Actualizar una conexión de datos externa en Excel

Más información sobre cómo actualizar datos en la aplicación Excel

Actualizar resumen de claves y comandos

En la tabla siguiente se resumen las acciones de actualización, las teclas de método abreviado y los comandos.

Para	Presionar	O bien
Actualizar los datos seleccionados en la hoja de cálculo	Alt + F5	Seleccionar datos> La flecha desplegable situada junto a Actualizar todo>Actualizar
Actualizar los datos en el libro	Ctrl + Alt + F5	Seleccionar datos>Actualizar todo
Comprobar el estado de actualización		Haga doble clic en el mensaje y recupere datos en la barra de estado.
Detener una actualización	Esc
Detener una actualización en segundo plano		Haga doble clic en el mensaje en la barra de estado. Y, después, seleccione Detener actualización en el cuadro de diálogo Estado de actualización de datos externos .

Acerca de la actualización de datos y la seguridad

Los datos de un libro se pueden almacenar directamente en el libro o en un origen de datos externo, como un archivo de texto, una base de datos o la nube. La primera vez que se importan datos externos, Excel crea información de conexión, que a veces se guarda en un archivo de conexión de datos de Office (ODC), que describe cómo buscar, iniciar sesión, consultar y obtener acceso al origen de datos externo.

Cuando esté conectado a un origen de datos externo, puede realizar una operación de actualización para recuperar los datos actualizados. Cada vez que actualice los datos, verá la versión más reciente, incluidos los cambios realizados en los datos desde que se actualizaron por última vez.

Más información sobre la actualización de datos

Más información sobre problemas de seguridad

Cuando se conecta a un origen de datos externo e intenta actualizar los datos, es importante que tenga en cuenta los posibles problemas de seguridad y sepa qué puede hacer al respecto.

Conexiones de confianza : es posible que los datos externos estén deshabilitados actualmente en el equipo. Para actualizar los datos al abrir un libro, debe habilitar las conexiones de datos mediante la barra del Centro de confianza o colocar el libro en una ubicación de confianza. Para obtener más información, consulte estos artículos:

• Agregar, quitar o modificar una ubicación de confianza para sus archivos
• Documentos confiables
• Agregar, quitar o ver un editor de confianza
• Ver mis opciones y mi configuración en el Centro de confianza

Archivo ODC : un archivo de conexión de datos (.odc) a menudo contiene una o más consultas que se usan para actualizar datos externos. Al reemplazar este archivo, un usuario con malas intenciones puede diseñar una consulta para acceder a información confidencial y distribuirla a otros usuarios o realizar otras acciones perjudiciales. Por lo tanto, es importante asegurarse de que el archivo de conexión fue creado por una persona de confianza y que el archivo de conexión es seguro y proviene de una biblioteca de conexión de datos (DCL) de confianza.

Credenciales : el acceso a un origen de datos externo generalmente requiere credenciales (como un nombre de usuario y una contraseña) que se usan para autenticar al usuario. Asegúrese de que se le proporcionan estas credenciales de manera segura y de que no las revela accidentalmente a otras personas. Si el origen de datos externo requiere una contraseña para obtener acceso a los datos, puede requerir que la contraseña se escriba cada vez que se actualice el intervalo de datos externo.

Uso compartido - ¿Va a compartir este libro con otras personas que quieran actualizar los datos? Ayude a sus compañeros a evitar errores de actualización de datos recordándoles que soliciten permisos para los orígenes de datos que proporcionan los datos.

Para obtener más información, vea Administrar permisos y configuración del origen de datos.

Establecer las opciones de actualización al abrir o cerrar un libro

Puede actualizar un rango de datos externos de forma automática cuando abre el libro. También puede guardar el libro sin guardar los datos externos para reducir el tamaño del archivo.

1. Seleccione una celda en el rango de datos externos.
2. Seleccione Consultas de datos>& pestaña Conexiones>conexiones , haga clic con el botón derecho en una consulta de la lista y, a continuación, seleccione Propiedades.
3. En el cuadro de diálogo Propiedades de conexión , en la pestaña Uso , en Control de actualización, active la casilla Actualizar datos al abrir el archivo .
4. Si desea guardar el libro con la definición de consulta pero sin los datos externos, active la casilla Quitar datos del rango de datos externo antes de guardar el libro.

Actualizar automáticamente los datos a intervalos periódicos

1. Seleccione una celda en el rango de datos externos.
2. Seleccione Consultas de datos>& pestaña Conexiones>conexiones , haga clic con el botón derecho en una consulta de la lista y, a continuación, seleccione Propiedades.
3. Haga clic en la pestaña Uso.
4. Active la casilla Actualizar cada y, a continuación, especifique el número de minutos entre actualizaciones.

Ejecutar una consulta en segundo plano o mientras se espera

Si el libro está conectado a un origen de datos de gran tamaño, actualizarlo podría llevar algo más de tiempo del previsto. Considere la posibilidad de ejecutar una actualización en segundo plano. De este modo, podrá retomar el control de Excel en lugar de esperar varios minutos o más hasta que finalice la actualización.

