Planear el control de versiones, la aprobación de contenido y los controles de desprotección de documentos en SharePoint

Acerca del control de versiones, la aprobación de contenido y las desprotecciones

SharePoint Server 2016 incluye las siguientes características que pueden ayudarle a controlar los documentos de una biblioteca de documentos:

• El control de versiones es el método por el que se numeran y se guardan las iteraciones sucesivas de un documento.

• La aprobación de contenido es el método por el que los miembros del sitio que tienen permisos de aprobador controlan la publicación de contenido.

• La desprotección y la protección son los métodos por los que los usuarios pueden controlar mejor Cuándo se crean una nueva versión de un documento, así como comentar los cambios realizados al comprobar un documento.

La configuración de las características de gobierno de contenido descritas en este artículo se establece en bibliotecas de documentos. Para compartir esta configuración entre las bibliotecas de la solución, puede crear plantillas de biblioteca de documentos que incluyan su configuración de gobierno de contenido. Esto garantiza que las nuevas bibliotecas reflejen las decisiones de gobierno de contenido.

Para obtener más información sobre el control de versiones, vea habilitar y configurar el control de versiones para una lista o biblioteca.

Planear el control de versiones

El control de versiones predeterminado de una biblioteca de documentos depende de la plantilla de la colección de sitios. Sin embargo, puede configurar el control de versiones para una biblioteca de documentos en función de sus requisitos particulares. Cada biblioteca de documentos puede tener un control de versiones diferente que se adapte mejor a la clase de documentos de la biblioteca. SharePoint Server 2016 tiene tres opciones de control de versiones:

• Sin control de versiones      Especifica que no se guarden versiones anteriores de los documentos. Cuando no se utiliza el control de versiones, no se pueden recuperar las versiones anteriores de los documentos y tampoco se conserva el historial del documento porque no se guardan los comentarios que acompañan a cada iteración de un documento. Use esta opción en bibliotecas de documentos que contengan contenido no importante o contenido que nunca cambiará.

• Crear versiones principales      Especifica que las versiones numeradas de los documentos se conservan con un método de asignación de versiones simple (como 1, 2, 3). Para controlar el efecto en el espacio de almacenamiento, puede especificar cuántas versiones anteriores desea mantener, contando de vuelta a partir de la versión actual.

  En el control de versiones principales, cada vez que se guarda una nueva versión de un documento, todos los usuarios que tienen permisos en la biblioteca de documentos podrán ver el contenido. Use esta opción cuando no desee diferenciar versiones borradores de documentos y versiones publicadas. Por ejemplo, en una biblioteca de documentos que se usa en un grupo de trabajo de una organización, el control de versiones principales es una buena opción si todos los usuarios del equipo deben poder ver todas las iteraciones de cada documento.

• Crear versiones principales y secundarias (borradores)      Especifica que las versiones numeradas de los documentos se conservan mediante un esquema de asignación de versiones principal y secundario (como 1,0, 1,1, 1,2, 2,0, 2,1). Las versiones que terminan en 0 son versiones principales y las versiones que terminan con extensiones distintas de cero son versiones secundarias. Las versiones principales y secundarias anteriores de los documentos se guardan junto con las versiones actuales. Para controlar el efecto en el espacio de almacenamiento, puede especificar cuántas versiones principales anteriores desea mantener, contando desde la versión actual. También puede especificar el número de versiones principales que se conservan para incluir sus respectivas versiones secundarias. Por ejemplo, si especifica que las versiones secundarias se deben conservar para dos versiones principales y la versión principal actual es 4,0, se conservarán todas las versiones secundarias a partir de 3,1.

  En el control de versiones principales y secundarias, cualquier usuario con permisos de lectura puede ver las versiones principales de los documentos. Puede especificar qué usuarios pueden ver también las versiones secundarias. Por lo general, le recomendamos que otorgue permisos para ver y trabajar con versiones secundarias a los usuarios que pueden editar elementos, y restringir a los usuarios que tienen permisos de lectura para ver solo las versiones principales.

  Use el control de versiones principales y secundarias cuando desee diferenciar contenido publicado que pueda ver un público y borrador de contenido que aún no está listo para su publicación. Por ejemplo, en un sitio web de recursos humanos que describe los beneficios de la organización, use el control de versiones principales y secundarias para restringir el acceso de los empleados a las descripciones de los beneficios mientras se revisan las descripciones.

