Formas de contar valores en una hoja de cálculo

Vídeo: Contar celdas con la barra de estado de Excel

Vea el siguiente vídeo para obtener información sobre cómo ver el recuento en la barra de estado.

Usar Autosuma

Use Autosuma seleccionando un rango de celdas que contenga al menos un valor numérico. Después, en la pestaña Fórmulas , haga clic en Autosuma > Contar números.

Excel devuelve el recuento de los valores numéricos del rango en una celda adyacente al rango seleccionado. Por lo general, este resultado se muestra en una celda a la derecha de un rango horizontal o en una celda situada debajo de un rango vertical.

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Agregar una fila de subtotal

Puede agregar una fila de subtotal a los datos de Excel. Haga clic en cualquier lugar dentro de los datos y, a continuación, haga clic en Datos > Subtotal.

Además, consulte los siguientes artículos:

• Esquematizar (agrupar) datos en una hoja de cálculo

• Insertar subtotales en una lista de datos en una hoja de cálculo

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Contar el número de celdas en una lista o una columna de la tabla de Excel con la función SUBTOTAL

Use la función SUBTOTALES para contar el número de valores de una tabla o rango de celdas de Excel. Si la tabla o el rango contiene celdas ocultas, puede usar SUBTOTAL para incluir o excluir dichas celdas ocultas, y esta es la mayor diferencia entre las funciones SUMA y SUBTOTAL.

La sintaxis de SUBTOTALES es la siguiente:

SUBTOTALES(núm_función,ref1,[ref2],...)

Para incluir valores ocultos en el rango, debe establecer el argumento function_num en 2.

Para excluir valores ocultos en el rango, establezca el argumento function_num en 102.

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Vídeo: Usar las funciones CONTAR, CONTAR.SI y CONTARA

Vea el siguiente vídeo para aprender a usar la función CONTAR y a usar las funciones CONTAR.SI y CONTARA para contar solo las celdas que cumplen las condiciones que especifique.

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Contar el número de celdas de un rango mediante la función CONTAR

Use la función CONTAR en una fórmula para contar el número de valores numéricos en un rango.

En el ejemplo anterior, A2, A3 y A6 son las únicas celdas que contienen valores numéricos en el rango, por lo que el resultado es 3.

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Contar el número de celdas de un rango según una única condición con la función CONTAR.SI

Use la función CONTAR.SI para contar cuántas veces aparece un valor determinado en un rango de celdas.

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Contar el número de celdas de una columna según una o varias condiciones con la función BDCONTAR

La función BDCONTAR cuenta las celdas que contienen números en un campo (columna) de registros de una lista o base de datos que cumplen las condiciones especificadas.

En el ejemplo siguiente, desea obtener el recuento de los meses posteriores o incluidos de marzo de 2016 en los que se vendieron más de 400 unidades. La primera tabla de la hoja de cálculo, de A1 a B7, contiene los datos de ventas.

BDCONTAR usa condiciones para determinar de dónde deben devolverse los valores. Las condiciones se escriben normalmente en las celdas de la propia hoja de cálculo y, a continuación, se hace referencia a estas celdas en el argumento criterios . En este ejemplo, las celdas A10 y B10 contienen dos condiciones: una que especifica que el valor devuelto debe ser mayor que 400 y la otra que especifica que el mes final debe ser igual o mayor que el 31 de marzo de 2016.

Debe usar la siguiente sintaxis:

=BDCONTAR(A1:B7;"Fin de mes";A9:B10)

BDCONTAR comprueba los datos del rango A1 a B7, aplica las condiciones especificadas en A10 y B10 y devuelve 2, el número total de filas que cumplen ambas condiciones (filas 5 y 7).

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Contar el número de celdas de un rango según varias condiciones con la función CONTAR.SI.CONJUNTO

La función CONTAR.SI.CONJUNTO es similar a la función CONTAR.SI, con una excepción importante: CONTAR.SI permite aplicar criterios en las celdas en varios rangos y cuenta el número de veces que se cumplen todos los criterios. Puede usar hasta 127 pares de rangos o criterios con CONTAR.SI.CONJUNTO.

Esta es la sintaxis de CONTAR.SI.CONJUNTO:

CONTAR.SI.CONJUNTO(rango_criterios1; criterios1, [rango_criterios2; criterios2];…)

Vea el ejemplo siguiente:

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Contar según criterios empleando las funciones CONTAR y SI juntas

Supongamos que tiene que determinar cuántos vendedores vendieron un artículo específico en una región determinada, o que desea saber cuántas ventas superiores a un determinado valor realizó un vendedor específico. Puede usar las funciones SI y CONTAR juntas; es decir, primero usa la función SI para probar una condición y luego, solo si el resultado de la función SI es Verdadero, usa la función CONTAR para contar celdas.