1. Seleccione una celda en el rango de datos externos.

2. Seleccione Consultas de datos>& pestaña Conexiones>conexiones , haga clic con el botón derecho en una consulta de la lista y, a continuación, seleccione Propiedades.

3. Seleccione la pestaña Uso .

4. Active la casilla Habilitar actualización en segundo plano para ejecutar la consulta en segundo plano. Desactive esta casilla para ejecutar la consulta mientras espera.

   Recomendación

   Mientras graba una macro que incluye una consulta, Excel no ejecuta la consulta en segundo plano. Para cambiar la macro grabada de modo que la consulta se ejecute en segundo plano, edite la macro en el Editor de Visual Basic. Cambie el modo de actualización del objeto QueryTable de BackgroundQuery := False a BackgroundQuery := True.

Requerir una contraseña para actualizar un rango de datos externos

Las contraseñas almacenadas no están cifradas, por eso no se recomienda su uso. Si el origen de datos necesita una contraseña para conectarse a él, puede requerir que los usuarios escriban la contraseña para poder actualizar el rango de datos externo. El siguiente procedimiento no se aplica a los datos recuperados de un archivo de texto (.txt) o de una consulta web (.iqy).

Es fundamental que recuerde la contraseña. Si la olvida, Microsoft no podrá recuperarla. Guarde las contraseñas que anote en un lugar seguro, lejos de la información que ayudan a proteger.

1. Seleccione una celda en el rango de datos externos.
2. Seleccione Consultas de datos>& pestaña Conexiones>conexiones , haga clic con el botón derecho en una consulta de la lista y, a continuación, seleccione Propiedades.
3. Seleccione la pestaña Definición y desactive la casilla Guardar contraseña .

Ayuda detallada para actualizar datos

Actualizar datos en Power Query

Cuando se dan forma a los datos en Power Query, normalmente los cambios se cargan en una hoja de cálculo o modelo de datos. Es importante comprender la diferencia a la hora de actualizar datos y cómo se actualizan.

La mayoría de las consultas se basan en recursos de datos externos de un tipo u otro. Sin embargo, hay una diferencia clave entre Excel y Power Query. Power Query almacena en caché los datos externos localmente para ayudar a mejorar el rendimiento. Además, Power Query no actualiza automáticamente la memoria caché local para evitar incurrir en costos para los orígenes de datos en Azure.

Actualizar una consulta en el Editor de Power Query

Al actualizar una consulta desde el Editor de Power Query, no solo incorpora datos actualizados del origen de datos externo, sino que también actualiza la memoria caché local. Pero esta operación de actualización no actualiza la consulta en la hoja de cálculo ni en el modelo de datos.

1. En el Editor de Power Query, seleccione Inicio
2. Seleccione Actualizar versión preliminar>, Actualizar versión preliminar (la consulta actual en Vista previa de datos) o Actualizar todo (todas las consultas abiertas desde el panel Consultas).
3. En la parte inferior del Editor de Power Query, a la derecha, aparece un mensaje "Vista previa descargada a <las hh:mm> AM/PM". Este mensaje aparece en la primera importación y después de cada operación de actualización subsiguiente en el Editor de Power Query.

Actualizar una consulta en una hoja de cálculo

1. En Excel, seleccione una celda en una consulta de una hoja de cálculo.
2. Seleccione la pestaña Consulta en la cinta de opciones y, a continuación, seleccione Actualizar > Actualizar.
3. La hoja de cálculo y la consulta se actualizan desde el origen de datos externo y la caché de Power Query.

Actualizar datos en una tabla dinámica

En cualquier momento, puede seleccionar Actualizar para actualizar los datos de las tablas dinámicas del libro. Puede actualizar los datos de las tablas dinámicas conectadas a datos externos, como una base de datos (de SQL Server, Oracle, Access u otra), un cubo de Analysis Services, una fuente de distribución de datos, así como datos de una tabla de origen del mismo libro o de uno diferente. Las tablas dinámicas se pueden actualizar manual o automáticamente al abrir el libro.

Actualizar manualmente

1. Haga clic en cualquier lugar de la tabla dinámica para mostrar la pestaña Analizar de tabla dinámica en la cinta de opciones.

   Nota

   Para actualizar una tabla dinámica en Excel para la Web, haga clic con el botón derecho en cualquier lugar de la tabla dinámica y, después, seleccione Actualizar.

2. Selecciona Actualizar o Actualizar todo.
   

3. Para comprobar el estado de actualización si la actualización tarda más tiempo del esperado, selecciona la flecha situada en Actualizar>Estado de actualización.

4. Para detener la actualización, seleccione Cancelar actualización o presione Esc.

Impedir el ajuste de los anchos de columna y el formato de celda

Si los anchos de columna y el formato de celda de los datos se ajustan al actualizar los datos de la tabla dinámica y no desea que esto suceda, asegúrese de que las siguientes opciones estén activadas:

1. Haga clic en cualquier lugar de la tabla dinámica para mostrar la pestaña Analizar de tabla dinámica en la cinta de opciones.
2. Seleccione la pestaña >Análisis de tabla dinámica en el grupo Tabla dinámica, seleccione Opciones.
   
