en ambos conjuntos de cuadros combinados de edición. Para que ambas condiciones sean verdaderas, presione Mayús+A para seleccionar la condición Y . Para que cualquiera de las condiciones sea verdadera, presione Mayús+O para seleccionar la condición O . - Para cerrar el cuadro de diálogo, presione la tecla Tab hasta que oiga "Botón Aceptar" y, después, presione Entrar.
Filtrar datos en un rango
- Seleccione las celdas que quiera filtrar. Vaya a la celda que desea que sea la celda superior izquierda de la selección, mantenga presionada la tecla Mayús y use las teclas de dirección derecha y abajo para expandir el rango de celdas seleccionado.
- Presione Ctrl+Mayús+L. Excel agrega un menú desplegable Filtro automático a la primera celda de cada columna del rango.
- En el encabezado de tabla de la columna que desea filtrar, presione Alt+Tecla de dirección abajo. Se abrirá el menú desplegable Filtro automático y, con Narrador, oirá lo siguiente: "Menú". Con JAWS, oirá lo siguiente: "Menú contextual". Con NVDA, oirá lo siguiente: "Desconocido".
- Use las teclas de dirección y la tecla TAB para desplazarse hasta las opciones de filtrado que prefiera. Use la barra espaciadora para activar o desactivar una casilla de valor de filtro.
- Cuando haya realizado las selecciones, presione Entrar para aplicar el filtro.
Para borrar el filtro y quitar los menús desplegables Filtro automático, seleccione cualquier celda del rango y presione Ctrl+Mayús+L.
Vea también
Usar un lector de pantalla para agregar un título a una tabla en Excel
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Métodos abreviados de teclado de Excel
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