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Contar con qué frecuencia aparecen varios valores de texto o numéricos empleando las funciones SUMA y SI juntas

En los ejemplos que siguen, usamos las funciones SI y SUMA juntas. La función SI primero prueba los valores en algunas celdas y luego, si el resultado de la prueba es Verdadero, SUMA calcula el total de los valores que pasan la prueba.

Ejemplo 1

La función anterior dice que, si C2:C7 contiene los valores Arteaga y Tercedor, la función SUMA tiene que mostrar la suma de registros en los que se cumple la condición. La fórmula encuentra tres registros de Arteaga y uno de Tercedor en el rango especificado y muestra 4.

Ejemplo 2

La función anterior dice que, si D2:D7 contiene valores inferiores a 9000 € o superiores a 19 000 €, SUMA mostrará la suma de todos los registros en los que se cumple la condición. La fórmula encuentra dos registros D3 y D5 con valores inferiores a 9000 € y, después, D4 y D6 con valores superiores a 19 000 €, y muestra 4.

Ejemplo 3

La función anterior dice que si D2:D7 tiene facturas de Benito por menos de 9000 $, SUMA debe mostrar la suma de los registros en los que se cumple la condición. La fórmula encuentra la celda C6 que cumple la condición y muestra 1.

Consulte los siguientes artículos de la Knowledge Base para obtener más información:

• XL: Con SUMA(SI()) como una función de matriz en lugar de CONTAR.SI con Y

• XL: Cómo contar las apariciones de un número o texto en un rango

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Contar el número de celdas de una columna o fila en una tabla dinámica

Una tabla dinámica resume los datos y le ayuda a analizarlos y profundizarlos, permitiéndole elegir las categorías en las que desea ver los datos.

Para crear rápidamente una tabla dinámica, seleccione una celda en un rango de datos o tabla de Excel y, después, en la pestaña Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla dinámica.

Veamos un escenario de ejemplo de una hoja de cálculo de ventas, donde puede contar el número de valores de ventas que hay para Golf y Tenis de trimestres específicos.

1. Escriba los datos siguientes en una hoja de cálculo de Excel.

   

2. Seleccione A2:C8

3. Haga clic en Insertar > Tabla dinámica.

4. En el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica, haga clic en Seleccione una tabla o rango, en Nueva hoja de cálculo y, después, haga clic en Aceptar.

   Se creará una tabla dinámica vacía en una nueva hoja.

5. En el panel Campos de la tabla dinámica, siga este procedimiento:

   1. Arrastre Deporte hasta el área Filas.

   2. Arrastre Trimestre hasta el área Columnas.

   3. Arrastre Ventas hasta el área Valores.

   4. Repita el paso c.

      El nombre del campo se mostrará como SumaDeVentas2, tanto en la tabla dinámica como en el área Valores.

      En este momento, el panel Campos de la tabla dinámica será similar a este:

      

   5. En el área Valores, haga clic en el desplegable junto a SumaDeVentas2 y seleccione Configuración de campo de valor.

   6. En el cuadro de diálogo Configuración de campo de valor, siga este procedimiento:

      1. En la sección Resumir campo de valor por, seleccione Recuento.

      2. En el campo Nombre personalizado, cambie el nombre a Recuento.

         

      3. Haga clic en Aceptar.

   En la tabla dinámica se mostrará el número de registros de Golf y Tenis en los trimestres 3 y 4 con las cifras de ventas.

   

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Contar el número de celdas que no están en blanco de un rango con la función CONTARA

Use la función CONTARA para contar solo las celdas de un rango que contienen valores.

Al contar celdas, a veces puede querer ignorar aquellas en blanco porque solo necesita las que contienen valores. Por ejemplo, desea contar el número total de vendedores que realizaron una venta (columna D).

CONTARA pasa por alto los valores en blanco de D3, D4, D8 y D11 y cuenta solo las celdas que contienen valores en la columna D. La función busca seis celdas en la columna D que contienen valores y muestra 6 como resultado.

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Contar el número de celdas que no están en blanco de una lista con condiciones específicas con la función BDCONTARA

Use la función BDCONTARA para contar las celdas que no están en blanco de una columna de registros de una lista o base de datos que cumplen las condiciones especificadas.

