Anexo a la declaración de privacidad de Microsoft PowerPoint 2010

Usar las plantillas de Office.com

La ficha Nuevo en la vista Backstage de Microsoft Office (haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, en Nuevo) proporciona ayuda actualizada descargada de Office.com para las presentaciones basadas en plantillas. También permite enviar comentarios sobre las plantillas y facilitar una clasificación numérica de cada plantilla descargada.

Al abrir una plantilla o un archivo basado en una plantilla, PowerPoint 2010, según la configuración de la Ayuda en pantalla, puede ponerse en contacto con Office.com. Envía el identificador de esa plantilla, el programa y la versión que está usando, junto con información estándar del equipo.

El identificador de plantilla se usa para identificar la plantilla original descargada desde Office.com o incluida en la instalación de PowerPoint 2010. No identifica de manera única la presentación. El identificador es el mismo para todos los usuarios de la misma plantilla.

Vincular a imágenes y otros documentos

Si decide crear un vínculo a una imagen, un archivo, un origen de datos u otro documento del disco duro o de un servidor, la ruta de acceso a ese archivo se guarda en la presentación. En algunos casos, el vínculo podría incluir el nombre de usuario o información sobre los servidores de la red. En el caso de una conexión de datos, tiene la posibilidad de guardar un nombre de usuario o una contraseña en el vínculo de conexión de datos.

Además, cuando aplica un esquema XML a una presentación, en la presentación se guarda una ruta de acceso al esquema XML creado. En algunos casos, la ruta de acceso podría incluir su nombre de usuario.

Imprimir

Al imprimir una presentación de PowerPoint 2010 y guardarla, PowerPoint 2010 guarda la ruta de acceso a la impresora junto con la presentación. En algunos casos, la ruta de acceso podría incluir un nombre de usuario o de equipo.

Sitios de área de documentos

Con PowerPoint 2010, puede obtener acceso a un sitio de área de documentos en un sitio de Microsoft SharePoint Foundation 2010. Un sitio de área de documentos es un espacio compartido donde se puede colaborar de forma rápida y sencilla con otros integrantes del grupo en una o varias presentaciones.

Al obtener acceso a un sitio de área de documentos, PowerPoint 2010 descarga datos de ese sitio para facilitar información sobre el sitio. Entre esos datos se incluyen los siguientes:

• Nombre del sitio de SharePoint Foundation

• Dirección URL o dirección del sitio

• Nombres, direcciones de correo electrónico y niveles de permisos de los usuarios del sitio

• Lista de los documentos, tareas y otro tipo de información que esté disponible en el sitio

PowerPoint 2010 también almacena en el equipo, en forma de cookies, una lista de los sitios de SharePoint Foundation que ha visitado. Esta lista sirve para proporcionar acceso rápido a los sitios que ya ha visitado. Microsoft no tiene acceso a la lista de sitios visitados y esta información no se muestra en Internet, a menos que decida que la lista esté disponible abiertamente.

Servicio de fax

El servicio de fax permite enviar un fax a través de Internet y organizar los faxes que ha enviado en Microsoft Outlook 2010. Para usar el servicio de fax, debe suscribirse a un proveedor de servicios de fax, independiente de Microsoft, que procese los faxes y los envíe a través de Internet. Microsoft no recopila ningún dato enviado por el servicio de fax.

Cuando se suscriba al servicio de fax, el proveedor de servicio creará un paquete de registro que almacenan el proveedor y PowerPoint 2010. El paquete está formado por la dirección del sitio web del proveedor de servicio de fax y un “token” (símbolo) que confirma el acceso al proveedor de servicio de fax. Cuando se envía un fax desde un programa de Office, este paquete de registro se adjunta al documento.

El servicio de fax también se puede usar para calcular el precio de un fax sin enviarlo. Si decide calcular el precio de un fax, PowerPoint 2010 usa una conexión cifrada para enviar un token de registro, el número de teléfono al que se va a enviar el fax y el número de páginas del fax al proveedor de servicios de fax. Microsoft no recibe ni almacena esta información.

