Objetivo de administración de proyectos: administración de riesgos en un proyecto

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Los riesgos en un proyecto tienen dos causas:

  1. El resultado negativo de la actividad de un proyecto.

  2. La probabilidad de que se produzca el resultado.

O bien Riesgo=Impacto x probabilidad

Por ejemplo, un jefe de proyecto puede pensar que la impresión de un informe de proyecto final contiene el riesgo de que se interrumpa el suministro eléctrico antes de la impresión. Sin embargo, como es poco probable que se produzca una interrupción del suministro eléctrico, el riesgo se puede ignorar de forma segura. Un riesgo más razonable que puede preverse es la no disponibilidad de una imprenta para un informe de accionistas más complejo y de alta calidad. Para este riesgo, el jefe de proyecto deberá asignar más tiempo para imprimir el informe.

Para ver más artículos de esta serie de guías informativas sobre la administración de proyectos, consulte Guía básica de administración de Project.

Sugerencias para la administración de proyectos que debe tener en cuenta antes de empezar...

Ejemplos de actividades de alto riesgo

A continuación encontrará actividades y eventos típicos que pueden aumentar el riesgo en un proyecto.

Actividad con riesgos

Descripción

Tareas críticas

Preste mucha atención a las tareas que están en la ruta crítica. Tienen más riesgo porque tienen el mayor impacto en la fecha de finalización del proyecto.

Tareas de proveedores

Cuando contrata a un proveedor, solicita informes de progreso más frecuentes o detallados que los que solicitaría a los miembros de su equipo.

Las tareas de proveedores que tienen lugar al final de un proyecto tienen más riesgo que las tareas de proveedores en otros momentos. Los proveedores son tanto personas contratadas externas a la empresa como empleados de otras áreas de su empresa. Debido a que el control que tiene sobre estos es menor que el control que tiene sobre las personas de su equipo, ambos deben tratarse en los mismos términos de riesgo para los resultados de un proyecto.

Miembros de equipo sin experiencia

Asignar a trabajadores sin experiencia en trabajos al final de un proyecto pone en peligro la fecha de finalización del proyecto, ya que necesitan más tiempo de preparación. Para minimizar este riesgo, asigne un tiempo de preparación suficiente para los nuevos trabajadores.

Proyectos con más de un año de duración

Los proyectos cuya duración es superior a un año tienen más aspectos desconocidos y, por lo tanto, contienen más riesgo debido a la disponibilidad de recursos, cambios tecnológicos, cambios en el mercado, etc.

Demasiadas tareas que se producen de forma simultánea

Compruebe si se ha programado un número excesivo de tareas de forma simultánea. Incluso aunque estas tareas sean realizadas por personas distintas, la programación de demasiadas tareas al mismo tiempo crea un riesgo en el proyecto, especialmente hacia el final del proyecto.

Preparar una programación en el orden correcto

Los jefes de proyecto con poca experiencia suelen cometer el error de vincular tareas antes de describirlas. Esto puede llevar a confusión y producir retrasos. Al iniciar un nuevo proyecto, primero cree una lista de tareas y agrúpelas para ver todo el alcance del proyecto y sus entregas. A continuación, puede empezar a vincular tareas hasta llegar a la programación ideal.

Ignorar el pasado

Si no registra los errores realizados en proyectos anteriores, es probable que los repita en proyectos futuros. Los proyectos suelen terminarse con documentos de cierre con el objetivo de minimizar los riesgos repetidos en futuros proyectos.

Administración de riesgos

Estos son algunas sugerencias y consejos que los jefes de proyecto usan para gestionar los riesgos en los proyectos.

Evitar el riesgo   

Si la actividad de un proyecto produce consecuencias graves, lo mejor es evitarla. Por ejemplo, usar un proceso de fabricación para dos productos de forma simultánea puede comprometer la planificación del proyecto. En su lugar, un jefe de proyecto puede evitar el riesgo si utiliza el proceso de fabricación de manera secuencial.

Mitigar el riesgo   

Busque formas de reducir la aparición de un riesgo. Por ejemplo, puede decidir usar un proceso de fabricación simplificado y bien conocido si otro más innovador y costoso puede tardar más tiempo en instalarse.

Transferir el riesgo   

Para controlar el riesgo, transfiéralo a un proveedor externo. Por ejemplo, si la documentación del subsistema de un equipo es demasiado amplia para que los recursos internos puedan completarla a tiempo, subcontrate a un proveedor externo para una parte de esta.

Aprenda de los riesgos   

No todos los riesgos son malos. Los riesgos también pueden abrir la puerta a oportunidades. Por ejemplo, si después de analizar los riesgos de un proyecto se da cuenta de que el subsistema de un programa que está siendo desarrollado como parte de un proceso de fabricación mayor puede comercializarse, puede decidir reasignarlo a sus mejores ingenieros para que desarrollen más el subsistema. Quitar a ingenieros experimentados de un proyecto puede crear un riesgo adicional para este, pero en este caso se puede compensar por la oportunidad conseguida.

Administrar riesgos

Crear o actualizar una línea de base o un plan provisional

Si desea realizar un seguimiento del progreso de la programación con el fin de descubrir las tareas que son un riesgo, debe saber cómo configurar las líneas de base para el proyecto.

Ver cargas de trabajo y disponibilidad de recursos

Revise la eficacia de los recursos que se usan en el proyecto y si necesita realizar ajustes en los recursos sobreasignados o infraasignados.

Realizar un seguimiento del progreso de la programación

Visualice las actualizaciones de las tareas de los miembros del equipo para ver dónde están los riesgos. Puede realizar un seguimiento rápido del progreso mediante el gráfico Gantt, o bien puede usar un análisis sofisticado de valor acumulado.

Mostrar la ruta crítica del proyecto

Muestre las tareas que tienen un mayor impacto en la fecha de finalización del proyecto. Mire primero esas tareas para detectar riesgos en la programación.

Elegir la vista adecuada para la programación del proyecto

Los riesgos de un proyecto no pueden verse si se utiliza una sola vista. Intente explorar los riesgos de un proyecto utilizando varias vistas.

Buscar problemas por medio del análisis de valor acumulado

Análisis de valor acumulado le ayuda a identificar los riesgos de la evolución formulando preguntas como "mirar la cantidad de trabajo realizado hasta el momento en este proyecto, cuánto dinero debía haber gastado?" o "¿finalizaremos a tiempo?"

Comprender las compensaciones al administrar un proyecto

Al administrar los riesgos de un proyecto, va a tener que cambiar continuamente las tareas en la programación. Cualquier cambio que realice en un proyecto tiene un coste de tiempo, dinero o ámbito.

Aprenda a programar tareas con Project

Cuando se planea el riesgo y se ajusta la programación, Project puede mover tareas de forma inesperada. Comprender el gran "¿por qué?" detrás del eficaz motor de programación del proyecto.

Identificar riesgos asociados con costes

Después de introducir los costes del proyecto, revíselos para asegurarse de que no hayan creado riesgos para el presupuesto.

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