Palabras mal escritas, espacios finales complicados, prefijos no deseados, mayúsculas y minúsculas incorrectas y caracteres no imprimibles causan una mala primera impresión. Y esta ni siquiera es una lista completa de las formas en que se pueden deslucir los datos. Remánguese. Es el momento de hacer algo de limpieza en las hojas de cálculo con Microsoft Excel.
No siempre tiene control sobre el formato y tipo de datos que importa desde un origen de datos externos, como una base de datos, un archivo de texto o una página web. Antes de poder analizar los datos, a menudo necesita ponerlos en limpio. Afortunadamente, Excel tiene muchas características para ayudarle a obtener los datos en el formato exacto que quiera. A veces, la tarea es sencilla y hay una función específica que hace el trabajo por usted. Por ejemplo, puede simplemente usar el corrector ortográfico para limpiar las palabras mal escritas en las columnas que contienen comentarios o descripciones. O bien, si quiere quitar las filas duplicadas, puede hacerlo rápidamente mediante el cuadro de diálogo Quitar duplicados.
Otras veces, es posible que deba manipular una o más columnas con una fórmula para convertir los valores importados en valores nuevos. Por ejemplo, si quiere eliminar los espacios finales, puede crear una columna para limpiar los datos mediante una fórmula, rellenar la nueva columna, convertir las fórmulas de dicha columna en nuevos valores y, después, quitar la columna original.
Los pasos básicos para limpiar los datos son los siguientes:
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Importe los datos de un origen de datos externos.
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Cree una copia de seguridad de los datos originales en otro libro.
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Asegúrese de que los datos están en un formato tabular de filas y columnas con: datos similares en cada columna, todas las columnas y filas visibles y ninguna fila en blanco dentro del rango. Para obtener los mejores resultados, use una tabla de Excel.
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Realice tareas que no requieran una manipulación de columna en primer lugar, como la revisión ortográfica ni el uso del cuadro de diálogo Buscar y reemplazar.
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Después, realice las tareas que requieran una manipulación de columna. Los pasos generales para manipular una columna son:
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Inserte una nueva columna (B) junto a la columna original (A) que debe limpiar.
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Agregue una fórmula que transformará los datos en la parte superior de la nueva columna (B).
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Rellene hacia abajo la fórmula en la nueva columna (B). En una tabla de Excel, una columna calculada se crea automáticamente con los valores que se rellenan hacia abajo.
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Seleccione la nueva columna (B), cópiela y péguela como valores en la nueva columna (B).
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Quite la columna original (A), lo que cambiará la nueva columna de B a A.
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Para limpiar de forma periódica el mismo origen de datos, puede grabar una macro o escribir código para automatizar todo el proceso. También hay varios complementos externos escritos por proveedores de terceros, que se nombran en la sección Proveedores de terceros, que puede usar si no tiene tiempo o recursos para automatizar el proceso por su cuenta.
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Más información |
Descripción |
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Rellenar datos automáticamente en celdas de hojas de cálculo |
Muestra cómo usar el comando Rellenar. |
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Crear tablas |
Mostrar cómo crear una tabla de Excel y agregar o eliminar columnas o columnas calculadas. |
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Muestra varias formas de automatizar las tareas repetitivas mediante una macro. |
Puede usar un corrector ortográfico no solo para encontrar errores ortográficos, sino también para buscar valores que no se usan de forma coherente, como los nombres de productos o de la compañía, agregando estos valores a un diccionario personalizado.
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Más información |
Descripción |
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Muestra cómo corregir las palabras mal escritas en una hoja de cálculo. |
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Usar diccionarios personalizados para agregar palabras al corrector ortográfico |
Explica cómo usar los diccionarios personalizados. |
Las filas duplicadas son un problema común al importar datos. Es una buena idea filtrar en primer lugar por valores únicos para confirmar que los resultados son lo que quiere antes de quitar los valores duplicados.
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Más información |
Descripción |
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Muestra dos procedimientos estrechamente relacionados: cómo aplicar un filtro para filas únicas y cómo quitar las filas duplicadas. |
Es posible que quiera quitar una cadena inicial común, como una etiqueta seguida por dos puntos y espacio o un sufijo, como una frase secundaria al final de la cadena que está obsoleta o es innecesaria. Para ello, puede buscar instancias de ese texto y, después, sustituirlo por ningún texto u otro texto.