Servicio de referencia

PowerPoint 2010 permite solicitar información sobre un término o frase en particular a varios proveedores de contenido importantes. Cuando solicita una búsqueda de una palabra o frase en concreto, PowerPoint 2010 usa Internet para enviar el texto solicitado, el producto de software que esté usando en ese momento, la configuración regional del sistema e información de autorización que indica que tiene derecho a descargar información de referencia, en caso de que la otra empresa lo necesite.

PowerPoint 2010 envía esta información a un servicio proporcionado por Microsoft o por el proveedor de otra empresa que seleccione. Este servicio devuelve información acerca de la palabra o frase que ha solicitado.

A menudo, la información que recibe incluye un vínculo a información adicional desde el sitio web del servicio. Si hace clic en este vínculo, el proveedor del servicio podría agregar una cookie a su sistema para identificarle en futuras transacciones. Microsoft no es responsable de las prácticas de privacidad de sitios web y servicios de terceros. Microsoft no recibe ni almacena esta información, a menos que haya consultado un servicio propiedad de Microsoft.

Puede desactivar la función de búsqueda y referencia mediante el siguiente procedimiento:

1. Haga clic en la pestaña Archivo.

2. En el menú Ayuda, haga clic en Opciones.

3. Haga clic en Centro de confianza.

4. Haga clic en Configuración del Centro de confianza.

5. Haga clic en Opciones de privacidad y, a continuación, desactive la casilla Permitir que el panel de tareas Referencia busque e instale nuevos servicios.

Servicio de traducción

PowerPoint 2010 permite traducir la presentación de forma parcial o completa mediante un diccionario bilingüe o un servicio de traducción automática. Puede decidir la forma en que desea traducir la presentación.

Puede seleccionar o escribir una palabra o frase que desee traducir, o bien puede traducir la presentación completa, en ambos casos mediante la selección de la opción de traducción pertinente en el panel Búsqueda y referencia. También puede usar la característica Sugerencias de documento para traducir, situando el cursor sobre las palabras que desee traducir. De forma predeterminada, la característica Sugerencias de documento está desactivada. Puede activarla si hace clic en la pestaña Revisar y, a continuación, en Minitraductor en el grupo Traducir.

Si selecciona o escribe la palabra o frase que desea traducir, la frase escrita se compara con un diccionario bilingüe. Algunos diccionarios bilingües se incluyen con el software y otros están disponibles en Office.com. Si la palabra o frase escrita no está en el diccionario bilingüe incluido con el software, se enviará sin cifrar a un servicio de traducción de Microsoft o de otro proveedor.

Si desea traducir la presentación completa, ésta se envía sin cifrar a un servicio de traducción de Microsoft o de otros proveedores. Como ocurre con cualquier tipo de información que se envía sin cifrar a través de Internet, es posible que otras personas vean la palabra, frase o presentación que se traduce.

Si opta por usar uno de los diccionarios disponibles en Office.com o un servicio de traducción de otro proveedor, PowerPoint 2010 usa Internet para enviar el texto solicitado y el tipo de software que posee, así como la configuración regional y de idioma de su sistema (haga clic en la pestaña Archivo y, en Ayuda, haga clic en Opciones y, a continuación, en Idioma). En el caso de los servicios de traducción de otro proveedor, es posible que PowerPoint 2010 también envíe la información de autenticación que ya haya almacenada en la memoria caché, que indica que se registró previamente para obtener acceso al sitio web.

SharePoint Foundation

Microsoft SharePoint Foundation 2010 proporciona sitios de áreas de trabajo compartidos basados en web donde puede colaborar en documentos o reuniones.

Al obtener acceso a un sitio de SharePoint mediante el explorador web o cualquier programa de Office, el sitio guarda cookies en el equipo si se dispone de permisos para crear un nuevo subsitio en ese sitio. Todas esas cookies constituyen conjuntamente una lista de sitios para los que se dispone de permisos. Varios programas de Office usan esta lista para proporcionarle acceso rápido a los sitios ya visitados.

Microsoft no tiene acceso a la lista de sitios visitados y esta información no se muestra en Internet, a menos que decida que la lista esté disponible abiertamente.

