Resumen: Obtenga información sobre los elementos de una solución de administración de documentos y el proceso de planificación de la administración de documentos en SharePoint 2013.
Este artículo contiene una descripción de alto nivel de los distintos elementos de una solución de administración de documentos que se basa en SharePoint Server 2016.
La administración de documentos controla el ciclo de vida de los documentos de su organización: cómo se crean, revisan y publican, y cómo se elimina o conserva en última instancia. Aunque el término "administración" implica que la información se controla desde la parte superior de la organización, un sistema eficaz de administración de documentos debe reflejar la cultura de la organización que la usa. Las herramientas que use para la administración de documentos deben ser lo suficientemente flexibles como para permitirle controlar estrechamente el ciclo de vida de un documento, si se ajusta a la cultura y los objetivos de su empresa, pero también para permitirle implementar un sistema más estructurado, si esto se adapta mejor a su empresa.
Los elementos de un sistema de administración de documentos
Una solución eficaz de administración de documentos especifica lo siguiente:
-
Qué tipos de documentos y otro contenido se pueden crear en una organización.
-
Qué plantilla usar para cada tipo de documento.
-
Qué metadatos proporcionar para cada tipo de documento.
-
Dónde almacenar un documento en cada fase de su ciclo de vida.
-
Cómo controlar el acceso a un documento en cada fase de su ciclo de vida.
-
Cómo mover documentos dentro de la organización como miembros del equipo contribuyen a la creación, revisión, aprobación, publicación y eliminación de los documentos.
SharePoint Foundation 2013 incluye características que implementan todos estos aspectos de la administración de documentos. SharePoint Server 2016 incluye las mismas características y también agrega lo siguiente:
-
Qué directivas se aplican a los documentos para que se auditan las acciones relacionadas con el documento, los documentos se conservan o se eliminan correctamente y el contenido que es importante para la organización está protegido.
-
Cómo administrar documentos como registros corporativos, que deben conservarse según los requisitos legales y las directrices corporativas.
Para asegurarse de que los trabajadores de la información pueden aprovechar fácilmente estas capacidades sin tener que salir de sus operaciones diarias y herramientas conocidas, las aplicaciones de Microsoft Office system, como Microsoft Outlook y Word, también incluyen características que admiten cada fase del ciclo de vida de un documento.
El proceso de planificación
El proceso de planificación de la administración de documentos consta de los pasos principales siguientes:
-
Identificar roles de administración de documentos Asegúrese de que sus planes incorporan los comentarios de las partes interesadas clave de su organización, tiene el mejor equipo para implementar la solución y sabe quién participará en los procesos de administración de documentos.
-
Analizar el uso de documentos Después de identificar quién trabaja en documentos, determine los tipos de documentos en los que trabajan y cómo los usan. Para obtener más información, vea Identificar usuarios y analizar el uso de documentos (SharePoint Server 2010).
-
Planear la organización de documentos Puede organizar documentos en colecciones de sitios, sitios y bibliotecas. SharePoint Server 2016 ofrece una amplia variedad de características para ayudar a organizar y almacenar documentos, desde sitios especializados hasta bibliotecas de documentos estructuradas de forma flexible para la creación y colaboración rápidas de documentos. Dentro de una biblioteca, también puede organizar el contenido en carpetas y subcarpetas. Para obtener más información, vea Planificación de bibliotecas de documentos (SharePoint Server 2010).
-
Planear cómo se mueve el contenido entre ubicaciones Es posible que sea necesario mover o copiar un documento de un sitio o biblioteca a otro en diferentes fases de su ciclo de vida. Para obtener más información, vea "Planear el flujo de contenido"en Planificación de bibliotecas de documentos (SharePoint Server 2010).
-
Planear tipos de contenido Use tipos de contenido para organizar información sobre documentos, como metadatos, plantillas de documentos y procesos de flujo de trabajo. Este es un paso importante para ayudarle a organizar los documentos y exigir coherencia en toda la organización. Para obtener más información, vea Tipo de contenido y planificación del flujo de trabajo (SharePoint Server 2010).
-
Planear flujos de trabajo Al planear flujos de trabajo para su organización, puede controlar y realizar un seguimiento de cómo los documentos se mueven de un miembro del equipo a otro a medida que cada participante colabora en el ciclo de vida de un documento. SharePoint Server 2016 flujos de trabajo para tareas comunes del equipo, como revisar y aprobar documentos. SharePoint Server 2016 también admite la creación e instalación de flujos de trabajo personalizados. Para obtener más información, vea Tipo de contenido y planificación del flujo de trabajo (SharePoint Server 2010).
-
Planear el gobierno del contenido Puede planear el grado de control adecuado que se basa en el tipo de contenido o la ubicación de almacenamiento. Por ejemplo, es posible que necesite que los documentos de una biblioteca en particular se desprote sean desproteados antes de que se puedan editar. Para obtener más información, vea Control de versiones, aprobación de contenido y planeación de desprotese (SharePoint Server 2010).
-
Directivas de plan Para cada tipo de contenido, planee directivas de administración de información para asegurarse de que los documentos se auditan, se conservan y se administran de otro modo de acuerdo con los requisitos institucionales y legales de su organización. SharePoint Server 2016 incluye directivas que implementan auditorías, retención de documentos y códigos de barras (para asegurarse de que el contenido impreso se puede correlacionar con las versiones electrónicas correspondientes). Para obtener más información, vea Planificación de directivas de administración de información (SharePoint Server 2010).
Nota: Las directivas no están disponibles en SharePoint Foundation 2013.
