Office se puede configurar para recomendar o aplicar automáticamente una etiqueta de confidencialidad a un archivo o correo electrónico si incluye información corporativa o personal confidencial, como números de la seguridad social, números de tarjeta de crédito, números de cuenta bancaria e identificadores internacionales. Esto le ayuda a mantener sus archivos y mensajes conformes con las directivas de protección de la información de su organización, incluso si no ha aplicado manualmente una etiqueta de confidencialidad.

Nota: Si es un administrador de TI que busca información sobre la configuración de esta característica, vea Aplicar automáticamente una etiqueta de confidencialidad al contenido.

Cómo Office automáticamente o recomienda etiquetas de confidencialidad

Para obtener información sobre la disponibilidad de esta característica en Office aplicaciones y plataformas, vea Administrar etiquetas de confidencialidad en Office aplicaciones.

Word, Excel yPowerPoint

Si se aplica automáticamente una etiqueta de confidencialidad, aparecerá una sugerencia de directiva con el nombre de la etiqueta que se aplicó, así como un mensaje opcional del administrador. Puede seleccionar Aceptar oX si desea cerrar la Sugerencia de directiva.

Captura de pantalla de una sugerencia de directiva para una etiqueta de confidencialidad aplicada automáticamente

Si se recomienda una etiqueta de confidencialidad, aparecerá una sugerencia de directiva con el nombre de la etiqueta recomendada, así como un mensaje opcional del administrador. Seleccione Aplicar confidencialidad para aplicar la etiqueta o seleccione X para cerrar la Sugerencia de directiva sin aplicar la etiqueta.

Captura de pantalla de una sugerencia de directiva para una etiqueta de confidencialidad recomendada

En Word, el contenido confidencial que desencadenó la recomendación de etiqueta de confidencialidad se marca con un subrayado rojo y un resaltado rosa. Esto le ofrece la opción de revisar y quitar el contenido confidencial en lugar de aplicar la etiqueta de confidencialidad recomendada.

Captura de pantalla del contenido confidencial resaltado en Word

Puede revisar todo el contenido confidencial del documento a la vez seleccionando Mostrar contenido confidencial en la Sugerencia de directiva.

Nota: Esto no está disponible actualmente para los clientes en el Semi-Annual de Word para Microsoft 365.

Se abrirá el Panel del Editor, que muestra información general sobre el contenido confidencial en el documento, así como las recomendaciones habituales de corrección y refinamiento. Al seleccionar una categoría de contenido confidencial como "Número de tarjeta de crédito", puede revisar y quitar todas las instancias del contenido confidencial con el Panel del Editor o el menú contextual.

Captura de pantalla del contenido confidencial en el panel Editor

Outlook

Si se aplica automáticamente una etiqueta de confidencialidad, aparecerá una sugerencia de directiva con el nombre de la etiqueta que se aplicó, así como un mensaje opcional del administrador. Seleccione Aceptar o X para cerrar la Sugerencia de directiva.

Si se recomienda una etiqueta de confidencialidad, aparecerá una sugerencia de directiva con el nombre de la etiqueta recomendada, así como un mensaje opcional del administrador. Seleccione Aplicar confidencialidad para aplicar la etiqueta o seleccione X para cerrar la Sugerencia de directiva sin aplicar la etiqueta.

Word, Excel y PowerPoint

Si se aplica automáticamente una etiqueta de confidencialidad, aparecerá una sugerencia de directiva con el nombre de la etiqueta que se aplicó. Seleccione Aceptar o X para cerrar la Sugerencia de directiva.

Si se recomienda una etiqueta de confidencialidad, aparece una sugerenciade directiva con el nombre de la etiqueta que se ha recomendado. Seleccione Cambiar ahora para aplicar la etiqueta recomendada o seleccione Xpara cerrar la sugerencia de directiva sin aplicar la etiqueta.

Nota: El etiquetado automático y las recomendaciones en Excel para Mac solo funcionan si el libro se almacena en OneDrive o SharePoint.

Outlook en la Web

Si se aplica automáticamente una etiqueta de confidencialidad, aparecerá una sugerencia con el nombre de la etiqueta que se aplicó.

Si se recomienda una etiqueta de confidencialidad, aparecerá una sugerencia con el nombre de la etiqueta que se ha recomendado. Seleccione Cambiar confidencialidad para aplicar la etiqueta recomendada o descartar para cerrar la sugerencia sin aplicar la etiqueta.

Word, Excel y PowerPoint

Si se aplica automáticamente una etiqueta de confidencialidad, aparecerá una sugerencia de directiva con el nombre de la etiqueta que se aplicó. Seleccione Aceptar o X para cerrar la Sugerencia de directiva.

Captura de pantalla de una sugerencia de directiva para una etiqueta de confidencialidad aplicada automáticamente

Si se recomienda una etiqueta de confidencialidad, aparece una sugerenciade directiva con el nombre de la etiqueta que se ha recomendado. Seleccione Cambiar ahora para aplicar la etiqueta recomendada o seleccione Xpara cerrar la sugerencia de directiva sin aplicar la etiqueta.