En SharePoint Foundation, cuando se crea un nuevo sitio web o una nueva lista, o se agregan o invitan usuarios a un sitio web o una lista existentes, el sitio guarda la siguiente información de todos los usuarios, incluida la suya:

• Nombre completo

• Dirección de correo electrónico

Se agrega un id. de usuario a cada elemento que los usuarios agreguen al sitio o que modifiquen en él. Al igual que sucede con todo el contenido del sitio de SharePoint, solo los administradores e integrantes del sitio deben tener acceso a esta información.

Todos los elementos del sitio de SharePoint incluyen dos campos: Creado por y Modificado por. El campo Creado por se rellena con el nombre de usuario de la persona que creó el elemento y fecha de creación. El campo Modificado por se rellena con el nombre de usuario de la persona que modificó por última vez la presentación de PowerPoint 2010 y la fecha de esa modificación.

Los administradores de los servidores donde se hospedan los sitios de SharePoint tienen acceso a parte de los datos de esos sitios, que se usan para analizar los modelos de uso del sitio y mejorar el porcentaje de tiempo que el sitio está disponible. Estos datos solo están disponibles para los administradores de los servidores y no se comparten con Microsoft, a menos que Microsoft hospede el sitio de SharePoint.

Los datos específicamente recopilados incluyen los nombres, las direcciones de correo electrónico y los permisos de todos los usuarios que tienen acceso al sitio. Todos los usuarios que tienen acceso a un sitio de SharePoint en particular podrían buscar y ver todo el contenido disponible en ese sitio.

Auditoría

Microsoft SharePoint Foundation 2010 proporciona características de auditoría que permiten a los administradores mantener un seguimiento de auditoría confiable del trabajo de los usuarios con un contenido específico.

Cuando los administradores de SharePoint Foundation habilitan la característica Auditoría, el servidor registra automáticamente en la base de datos de contenido de SharePoint algunas acciones ejecutadas por el usuario. Estas acciones incluyen ver, editar, desproteger y proteger. Por cada acción, el servidor registra información de identificación sobre el archivo, la acción y el identificador de usuario de SharePoint. No se envía información a Microsoft como parte de esta característica.

De forma predeterminada, esta característica esta desactivada y sólo está disponible para los administradores de los sitios de SharePoint en los que se almacena contenido.

Mensajería instantánea y notificaciones

PowerPoint 2010 permite enviar mensajes instantáneos desde el propio programa y recibir alertas cuando se conectan usuarios o cuando se realizan determinados cambios en las áreas de trabajo o presentaciones compartidas.

PowerPoint 2010 puede usar un cliente de mensajería instantánea para permitirle ver si hay otros usuarios en línea y enviarles mensajes. PowerPoint 2010 incluye un control web que permite mostrar la presencia de mensajería instantánea en una página web. Tanto las páginas de Microsoft SharePoint Foundation 2010 como las de Microsoft SharePoint Server 2010 usan este control. Este tipo de páginas no transmite los datos de presencia de vuelta al servidor web.

Este control web se puede usar para transmitir datos de presencia del programa de mensajería instantánea al servidor web. De forma predeterminada, los datos de presencia solo se pueden enviar a sitios de la intranet, sitios de confianza y sitios ubicados en el equipo local.

Nuevos formatos de archivo

PowerPoint 2010 usa formatos de archivo basados en XML. Estos formatos son extensibles, es decir, los usuarios pueden especificar esquemas o etiquetas adicionales en los archivos. Un complemento o cualquier otro tipo de código de terceros también puede adjuntar información de metadatos adicional a estos formatos de archivo XML que no se pueden ver en PowerPoint 2010.

Puede comprobar los metadatos asociados con un archivo XML visualizando el archivo en un visor de texto.

Comentarios

De forma predeterminada, si guarda los comentarios en un archivo, PowerPoint 2010 agrega sus iniciales a cada comentario. Esta información está disponible para todos los usuarios que tienen acceso al archivo.

Puede quitar su información personal de estos comentarios; para ello, haga clic en la pestaña Archivo, en Información, en Comprobar si hay problemas y, finalmente, en Inspeccionar documento.

Control de cambios

De forma predeterminada, cuando efectúa cambios en un archivo con la característica Control de cambios activada, su nombre de usuario y sus iniciales se almacenan en el documento y se asocian con los cambios realizados. Esta información, que incluye el texto original y el revisado, está disponible para cualquier usuario que tenga acceso al archivo.

