El acceso de invitado en Grupos de Microsoft 365 le permite a usted y a su equipo colaborar con personas de fuera de su organización al concederles acceso a conversaciones de grupo, archivos, invitaciones de calendario y el bloc de notas del grupo. Cualquier propietario del grupo puede conceder acceso a un invitado (por ejemplo, un partner, un proveedor, un proveedor o un consultor).

Cómo funciona

Las personas que Grupos de Microsoft 365 pueden usar Outlook en la Web o Outlook para Windows para agregar y administrar invitados en sus Microsoft 365 grupos. Los invitados pueden tener cualquier dirección de correo electrónico y su cuenta de correo electrónico puede ser una cuenta laboral, personal o educativa.

Nota: El administrador de TI configura el acceso de invitado.

  • Paso 1    El propietario de un grupo agrega un invitado al grupo o un invitado está designado por un miembro del grupo. El propietario del grupo aprueba a los nominados.

  • Paso 2    Se informa al propietario del grupo de qué contenido y recursos puede acceder el invitado dentro del grupo. Una combinación de texto e iconos proporciona a todos los miembros del grupo una indicación clara de la participación de los invitados.

  • Paso 3    El invitado recibe un correo electrónico de bienvenida y puede participar en conversaciones de grupo, recibir y responder invitaciones de calendario y acceder a los archivos del grupo.

  • Paso 4    Los invitados pueden abandonar el grupo en cualquier momento a través de un vínculo en el pie de página de todos los mensajes de correo electrónico del grupo e invitaciones de calendario.

Los administradores pueden administrar invitados y su acceso a Microsoft 365 de grupo con PowerShell. Vea Administrar el acceso de invitado en Grupos de Microsoft 365 para obtener instrucciones.

Cuando se invita a un invitado a unirse a un grupo, recibe un mensaje de correo electrónico de bienvenida que incluye un poco de información sobre el grupo y lo que puede esperar ahora que es miembro. El mensaje también incluye un conjunto de vínculos para ayudarles a empezar y conectarse a recursos de grupo.

Imagen del mensaje de bienvenida de los invitados del grupo

Todas las interacciones del miembro invitado se realizan a través de su bandeja de entrada de correo electrónico. No pueden acceder al sitio de grupo, pero pueden recibir invitaciones de calendario, participar en conversaciones de correo electrónico y, si el administrador ha activado la configuración, pueden abrir archivos compartidos con un vínculo o datos adjuntos.

Todos los mensajes de correo electrónico del grupo y las invitaciones del calendario que reciba el invitado incluirán un aviso para usar Responder a todos en las respuestas al grupo, junto con vínculos para ver archivos de grupo y salir del grupo. Aquí tenemos un ejemplo:

Todos los mensajes de correo electrónico que el invitado reciba de los miembros del grupo tendrán un pie de página con instrucciones y vínculos

La siguiente tabla es un resumen de qué pueden hacer los invitados y qué no.

Característica

¿El usuario invitado tiene permiso?

Crear un grupo

No

Agregar miembros al grupo y quitarlos

No

Eliminar un grupo

No

Unirse a un grupo

Sí, mediante invitación

Iniciar una conversación

Responder a una conversación

Buscar una conversación

@mencionar a un miembro del grupo

No

Anclar un grupo o marcarlo como favorito

No

Eliminar una conversación

Agregar "Me gusta" a mensajes

No

Administrar reuniones

No

Ver el calendario del grupo

No

Modificar eventos del calendario

No

Agregar un calendario de grupo a un calendario personal

No

Ver y editar los archivos de grupo

Sí, si el administrador de inquilinos lo ha habilitado

Obtener acceso al bloc de notas de OneNote del grupo

Sí, acceso desde el correo electrónico de bienvenida

Explorar grupos

No

Preguntas más frecuentes

Un invitado es un usuario que no es un empleado, un estudiante ni un miembro de su organización. No tienen una cuenta laboral o educativa dentro de su organización.

No. Solo se puede agregar como invitados a personas que sean externas a la organización, como asociados o consultores. Puede invitar a personas que pertenecen a la organización para que se unan como miembros habituales del grupo.

Sí. Los contactos de correo externo son contactos enumerados en la lista global de direcciones de su organización. Un ejemplo de este tipo de contacto es una empresa proveedora que proporciona servicios a su organización de forma periódica.

El administrador debe activar la característica de invitado para poder agregar invitados. Cuando vea el mensaje para ponerse en contacto con el administrador, es probable que la característica de invitado aún no esté activada. Vea Administrar el acceso de invitado en grupos de Microsoft 365 para obtener más información.

Los miembros invitados no pueden ver mensajes protegidos con Information Rights Management (IRM).

Es posible que reciba un informe de no entrega al responder a un mensaje de grupo con una dirección de correo electrónico diferente a la que usó cuando se unió o se agregó al grupo. Por ejemplo, si se unió al grupo como seanc@contoso.com pero intenta responder a un mensaje de grupo de su Bandeja de entrada desde seanc@service.contoso.com, recibirá un informe de no entrega.

Sí. Los miembros del grupo (no los invitados) pueden compartir archivosMicrosoft 365 grupo con personas de fuera de la organización mediante el control Compartir y seleccionando Personas específicas como el público. A continuación, escribirá los nombres o direcciones de correo electrónico de las personas con las que desea compartir el archivo.

Para obtener más información, vea Compartir archivos y carpetas con Microsoft 365 Empresa.

Los datos adjuntos modernos se encuentran en un archivo almacenado en OneDrive para el trabajo o la escuela. Un vínculo va a todos los destinatarios. Puesto que el archivo se almacena en la nube, todos los destinatarios pueden leerlo y editarlo sin tener que conciliar copias individuales. 

En un Microsoft 365, los datos adjuntos modernos solo se comparten con los miembros del grupo. Cuando un mensaje con datos adjuntos modernos se reenvía a un miembro invitado del grupo, podrá acceder a los datos adjuntos después de iniciar sesión con un nombre de usuario y una contraseña. Si el mensaje se reenvía a alguien que no es miembro del grupo, esa persona no podrá abrir los datos adjuntos.

Es posible que los invitados no reciban las conversaciones del grupo por varias razones. Consulte Los usuarios invitados no reciben una conversación de grupo para obtener información.

¿Cómo pueden los invitados comprobar y administrar sus datos personales recopilados por la organización?

Los invitados pueden averiguar qué información personal de su organización conserva y cómo solicitar que se elimine todo o parte de ella seleccionando el vínculo Declaración de privacidad de la organización en la parte inferior del correo electrónico de bienvenida que recibieron.

Office 365 Pie de página del mensaje de bienvenida de los grupos

Vea también

Usar Microsoft 365 grupos como invitado

Más información sobre los grupos de Microsoft 365

Los invitados no reciben conversaciones de correo electrónico de grupo

Más información sobre Outlook.com en la Web

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