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Más información |
Descripción |
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Comprobar si una celda contiene texto (no distingue mayúsculas de minúsculas)
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Mostrar cómo usar el comando Buscar y varias funciones para buscar un texto. |
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Mostrar cómo usar el comando Reemplazar y varias funciones para eliminar un texto. |
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Mostrar cómo usar los cuadros de diálogo Buscar y Reemplazar. |
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ENCONTRAR, ENCONTRARB
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Estas son las funciones que puede usar para realizar diversas tareas de manipulación de cadenas, como buscar y reemplazar una subcadena dentro de una cadena, extraer partes de una cadena o determinar la longitud de una cadena. |
A veces texto es una mezcla, especialmente cuando se refiere a las mayúsculas y minúsculas del texto. Al usar una o varias de las tres funciones de mayúsculas o minúsculas, puede convertir texto en minúsculas, como direcciones de correo electrónico, mayúsculas, como los códigos de producto, o mayúsculas o minúsculas, como nombres o títulos de libros.
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Más información |
Descripción |
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Muestra cómo usar las tres funciones de mayúsculas o minúsculas. |
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Convierte todas las mayúsculas de una cadena de texto en letras minúsculas. |
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Cambia a mayúscula la primera letra del argumento texto y cualquiera de las otras letras de texto que se encuentren después de un carácter que no es una letra. Convierte todas las demás letras a minúsculas. |
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Pone el texto en letras mayúsculas. |
A veces los valores de texto contienen caracteres de espacio incrustado en la primera parte, al final o varios (Unicode valores 32 y 160 del juego de caracteres), o caracteres no imprimibles (juego de caracteres Unicode, valores de 0 a 31, 127, 129, 141, 143, 144 y 157). A veces, estos caracteres pueden producir resultados inesperados al ordenar, filtrar o buscar. Por ejemplo, en el origen de datos externo, los usuarios pueden cometer errores tipográficos al agregar, sin darse cuenta, caracteres de espacio adicional o datos de texto importado desde orígenes externos que pueden contener caracteres no imprimibles que están incrustados en el texto. Debido a que estos caracteres no se observan fácilmente, puede ser difícil comprender los resultados inesperados. Para quitar estos caracteres no deseados, puede usar una combinación de las funciones ESPACIOS, LIMPIAR y SUSTITUIR.
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Más información |
Descripción |
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Devuelve un código numérico del primer carácter de una cadena de texto. |
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Quita los primeros 32 caracteres no imprimibles en el código ASCII de 7 bits (valores de 0 a 31) del texto. |
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Elimina el carácter de espacio de ASCII de 7 bits (valor 32) del texto. |
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Puede usar la función SUSTITUIR para reemplazar los caracteres Unicode de valor superiores (valores 127, 129, 141, 143, 144, 157 y 160) con los caracteres ASCII de 7 bits que se diseñaron para las funciones ESPACIOS y LIMPIAR. |
Hay dos problemas principales con los números que pueden requerir que limpie los datos: el número se importó involuntariamente como texto y hay que cambiar el signo negativo y usar el estándar de su organización.
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Más información |
Descripción |
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Muestra cómo convertir a formato de número aquellos números a los que se aplicó formato y se almacenaron en las celdas como texto, lo que puede provocar problemas en los cálculos o causar criterios de ordenación confusos. |
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Convierte un número a formato de texto y le aplica un símbolo de moneda. |
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Convierte un valor a texto en un formato de número específico. |
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Redondea un número al número de decimales especificado, da formato al número con el formato decimal usando comas y puntos, y devuelve el resultado como texto. |
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Convierte una cadena de texto que representa un número en un número. |
Debido a que hay distintos formatos de fecha y que estos formatos pueden confundirse con códigos de elemento numerado u otras cadenas que contienen barras diagonales o guiones, a menudo es necesario convertir y volver a dar formato a los valores de fecha y hora.