Después de aceptar o rechazar estos cambios, se quitará su nombre. También puede quitar su información personal de estos cambios; para ello, haga clic en la pestaña Archivo, en Información, en Comprobar si hay problemas y, finalmente, en Inspeccionar documento.

Dónde se podría almacenar su nombre

En determinados casos, PowerPoint 2010 almacena su nombre para proporcionarle mejores resultados cuando se usan algunas características. Por ejemplo, su nombre se almacena en estas ubicaciones:

• Los campos Autor

• La propiedad de archivo Nombre del autor

Puede quitar su nombre de estos campos y propiedades; para ello, haga clic en la pestaña Archivo, en Información, en Comprobar si hay problemas y, finalmente, en Inspeccionar documento.

Las soluciones de Office creadas por otras compañías también podrían incluir su nombre u otro tipo de información personal en las propiedades personalizadas asociadas al archivo.

Si usa el control web de Microsoft Office, el acceso a datos de Microsoft Excel, DataCalc o cualquier otra característica que le permita conectarse directamente a otro origen de datos, es posible que la información de autorización (identificador de usuario y contraseña) se guarde en la presentación. Para cambiar o eliminar esta información de autorización, debe cambiar adecuadamente las propiedades de la conexión.

Otros datos y metadatos ocultos

De forma predeterminada, cada archivo que guarda PowerPoint 2010 incluye información de las propiedades del archivo como las siguientes:

• Autor

• Administrador

• Compañía

• Guardado por última vez por

• Nombres de los revisores de la presentación

Además, es posible guardar otras propiedades en el archivo, según las características o soluciones de otros proveedores que se usen. Por ejemplo, si la presentación forma parte de un flujo de trabajo de documentos, se guardan las propiedades adicionales del archivo para realizar el seguimiento del flujo de trabajo. PowerPoint 2010 usa identificadores de creación que se generan con números aleatorios y que no derivan de su información personal o del contexto de su equipo. Todas las diapositivas nuevas creadas en PowerPoint 2010 reciben un número aleatorio diferente como identificador de creación de diapositiva y se escriben en el archivo. Además, si usa una presentación en un entorno de coautoría como Microsoft SharePoint Foundation 2010, los identificadores de creación de diapositiva se usan para averiguar cuáles son las ediciones de los coautores más recientes.

Esta información está disponible para todos los usuarios que tienen acceso al archivo.

Puede quitar estas propiedades; para ello, haga clic en la pestaña Archivo, en Información, en Comprobar si hay problemas y, finalmente, en Inspeccionar documento.

La característica Inspeccionar documento también se puede usar para quitar algunos tipos de datos que podrían no verse en todas las vistas, como comentarios y revisiones. Se recomienda ejecutar esta característica en cualquier presentación que planee hacer pública.

Los datos ocultos y los metadatos también se pueden incluir en archivos de Microsoft Office mediante su modelo de objetos. Por ejemplo, puede hacer invisibles las imágenes en el modelo de objetos de Microsoft Office, lo que significa que no se pueden ver en el momento en que se abre el archivo, pero las imágenes se almacenan en el archivo y se pueden hacer visibles más tarde.

Formas ocultas

PowerPoint 2010 le permite ocultar formas u objetos de texto en las presentaciones o plantillas mediante el panel de tareas selección. Para mostrar el panel de tareas selección y visibilidad, seleccione una forma y, a continuación, haga clic en Panel de selecciónen el grupo Organizar en la ficha formato. Las formas ocultas u objetos de texto pueden contener información personal agregada por el autor de la presentación. Los objetos de texto oculto o formas se pueden guardar con un archivo de tema o una plantilla y no son visibles durante una presentación con diapositivas. Si se usa el archivo de plantilla para crear una nueva presentación, ocultas todas las formas u objetos de texto oculto se copian a la nueva presentación. Puede ver las formas que están ocultas y decidir no ocultarlas en el panel de tareas selección y visibilidad.

