En este artículo se explica cómo obtener una vista previa e imprimir un informe creado con o abierto en Microsoft Access. En este artículo también se proporciona información básica sobre cómo cambiar la configuración de impresión que se usa habitualmente, como los márgenes y el número de columnas de una página impresa.

¿Qué desea hacer?

Obtener una vista previa de un informe

Cuando quiera ver cómo aparecerá el informe cuando se imprima, use Vista previa de impresión. Si tiene una vista previa de un informe creado en Access, los botones de navegación del registro aparecen en la ubicación predeterminada, en la parte inferior de la ventana de Access.

Iniciar vista previa de impresión

  1. Si el informe no está abierto, en el panel de navegación, haga clic con el botón derecho en el informe que desea obtener una vista previa y, a continuación, haga clic en Vista previa de impresión en el menú contextual.

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    Si el informe está abierto, haga clic con el botón derecho en la pestaña del documento del informe y haga clic en Vista previa de impresión.

  2. Haga clic en los botones de navegación del registro para desplazarse por las páginas del informe.

Para obtener más información sobre el uso de los botones de navegación, vea el artículo ¿Cómo puedo localizar registros específicos?

Vista previa de varias páginas

Si el informe está abierto, haga clic con el botón derecho en la pestaña del documento del informe y haga clic en Vista previa de impresión.

  1. En la pestaña Vista previa de impresión, en el grupo Zoom, haga clic en Dos páginas para obtener una vista previa del informe de dos páginas a la vez.

    O

    En el grupo Zoom, haga clic en Más páginasy, a continuación, seleccione una opción.

  2. Haga clic en los botones de navegación del registro para desplazarse por las páginas del informe.

  3. Para volver a obtener una vista previa de una sola página, en el grupo Zoom, haga clic en Una página.

Cerrar vista previa de impresión

Puede imprimir el informe después de obtener una vista previa o cerrar la vista previa si desea realizar cambios en el informe antes de imprimirlo.

  • En la pestaña Vista previa de impresión, en el grupo Cerrar vista previa, haga clic en Cerrar vista previa.

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Imprimir un informe rápidamente

Si desea imprimir todas las páginas del informe sin realizar cambios en el formato del informe, como márgenes, encabezados, pies de página y orientación (vertical u horizontal), puede usar la opción Impresión rápida.

  1. Si el informe no está abierto, en el panel de navegación, haga clic con el botón derecho en el informe y haga clic en Imprimir.

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    Asegúrese de que el botón Impresión rápida está disponible en la barra de herramientas de acceso rápido. Para agregar el botón a la barra de herramientas, haga clic en la flecha abajo al final de la barra de herramientas y haga clic en Impresión rápida.

    En la barra de herramientas de acceso rápido,haga clic en Impresión rápida.

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Imprimir páginas de selección de un informe

En un informe, puede limitar lo que imprime solo seleccionando un rango de páginas.

  1. Haga clic en Archivo y, a continuación, haga clic en Imprimir.

  2. En el área Imprimir de las opciones archivo, haga clic en la opción Imprimir para abrir el cuadro de diálogo Imprimir.

  3. Para imprimir solo algunos de los datos del informe, en Intervalo de impresión,haga clic en Páginas y, a continuación, escriba un valor en los cuadros De y Para.

    Por ejemplo, para imprimir sólo la página 5 de un informe, escriba 5 en los cuadros Desde y Hasta.

Si es propietario de los permisos necesarios para cambiar el diseño de un informe, puede realizar cambios adicionales en la forma en que se imprime el informe cambiando el diseño de impresión en el cuadro de diálogo Configurar página (haga clic en Configurar para mostrar el cuadro de diálogo Configurar página).

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Cambiar la configuración de la página

El cuadro de diálogo Configurar página se puede usar para cambiar una variedad de opciones de impresión, incluidos los márgenes superior e inferior y si Access imprime solo los datos del informe. Access proporciona dos formas de mostrar el cuadro de diálogo Configurar página. Puede iniciarla desde el cuadro de diálogo Imprimir o puede iniciarla desde la pestaña Vista previa de impresión, que aparece al iniciar vista previa de impresión.

Los pasos de esta sección explican cómo mostrar el cuadro de diálogo Configurar página.

Iniciar el cuadro de diálogo Configurar página desde el cuadro de diálogo Imprimir

  1. En el panel de navegación, seleccione el informe que desea cambiar. No es necesario abrir el informe, aunque puede hacerlo si necesita asegurarse de que los datos que va a imprimir están al día.

  2. Haga clic en Archivo y, a continuación, haga clic en Imprimir.

  3. En el área Imprimir de las opciones archivo, haga clic en la opción Imprimir para abrir el cuadro de diálogo Imprimir.

  4. Haga clic en Configurar para mostrar el cuadro de diálogo Configurar página.

  5. Establezca o cambie las opciones del cuadro de diálogo según sea necesario. Vea el artículo Establecer opciones de impresión en Access para obtener una lista completa de estas descripciones de opciones.

Iniciar el cuadro de diálogo Configurar página desde la pestaña Vista previa de impresión

  1. En el panel de navegación, haga clic con el botón derecho en el informe que desea cambiar y haga clic en Vista previa de impresión.

    Access abre el informe en vista previa de impresión.

  2. En la pestaña Vista previa de impresión, en el grupo Diseño de página, haga clic en el botón Configurar página.

  3. Establezca o cambie las opciones del cuadro de diálogo según sea necesario. Vea el artículo Establecer opciones de impresión en Access para obtener una lista completa de estas descripciones de opciones.

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Seleccionar opciones de impresión

Siga los pasos de esta sección cuando necesite imprimir algunas de las páginas de un informe o cuando necesite seleccionar una impresora o cambiar la configuración de impresión, como márgenes o columnas.

  1. En el panel de navegación, seleccione el informe que desea imprimir.

  2. Haga clic en Archivo y, a continuación, haga clic en Imprimir.

  3. En el área Imprimir de las opciones archivo, haga clic en la opción Imprimir para abrir el cuadro de diálogo Imprimir.

  4. Cambie la configuración del formato de página u otras opciones de impresión o la selección de impresora según sea necesario y, a continuación, haga clic en Aceptar para imprimir el informe.

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Documentar e imprimir el diseño de la base de datos

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