Planear la aprobación de contenido

Use la aprobación de contenido para formalizar y controlar hacer que el contenido esté disponible para un público. Por ejemplo, una empresa que publique contenido como uno de sus productos o servicios podría requerir una revisión legal y una aprobación antes de publicar el contenido.

Un borrador de documento en espera de aprobación de contenido tiene el estado pendiente. Cuando un aprobador revisa el documento y aprueba el contenido, está disponible para que los usuarios tengan permisos de lectura. Un propietario de la biblioteca de documentos puede habilitar la aprobación de contenido para una biblioteca de documentos y, opcionalmente, puede asociar un flujo de trabajo a la biblioteca para ejecutar el proceso de aprobación.

La forma en que se envían los documentos para su aprobación varía según la configuración de versiones de la biblioteca de documentos:

• Sin control de versiones      Si no se usa el control de versiones y se guardan los cambios realizados en un documento, el estado del documento pasa a estar pendiente. SharePoint Server 2016 mantiene la versión anterior del documento para que los usuarios que tengan permisos de lectura puedan verlo. Una vez aprobados los cambios pendientes, la nueva versión del documento estará disponible para que los usuarios tengan permisos de lectura y no se mantenga la versión anterior.

  Si no se usa el control de versiones y se carga un nuevo documento en la biblioteca de documentos, se agrega a la biblioteca con el estado pendiente y los usuarios que tienen permisos de lectura no pueden verlo hasta que se apruebe.

• Crear versiones principales      Si se usa el control de versiones principales y se guardan los cambios realizados en un documento, el estado del documento pasa a estar pendiente y la versión principal anterior del documento está disponible para que los usuarios tengan permisos de lectura. Una vez aprobados los cambios en el documento, se crea una nueva versión principal del documento y se pone a disposición de los usuarios que tengan permisos de lectura y la versión principal anterior se guarda en la lista del historial del documento.

  Si se usa el control de versiones principales y se carga un documento nuevo en la biblioteca de documentos, se agrega a la biblioteca con el estado pendiente y los usuarios que tienen permisos de lectura no pueden verlo hasta que se apruebe como versión 1.

• Crear versiones principales y secundarias (borradores)      Si se usan las versiones principales y secundarias y se guardan los cambios realizados en un documento, el autor tiene la opción de guardar una nueva versión secundaria del documento como borrador o de crear una nueva versión principal, que cambia el estado del documento a pendiente. Una vez aprobados los cambios en el documento, se crea una nueva versión principal del documento y se pone a disposición de los usuarios que tengan permisos de lectura. En el control de versiones principales y secundarias, las versiones principales y secundarias de los documentos se guardan en la lista del historial de un documento.

  Si se usan las versiones principales y secundarias y se carga un nuevo documento en la biblioteca de documentos, se puede Agregar a la biblioteca en el borrador de estado como versión 0,1 o el autor puede solicitar la aprobación inmediatamente. En este caso, el estado del documento pasa a estar pendiente.

Planear la desprotección y la protección

Puede requerir que los usuarios desprotejan documentos de una biblioteca de documentos antes de modificarlos. Las ventajas de requerir la desprotección y la protección incluyen lo siguiente:

• Mejor control sobre cuándo se crean las versiones de un documento. Cuando un documento está desprotegido, el autor puede guardar el documento sin protegerlo. Los demás usuarios de la biblioteca de documentos no podrán ver estos cambios y no se creará una nueva versión. Una nueva versión (visible para otros usuarios) solo se crea cuando un autor protege un documento. Esto proporciona al autor más flexibilidad y control.

• Mejor captura de metadatos. Cuando un documento está protegido, el autor puede escribir comentarios que describan los cambios realizados en el documento. Esto crea un registro histórico continuo de los cambios que se realizaron en el documento.

Si la solución requiere que los usuarios puedan proteger y desproteger documentos para modificarlos, puede usar las características de las aplicaciones cliente de Office 2016 que admiten estas acciones. Los usuarios pueden desproteger documentos, deshacer desprotecciones y proteger documentos desde Office 2016 aplicaciones cliente.

Cuando un documento está desprotegido, está bloqueado para la edición exclusiva por parte del usuario. Cuando el usuario guarda las modificaciones en este archivo, los cambios se cargan y se guardan en el servidor. Los cambios son privados para el usuario y no son visibles para otros usuarios. Cuando el usuario está listo para proteger el documento, los cambios más recientes se hacen visibles para otros usuarios y se publican.

Desde Office 2016 aplicaciones cliente, los usuarios también pueden optar por dejar documentos desprotegidos en el servidor cambiando las opciones de edición de contenido.