Texto alternativo

PowerPoint 2010 permite agregar y editar texto alternativo relativo a tablas, formas, imágenes, gráficos, gráficos de SmartArt y otros objetos de la presentación mediante el cuadro de diálogo Formato. El texto alternativo se guarda con la presentación y puede contener información personal agregada por cualquier colaborador de la presentación. En algunos objetos, como las imágenes que se insertan en la presentación, el texto alternativo predeterminado incluye la ruta de acceso del archivo del objeto que se inserta.

Las características de accesibilidad, como los lectores de pantalla, pueden usar texto alternativo. El texto alternativo está disponible para cualquier usuario que tiene acceso al archivo.

Difundir una presentación con diapositivas

PowerPoint 2010 permite difundir una presentación con diapositivas a espectadores que la pueden ver en un explorador web.

Cuando se difunde una presentación con diapositivas, PowerPoint 2010 envía una copia de la presentación completa al servidor elegido, junto con la información de la cuenta que se usa para establecer conexión con el servidor. PowerPoint 2010 proporciona una dirección URL a través de la cual otros usuarios pueden ver la presentación con diapositivas. Aunque la característica de difusión solo muestra la presentación con diapositivas que se presenta, cualquier usuario que tenga acceso a la dirección URL puede obtener acceso al contenido de la presentación completa, incluidas las diapositivas ocultas.

Cuando se difunde una presentación con diapositivas, PowerPoint 2010 almacena el servidor que ha usado, e incluye información como el nombre, las direcciones URL u otras direcciones y la descripción. Esta información se usa para que en el futuro pueda obtener acceso más fácilmente a los servidores que ha usado.

Temas

PowerPoint 2010 permite crear un tema a partir de una presentación existente; para ello, haga clic en la pestaña Archivo y en Guardar como. En el cuadro de diálogo Guardar como, en la lista Guardar como tipo, haga clic en Tema de Office. Al crear un tema, algunos elementos, como el texto, las imágenes o las formas ocultas, se copian desde el patrón de diapositivas de la presentación original al tema. Estos objetos se usan como elementos de diseño al aplicar el tema a una nueva presentación y son visibles para otros usuarios. Si publica el tema para que otros usuarios lo usen, es posible que no desee almacenar información personal ni confidencial en la presentación original. Puede eliminar toda esta información en un tema existente mediante la edición del patrón de diapositivas del tema y volviendo a guardar el tema con el mismo nombre para reemplazar el original.

Grabar macros

La grabación de macros permite registrar una secuencia de acciones de modo que se pueda reproducir más tarde. Si decide grabar una macro, el nombre de usuario se guardará como un comentario en el código cuando la macro se crea inicialmente. Puede quitar manualmente el nombre de usuario de esta ubicación.

Firmas digitales

Una firma digital es una característica opcional que puede ayudarle a autenticar la identidad de la persona que le envía una presentación. Una firma digital es un valor cifrado único de los datos de la presentación que firma. Cuando se envía una presentación con una firma digital, dicha firma se envía al destinatario, junto con los datos de la presentación y un certificado digital de confianza del usuario (el remitente). El certificado digital lo emite una entidad de certificación, como VeriSign, y contiene información para autenticar al remitente y comprobar que el contenido original de la presentación no se ha modificado. PowerPoint puede ponerse en contacto automáticamente con la entidad de certificación en línea para comprobar la firma digital.

Al firmar una presentación, se puede ver un cuadro de diálogo que muestra la información que se incluye en la firma digital, como la fecha y hora del sistema, el número de versión del sistema operativo y los números de versión de Microsoft Office y de PowerPoint.

Information Rights Management

Information Rights Management (IRM) permite conceder a determinados usuarios o grupos el derecho a tener acceso y modificar una presentación. A pesar de algunas similitudes, IRM no es lo mismo que la característica Protección del documento. IRM permite establecer permisos en toda la presentación para acciones específicas, como imprimir la presentación o reenviarla a otras personas, así como para la lectura y modificación de la presentación.

Al almacenar una presentación con la característica IRM habilitada, PowerPoint 2010 guarda en la presentación una lista de todos los usuarios que tienen derechos para esa presentación, así como los permisos que tienen. Esta información se cifra de modo que solo los propietarios de la presentación tienen acceso a ella.