Captura de pantalla de una sugerencia de directiva para una etiqueta de confidencialidad recomendada

Outlook en la Web

Si se aplica automáticamente una etiqueta de confidencialidad, aparecerá una sugerencia con el nombre de la etiqueta que se aplicó.

Captura de pantalla de una sugerencia sobre una etiqueta de confidencialidad aplicada automáticamente

Si se recomienda una etiqueta de confidencialidad, aparecerá una sugerencia con el nombre de la etiqueta que se ha recomendado. Seleccione Cambiar confidencialidad para aplicar la etiqueta recomendada o descartar para cerrar la sugerencia sin aplicar la etiqueta.

Captura de pantalla de una sugerencia sobre una etiqueta de confidencialidad recomendada

CuandoOffice no se aplica o se recomienda una etiqueta de confidencialidad

Office no se aplicará automáticamente una etiqueta de confidencialidad si:

  • Se ha aplicado manualmente una etiqueta de confidencialidad al archivo o al correo electrónico.

  • El archivo o correo electrónico ya tiene una etiqueta de mayor sensibilidad que la etiqueta que se habría aplicado automáticamente.

Office no se recomienda una etiqueta de confidencialidad si:

  • El archivo o correo electrónico ya tiene una etiqueta de confidencialidad igual o superior a la etiqueta que se habría recomendado.

Cómo Office información confidencial

  • En Word, Excel y PowerPoint, la detección se inicia automáticamente al abrir un documento y continúa en segundo plano a medida que edita.

  • En Outlook para Windows, la detección se inicia automáticamente al redactar un mensaje nuevo o responder o reenviar un mensaje existente.

  • En Outlook en la Web, la detección se produce cuando se guarda un borrador de mensaje.

Nota: Como esta característica analiza los datos con un Microsoft 365, es posible que esté preocupado por la seguridad de los datos. Puede leer Experiencias conectadas en Office para obtener más información.

Requisitos

Se deben cumplir las siguientes condiciones para queOffice aplicar o recomendar automáticamente una etiqueta de confidencialidad:

  • Tiene una de las siguientes licencias asignadas: 

    • Office 365 E5

    • Microsoft 365 E5 o Cumplimiento de Microsoft 365 E5

    • Azure Information Protection Premium P2

  • Estás conectado a Internet.

  • Office está configurado para permitir el uso de experiencias conectadas en Office que analizan contenido.

  • Está usando una versión de Office compatible con el etiquetado de confidencialidad automático y recomendado.

  • El administrador ha configurado las condiciones que desencadenan esta característica y ha configurado si la etiqueta de confidencialidad se debe aplicar o recomendar automáticamente.

Limitaciones

  • Office impide que los usuarios guarden o cierren archivos o envíen mensajes de correo electrónico antes de que se detecten términos confidenciales. Esto significa que es posible que el etiquetado de confidencialidad automática no siempre pueda completarse.

    Para una cobertura adicional, los administradores deben configurar el etiquetado de confidencialidad automático para el contenido en reposo con el escáner de Azure Information Protection y Microsoft Cloud Application Security.

  • En Excel, se muestra un subconjunto de contenido en las celdas del libro para su evaluación y puede que se falte información confidencial fuera de esa muestra. Por ejemplo, en Excel para la web, el límite de muestra es de aproximadamente 2 MB y 2000 celdas. Estamos trabajando en ampliar este tamaño de muestra para abarcar más de un libro.

  • No se detectará la información confidencial contenida en determinados objetos. Algunos ejemplos son:

    • Entrada de lápiz.

    • Archivos incrustados

    • Objetos que no son celdas, como tablas dinámicas o SmartArt (Excel )

    • Celdas con fórmula o resultado de cálculo (Excel )

    • Comentarios, encabezados, pies de página, notas al pie, notas al final y cuadros de texto (Word para la web)

    • Formas y SmartArt (Word )

    • Notas (PowerPoint )

  • Al abrir o editar contenido confidencial, es posible que haya un retraso antes de que se aplique o se recomienda automáticamente una etiqueta. La duración del retraso variará según la cantidad de contenido que se evalúe y la velocidad de la conexión a Internet, y puede durar de unos segundos a varios minutos. Estamos trabajando para reducir este retraso a lo largo del tiempo.

  • En laWord de escritorio, los términos confidenciales de los comentarios no publicados no se analizan (esto solo se aplica a la nueva experiencia de comentarios).

  • En laWord de escritorio, quitar contenido confidencial no quita el término de los cambios realizados u otras versiones del documento. 

  • EnOutlook, solo el mensaje que se está compuesto, no el historial de mensajes, se considera en el examen y la línea de asunto no se incluye en el examen.

Vea también

Problemas conocidos al aplicar o recomendar etiquetas de confidencialidad automáticamente

Aplicar etiquetas de confidencialidad a los documentos y al correo electrónico en Office

Aplicar automáticamente una etiqueta de confidencialidad al contenido

Cómo funcionan las etiquetas de confidencialidad en Office aplicaciones

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