3. En la pestaña >Diseño & formato, seleccione las casillas de verificación para Autoajustar anchos de columna en la actualización y Conservar formato de celda en la actualización.

Actualizar automáticamente los datos al abrir el libro

1. Haga clic en cualquier lugar de la tabla dinámica para mostrar la pestaña Analizar de tabla dinámica en la cinta de opciones.
2. Seleccione la pestaña >Análisis de tabla dinámica en el grupo Tabla dinámica, seleccione Opciones.
   
3. En la pestaña Datos , seleccione Actualizar datos al abrir el archivo.

Actualizar datos en un archivo de cubo sin conexión

La actualización de un archivo de cubo sin conexión, que vuelve a crear el archivo utilizando los datos más recientes del cubo del servidor, puede llevar mucho tiempo y requerir una gran cantidad de espacio temporal en disco. Comience el proceso cuando no necesite acceso inmediato a otros archivos en Excel y asegúrese de tener suficiente espacio en disco para guardar el archivo nuevamente.

1. Seleccione la tabla dinámica conectada al archivo de cubo sin conexión.
2. En la pestaña Datos , en el grupo Consultas & conexiones , haga clic en la flecha situada bajo Actualizar todo y luego en Actualizar.

Para obtener más información, consulte Trabajar con archivos de cubo sin conexión.

Actualizar los datos en un archivo XML importado

1. En la hoja de cálculo, haga clic en una celda asignada para seleccionar la asignación XML que desee actualizar.

2. Si la pestaña Programador no está disponible, haga lo siguiente para mostrarla:

   1. Haga clic en Archivo, en Opciones y después en Personalizar cinta de opciones.
   2. En Pestañas principales, active la casilla Programador y, después, haga clic en Aceptar.

3. En la pestaña Programador, en el grupo XML, haga clic en Actualizar datos.

Para obtener más información, vea Información general de XML en Excel.

Actualizar datos en un modelo de datos en Power Pivot

Al actualizar un modelo de datos en Power Pivot, también puede ver si la actualización se realiza correctamente, si se produce un error o si se cancela. Para obtener más información, vea Power Pivot: Análisis y modelado de datos eficaces en Excel.

Actualizar y ver el estado de la actualización

1. En Power Pivot, seleccione Inicio>Obtener datos > externos Actualizar o Actualizar todo para actualizar la tabla actual o todas las tablas del modelo de datos.
2. El estado de la actualización se indica para cada conexión usada en el modelo de datos. Hay tres resultados posibles:

• Correcto : informa sobre el número de filas importadas en cada tabla.
• Error : se produce si la base de datos está sin conexión, ya no tiene permisos o se elimina o se cambia el nombre de una tabla o columna en el origen. Compruebe que la base de datos está disponible, tal vez creando una conexión en un libro diferente.
• Cancelado : Excel no ha emitido la solicitud de actualización, probablemente porque la actualización está deshabilitada en la conexión.

Usar las propiedades de tabla para mostrar las consultas usadas en la actualización de datos

La actualización de datos consiste simplemente en volver a ejecutar la misma consulta que se usó para obtener los datos en primer lugar. Puede ver y, a veces, modificar la consulta al ver las propiedades de tabla en la ventana Power Pivot.

1. Para ver la consulta usada durante la actualización de datos, seleccione Administrar de Power Pivotpara abrir la ventana Power Pivot>.
2. > SeleccioneDiseñar propiedades de tabla.
3. Cambie al Editor de Power Query para ver la consulta subyacente.

Las consultas no son visibles para todos los tipos de orígenes de datos. Por ejemplo, las consultas no se muestran para las importaciones de fuentes de distribución de datos.

Establecer las propiedades de conexión para cancelar la actualización de datos

En Excel, puede establecer las propiedades de conexión que determinan la frecuencia de actualización de datos. Si no se permite la actualización en una conexión determinada, recibirá un aviso de cancelación cuando ejecute Actualizar todo o intente actualizar una tabla específica que use la conexión.

1. Para ver las propiedades de conexión, en Excel, seleccione Consultas de datos>& Conexiones para ver una lista de todas las conexiones usadas en el libro.
2. Seleccione la pestaña Conexiones , haga clic con el botón derecho en una conexión y luego haga clic en Propiedades.
3. En la pestaña Uso , en Control de actualización, si la casilla está desactivada para Actualizar esta conexión en Actualizar todo, obtendrá una cancelación cuando intente Actualizar todo en la ventana Power Pivot.

Actualizar datos en mapas 3D

Cuando cambien los datos que usa para el mapa, puede actualizarlos manualmente en Mapas 3D. Los cambios se reflejarán en el mapa. Aquí le explicamos cómo hacerlo:

• En Mapas 3D, selecciona Inicio>Actualizar datos.

