La característica Directorio de Word combina datos en un único documento, como un directorio de pertenencia, un catálogo o una lista de elementos. Puesto que puede combinar varios tipos de orígenes de datos, puede crear informes a partir de bases de datos como Access con todas las características de formato de Word.

Ejemplo de combinación de correspondencia de directorios

Iniciar el documento

  1. Abra un documento en blanco.

  2. Vaya a Correo > Iniciar combinación de correspondencia > directorio.

  1. Vaya a Correspondencia > Seleccionar destinatarios.

  2. Seleccione un origen de datos. Para obtener más información, vea Orígenes de datos que puede usar para una combinación de correspondencia.

  3. Elija Archivo > Guardar.

Si necesita editar la lista de distribución de correo, vea Combinar correspondencia: Editar destinatarios.

En este punto, no incluya el texto que desea imprimir solo una vez en el documento de directorio resultante.

  1. Escriba el texto que desea repetir para cada elemento del directorio, como etiquetas Nombre: o Dirección: para registros individuales.

  2. Haga clic o puntee en la parte del documento en la que desea colocar un campo de combinación e inserte un campo de combinación. Para obtener más información, vea Campos de combinación de correspondencia

    Sugerencias: 

    • Para crear una tabla con una fila de etiqueta o título, cree un encabezado de documento. Coloque la fila de etiqueta de la tabla dentro del encabezado. A continuación, coloque los campos de combinación en el cuerpo del documento.

    • Encabezado de tabla dentro del encabezado, tabla en cuerpo

    • Esto funciona bien para directorios largos que abarcan varias páginas, ya que crea un encabezado para cada página.

    No puede escribir manualmente caracteres de campo de combinación (« »). Debe usar el panel de tareas Combinar correspondencia.

    Menú Insertar campos de combinación

    Si los campos de combinación aparecen entre llaves, como { MERGEFIELD City }, Word muestra códigos de campo en lugar de resultados de campo. Esto no afecta a la combinación, pero es difícil de dar formato. Haga clic con el botón derecho en el código de campo y seleccione Alternar códigos de campo en el menú contextual.

    Activar o desactivar códigos de campo seleccionados

    Si falta alguna parte de la dirección, vea Combinar correspondencia: Asignar campos para corregir.

  3. Repita el paso 2 según sea necesario.

  4. Después de completar el documento principal e insertar todos los campos de combinación, vaya a Archivo >Guardar como.

  1. Vaya a Correo >vista previa de resultados.

  2. Use los botonesAtrás y Reenviar para desplazarse por los datos o use Buscar destinatario para buscar registros específicos

  3. Si necesita editar, seleccione Vista previa de resultados para volver a la vista de campo de combinación.

  1. Seleccione Correspondencia > finalizar & combinar y elija Editar documentos individuales. Verá otras dos opciones, pero no las puede usar con un directorio.

  2. Seleccione uno de los siguientes valores:

    • Para combinar todos los registros, seleccione Todo.

    • Para combinar solo el registro que ve en la ventana del documento, seleccione Registro actual.

    • Para combinar un rango de registros, escriba los números de registro en los cuadros De y Hasta.

    Seleccione Aceptar.

  3. En el nuevo documento, agregue texto que solo desee imprimir una vez, como encabezados, pies de página, encabezados de columna o cualquier otro texto.

  4. Guarde o imprima el directorio igual que lo haría con cualquier documento normal.

Iniciar el documento

  1. Abra un documento en blanco.

  2. Vaya a Correo > Iniciar combinación de correspondencia > directorio.

  1. Vaya a Correspondencia > Seleccionar destinatarios.

  2. Seleccione un origen de datos. Para obtener más información, vea Orígenes de datos que puede usar para una combinación de correspondencia.

  3. Elija Archivo > Guardar.

Si necesita editar la lista de distribución de correo, vea Combinar correspondencia: Editar destinatarios.

En este punto, no incluya el texto que desea imprimir solo una vez en el documento de directorio resultante.

  1. Escriba el texto que desea repetir para cada elemento del directorio, como etiquetas Nombre: o Dirección: para registros individuales.

  2. Haga clic o puntee en la parte del documento en la que desea colocar un campo de combinación e inserte un campo de combinación. Para obtener más información, vea Campos de combinación de correspondencia

    No puede escribir manualmente caracteres de campo de combinación (« »). Debe usar el panel de tareas Combinar correspondencia.

    Si los campos de combinación aparecen entre llaves, como { MERGEFIELD City }, Word muestra códigos de campo en lugar de resultados de campo. Esto no afecta a la combinación, pero es difícil de dar formato. Ctrl: haga clic en el código de campo y seleccione Alternar códigos de campo en el menú contextual.

    Activar o desactivar códigos de campo en el menú contextual seleccionado

    Si falta alguna parte de la dirección, vea Combinar correspondencia: Asignar campos para corregir.

  3. Repita el paso 2 según sea necesario.

  4. Después de completar el documento principal e insertar todos los campos de combinación, vaya a Archivo >Guardar como.

  1. Vaya a Correo >vista previa de resultados.

  2. Use los botonesAtrás y Reenviar para desplazarse por los datos o use Buscar destinatario para buscar registros específicos

  3. Si necesita editar, seleccione Vista previa de resultados para volver a la vista de campo de combinación.

  1. Seleccione Correspondencia > finalizar & combinar y elija Editar documentos individuales.

  2. En el nuevo documento, agregue texto que solo desee imprimir una vez, como encabezados, pies de página, encabezados de columna o cualquier otro texto.

  3. Guarde o imprima el directorio igual que lo haría con cualquier documento normal.

¿Necesita más ayuda?

Ampliar sus conocimientos
Explorar los cursos
Obtener nuevas características primero
Unirse a Microsoft Office Usuarios de Insider

¿Le ha sido útil esta información?

¿Cuál es tu grado de satisfacción con la calidad del lenguaje?
¿Qué ha afectado a tu experiencia?

¡Gracias por sus comentarios!

×