Consolidar datos en varias hojas de cálculo

Para resumir y notificar resultados de diferentes hojas de cálculo, puede consolidar los datos de cada hoja en una hoja de cálculo maestra. Las hojas pueden estar en el mismo libro que la hoja de cálculo maestra o en otros libros. Al consolidar datos, se ensamblan datos para que pueda actualizarlos y agregarlos de forma más sencilla según sea necesario.

Por ejemplo, si tiene una hoja de cálculo de gastos para cada una de las oficinas regionales, puede usar la consolidación para reunir estas cifras en una hoja de cálculo maestra de gastos corporativos. Esta hoja de cálculo maestra también puede contener las ventas totales y los promedios, los niveles de inventario actuales y los productos más vendidos de toda la empresa.

Sugerencia: Si frecuentemente consolida los datos, es posible que le resulte útil crear nuevas hojas de cálculo a partir de una plantilla de hoja de cálculo que use un diseño coherente. Para obtener más información sobre las plantillas, consulte: Crear una plantilla. Este es también un momento ideal para configurar la plantilla con tablas de Excel.

Hay dos formas de consolidar datos, ya sea por posición o categoría.

Consolidación por posición: los datos de las áreas de origen tienen el mismo orden y usan las mismas etiquetas. Use este método para consolidar datos de una serie de hojas de cálculo, como hojas de cálculo de presupuestos de departamento que se han creado a partir de la misma plantilla.

Consolidación por categoría: Cuando los datos en las áreas de origen no se organizan en el mismo orden pero usan las mismas etiquetas. Use este método para consolidar datos de una serie de hojas de cálculo que tienen diferentes diseños pero tienen las mismas etiquetas de datos.

  • Consolidar datos por categoría es similar a crear una tabla dinámica. En cambio, con una tabla dinámica, puede reorganizar fácilmente las categorías. Considere la posibilidad de crear una tabla dinámica si necesita una consolidación más flexible por categoría.

Nota: Los ejemplos de este artículo se han creado con Excel 2016. Aunque la vista puede variar si está usando otra versión de Excel, los pasos son los mismos.

Siga estos pasos para consolidar varias hojas de cálculo en una hoja de cálculo maestra:

  1. Si todavía no lo ha hecho, configure los datos en cada hoja de componentes de la siguiente manera:

    • Asegúrese de que cada rango de datos está en formato de lista. Cada columna debe tener una etiqueta (encabezado) en la primera fila y contener datos similares. No debe haber filas o columnas en blanco en ninguna parte de la lista.

    • Coloque cada rango en una hoja de cálculo independiente, pero no escriba nada en la hoja de cálculo maestra donde tenga previsto consolidar los datos. Excel lo hará por usted.

    • Asegúrese de que cada rango tiene el mismo diseño.

  2. En la hoja de cálculo maestra, haga clic en la celda superior izquierda del área donde desea que aparezcan los datos consolidados.

    Nota: Para evitar sobrescribir datos existentes en la hoja de cálculo maestra, asegúrese de dejar las suficientes celdas a la derecha y debajo de esta celda para los datos de consolidación.

  3. Haga clic en datos>consolidar (en el grupo herramientas de datos ).

    Grupo Herramientas de datos en la pestaña Datos

  4. En el cuadro Función, haga clic en la función de resumen que quiere que use Excel para consolidar los datos. La función predeterminada es SUMA.

    Este es un ejemplo en el que se han elegido tres rangos de hoja de cálculo:

    Cuadro de diálogo Consolidación de datos

  5. Seleccione los datos.

    A continuación, en el cuadro referencia , haga clic en el botón contraer para reducir el panel y seleccionar los datos de la hoja de cálculo.

    Cuadro de diálogo Consolidación de datos contraído

    Haga clic en la hoja de cálculo que contiene los datos que quiere consolidar, seleccione los datos y después haga clic en el botón Expandir diálogo de la derecha para volver al cuadro de diálogo Consolidar.

    Si una hoja de cálculo que contiene los datos que necesita consolidar está en otro libro, haga clic en examinar para ubicar ese libro. Después de ubicar y hacer clic en Aceptar, Excel introducirá la ruta de acceso del archivo en el cuadro referencia y agregará un signo de exclamación a esa ruta. Después, puede seguir seleccionando otros datos.

    Este es un ejemplo en el que se han elegido tres rangos de hoja de cálculo seleccionados:

    Cuadro de diálogo Consolidación de datos

  6. En la ventana emergente consolidar , haga clic en Agregar. Repita este paso para agregar todos los rangos que consolide.

  7. Actualizaciones automáticas frente a actualizaciones manuales: Si desea que Excel actualice la tabla de consolidación automáticamente cuando cambien los datos de origen, active la casilla crear vínculos con los datos de origen . Si esta casilla permanece desactivada, puede actualizar la consolidación de forma manual.

    Notas: 

    • No puede crear vínculos si las áreas de origen y destino están en la misma hoja.

    • Si necesita cambiar la extensión de un rango (o reemplazar un rango), haga clic en el rango en el elemento emergente consolidar y actualícelo con los pasos anteriores. De este modo, se creará una nueva referencia de rango, por lo que tendrá que eliminar la anterior antes de volver a consolidar. Simplemente elige la referencia anterior y pulsa la tecla Suprimir.

  8. Haga clic en Aceptary Excel generará la consolidación para usted. De manera opcional, puede aplicar formato. Solo es necesario dar formato una vez, a menos que vuelva a ejecutar la consolidación.

    • Los rótulos que no coincidan con los de las otras áreas de origen producirán filas o columnas independientes en la consolidación.

    • Asegúrese de que las categorías que no desea consolidar tienen etiquetas únicas que solo aparecen en un rango de origen.

Si los datos que se van a consolidar están en celdas diferentes de otras hojas de cálculo:

Escriba una fórmula con referencias de celda a las otras hojas de cálculo, una por cada hoja de cálculo independiente. Por ejemplo, para consolidar datos de hojas de cálculo denominadas Ventas (en la celda B4), HR (en la celda F5) y Marketing (en la celda B9), en la celda A2 de la hoja de cálculo maestra, tendría que escribir lo siguiente:

Referencia de fórmula de varias hojas de Excel
 

Sugerencia: Para introducir una referencia de celda (por ejemplo, ventas). B4: en una fórmula sin escribir, escriba la fórmula hasta el punto donde necesite la referencia, haga clic en la pestaña de la hoja de cálculo y, a continuación, haga clic en la celda. Excel completará el nombre de la hoja y la dirección de la celda. Nota: las fórmulas en estos casos pueden ser propensos a errores, ya que es muy fácil seleccionar por accidente la celda incorrecta. También puede ser difícil detectar un error después de escribir una fórmula compleja.

Si los datos que se van a consolidar están en las mismas celdas de otras hojas de cálculo:

Escriba una fórmula con una referencia 3D que use una referencia a un rango de nombres de hojas de cálculo. Por ejemplo, para consolidar los datos de las celdas a2 de las ventas a las inclusive, en la celda E5 de la hoja de cálculo maestra, tendría que escribir lo siguiente:

Fórmula de referencia de hoja 3D de Excel

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