  

Agregar datos a Power Map

Para agregar nuevos datos a su Mapa de MapsPower 3D:

1. En Mapas 3D, vaya al mapa al que desea agregar datos.

2. Deje abierta la ventana Mapas 3D.

3. En Excel, seleccione los datos de la hoja de cálculo que desea agregar.

4. En la cinta de opciones de Excel, haga clic en la flecha >Insertar>asignaciónpara agregar datos seleccionados a Power Map. Los mapas 3D se actualizarán automáticamente para mostrar los datos adicionales. Para obtener más información, consulte Obtención y preparación de los datos para Power Map.

   

Actualizar datos en Excel Services

La actualización de datos externos en Excel Services tiene requisitos únicos.

Controlar cómo se actualizan los datos

Puede controlar cómo actualizar los datos de un origen de datos externo mediante uno o varios de los siguientes procedimientos.

Actualizar al abrir con Excel Services

En Excel, puede crear un libro que actualice automáticamente los datos externos cuando se abra el archivo. En este caso, Excel Services siempre actualiza los datos antes de mostrar un libro y crear una nueva sesión. Use esta opción si desea asegurarse de que siempre se muestren datos actualizados al abrir el libro en Excel Services.

1. En un libro con conexiones de datos externas, seleccione la pestaña Datos .

2. En el grupo Conexiones, seleccione Conexiones> seleccione Propiedades de conexión>.

3. Seleccione la pestaña Uso y luego seleccione Actualizar datos al abrir el archivo.

   Advertencia

   Si desactiva la casilla Actualizar datos al abrir el archivo , se mostrarán los datos almacenados en caché con el libro, lo que significa que cuando un usuario actualiza manualmente los datos, el usuario verá los datos actualizados durante la sesión actual, pero los datos no se guardarán en el libro.

Actualizar con un archivo .odc

Si usa un archivo de conexión de datos de Office (.odc), asegúrese de activar también la casilla Usar siempre el archivo de conexión :

1. En un libro con conexiones de datos externas, seleccione la pestaña Datos .
2. En el grupo Conexiones, seleccione Conexiones> seleccione Propiedades de conexión>.
3. Seleccione la pestaña Definición y seleccione Usar siempre archivo de conexión.

La configuración del sitio de ubicación de archivos de confianza, el tiempo de espera de sesión corto y la duración de la caché de datos externos también pueden influir en las operaciones de actualización. Para obtener más información, consulte al administrador o al sistema de ayuda.

Actualización manual

1. Seleccione una celda en el informe de tabla dinámica.

2. En la barra de herramientas de Excel Web Access, en el menú Actualizar , seleccione Actualizar conexión seleccionada.

   Nota

   • Si este comando Actualizar no está visible, significa que el autor del elemento web ha borrado la propiedad Actualizar conexión seleccionada, Actualizar todas las conexiones . Para obtener más información, vea Propiedades personalizadas del elemento web de Excel Web Access.
   • Cualquier operación interactiva que provoque una nueva consulta de un origen de datos OLAP inicia una operación de actualización manual.

• Actualizar todas las conexiones : en la barra de herramientas de Excel Web Access, en el menú Actualizar, haga clic en Actualizar todas las conexiones.
• Actualización periódica : puede especificar que los datos se actualicen automáticamente en un intervalo especificado después de abrir el libro para cada conexión del libro. Por ejemplo, puede que una base de datos de inventario se actualice cada hora, de modo que el autor del libro haya definido el libro para que se actualice automáticamente cada 60 minutos.
  El autor de un elemento web puede activar o desactivar la propiedad Permitir actualización periódica de datos de Excel Web Access para permitir o impedir la actualización periódica. Cuando transcurra el intervalo de tiempo, de forma predeterminada, verá una alerta de actualización en la parte inferior del elemento web Excel Web Access.
  Un autor de elementos web de Excel Web Access también puede establecer la propiedad Mostrar mensaje de actualización periódica de datos para controlar el comportamiento del mensaje que se muestra cuando Excel Services realiza una actualización periódica de datos durante una sesión:
  Para obtener más información, vea Propiedades personalizadas del elemento web de Excel Web Access.
• Siempre : significa que el mensaje se muestra con un mensaje en cada intervalo.
• Opcionalmente , significa que un usuario puede elegir continuar con la actualización periódica sin mostrar un mensaje.
• Nunca : significa que Excel Web Access realiza una actualización periódica sin mostrar un mensaje o petición.
• Cancelar una actualización: mientras se actualiza el libro, Excel Services muestra un mensaje con un aviso porque podría tardar más tiempo del esperado. Puede seleccionar Cancelar para dejar de actualizar y poder finalizarlo más tarde en un momento más conveniente. Se mostrarán los datos devueltos por las consultas antes de cancelar la actualización.

Excel incorpora Power Query tecnología (también denominada "Obtener & transformación") para ofrecer una mayor funcionalidad a la hora de importar, actualizar y autenticar orígenes de datos, administrar Power Query orígenes de datos y dar forma a los datos en una tabla que se ajuste a sus requisitos.  