Además, las presentaciones con la característica IRM habilitada contienen licencias de contenido. Una licencia de contenido incluye una dirección de correo electrónico e información de permisos y autenticación. Cada vez que un usuario intenta abrir una presentación con la característica IRM habilitada, PowerPoint 2010 comprueba las licencias de contenido guardadas en la presentación con la identidad del usuario. Si el usuario nunca ha abierto la presentación, PowerPoint 2010 se pone en contacto con un servidor de IRM, comprueba la identidad del usuario, descarga una nueva licencia de contenido para el usuario (siempre que el usuario tenga los derechos necesarios) y guarda esa licencia de contenido en la presentación.

Los propietarios de presentaciones pueden optar por no guardar las licencias de contenido en la presentación. Sin embargo, si esta licencia de contenido no se guarda en la presentación, PowerPoint 2010 debe ponerse en contacto con el servidor de IRM cada vez que se abra la presentación. Si PowerPoint 2010 no está conectado a una red o no puede ponerse en contacto con el servidor de IRM, la presentación no se puede abrir.

Errores en la validación de documento de Office

Al abrir determinadas versiones anteriores de archivos de PowerPoint en Microsoft Office, la validación de documento de Office comprueba si la estructura del archivo coincide con la especificación de Microsoft para ese formato de archivo. Si la validación del archivo no se realiza correctamente, Microsoft Office lo abre en una vista protegida.

Después de salir de PowerPoint, se guarda una copia del archivo problemático que se produce un error de validación de archivo de Office en el equipo. Informe de errores de Microsoft periódicamente le pregunta si acepta enviar una copia de estos archivos a Microsoft. Para obtener más información sobre informes de errores de Microsoft, incluida una declaración de privacidad completa, vea la Declaración de privacidad de informes de errores de Microsoft.

Revisiones automáticas de Office

PowerPoint 2010 guarda automáticamente copias de las presentaciones mientras se editan. Esto ayuda a recuperar una presentación en caso de que se cierre por accidente sin que se hayan guardado los cambios. Para que el programa no guarde copias de la presentación de forma automática, realice el siguiente procedimiento:

1. Haga clic en la pestaña Archivo.

2. En el menú Ayuda, haga clic en Opciones.

3. Haga clic en Guardar.

4. En Guardar presentación, desactive la casilla de verificación Conservar la última versión autoguardada cuando se cierra sin guardar.

Puede obtener acceso y eliminar las últimas versiones guardadas de presentaciones guardadas anteriormente haciendo clic en la pestaña archivo, haga clic en información y haga clic en la presentación que desee en versiones. Obtener acceso y eliminar las últimas versiones guardadas automáticamente para presentaciones recién creadas haciendo clic en la pestaña archivo, haciendo clic en información, haga clic en Administrar versiones y, a continuación, haga clic en Recuperar presentaciones no guardadas. PowerPoint 2010 elimina periódicamente la presentación guardada automáticamente si no se abre y usarlos. Para obtener más información, vea recuperar archivos de Office.

Medios recortados

PowerPoint 2010 permite recortar medios de audio y vídeo mediante los cuadros de diálogo Recortar audio y Recortar vídeo de manera que solo se muestre una parte determinada de los medios en las presentaciones con diapositivas. El recorte solo oculta las partes recortadas de los medios de audio y vídeo, no las elimina de manera permanente. Si guarda un archivo que contiene medios recortados, las partes recortadas se guardan en el archivo. Las regiones recortadas de todos los formatos de medios se pueden quitar siguiendo uno de los procedimientos siguientes:

Vídeos recortados

PowerPoint 2010 permite recortar vídeos mediante la característica Recortar de la cinta de opciones, o el botón Recortar del cuadro de diálogo Formato de objeto, de manera que se muestre en la presentación con diapositivas solo un área determinada del vídeo. El recorte solo oculta las partes recortadas de los vídeos, no elimina de manera permanente esas partes. Si guarda un archivo que contiene vídeos recortados, las partes recortadas se guardan en el archivo. Las regiones recortadas no se pueden quitar del archivo, excepto quitando el medio por completo de la presentación de PowerPoint.

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