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Más información |
Descripción |
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Cambiar el sistema, formato o la interpretación de los años de dos dígitos de las fechas |
Describe cómo funciona el sistema de fechas en Office Excel. |
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Muestra cómo hacer conversiones entre unidades de tiempo diferentes. |
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Muestra cómo convertir a formato de fecha aquellas fechas a las que se aplicó formato y se almacenaron en las celdas como texto, lo que puede provocar problemas en los cálculos o causar criterios de ordenación confusos. |
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Devuelve el número de serie secuencial que representa una fecha determinada. Si el formato de celda era General antes de escribir la función, el resultado tendrá formato de fecha. |
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Convierte una fecha representada por texto en un valor de número de serie. |
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Devuelve el número decimal de una hora determinada. Si el formato de celda era General antes de escribir la función, el resultado tendrá formato de fecha. |
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Devuelve el número decimal de la hora representada por una cadena de texto. El número decimal es un valor comprendido entre 0 (cero) y 0,99999999 que representa las horas entre 0:00:00 (12:00:00 a.m.) y 23:59:59 (11:59:59 p.m.). |
Una tarea común después de importar los datos desde un origen de datos externos es combinar dos o más columnas en una, o dividir una columna en dos o más columnas. Por ejemplo, podría querer dividir una columna que contiene un nombre completo en un nombre y apellido. O bien, podría querer dividir una columna que contiene un campo de dirección en columnas independientes de calle, ciudad, región y código postal. También puede ocurrir a la inversa. Puede que quiera combinar una columna de nombre y apellido en una columna de nombre completo o combinar columnas de dirección independientes en una sola columna. Los valores comunes adicionales que podrían requerir combinar en una columna o dividir en varias columnas incluyen códigos de producto, rutas de acceso de archivo y direcciones de protocolo de Internet (IP).
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Más información |
Descripción |
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Combinar nombres y apellidos
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Mostrar ejemplos típicos de combinar valores de dos o más columnas. |
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Dividir texto en diferentes columnas con el Asistente para convertir texto en columnas |
Muestra cómo usar este asistente para dividir columnas basándose en distintos delimitadores comunes. |
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Muestra cómo usar las funciones IZQUIERDA, EXTRAE, DERECHA, BUSCAR y LARGO para dividir una columna de nombre en dos o más columnas. |
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Muestra cómo usar la función CONCATENAR, el operador de "y" comercial y el asistente para convertir texto en columnas. |
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Muestra cómo usar los comandos Combinar celdas, Combinar horizontalmente y Combinar y centrar. |
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Combina dos o más cadenas de texto en una sola. |
La mayoría de los análisis y las características de formato en Office Excel suponen que los datos existen en una única tabla plana bidimensional. A veces, puede que quiera hacer que las filas se conviertan en columnas y que las columnas se conviertan en filas. Otras veces, los datos no están siquiera estructurados en un formato tabular y necesita poder transformarlos de un formato no tabular a uno tabular.
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Más información |
Descripción |
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Devuelve un rango de celdas vertical como un rango horizontal o viceversa. |
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En ocasiones, los administradores de la base de datos usan Office Excel para buscar y corregir los errores de coincidencias cuando se combinan dos o más tablas. Esto podría incluir conciliar dos tablas de diferentes hojas de cálculo, por ejemplo, para ver todos los registros de ambas tablas o para comparar las tablas y buscar las filas que no coinciden.
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Más información |
Descripción |
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Muestra las formas comunes de buscar datos empleando las funciones de búsqueda. |
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Devuelve un valor de un rango de una fila o de una columna o de una matriz. La función BUSCAR tiene dos formas de sintaxis: la forma vectorial y la de matriz. |
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Busca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz de valores y, después, devuelve un valor en la misma columna de una fila especificada en la tabla o matriz. |
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Busca un valor en la primera columna de una matriz de la tabla y devuelve un valor en la misma fila de otra columna de la matriz de la tabla. |
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Devuelve un valor o la referencia a un valor de una tabla o rango. La función INDICE presenta dos formas: de matriz y de referencia. |
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Devuelve la posición relativa de un elemento de una matriz que coincide con un valor especificado en un orden especificado. Use COINCIDIR en lugar de una de las funciones de BUSCAR cuando necesite conocer la posición de un elemento en un rango en lugar del elemento en sí. |
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Devuelve una referencia a un rango que es un número de filas y de columnas de una celda o rango de celdas. La referencia devuelta puede ser una celda o un rango de celdas. Puede especificar el número de filas y el número de columnas a devolver. |
La siguiente es una lista parcial de proveedores de terceros que tienen productos que se usan para limpiar los datos de varias maneras.
Nota: Microsoft no proporciona soporte técnico para productos de terceros.
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Proveedor |
Producto |
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Add-in Express Ltd. |
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Add-Ins.com |
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AddinTools |
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WinPure |