Para obtener más información, consulte esta página: Usar Power Query en Excel para la Web - Soporte técnico de Microsoft

Para SharePoint Server, consulte esta página: Actualizar datos en un libro en SharePoint Server - Soporte técnico de Microsoft

Para la mayoría de las conexiones, haga clic en cualquier celda del rango o de la tabla que utilice la conexión y, a continuación, siga uno de estos procedimientos:

• Actualizar solo los datos seleccionadosPresione ALT+F5 o, en la pestaña Datos , en el grupo Conexiones , haga clic en la flecha situada bajo Actualizar todo y luego en Actualizar.
  
• Actualizar los datos en el libroPresione CTRL+ALT+F5 o, en la pestaña Datos , en el grupo Conexiones , haga clic en Actualizar todo.
  
• Controlar cómo o cuándo se actualiza la conexiónEn la pestaña Datos , en el grupo Conexiones , haga clic en la flecha situada bajo Actualizar todo y luego en Propiedades de conexión.
  
  En el cuadro de diálogo que se abre, elige las opciones que desees en la pestaña Uso , en Actualizar control.

Algunas operaciones de actualización requieren más pasos, como se detalla en las secciones siguientes. Si ve el origen de datos en la lista, revise la sección correspondiente.

Actualizar automáticamente los datos cuando se abre un libro

Puede actualizar un rango de datos externos de forma automática cuando abre el libro. De manera opcional, puede guardar el libro sin guardar los datos externos para que reducir el tamaño del archivo.

1. Haga clic en una celda en el rango de datos externos.
2. En la pestaña Datos, en el grupo Conexiones, haga clic en Actualizar todo y después haga clic en Propiedades de conexión.
   

1. Haga clic en la pestaña Uso.
2. En Control de actualizaciones, active la casilla Actualizar al abrir el archivo.
3. Si desea guardar el libro con la definición de consulta pero sin los datos externos, active la casilla Quitar datos del rango de datos externo antes de guardar el libro.

Actualizar automáticamente los datos a intervalos periódicos

1. Haga clic en una celda en el rango de datos externos.
2. En la pestaña Datos, en el grupo Conexiones, haga clic en Actualizar todo y después haga clic en Propiedades de conexión.
   
3. Haga clic en la pestaña Uso.
4. Active la casilla Actualizar cada y, a continuación, especifique el número de minutos entre actualizaciones.

Requerir una contraseña para actualizar un rango de datos externos

Las contraseñas almacenadas no están cifradas, por eso no se recomienda su uso. Si el origen de datos necesita una contraseña para conectarse a él, puede requerir que los usuarios escriban la contraseña para poder actualizar el rango de datos externo. El siguiente procedimiento no se aplica a los datos recuperados de un archivo de texto (.txt) o de una consulta web (.iqy).

Use contraseñas seguras que combinen letras mayúsculas y minúsculas, números y símbolos. En las contraseñas no seguras estos elementos no se combinan. Por ejemplo, contraseña segura: Y6dh!et5. Contraseña no segura: Casa27. Las contraseñas deben tener una longitud mínima de 8 caracteres. Una frase para una contraseña que use 14 caracteres o más siempre será más adecuada.

Es fundamental que recuerde la contraseña. Si la olvida, Microsoft no podrá recuperarla. Guarde las contraseñas que anote en un lugar seguro, lejos de la información que ayudan a proteger.

1. Haga clic en una celda en el rango de datos externos.
2. En la pestaña Datos, en el grupo Conexiones, haga clic en Actualizar todo y después haga clic en Propiedades de conexión.
   
3. Haga clic en la pestaña Definición y después, desactive la casilla Guardar contraseña.

Ejecutar una consulta en segundo plano o mientras se espera

Para conjuntos de datos de gran tamaño, considere ejecutar una actualización en segundo plano. De este modo, podrá retomar el control de Excel en lugar de esperar varios minutos o más hasta que finalice la actualización.

1. Haga clic en una celda en el rango de datos externos.

2. En la pestaña Datos, en el grupo Conexiones, haga clic en Actualizar todo y después haga clic en Propiedades de conexión.
   

   Nota

   No puede ejecutar una consulta OLAP en segundo plano.

   Nota

   No puede ejecutar una consulta para ningún tipo de conexión que recupere datos del modelo de datos.

3. Haga clic en la pestaña Uso.

4. Active la casilla Habilitar actualización en segundo plano para ejecutar la consulta en segundo plano. Desactive esta casilla para ejecutar la consulta mientras espera.

   Recomendación

   Mientras graba una macro que incluye una consulta, Excel no ejecuta la consulta en segundo plano. Para cambiar la macro grabada de modo que la consulta se ejecute en segundo plano, edite la macro en el Editor de Visual Basic. Cambie el modo de actualización del objeto QueryTable de BackgroundQuery := False a BackgroundQuery := True.