En el ejemplo siguiente se usa la función BDCONTARA para contar el número de registros de la base de datos contenidos en el rango A1:B7 que cumplen las condiciones especificadas en el rango de criterios A9:B10. Estas condiciones son que el valor de Id. de producto debe ser mayor o igual que 2000 y el valor de Clasificación debe ser mayor o igual que 50.

BDCONTARA busca dos filas que cumplen las condiciones( filas 2 y 4, y muestra el valor 2 como la salida.

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Contar el número de celdas en blanco de un rango contiguo con la función CONTAR.BLANCO

Use la función CONTAR.BLANCO para devolver el número de celdas en blanco de un rango contiguo (las celdas son adyacentes si están conectadas en una secuencia continua). Si una celda contiene una fórmula que devuelve texto vacío (""), se contabiliza.

Al contar celdas, puede que en ocasiones necesite incluir las celdas en blanco. En el siguiente ejemplo de una hoja de cálculo de ventas de la compra. supongamos que desea averiguar cuántas celdas no tienen las cifras de ventas mencionadas.

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Contar el número de celdas en blanco de un rango no contiguo con una combinación de las funciones SUMA y SI

Use una combinación de las funciones SUMA y SI. En general, esto se hace usando la función SI en una fórmula de matriz para determinar si cada celda a la que se hace referencia contiene un valor y, a continuación, sumar el número de valores FALSO devuelto por la fórmula.

Vea algunos ejemplos de combinaciones de funciones SUMA y SI en una sección anterior Contar con qué frecuencia aparecen varios valores de texto o numéricos usando las funciones SUMA y SI juntas en este tema.

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Contar los valores únicos en una columna de la lista con el filtro avanzado

Use el cuadro de diálogo Filtro avanzado para encontrar los valores únicos de una columna de datos. Puede filtrar esos valores al momento o extraerlos y pegarlos a otra ubicación. A continuación, puede usar la función FILAS para contar el número de elementos del nuevo rango.

Para usar filtro avanzado, haga clic en la pestaña Datos y, en el grupo Ordenar & filtro , haga clic en Avanzadas.

La figura siguiente muestra cómo usar el filtro avanzado para copiar solo los registros únicos a una nueva ubicación en la hoja de cálculo.

En la siguiente ilustración, la columna E contiene los valores que se copiaron del rango en la columna D.

Para obtener más información, vea Filtrar mediante criterios avanzados.

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Contar el número de valores únicos de un rango que cumplen una o varias condiciones con las funciones SI, SUMA, FRECUENCIA, COINCIDIR y LARGO

Use varias combinaciones de las funciones SI, SUMA, FRECUENCIA, COINCIDIR y LARGO.

Para obtener más información y ejemplos, vea la sección "Contar el número de valores únicos con funciones" en el artículo Contar valores únicos entre duplicados.

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Contar el número total de celdas de un rango con las funciones FILAS y COLUMNAS

Suponga que desea determinar el tamaño de una hoja de cálculo grande para decidir si usar en su libro un cálculo manual o automático. Para contar todas las celdas de un rango, use una fórmula que multiplime los valores devueltos con las funciones FILAS y COLUMNAS . Vea la siguiente imagen para obtener un ejemplo:

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Contar palabras de un rango mediante una combinación de las funciones SUMA, SI, LARGO, ESPACIOS y SUSTITUIR

Puede usar una combinación de las funciones SUMA, SI, LARGO, ESPACIOS y SUSTITUIR en una fórmula de matriz. En el ejemplo siguiente se muestra el resultado de usar una fórmula anidada para buscar el número de palabras de un rango de 7 celdas (3 de las cuales están vacías). Algunas de las celdas contienen espacios iniciales o finales, las funciones RECORTAR y SUSTITUIR los quitan antes de que realizar el recuento. Vea el ejemplo siguiente:

Ahora, para que la fórmula anterior funcione correctamente, tiene que convertirla en una fórmula de matriz; de lo contrario, la fórmula devuelve el #VALUE! #VALOR!. Para ello, haga clic en la celda que tiene la fórmula y, a continuación, en la barra de fórmulas, presione Ctrl + Mayús + Entrar. Excel agrega un llave al principio y al final de la fórmula, convirtiéndola así en una fórmula de matriz.

Para obtener más información sobre las fórmulas de matriz, vea Información general sobre fórmulas en Excel y Crear una fórmula de matriz.

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