Desmitificación de canales en Microsoft Teams
Una guía de productividad llena de sugerencias y trucos para usar Microsoft Teams, de las personas que crean y usan Teams en su trabajo, todos los días.
Los canales pueden ser algo misteriosos. Todos conocemos canales de televisión, de radio y canales de YouTube, pero ¿qué es un canal de Teams?
Esta es una de las formas de concebirlos: Los canales se encuentran dentro de los equipos, del mismo modo en que los archivos se encuentran dentro de carpetas. Los canales se encuentran donde están los detalles: allí donde suceden las cosas.
Nuestro gran equipo de Microsoft Teams y algunos de sus canales
Un equipo de características y algunos de sus canales
Nuestro mayor equipo, Microsoft Teams, tiene canales sobre los temas más importantes de nuestro trabajo: General, Diseño, Entretenimiento, Reuniones modernas, Investigación... y muchos más. Existen allí donde las personas comparten información, reciben comentarios sobre el trabajo y planifican los pasos siguientes. Por ejemplo, cuando un investigador completa un estudio, publica un mensaje con sus resultados en el canal Investigación. Por lo general, el mensaje contiene los aspectos destacados, un archivo de resumen y un enlace a los detalles del estudio. A continuación, todos los usuarios pueden conversar sobre los resultados y lo que implican para el avance del equipo. Cuando un administrador de programas dispone de una revisión de características, se publican las notas de la revisión y los siguientes pasos en el canal de características. Todos los usuarios pueden ver quién se encarga de cada tarea y responder confirmando que se están ocupando de ellas.
Aquí se muestran algunos de los conceptos básicos y procedimientos recomendados que usamos:
1. Cada equipo tiene un canal General.
De forma predeterminada, cada equipo incluye un canal: General. Siempre se muestra en primer lugar en la lista de canales de un equipo y no se puede eliminar (cada equipo debe tener al menos un canal). Hay una gran variación en cómo se usan los canales generales.
El canal General de Microsoft Teams no se usa mucho en nuestro gran equipo de Microsoft Teams. Las conversaciones y otras actividades del canal suelen tener lugar en canales más específicos. De este modo, el canal General funciona fundamentalmente como un registro de miembros que se han incorporado y que han salido de la organización de Teams, dado que nuestros administradores corporativos mantienen actualizada esta información. En equipos más pequeños con una orientación más específica, el canal General puede ser el lugar principal donde tienen lugar las conversaciones y anuncios. Ambas opciones son adecuadas.
2. Visualice los canales que desee y oculte el resto.
Después de General, los canales se organizan por orden alfabético. No se puede cambiar el orden. Para que las listas de canales sean manejables, mostramos los canales que queremos ver más detenidamente y ocultamos aquellos que son menos relevantes para nuestras tareas diarias. Para ello, seleccione Más opciones 
Existen también formas de ajustar el tipo y la frecuencia de las notificaciones que recibimos de los canales (hablaremos de esto más adelante en esta serie de artículos).
3. Celebre reuniones periódicas en canales.
Independientemente de su opinión acerca de las reuniones periódicas, lo cierto es que son una de las partes más divertidas y productivas de nuestra semana de trabajo. ¿Por qué? Antes de Teams, la información de la reunión podía estar desperdigada por todas partes: el orden del día y los archivos correspondientes podían ser compartidos en la invitación a la reunión, la conversación de seguimiento podía tener lugar por correo electrónico (o en varios hilos de correo electrónico con diferentes participantes en cada uno de ellos) y, si se había logrado hacer una grabación, aunque quedaba decidir dónde ponerla para que estuviera accesible para todos los usuarios.
Pasar nuestras reuniones periódicas a los canales cambió este panorama. En los canales, todos pueden ver las reuniones en el contexto de la conversación, sin ningún trabajo adicional. ¿Las ventajas? Los archivos compartidos se almacenan en el canal, las notas y las grabaciones se adjuntan a la reunión en el canal y son más fáciles de encontrar posteriormente, tanto para las personas que participaron como para las que solo quieren ver dónde están las cosas. Y nadie tiene que hacer ningún esfuerzo para que esto funcione así.
Obtenga información sobre cómo programar una reunión de canal yendo al minuto 1:25 del vídeo Administrar reuniones.
4. Asigne un nombre a los canales para que los usuarios puedan distinguirlos.
Cuando buscamos en una lista de canales de un equipo, somos como cazadores/recolectores guiados por el instinto. Debemos ser capaces de ver de un solo vistazo si algo es lo bastante sabroso para detenernos o mejor continuamos nuestro camino. Por esta razón, no prestamos atención a detalles como «Llamada y voz», «Llamada y reuniones» o «Llamada». Si no podemos identificar cuál es el que queremos, probablemente no nos detengamos (lo que significa que podríamos perdérnoslo). A la hora de asignar nombre a un canal, intentaremos utilizar nombres que describan el tema claramente y nos aseguraremos de indicar todo lo que permita identificarlo. Los nombres sencillos e intuitivos son los mejores.
Cuando buscamos en una lista de canales de un equipo, somos como cazadores/recolectores guiados por el instinto...
Los nombres sencillos e intuitivos son los mejores.
Nuestro equipo de investigación ha encontrado clientes que tienen diseños de canal estándar para proyectos que se pueden repetir, como equipos de cliente y equipos de evento. Por ejemplo, algunos profesores quieren que sus clases tengan el mismo conjunto de canales porque han dado con una estructura que a ellos les funciona. Pruebe esta para una clase matemáticas de escuela secundaria, con diferentes canales para cada unidad:
5. Añada aplicaciones en pestañas en la parte superior de los canales.
Es una verdadera batalla por la focalización. Hay una gran lucha por lograr nuestra atención. Y usamos una gran cantidad de aplicaciones junto con Teams: OneNote, Excel, PowerBI, entre otras. En un día típico, tenemos un montón abiertas y vamos saltando de una a otra.
Una forma de simplificar es poner las aplicaciones en pestañas en la parte superior de los canales donde las usamos.
Al igual que se puede decir que los equipos están formados por canales, también se puede decir que los canales están formados por pestañas. Todos los canales tienen una pestaña Publicaciones y una pestaña de Archivos. A estas podemos añadirles muchas más: Boards de Azure DevOps o paneles de control de PowerBI para esa área, un libro de Excel, un archivo de OneNote. Cualquier cosa que sea una referencia importante o que utilicen con frecuencia las personas que participan en el canal es un buen candidato. De esta forma, cuando necesitemos echar un vistazo rápido a alguno de estos elementos, no tendremos que saltar a otra aplicación. Basta con hacer clic en la pestaña de la parte superior del canal donde ya estamos hablando con los compañeros de trabajo y trabajando juntos en archivos. Las pestañas nos ayudan a obtener información rápidamente y justo donde la necesitamos, lo que nos mantiene centrados en nuestro trabajo en Teams.
¿No siente curiosidad por saber si Teams tiene pestañas para las herramientas que más utiliza? Ve a Aplicaciones 
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