Cancelar o comprobar el estado de una actualización

Si el libro está conectado a un origen de datos de gran tamaño, actualizarlo podría llevar algo más de tiempo del previsto. Para comprobar el estado de la actualización o para cancelarla, siga uno de estos pasos:

• Comprobar el estado de una consulta Aparece un mensaje en la barra de estado de Excel para indicar que se está ejecutando la consulta. Haga doble clic en el mensaje para comprobar el estado de la consulta.
• Detener una actualización en segundo plano Para detener una consulta que se está ejecutando en segundo plano, haga doble clic en el mensaje de estado de la consulta en la barra de estado para mostrar el cuadro de diálogo Estado de actualización de los datos externos y, a continuación, haga clic en Detener actualización.
• Detener una consulta Para detener la ejecución de una consulta cuando la actualización en segundo plano está desactivada, presione la tecla Esc .

Actualizar los datos de un archivo de texto importado

Si ha usado Obtener & transformar para consultar un archivo de texto, no es necesario realizar más pasos. Si ha importado el archivo de texto, los pasos para actualizar son los siguientes:

1. Haga clic en cualquier celda del rango o de la tabla que contiene el vínculo al archivo de texto importado.
2. En la pestaña Datos , en el grupo Conexiones , haga clic en Actualizar todo.
   
   Para actualizar solo los datos seleccionados, haga clic en Actualizar.
   También puede hacer clic con el botón secundario en una celda del rango o de la tabla y, a continuación, hacer clic en Actualizar.
3. En el cuadro de diálogo Importar archivo de texto, busque el archivo de texto y, luego, haga clic en Importar.

Actualizar un archivo de cubo sin conexión

La actualización de un archivo de cubo sin conexión, que vuelve a crear el archivo utilizando los datos más recientes del cubo del servidor, puede llevar mucho tiempo y requerir una gran cantidad de espacio temporal en disco. Comience el proceso cuando no necesite acceso inmediato a otros archivos en Excel y asegúrese de tener suficiente espacio en disco para guardar el archivo nuevamente.

1. Haga clic en la tabla dinámica conectada al archivo de cubo sin conexión.
2. En la pestaña Datos , en el grupo Conexiones , haga clic en Actualizar todo y, después, haga clic en Actualizar.
   

Actualizar los datos en un archivo XML importado

1. En la hoja de cálculo, haga clic en una celda asignada para seleccionar la asignación XML que desee actualizar.

2. Si la pestaña Programador no está disponible, haga lo siguiente para mostrarla:

   1. Haga clic en Archivo, en Opciones y después en Personalizar cinta de opciones.
   2. En Pestañas principales, active la casilla Programador y, después, haga clic en Aceptar.

3. En la pestaña Programador, en el grupo XML, haga clic en Actualizar datos.
   

Actualizar datos conectados a otro libro

• En la pestaña Datos , en el grupo Conexiones , haga clic en Actualizar todo.

Si tiene varias conexiones y solo quiere actualizar una determinada, seleccione cualquier celda de ese rango de datos, haga clic en la flecha situada junto a Actualizar todo y haga clic en Actualizar.

Controlar cómo o cuándo se actualiza la conexión

1. Haga clic en cualquier celda que contenga los datos conectados.
2. En la pestaña Datos , en el grupo Conexiones , haga clic en la flecha situada junto a Actualizar todo y haga clic en Propiedades de conexión.
   
3. En la pestaña Uso , configure las opciones que quiera cambiar.
   Para conjuntos de datos muy grandes, considere la posibilidad de activar la opción Habilitar actualización en segundo plano . De esta forma, perderá el control de Excel tan pronto como se inicie la actualización, en lugar de tener que esperar a que finalice la actualización.

Cancelar una actualización o comprobar su estado

Si el libro está conectado a un origen de datos de gran tamaño, actualizarlo podría llevar algo más de tiempo del previsto. Para comprobar el estado de la actualización o para cancelarla, siga uno de estos pasos:

• Comprobar el estado de una consulta Aparece un mensaje en la barra de estado de Excel para indicar que se está ejecutando la consulta. Haga doble clic en el mensaje para comprobar el estado de la consulta.
• Detener una actualización en segundo plano Para detener una consulta que se está ejecutando en segundo plano, haga doble clic en el mensaje de estado de la consulta en la barra de estado para mostrar el cuadro de diálogo Estado de actualización de los datos externos y, a continuación, haga clic en Detener actualización.
• Detener una consulta Para detener la ejecución de una consulta cuando la actualización en segundo plano está desactivada, presione la tecla Esc.

Actualizar datos importados en Power Pivot

Cuando se usa el complemento Power Pivot para actualizar los datos importados previamente, puede ver si la actualización se realiza correctamente, se produce un error o se cancela.

En Power Pivot, haga clic en Inicio>Obtener datos> externosActualizar o Actualizar todo para volver a importar la tabla actual o todas las tablas del modelo de datos.

El estado de la actualización se indica para cada conexión usada en el modelo de datos. Hay tres resultados posibles.

"Correcto" informa sobre el número de filas importadas en cada tabla.

El "error" puede producirse si la base de datos está sin conexión, si ya no tiene permisos o si se elimina o se cambia el nombre de una tabla o columna en el origen. Compruebe que la base de datos está disponible, tal vez creando una conexión en un libro diferente.

"Cancelado" significa que Excel no emitió la solicitud de actualización, probablemente porque la actualización está deshabilitada en la conexión.

Las propiedades de la tabla muestran las consultas usadas en la actualización de datos

La actualización de datos consiste simplemente en volver a ejecutar la misma consulta que se usó para obtener los datos en primer lugar. Puede ver y, a veces, modificar la consulta al ver las propiedades de tabla en la ventana Power Pivot.

1. Para ver la consulta usada durante la actualización de datos, haga clic en Administrar de Power Pivot> para abrir la ventana Power Pivot.
2. Haga clic en Propiedades de tabla de diseño>.
3. Cambie al Editor de Power Query para ver la consulta subyacente.

Las consultas no son visibles para todos los tipos de orígenes de datos. Por ejemplo, las consultas no se muestran para las importaciones de fuentes de distribución de datos.

Propiedades de conexión que cancelan la actualización de datos

En Excel, puede establecer las propiedades de conexión que determinan la frecuencia de actualización de datos. Si no se permite la actualización en una conexión determinada, recibirá un aviso de cancelación cuando ejecute Actualizar todo o intente actualizar una tabla específica que use la conexión.

1. Para ver las propiedades de conexión, en Excel, haga clic enConexiones de datos> para ver una lista de todas las conexiones usadas en el libro.
2. Seleccione una conexión y haga clic en Propiedades.
3. En Uso, en Control de actualización, si la casilla está desactivada para Actualizar esta conexión en Actualizar todo, obtendrá una cancelación cuando intente Actualizar todo en la ventana Power Pivot.

Actualizar una consulta (Editor de Power Query)

Con el Editor de Power Query, puede actualizar una consulta para importar los datos más recientes en una tabla sin tener que volver a crear la consulta.

Para actualizar una consulta:

1. Haga clic en Obtener & Transformar>consultas de la presentación.
2. En el panel Consultas del libro , seleccione la consulta que desea actualizar.
3. En la cinta de opciones del Editor de Power Query, haga clic en Inicio>Versión preliminar de la actualización deconsultas> principales.

Actualizar o agregar datos de mapas 3D

Cuando cambien los datos que usa para el mapa, puede actualizarlos manualmente en Mapas 3D. Los cambios se reflejarán en el mapa. Aquí le explicamos cómo hacerlo:

• En Mapas 3D, haga clic en Inicio>Actualizar datos.

Agregar datos a Power Map

Para agregar nuevos datos a su Mapa de MapsPower 3D:

1. En Mapas 3D, vaya al mapa al que desea agregar datos.
2. Dejando abierta la ventana Mapas 3D, haga clic en Excel y seleccione los datos de la hoja de cálculo que desea agregar.
3. En la cinta de opciones de Excel, haga clic en la flecha >Insertar>asignaciónpara agregar datos seleccionados a Power Map.

Los mapas 3D se actualizarán automáticamente para mostrar los datos adicionales.

Actualizar datos externos en Excel Services

Los datos de un libro de Microsoft Office Excel que se ha mostrado en Excel Services pueden proceder de dos ubicaciones diferentes. Los datos se pueden almacenar directamente en el libro o en un origen de datos externo, como en una base de datos o en un cubo de procesamiento analítico en línea (OLAP).

Si los datos provienen de un origen de datos externo, el autor o administrador del libro ha definido la información de conexión, a menudo en un archivo de conexión de datos de Office (.odc), que describe cómo buscar, iniciar sesión, consultar y obtener acceso al origen de datos externo.

Cuando esté conectado a un origen de datos externo, puede realizar una operación de actualización para recuperar los datos actualizados. Cada vez que actualice los datos, verá la versión más reciente, incluidos los cambios realizados en los datos desde que se actualizaron por última vez.

Más información sobre la actualización de datos

La siguiente ilustración explica el proceso básico de lo que ocurre cuando se actualizan los datos conectados a un origen de datos externo.

1. Una operación de actualización obtiene datos actualizados.
2. Una conexión, que a menudo se guarda en un archivo de conexión, define toda la información necesaria para acceder y recuperar datos de un origen de datos externo.
3. Hay una variedad de orígenes de datos a los que puede acceder, como OLAP, SQL Server, proveedores OLEDB y controladores ODBC.
4. Los datos actualizados se agregan al libro de trabajo actual.

Más información sobre problemas de seguridad

Cuando se conecta a un origen de datos externo e intenta actualizar los datos, es importante que tenga en cuenta los posibles problemas de seguridad y sepa qué puede hacer al respecto.

Un archivo de conexión de datos a menudo contiene una o varias consultas que se usan para actualizar datos externos. Al reemplazar este archivo, un usuario con malas intenciones puede diseñar una consulta para acceder a información confidencial y distribuirla a otros usuarios o realizar otras acciones perjudiciales. Por lo tanto, es importante asegurarse de que el archivo de conexión fue creado por una persona de confianza y que el archivo de conexión es seguro y proviene de una biblioteca de conexión de datos (DCL) de confianza.

Para obtener más información sobre cómo un administrador puede crear archivos de conexión, crear ubicaciones de confianza y proteger archivos de conexión, vea la Ayuda de Microsoft Office Excel y la Ayuda de Administración central de Office SharePoint Server.

Controlar cómo se actualizan los datos

Puede controlar cómo actualizar los datos de un origen de datos externo mediante uno o varios de los siguientes procedimientos:

• Actualizar al abrirEn Excel, un autor de libro puede crear un libro que actualice automáticamente los datos externos cuando se abra el libro activando la casilla Actualizar datos al abrir el archivo en el cuadro de diálogo Propiedades de conexión . (En la pestaña Datos, en el grupo Conexiones, haga clic en Conexiones, seleccione la conexión, haga clic en Propiedades, haga clic en la pestaña Uso y, a continuación, haga clic en Actualizar datos al abrir el archivo). En este caso, Excel Services siempre actualiza los datos antes de mostrar un libro y crear una nueva sesión. Si el autor del libro desactiva la casilla Actualizar datos al abrir el archivo , se mostrarán los datos almacenados en caché con el libro, lo que significa que cuando un usuario actualiza los datos manualmente, el usuario verá datos actualizados y actualizados durante la sesión actual, pero los datos no se guardarán en el libro. Si desea asegurarse de que siempre se muestran datos actualizados al mostrar el libro en Excel Services, active la casilla Actualizar datos al abrir el archivo con Office Excel.
  Si usa un archivo de conexión de datos de Office (.odc), asegúrese de activar también la casilla Usar siempre archivo de conexión en el cuadro de diálogo Propiedades de conexión (en la pestaña Datos , en el grupo Conexiones , haga clic en Conexiones, seleccione la conexión, haga clic en Propiedades, haga clic en la pestaña Definición y, después, haga clic en Usar siempre archivo de conexión).
  La configuración del sitio de ubicación de archivos de confianza, el tiempo de espera de sesión corto y la duración de la caché de datos externos también pueden influir en las operaciones de actualización. Para obtener más información, consulte al administrador o al sistema de Ayuda de administración central de Microsoft Office SharePoint Server.

• Actualización manual

  Nota

  Solo se puede actualizar manualmente un informe de tabla dinámica.

  1. Seleccione una celda en un informe de tabla dinámica.

  2. En la barra de herramientas de Excel Web Access, en el menú Actualizar , haga clic en Actualizar conexión seleccionada.

     Nota

     • Cualquier operación interactiva que haga que se vuelva a consultar un origen de datos OLAP inicia una operación de actualización manual.
     • Si este comando Actualizar no está visible, significa que el autor del elemento web ha borrado la propiedad Actualizar conexión seleccionada, Actualizar todas las conexiones . Para obtener más información, vea Propiedades personalizadas del elemento web de Excel Web Access.

• Actualizar todas las conexionesEn la barra de herramientas de Excel Web Access, en el menú Actualizar , haga clic en Actualizar todas las conexiones.

• Actualización periódicaAl usar Excel, el autor del libro puede especificar que los datos se actualicen automáticamente en un intervalo especificado después de abrir el libro para cada conexión del libro. Por ejemplo, puede que una base de datos de inventario se actualice cada hora, de modo que el autor del libro haya definido el libro para que se actualice automáticamente cada 60 minutos.
  El autor de un elemento web puede activar o desactivar la propiedad Permitir actualización periódica de datos de Excel Web Access para habilitar o deshabilitar esta operación de actualización periódica, si la propiedad ha sido definida por el autor del libro. Cuando transcurre el intervalo de tiempo, de forma predeterminada, se muestra el siguiente aviso de alerta de actualización en la parte inferior del elemento web de Excel Web Access:
  ¿Actualizar los datos <de la lista de conexiones>? (Ahora) (Siempre) (No me preguntes de nuevo)
  Un autor de elementos web de Excel Web Access también puede establecer la propiedad Mostrar mensaje de actualización periódica de datos para controlar el comportamiento del mensaje que se muestra cuando Excel Services realiza una actualización periódica de datos durante una sesión:

  • Siempre significa que el mensaje se muestra con un mensaje en cada intervalo.
  • Opcionalmente, significa que un usuario puede elegir continuar con la actualización periódica sin mostrar un mensaje.
  • Nunca significa que Excel Web Access realiza una actualización periódica sin mostrar un mensaje o petición.

  Para obtener más información, vea Propiedades personalizadas del elemento web de Excel Web Access.

• Cancelar una actualizaciónComo una operación de actualización puede tardar más tiempo del esperado, puede cancelarla. Mientras se realiza la operación de actualización, Excel Services muestra un mensaje con un mensaje. Haga clic en Cancelar para interrumpir la operación, de modo que pueda completar la operación de actualización en un momento más conveniente. Se mostrarán los datos devueltos por las consultas antes de cancelar la operación de actualización.